档案管理项目课件.ppt

1、档案借阅和机构沿革与大事记的编写 编写组织机构沿革 组织档案大事记 组织档案借阅小组成员：陈姝丽赵婷刘星编写组织机构沿革编写组织机构沿革组织沿革是一种主要依靠档案记载编写，系统记述一个机关、地区或专业系统的机构、职能、体制、人员、编制及其发展变化沿袭变革情况的史料型参考材料，也叫组织机构沿革。组织沿革这一概念包含“组织”和“沿革”两个方面：概念概念记述的范围记述的范围组织“组织”是指一个单位（如一个机关、一个团体或一个企业、事业单位）、一个地区（如一个省、一个市、一个县）、一个专业系统（如卫生系统、教育系统、金融系统等）的组织建制情况（包括内部机构设置、人员编制、领导成员的组成及分工）以及主要

2、职能、隶属关系等等，这是组织沿革所要反映的主体对象；沿革“沿革”是指“组织”中各方面的沿袭、继续或发展、变革的情况，它从属于“组织”、反映“组织”的历史状况的。关系“组织”与“沿革”相互依存，不可分割，在编写过程中，要把两者有机地结合起来。组织沿革的种类组织沿革的种类按照不同的划分标准，可以将组织沿革分为许多不同的种类。这里，我们按组织沿革记述的范围，将组织沿革分为单位组织沿革、地区组织沿革、系统组织沿革三种。种种 类类记述的范围记述的范围举举 例例（1）单位组织沿革（机关组织沿革）记述一个机关、单位（如党委机关、政府机关、学校、工厂等）的建制、职能、隶属关系及其内部组织和人员演变情况。局组织

3、机构沿革公司组织沿革（2）地区组织沿革记述一个地区内（省、市、地、县、区、镇等）所属党、政、群各级组织的设置、行政区划、人口、建制沿革的发展情况。市组织沿革县组织沿革（3）专业系统组织沿革记述一个专业系统（如工业系统、商业系统、文化系统、教育系统等）所属组织的机构设置、人员编制等的沿袭变革情况。市金融系统组织沿革县卫生系统组织沿革组织沿革的特点组织沿革的特点特特 点点记述的对象及要求记述的对象及要求从记述的对象来看1.在内容上突出“组织系统”它着重记述和反映记述对象（单位、地区、专业系统）自身在组织系统方面的有关情况，如机构成立、合并、撤销、复建的情况，人员编制和内部组织机构的设置情况等，至于

4、它们做了哪些工作，开展了哪些活动，取得了怎样的成绩，则不作记述。2.在联系上突出“沿袭变革”它以系统地反映记述对象自身发展、变化的历史过程为主要目的，把记述对象在不同历史时期和阶段中自身组织的沿袭、发展、变革情况反映清楚，而不是片面、孤立、静止地记载某一时间的情况。3.在取材上强调“真实准确”由于组织沿革以机构和人员情况作为记述的重点，必然牵涉到许多人，尤其是带有现行性的组织沿革，有关当事人往往都还健在，一旦在人员的任免、升迁、调转等问题上记述不准或出现错误，很容易引起“是非”。因此，组织沿革的取材要求真实准确，出之有据。主要特点1.真实性能真实地反映该地区、该系统和该机关的组织机构、人员编制

5、等方面的沿袭变革情况；2资料性所收录的组织机构沿革方面的资料丰富而全面，“一册在手，全局了解”；3地方性反映出一定的地方特色。组织沿革的内容组织沿革的内容序号序号内容内容（1）单位、地区或专业系统的历史概况；（2）行政区划或建制变更情况；（3）机构成立、合并、撤销和复建的情况；（4）机构名称变更、办公地点迁移情况；（5）机构性质、职权范围、主要任务及其变化情况；（6）机构隶属关系、所辖机构和地区范围及其变化情况；（7）主要领导人的任免情况；（8）领导体制及其变化情况；（9）人员编制及其变化情况；（10）内部组织机构的设置及其变化情况；（11）主要内部组织机构的职能及其负责人的任免情况；（12）

6、其他与所有“组织”有关的情况。五大要素五大要素：（1）机关性质和主要职能；（）机关性质和主要职能；（2）隶属关系；（）隶属关系；（3）人员编）人员编制；（制；（4）内部机构设置；（）内部机构设置；（5）领导成员的组成。）领导成员的组成。组织沿革的基本结构组织沿革的基本结构结构结构位置位置内容内容（1）封页或总题名用作组织沿革封面的称封页，无封面而写在组织沿革之首的称总题名。包括组织沿革的标题、起止时间、编者几项内容。（2）编者说明置于封页之后（有扉页的置于扉页之后），目录之前。主要说明组织沿革的编写目的、体例、材料来源、组织沿革编写工作的组织与参加人员等。（3）目录置于编者说明之后，总序或概况

7、之前。视内容的繁简和篇幅的长短，以阶段名称或问题名称为条目；作为附录的图、表，也要编制目录。适用于时间较长、阶段（问题）较多的单位，时间短的可不设目录。（4）总序或概况一般置于正文之前。综合介绍本地区、本机关的基本情况和历史沿革概况。对单位名称、单位性质、主要职能、隶属关系、人员编制及其历史沿革作一总体概述。如果是用阶段法体休例编写，还应指出几人阶段的名称及其起止时间。（5）正文由按照一定体例编写而成的、主要包括“五要素”（机关性质和主要职能；隶属关系；人员编制；内部机关性质和主要职能；隶属关系；人员编制；内部机构设置；领导成员的组成机构设置；领导成员的组成）的内容组成。（6）附录一般置于正文

8、之后，也可根据附录的内容插人相应的位置（如封页之后、每一阶段之后），也可放在目录之前，序言之后。与组织沿革有关的各种图、表，可作附录收于沿革之中。所有与正文有关的图表，如行政区划图和机关组织系统图。组织沿革的体例组织沿革的体例体例体例编排形式与方法编排形式与方法优缺点优缺点适用范围适用范围编编年年法法即按照年代先后顺序，把单位领导成员、内设机构及其主要负责人、人员编制、主要职能等，用条款或图表逐年编列出来。这种体例的表述包含年代系列（包括组织机构和领导成员）两个层次。采用编年法能够比较清楚地反映出某单位各个年度的情况；缺点是内容分散，重复较多，系统性不强。因为一般单位的机构、人员在正常情况下都

9、是相对稳定的，因此每一年都编列出该单位内部所有机构和主要领导成员，会造成内容重复。适用于机构变动频繁、组织系统经常变化的单位。编年法，系列法，阶段法系列法体例体例编排形式与方法编排形式与方法优缺点优缺点适用范围适用范围系系列列法法即以单位内部的组织机构为主线，每个机构为一个系列，对每一个机构的人员编制、主要负责人的沿袭、变化等情况，按时序进行系列编写。即对每一个机构及其领导成员的沿袭变化，按时序进行系列编写。一个单位有多少个机构，就相应地设多少个系列。采用系列法能够较清楚地反映一个单位的整个组织体系和每一个机构及其主要领导成员沿袭变化的历史线索，反映出机构的纵向发展变化；缺点是当内设机构复杂、

10、变化频繁时，用系列法就不好处理。因为绝对稳定的单位是不存在的，当组织系统发生重大变革时，用系统法就很难处理。适用于机构较稳定、内设机构较少、组织系统比较稳定的单位。阶段法体例体例编排形式与方法编排形式与方法优缺点优缺点适用范围适用范围阶阶段段法法即根据单位历年来发展变化的特点，把单位的历史分为若干阶段，再在每一阶段里分别记述和反映单位内部各方面的情况及其沿革。即根据单位发展史上的重要变化，把单位的历史分为若干自然的阶段，在每一个阶段里采用以单位内部组织机构（系列）为主线的方法进行编写。这种体例包括阶段系列两个层次。阶段法体例保留了编年法以时为序的原则和适应多变的优点，兼取了系列法以系列为主线，

11、脉络清楚的长处，而避免了它们的缺点。即阶段法兼收了编年法时间性强和系列法脉络清晰的优点，阶段法的优点归纳起来有以下四点：内容比较完整，单位的内设机构、人员编制、领导成员以及单位性质、主要职能、隶属关系等诸方面可以得到全面反映；形式比较灵活，不论哪一级机关或企业、事业单位，不论单位大小都可以根据自身发展变化的特点或自身重大变革的环节，自然地划分出几个单位历史发展的主要阶段（历史阶段）；通过划分阶段，按阶段分别记述，单位（地区或系统）各方面的沿袭和变革的历史线索及基本脉络揭示清楚、清晰可辨。可以使人对整个单位（地区或系统）在不同阶段的组织体系一目了然。是一种适应性较强、应用范围较广的体例。组织沿革

12、的形式组织沿革的形式表达形式表达形式说说 明明（1）文章式）文章式就是用文章形式记述单位各方面情况及其沿袭变革情况；（2）表格式）表格式就是列表的方式将机构、编制、负责人及其沿革情况反映出来；（3）图示式）图示式就是用示意图将组织机构设置及演变情况反映出来，常见的为树叉式示意图。备注备注为了使组织沿革既简明扼要，又形象直观，可以采取文章式为主，表格式和图示式为辅，三种形式结合使用的办法，即单位性质、主要职能、隶属关系变化等情况用文章形式介绍；其他要素用图、表结合文字说明来介绍。上述三种形式，各有优劣，可根据实际情况选择使用或结合使用。组织档案大事迹大事记的内容结构、编写程序及要求：大事记一般由

13、题名、前言、目录、正文、附录五部分内容构成，并按一定的顺序成文。时间顺序的排列应注意以下3点：1）大事记内容反映一个年度的，要按月、日的自然顺序编列事件。2）反映年限较长的，可分几个阶段记述，每一个阶段各设一个小标题，注明起止年月。然后在每一个阶段内按年、月、日自然顺序逐条编列事件。3）如果重要事件时间不详，应先考证准确后，再按顺序编列；无法考证的，年代不详者排于本阶段之末，月份不详者排于本年之末；日期不详者排于本月之末。组织档案大事迹记述大事的要求：1）要一条一事，不要一条多事2）取材要真实、准确，文字要言简意赅，对事不加评论3）记事要完整，每条大事涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程、因

14、果关系等均应明确揭示出来。4）大事突出，要事不漏，小事不记。机关和地区性大事记的“大事”选材大事是指：涉及范围广，对社会的影响较大较深，在工作和历史发展中起重要或决定作用的事件。反之，局部性的，只有一般意义的事件和活动都是小事。大事和小事是相对而言的，要受一定时间和空间的制约。所以选材必须坚持历史唯物主义观点，一切从实际出发，真正做到大事、要事不漏，小事、琐事不取。组织档案大事迹重要会议简介重要会议简介：重要会议简介是扼要介绍一个地区、一个机关、团体、专业部门重要会议基本情况的史料型参考资料，它能为系统地研究党政机关。群众团体的工作和各种专业活动的发展历史积累史料，为今后召开同类会议提供借鉴。

15、（一）重要会议的标准和“简介”的编写程序重要会议的标准，以下列特征来鉴别：（1）全局性（2）综合性（3）职能性（4）届次性只要具备上述特征之一，即可作为简介对象。此外也有一些会议虽然不具备这四个特征，但会议的内容和影响对一个地区、一个部门机关工作具有历史意义，也可作为简介对象。编写要求：编写要求：1、分类繤辑，连续不断2、实事求是，不加评判3、结构完整，有所侧重4、文字简练，层次分明组织档案大事迹专题概要专题概要“专题概要”是用文章叙述形式，简要地说明和反映某一方面的工作、生产或某种社会现象的产生、发展变化的史料型参考资料。（一）专题概要的基本结构和编写程序（二）编写专题概要应注意的问题：1）

16、确定专题要从社会需要和室藏档案资料的实际情况出发。内容叙述要紧扣专题，全面系统，做到“概”而不漏，“详”而不滥。征引、措词要准确贴切、简练通达。2）表面形式上，要文字和照片、图、表相结合，做到图文互补，以增强“概要”的真实感和利用效果。3）对个体、群体对象，要分别采用不同的写法，个体即以一人、一事、一物、一地为对象，叙述时可稍详细。群体即以若干性质相似的个体组成的系列为对象，则可在叙述共同点的前提下，分别介绍各个体的特征，以避免重复叙述。4）项目设置要从专题所反映的内容实际出发。正文中所列三个层次的项目仅就一般情况而言，具体到某个专题对象，则要根据内容实际，决定项目的设置，处理好项目的分、合、

17、交叉和省略。组织档案大事迹企业年鉴企业年鉴企业年鉴是记录和汇集一个企业范围内一年中的生产、经营、基本建设、科学研究等各类大事的有关文献、照片和统计数据等的综合性参考资料。企业年鉴记录和汇集的内容有：企业年鉴记录和汇集的内容有：1)生产和经营工作总结。2）基本建设、设备购置、技术引进与改造、科学研究等科技工作专题总结。3）各项基础数据统计报表。4）重要会议的报告、总结和决议案等。5）重大外事活动材料。6）先进、模范事迹材料。7）重要活动的照片。8）企业一年的大事记。组织档案借阅组织阅览的含义：组织阅览是指档案管理部门在指定场所（即称阅览室)接待用户查阅使用档案及其信息加工材料的提供利用工作方式。

18、组织阅览有利于提高档案的周转率和利用率，在一定程度上也利于档案内容的安全性。有条件的单位，还可以根据用户类型差异，建立不同的阅览室供相应类型或需求的用户查阅使用，则更能充分发挥组织阅览工作方式的效果，必要时，还可以利用档案部门库藏的重分文件及参考资料组织开架阅览等。阅览室的设置要求采光。天然采光的窗地面积比不应小于1：5，单面采光的阅览室进深与窗墙高度比不应大于2:1，双面采光不应大于4:1；天然采光的窗户应当设遮阳设施避免阳光直射和眩光，应采取消除紫外线对档案、资料的危害的相关措施；采用人工照明时，宜选乳白色灯罩的白炽灯，照度不低于150lx。室内应有自然通风，通风换气次数为每小时11.5次

19、；室内温度应当控制在1828的范围内。阅览座位使用面积。普通阅览室每座不应小于3.5；专用阅览室不应小于4.0。若采用单间时，房间面积不应小于12.0。室内应设置自动监控系统。阅览室内应装备必要的物资设施，并为档案用户准备诸如检索工具、工具书、参考资料等常用的参考或查寻资料。要建立旨在维护国家档案完整与安全的有关的规章制度。阅览室内应配备熟悉馆藏、了解有关专业知识或历史知识、业务能力强、工作热情的接待服务人员。阅览室接待要求做好接待工作应深入了解用户需要，帮助用户准确地表达利用需求，确定查阅档案与资料的范围，为用户提供较为完整、系统的档案信息材料，耐心讲明不能向用户提供有关档案文件的原因。在清

20、楚地了解档案用户需求后，接待人员应首先考虑可否采用档案副本或复制件、参考资料及档案编撰成果等形式，满足档案用户的需要，以便最大限度地保证档案原件的安全。如若没有副本与资料可供利用，也可以提供档案原件，直接满足用户需要。档案借阅程序示意图利用者出示本人证件或单位介绍信利用者提出查档需求档案工作人员查阅检索工具或计算机检索是否机密是否经有关部门负责人批准在档案馆调阅室阅览给予借阅是否借出否归还档案时，须经档案工作人员检查、核对，办理注销手续，归还利用者证件复制供应复制供应是指档案部门为满足特定利用需求提供档案复制本给用户使用的一种提供利用方式。复制供应即可以是单份档案的复制供应，也可以是成套或配套

21、档案的复制供应。配套复制供应是基层档案部门工作量大且经常进行的一项提供利用工作内容。复制供应是档案信息多向传递的一种形式，也是档案信息分享型特点的体现。它便于满足工作活动中对档案复用或套用的需要，充分发挥档案作用及经济效益的获得；便于进行科技信息交流交换工作等。但在复制供应中，应注意区分具体用户性质、特点及其使用档案的目的等，严格复制供应范围及有偿供应与无偿供应的界限和有偿供应的收费方法、标准等。咨询服务咨询服务是档案部门以档案为依据，给档案用户解答有关问题的一种特殊的提供利用工作方式。开展咨询服务工作，按内容分，包括俩方面：一、针对档案有关问题的咨询服务二、针对相关工作活动内容的有关问题的咨询服务解答的问题、提出的咨询报告或作出比较、论证以及制定的方案，都必须是有根据的、经过反复论证和比较研究的结果。不能答复的咨询问题不要轻易回复，涉及政策、权益、机密等问题的咨询，要特别处理好。