英文信件课件.ppt

1、2021/2/21English Letters2021/2/22Type of letters（信的类型）（信的类型）English letters are generally divided into two types：apersonal letters个人书信bbusiness letters事务书信2021/2/23Forms of Letters English-style(英式/缩进式结构):每一段的第一行都向里缩进4-8个字符,且所有段落的缩进距离必须保持一致;称呼顶格写,落款则在中间偏右的位置.American-style(美式/齐头式结构):所有段落的第一行都顶格写,段与段

2、之间空一行,另外称呼、落款等也都顶格写。2021/2/24 No.236 Xuefu Road Beijing,China March 20,2004 035 Monkey Road Los Angles AmericaDear Sir,I got my plane ticket this morning.I will fly to New York next Monday.Im very excited!I can hardly wait to see you.Yours,Han Meimei2021/2/25 No.236 Xuefu Road Beijing,China March 20

3、,2004 035 Monkey RoadLos Angles,AmericaDear Sir,I got my plane ticket this morning.I will fly to New York next Monday.Im very excited!I can hardly wait to see you.Yours,Han Meimei2021/2/26Form（格式）（格式）heading（信头）inside address（收信人地址）salutation（称呼）body（信主体）complimentary（结尾客套语）signature（署名）2021/2/271.信

4、头指写信人的地址和写信日期，位于信的右上角。2.收信人的地址位于左上角，略低于写信日期3.称呼低于收信人地址，左边顶格写起4.正文开头空几格，不用写“你好”5.结束语位于正文的下一行右边6.签名在结束语的下一行，除了对熟悉的人和亲密的人之外，签名必须要写全名。2021/2/28Heading信头也称信端，通常位于信纸的右上角。信头也称信端，通常位于信纸的右上角。1）写信人写信人的的地址地址:从小到大从小到大顺序：第一行写门牌号码、路名；顺序：第一行写门牌号码、路名；第二行写市（县）、省（州、郡）名，寄往国外的信第二行写市（县）、省（州、郡）名，寄往国外的信 要加国名；要加国名；第三行写寄信日期

5、第三行写寄信日期2）写信）写信日期日期:英式英式(日日/月月/年年)美式美式(月月/日日/年年)2021/2/29 中国海南省三亚市迎宾大道学院路海南大学三亚学院北寓20,303宿舍.2011年4月6日Room 303,Building 20,North Campus,Sanya College of Hainan University,Xueyuan Road,Yingbin Avenue,Sanya,Haina,ChinaApril 6,20112021/2/210inside address（收信人地址）收信人的姓名地址也称信内地址,它位于信笺的左上角，从左边略低于写信日期一、二行处顶格

6、写起。先写姓名和头衔，后写地址,其排列次序与写信人的先后次序要求一样。注意，收信人的地址要排在发信人注意，收信人的地址要排在发信人的地址和日期之后。的地址和日期之后。2021/2/211 根据收信人的性别分别在名字前加根据收信人的性别分别在名字前加Mr.Mrs.Miss,Ms.等词。等词。Mr.(Mister)冠于男子名字前，复数为Messrs.(Messieurs),相当于Gentlemen。Mrs.(Mistress)用于已婚妇女，之后接其夫之姓。如：Mrs.Smith Miss(无缩写形式)，用于未婚女子，如：Miss Jane.，其复数为Misses,如：Misses Jane and

7、 Mary Ms.用于不知是否已经结婚的妇女。这在事务性信件中较为常见。2021/2/212 根据收信人的身份冠以学位、头衔根据收信人的身份冠以学位、头衔如：Dr.(Doctor)冠以博士之姓名前；Rev.(Reverend)冠以神职人员的姓名前；Prof.(Professor)冠以教授的姓名前；Pres.(President)冠以董事长、会长、大学校长、总统的姓名前；Hon.(Honorable)冠以市长、内阁成员、议员、大事、法官等姓名前2021/2/213 如果收信人是公司、机关或单位，一般不写个人的名字，而写负责人的职务名称，如 The Manager,The President 等。

8、2021/2/214给就读于哈佛大学的男/女朋友写信 哈佛大学位于:美国马萨诸塞州剑桥城花园大街8号 女/男朋友住在:寓26,205室 女/男朋友叫做Mr./Miss.Room 205,Building 16,Harvard UniversityByerly Hall,8 Garden Street,Cambridge,Massachusetts,USA2021/2/215salutation（称呼）（称呼）写给个人或自己的朋友，常在姓名、姓氏、名字前加 Dear 一词。如：Dear Wang Jing,Dear Wang,Dear Jing。写给外籍人士，可用Dear Mr.Smith,De

9、ar Mrs.Jones,Dear Professor Lawrence等。但注意：在Mr.,Mrs.,Miss，Ms 和Dr.等称呼后只用姓氏，不写名字。2021/2/216 写给机构或公司，常用Sir(s),Dear Sirs 和Gentlemen.Sir(s)是比较正式的礼貌称呼，通常用于公文；Dear Sirs 是英国人比较喜欢的用词，Gentlemen 为美国常用词。注Gentlemen 仅用复数形式，不用单数Gentleman,也不用Dear Gentlemen。2021/2/217 如果对方是 professor,doctor,dean,president 等，也可用 Dear

10、Professor,Dear Dr.,Dear Dean,Dear President。如果不知道收信人的名字，那么称呼可以是如下几种：Dear Sir or Madam,Dear Sirs,Gentlemen 等等。2021/2/218Body（信主体）写此信的目的；具体要表达的内容；表示希望或祝福的话。一般书信的正文从低于称呼一、二行处落笔，每段第一行向右约缩进五个字母。正文要求简明扼要，条理清楚。每段不宜太长，尤其开头和结尾两段，更应简短。2021/2/219complimentary（结尾客套语）结束语单独成行，通常位于正文末行下面一、二行，可写在与正文左对齐的地方，也可以从中间向右写

11、。开头词第一个字母开头词第一个字母要大写，末尾加逗号。要大写，末尾加逗号。写给机关、团体、公司或不认识人写给机关、团体、公司或不认识人 Yours faithfully,Yours truly,Yours very truly,2021/2/220 写给上级、长者或老师等 Yours respectfully,Very respectfully yours,写给一般朋友、熟人、同学或同事 Yours sincerely,Yours very sincerely,Sincerely yours,Sincerely,Yours cordially,2021/2/221 写给亲属或挚友 Yours,

12、Yours ever,Yours affectionately,With love from,Your loving son(daughter,sister,mother)2021/2/222 在非正式信函中:可以用Love,Sincerely 等；在正式信函中:如果称呼为 Dear Mr.,或Dear Ms,结束语用 Yours,Yours sincerely;如果称呼为Dear Sir or Madam,Dear Sirs,Gentlemen,则用Yours faithfully 或Yours truly。2021/2/223Signature（署名）签名指自己的亲笔署名，一般签在低于结束

13、语一、二行之处。如签署者代表单位而非个人时，应在结束语的下一行，打出全部大写的所代表的单位名称。写信人如是女性，而且与收信人素不相识，应在署名前（如用打字机，则在打出的名字前，）根据自己婚否，用圆括号注明“Miss”，或“Mrs.”等字样，以便对方复信称呼。如：Yours sincerely,(签名)(Mrs.)Jennifer Bless 2021/2/224 如果是代理署名，一般在打出的大写本单位名称前打上By,For,Per 或P.P.(Per Procuration 的缩写)等字样，以表示代署。如：Yours very truly,For STERN&COOKE CO.,LTD.(签名

14、)Edward Sewell 如果署上自己的职称或头衔，可写在或打在最末一行。如：Yours truly,(签名)John Smith Professor of English2021/2/225附件（Enclosure）附件（Enclosure）:如果信内已说明有附件要寄，也要在信笺的左下角附注说明，以便收信人查阅。如：Encl:Doctors Certificate Enclosures:2 Invoices 2021/2/226 附言附言（Postscript）:一般而言，除非确属需要，最好不要附言，尤其郑重的函件，更应避免。如用，则在签名的下一、二行，信笺的左边，先写P.S.(即Pos

15、tscript的缩写)，接着写出要讲的话。如：Looking forward to an early reply!Yours truly,Denis Green P.S.Kindly send me a syllabus.附言附言（Postscript）2021/2/227便条包括留言、请假条、收条、欠条等1.题目可省2.称呼语写在左边顶格3.日期写在正文右上方，也可写在署名下一行，即右下角。可以写上年月日，或星期几（上午/下午）。4.形式和内容简洁，语言通俗、简单、直接5.署名写在正文的右下角。注：一定要说清楚写给谁的、什么事、谁写的以及什么时候写的。2021/2/228例1(leave a

16、 message)NOTE May 5,2004 Lucy,You happened to be out when I called you.I have something important to discuss with you.Please call me when you are back.Yours sincerely,Susan （May 5,2004）2021/2/229例2(ask for sick leave)March 5,2004 Dear Mr.Lin,I feel sorry that I shall be unable to attend this morning

17、s two periods of English class because of a bad cold and high fever.Enclosed is a certificate from the doctor who said I must stay in bed for a few days.I will go back to school as soon as I recover.Yours sincerely,Susan2021/2/230例3(receipt)A Receipt May 5,2004 Received from Ms.Liu Huixin of the Eng

18、lish Department the following items:One tape-recorder Ten cassette tapes Li Lei 2021/2/231例4(I owe you form)An I.O.U.Form Sept.5,2004 Borrowed from Mr.Wang Hao one hundred yuan.I promise to pay the sum of money within one month.Li Wei 2021/2/232Practice A1.嘉欣刚刚从国外回来。在她出国期间，好友刘博雅给她年迈的母亲以无微不至的照顾。为了表示谢

19、意，周日送来了礼物一架小摄像机。但此刻好友不在家，请写张留言条。2.曲敏收到贺春雨小姐三本书、一台电脑，时间是2005年9月12日，请写一张收条。3.请假条：周航告诉布莱克老师因为头疼不参上课,需请假2天，附上医生证明，时间是12月22日周一。4.于磊今日从阅览室借了三本杂志,答应一周之内还回来，请写张借条。2021/2/233A Note for Presenting a gift Sunday Dear Boya,You happened to be out when i came to see you.Please accept this little present,a camera

20、and thank you very much for the kind services you gave to my old mother when I was not at home.I hope you will be pleased with it.All my best wishes.Yours,Susan 2021/2/234通知1.上方居中写NOTICE或Notice2.正文的右下角写出通知的单位或人名3.日期放在左下角2021/2/235Notice All the students are requested to meet in the meeting hall on F

21、riday(May,7)at 2:00p.m.to listen to a talk by the visiting professor,Mr.Adam Black.The Department Office May 4,2005 2021/2/236Practice B 校长办公室通知：明天是植树节(Arbor Day)，学生去公园植树。早上七点整在公园门口集合2021/2/237Notice All the students are requested to meet at the park gate at 7:00 in the morning to plant trees in the park.Headmaster OfficeMarch 11,2011 2021/2/238正文部分 指示指示：你原计划要回家和你这位就读于哈佛大学的男/女朋友一同回家度暑假。写一封信告诉他/她你现在决定不回去了，并解释原因。请在20分钟内写完。提示提示:朗文朗文/牛津高阶字典牛津高阶字典