公文写作技巧.PPT

1、1第十讲第十讲公文写作技巧公文写作技巧2公文写作技巧公文写作技巧 n 公文的写作方法和技巧公文的写作方法和技巧n 商务公文写作的注意事项商务公文写作的注意事项n 商务公文范本商务公文范本3公文的写作方法与技巧公文的写作方法与技巧 1、写作特点写作特点2、写作要求写作要求3、写作程序写作程序4、写作内容写作内容5、写作技巧写作技巧41 1、写作特点写作特点a.a.简明简明 是指用词简单准确，不会造成误解是指用词简单准确，不会造成误解b.b.准确准确 是指用词含义准确，不会造成误解是指用词含义准确，不会造成误解c.c.朴实朴实 是指用词通俗自然，恰如其分是指用词通俗自然，恰如其分d.d.庄重庄重

2、是指用词严肃端庄，不带感情色彩是指用词严肃端庄，不带感情色彩e.e.规范规范 是指用词符合语法与逻辑要求是指用词符合语法与逻辑要求5 培培 训训 下午好，我是来自新意公下午好，我是来自新意公司培训部的培训师，刘常新。司培训部的培训师，刘常新。今天，我要跟大家讲的是今天，我要跟大家讲的是培训。确切地说，我要讲以下培训。确切地说，我要讲以下三点：三点：培训的必要性；培训的必要性；培训的内容；培训的内容；培训的预期效果。培训的预期效果。讲稿的文书特点讲稿的文书特点 标题简明、标题简明、准确准确条理清晰，条理清晰，规范规范朴 实 而 不朴 实 而 不失庄重失庄重我我将将说说什什么么6分清写作文类分清写

3、作文类n指挥性：如命令、指示、决定、批复指挥性：如命令、指示、决定、批复n规范性：如规章、条例、规定等规范性：如规章、条例、规定等n报请性：如请示等报请性：如请示等n通知性：如公告、通知等通知性：如公告、通知等n记录性：如会议记录等记录性：如会议记录等n报道性：新闻稿，宣传稿报道性：新闻稿，宣传稿7 人民银行人民银行*分行：分行：你行国人银稽字（你行国人银稽字（1990）第）第5号号关于关于“挖、革、改挖、革、改”资金是否应计付利息问题的请示资金是否应计付利息问题的请示收悉，现答复如下：收悉，现答复如下：财政财政“挖、革、改挖、革、改”资金是财政预算安排的、财政部资金是财政预算安排的、财政部门

4、管理使用的资金，因此，对财政部门的门管理使用的资金，因此，对财政部门的“挖、革、改挖、革、改”资金存款不予计付利息。资金存款不予计付利息。特此批复特此批复 中国人民银行河南省分行中国人民银行河南省分行 1990年年5月月25日日抄报：人民银行部行计划司抄报：人民银行部行计划司抄送：各专业银行分行、人民银行各市、地分行、本行抄送：各专业银行分行、人民银行各市、地分行、本行有关处、室有关处、室 82、写作要求、写作要求nA、意思明确意思明确 n明白无误地把要说的话写出来，让别人一目了明白无误地把要说的话写出来，让别人一目了然，看得懂，这是最起码的要求然，看得懂，这是最起码的要求nB、文理通顺文理通

5、顺 n这无论对于准确表达或对于你个人写作都是极这无论对于准确表达或对于你个人写作都是极其重要的。其重要的。nC、观点正确观点正确n表达的东西要有道理，不要强词夺理，更不能表达的东西要有道理，不要强词夺理，更不能讲歪理。讲歪理。9nD、事实求是事实求是 n是什么说什么，不掩饰、不夸张，按事实本身是什么说什么，不掩饰、不夸张，按事实本身描述与表达。描述与表达。nE、及时迅速及时迅速 nF、简明生动简明生动 nG、层次分明层次分明 nH、格式规范格式规范 2、写作要求、写作要求103、写作程序、写作程序自我提问：自我提问：a写什么？写什么？b要达到什么目的？要达到什么目的？c采用什么文本？采用什么文

6、本？d给谁看？给谁看？e要求对方做什么？要求对方做什么？明确文书写作主旨明确文书写作主旨113、写作程序、写作程序自我提问：自我提问：a.需要哪些资料信息？需要哪些资料信息？b.有哪些收集渠道？有哪些收集渠道？c.怎样收集？怎样收集？d.达到什么目的？达到什么目的？收集资料信息收集资料信息12nA、拟订提纲、拟订提纲nB、起草正文、起草正文nC、反复检查、反复检查3、写作程序、写作程序13案例演练案例演练n刘林和你同时在竞争上海地区经理一职刘林和你同时在竞争上海地区经理一职.过去过去一年间一年间,刘林的工作非常出色刘林的工作非常出色.虽然你知道他的虽然你知道他的能力不错能力不错,但你认为自己来

7、公司的时间更长但你认为自己来公司的时间更长,你你应该得到这个职位应该得到这个职位.另外另外,这次的提升不仅对你这次的提升不仅对你的职业发展非常重要的职业发展非常重要,而且对你的个人生活也而且对你的个人生活也有特殊的意义有特殊的意义:你年迈的双亲就住在上海你年迈的双亲就住在上海,你希你希望离他们近一点望离他们近一点,以便更好地照顾他们以便更好地照顾他们.有一天有一天,你碰到一位老朋友你碰到一位老朋友,他知道刘林的一些情况他知道刘林的一些情况,你你了解到刘林并非像他简历上说的那样了解到刘林并非像他简历上说的那样,事实上事实上他从没上过大学他从没上过大学.14n你该怎么办？你该怎么办？n根据案例，请

8、写一封给上司或刘林的信。根据案例，请写一封给上司或刘林的信。案例演练案例演练154、写作内容写作内容nA、有事而发，言之有物有事而发，言之有物nB、目的明确，为了解决某件事目的明确，为了解决某件事nC、内容真实，不能虚拟内容真实，不能虚拟nD、内容实在，主要内容有：内容实在，主要内容有：a.标题标题 b.题注题注 c.收件单位或个人收件单位或个人 d.正文、导语、主体正文、导语、主体 e.结束语结束语 a.附件或说明附件或说明 b.落款、日期落款、日期16“所以所以”或或“总而言之总而言之”我说了什么我说了什么 结束语：结束语：17我将说什么我将说什么 说说告诉别人我告诉别人我说了什么说了什么

9、 一份文稿大致包括：一份文稿大致包括：18商务公文的写作注意事项商务公文的写作注意事项 1、名称名称2、数字规范数字规范3、计量单位的规范计量单位的规范 19名称规范名称规范 n 名称注意事项名称注意事项 通稿统一通稿统一 排列有序排列有序 使用简称使用简称n 称呼称呼 20小练习：称呼连线题小练习：称呼连线题 亲爱的亲爱的NANCY：亲密关系的私人之间亲密关系的私人之间 小张：小张：集体集体 资讯部所有员工：资讯部所有员工：上级上级 张经理：张经理：同事同事 刘林：刘林：下属下属21 数字规范数字规范n 采用阿拉伯数字采用阿拉伯数字 n 成文时间成文时间 n 结构层次序列结构层次序列 22计

10、量单位的规范计量单位的规范（判断题）（判断题）n 质量（重量）单位质量（重量）单位 n 长度单位长度单位 n 功率单位功率单位n 功、热单位功、热单位 n 体积单位体积单位n 电量单位电量单位 n 土地面积单位土地面积单位千克、公斤、斤千克、公斤、斤公里、米、尺公里、米、尺千瓦、马力千瓦、马力焦耳、卡焦耳、卡毫升、公升毫升、公升度度平方米、亩平方米、亩23计量单位的规范计量单位的规范（判断题）（判断题）n 质量（重量）单位质量（重量）单位 n 长度单位长度单位 n 功率单位功率单位n 功、热单位功、热单位 n 体积单位体积单位n 电量单位电量单位 n 土地面积单位土地面积单位千克、公斤、千克、

11、公斤、斤斤公里、米、公里、米、尺尺千瓦、千瓦、马力马力焦耳、焦耳、卡卡毫升、毫升、公升公升度度平方米、平方米、亩亩24 小练习：找错题小练习：找错题*地区行政公署办公室通知地区行政公署办公室通知各（县）人民政府：各（县）人民政府：经行署领导研究决定，定于经行署领导研究决定，定于3月月2日在行署召开各县日在行署召开各县（市）人民政府办公室主任会议（市）人民政府办公室主任会议3天，传达省政府关于公文天，传达省政府关于公文处理有关指标，请各县（市）人民政府办公室主任或副主处理有关指标，请各县（市）人民政府办公室主任或副主任任1人参加。人参加。参加会议的代表省行署公车接送，每人随身所带物品参加会议的代

12、表省行署公车接送，每人随身所带物品体积不得大于体积不得大于3平方米，不得重于平方米，不得重于2斤。会后省行署派车将斤。会后省行署派车将代表送往省行署办餐厅，大约代表送往省行署办餐厅，大约200里。会议将进行里。会议将进行3、4天时天时间，望大家准备好必备生活用品。间，望大家准备好必备生活用品。2000年年6月月6日日 25商务公文范本商务公文范本 1、公文格式简表、公文格式简表2、通知、通知26版版 头头发文字号发文字号标标 题题发送机关发送机关正正 文文附附 件件发文机关发文机关成文时间成文时间附注附注主题词主题词抄送：抄送：印发机关印发机关 年年 月月 日印发日印发（印数）（印数）27通通

13、 知知 n 会议性通知会议性通知 n 任免通知任免通知 n 指示性通知指示性通知 28会议性通知会议性通知 会议通知的时效性强，应提前发文，估会议通知的时效性强，应提前发文，估计有足够的时间收文，以便与会人员做计有足够的时间收文，以便与会人员做好准备，按时到会。好准备，按时到会。会议原因要写得简短。会议内容、安排、会议原因要写得简短。会议内容、安排、要求要写得具体要求要写得具体 29通知通知*（发文机关名称）关于召开（发文机关名称）关于召开*的通知的通知 资讯部员工：资讯部员工：鉴于资讯部员工目前对业务还不熟练，决定星期六进行培鉴于资讯部员工目前对业务还不熟练，决定星期六进行培训。详情请见下表

14、：训。详情请见下表：其他事项：提供午餐其他事项：提供午餐 与会过程中不得大声喧哗，不得无故迟到早退，与会过程中不得大声喧哗，不得无故迟到早退，需做好笔记需做好笔记 特此通知！特此通知！*公司资讯部（公章）公司资讯部（公章）2001年年3月月3日日 时间时间地点地点人员人员准备材料准备材料30任免通知任免通知 任免根据任免根据 任免日期任免日期 被任免人员的姓名和职务被任免人员的姓名和职务31 通通 知知 经董事会决定，王某某在其任职期间内，贪污公款，经董事会决定，王某某在其任职期间内，贪污公款，情节严重，从情节严重，从2001年年3月月7日始，罢免其总经理职务。日始，罢免其总经理职务。*公司董

15、事会（签章）公司董事会（签章）2001年年3月月7日日 32指示性通知指示性通知n通知的依据。为什么发此通知，然后一通知的依据。为什么发此通知，然后一句话作过渡语，如句话作过渡语，如“现通知如下现通知如下”，转，转入主题内容。入主题内容。n 主题内容。具体事项主题内容。具体事项n 结尾部分。一般写执行要求结尾部分。一般写执行要求“以上事项以上事项 望认真执行望认真执行”。33 通通 知知 由于近来公司员工不太注意形象，为优化由于近来公司员工不太注意形象，为优化公司形象，现通知如下：公司形象，现通知如下：周一至周四，所有员工按周一至周四，所有员工按员工手册员工手册上的上的要求着装，周五可穿休闲一些的服装上班，但不要求着装，周五可穿休闲一些的服装上班，但不得浓妆艳抹和奇装异服。得浓妆艳抹和奇装异服。以上通知，望认真执行！以上通知，望认真执行！*公司行政部（盖公章）公司行政部（盖公章）2001年年3月月5日日 34练习练习n写一篇会议通知。写一篇会议通知。35