管理您的信箱四封存旧邮件课件.ppt

1、Microsoft Office Outlook 2007 訓練課程管理您的信箱管理您的信箱 (四四)：封存舊郵件：封存舊郵件您的公司名稱 製作：管理您的信箱(四)：封存舊郵件課程內容簡介：解開關於封存的疑惑課程 1：封存訊息的意義究竟為何？課程 2：發揮想像力使用封存功能本課程包括一份建議工作清單，以及一組測驗問題。管理您的信箱(四)：封存舊郵件簡介：解開關於封存的疑惑每當 Outlook 顯示是否要封存電子郵件的訊息時，您是否總感到疑惑？現在我們將要解開這個疑惑：本課程會說明封存的運作方式。尤其是，您將會瞭解如何讓封存依照您的需求進行工作。管理您的信箱(四)：封存舊郵件課程目標設定 Out

2、look 自動將電子郵件移到封存資料夾。自動進行或在您指定的時間封存郵件。為不同的資料夾使用不同的封存設定，以配合您的需要。課程 1封存訊息的意義究竟為何？管理您的信箱(四)：封存舊郵件封存訊息的意義究竟為何？這個訊息是不是看來很眼熟？您是不是也因為無法確定自動封存的功能，而選擇對話方塊裡的 否，同時覺得有點心虛？別擔心。本課程將幫助您脫離這種窘境。當您瞭解細節後，您可能會想要選擇按下 是(或至少在按下否 時會覺得踏實)。管理您的信箱(四)：封存舊郵件封存基本知識那麼，封存的運作方式為何？在此程序中，郵件會自動從您的信箱移動到名稱為 封存資料夾 的資料夾。如果要開始程序，請按一下 是。郵件會從

3、您的信箱移動到 封存資料夾 資料夾中。圖片說明了更多詳細資訊：管理您的信箱(四)：封存舊郵件步驟 1：確認功能已開啟並決定封存頻率自動封存預設會自動開啟。如果您定期會收到本課程開頭所提及的訊息提示您現在要自動封存舊有的項目嗎?，就代表此功能正在運作。如果您沒有接到這些提示，您可以查看 自動封存 對話方塊，瞭解自動封存功能是否已開啟。管理您的信箱(四)：封存舊郵件步驟 1：確認功能已開啟並決定封存頻率圖片說明了此功能的詳細資訊。如果選取了 於啟動之後每 天自動封存 核取方塊，會開啟自動封存功能 (如果您不想使用自動封存，您可以清除核取方塊，從此處將其關閉)。日數表示自動封存會執行的頻率。管理您的

4、信箱(四)：封存舊郵件步驟 2：指定何謂舊項目如果您選取了該核取方塊，自動封存功能會在您看到提示後移動郵件。然而，您可以自行控制一些功能。自動封存有數個預設設定。您可以變更這些設定，包括自行定義何謂舊項目。管理您的信箱(四)：封存舊郵件步驟 2：指定何謂舊項目對於某些人而言，兩週前的郵件可能算是舊郵件；對另外一些人來說，也許兩個月前的郵件才算是舊郵件。您可以在 自動封存 對話方塊中，使用圖中顯示的選項，選擇何時封存郵件的設定。每當自動封存執行時，任何符合舊項目條件的項目將會傳送到 封存資料夾 資料夾中。管理您的信箱(四)：封存舊郵件封存會根據存留期移動郵件如前面所述，封存會根據存留期自動移動郵

5、件。也就是說，郵件會在達到特定期限(由您在 自動封存 對話方塊中所指定的設定所決定)時移動到封存資料夾。期限是根據郵件放置且未經運用(亦即自郵件最後修改日期起)的時間長度。管理您的信箱(四)：封存舊郵件封存會根據存留期移動郵件有多種動作可能會變更郵件的修改日期(和時間)，且會因此影響郵件封存的時間。轉寄回覆全部回覆編輯和儲存移動 複製管理您的信箱(四)：封存舊郵件實際操作建議1.開啟 自動封存 對話方塊。2.檢閱您的 自動封存 設定。線上實際操作(需要 Outlook 2007)管理您的信箱(四)：封存舊郵件測驗 1 問題 1Outlook Outlook 會根據下列哪些屬性判斷是否要封存某封

6、郵件？會根據下列哪些屬性判斷是否要封存某封郵件？(請選取一個答案請選取一個答案)1.建立日期。2.最後修改日期。3.收到郵件的日期。管理您的信箱(四)：封存舊郵件測驗 1 問題 1：答案最後修改日期。郵件的存留期是由其最後修改的日期決定的。管理您的信箱(四)：封存舊郵件測驗 1 問題 2如果您在信箱中建立了新的子資料夾，該子資料夾所包含的郵件存如果您在信箱中建立了新的子資料夾，該子資料夾所包含的郵件存留期達到封存標準時，會於留期達到封存標準時，會於 封存資料夾封存資料夾 中自動建立該子資料夾。中自動建立該子資料夾。(請選取一個答案請選取一個答案)1.對。2.錯。管理您的信箱(四)：封存舊郵件測

7、驗 1 問題 2：答案對。當子資料夾包含存留期達到封存標準的郵件時，Outlook 會在 封存資料夾 資料夾中建立子資料夾，並移動其中的舊郵件。課程 2發揮想像力使用封存功能管理您的信箱(四)：封存舊郵件發揮想像力使用封存功能封存的使用可以非常有彈性。您無須僅在特定的時間間隔進行封存，您可以隨時進行。此外，您也不需要封存全部項目。管理您的信箱(四)：封存舊郵件指定例外項目如果您想要自訂封存，Outlook 也能方便您進行控制。您可以使用不同的時間間隔封存不同的資料夾，或完全不進行封存。您可以為各個資料夾設定不同的封存規則。您也可以將部分資料夾整個排除在封存程序之外。您可以自由選擇。管理您的信箱

8、(四)：封存舊郵件指定例外項目您可以在資料夾上按一下滑鼠右鍵，然後按一下 內容，並指定您的自訂設定，如圖所示。在您選擇這些設定後，自動封存就會開始。設定會讓一切都變得更容易。不過，請記得定期調整。當您新增資料夾時，需要調整資料夾的自動封存設定。管理您的信箱(四)：封存舊郵件隨時進行封存假設您的收件匣中信件愈來愈多，甚至快要爆滿，而您的排程自動封存還有一週才會進行。該怎麼辦呢？您可以按一下 檔案 功能表上的 封存，立刻開始封存。任何到達期限日期的郵件都會立即封存。管理您的信箱(四)：封存舊郵件封存行事曆項目或其他 Outlook 項目自動封存不僅能用於電子郵件，更能用於行事曆項目以及工作。正如您

9、可以自訂電子郵件的封存設定，您也可以自訂 行事曆 資料夾或 工作 資料夾的設定。請注意當牽涉到人員時，封存規則並不適用。在 Outlook 中，您會使用 連絡人 進行人員追蹤，而 連絡人 並不會封存。管理您的信箱(四)：封存舊郵件實際操作建議1.查看您在何處可以為資料夾自訂設定。2.查看要在何處手動執行封存。3.查看行事曆的封存設定。線上實際操作(需要 Outlook 2007)管理您的信箱(四)：封存舊郵件測驗 2 問題 1您可以為信箱中不同的資料夾進行不同的自動封存設定。您可以為信箱中不同的資料夾進行不同的自動封存設定。(請選取一個答案請選取一個答案)1.對。2.錯。管理您的信箱(四)：封

10、存舊郵件測驗 2 問題 1：答案對。管理您的信箱(四)：封存舊郵件測驗 2 問題 2哪種類型的項目不會封存？哪種類型的項目不會封存？(請選取一個答案請選取一個答案)1.連絡人。2.工作。3.電子郵件。管理您的信箱(四)：封存舊郵件測驗 2 問題 2：答案連絡人。管理您的信箱(四)：封存舊郵件測驗 2 問題 3如果您要進行封存，需要等待您現在要自動封存舊有的項目嗎如果您要進行封存，需要等待您現在要自動封存舊有的項目嗎?提示。提示。(請選取一個答案請選取一個答案)1.對。2.錯。管理您的信箱(四)：封存舊郵件測驗 2 問題 3：答案錯。有其他方式可以開始封存程序，例如使用 檔案 功能表上的 封存 命令。管理您的信箱(四)：封存舊郵件快速參考卡如需本課程中所涵蓋的各項工作摘要，請檢視快速參考卡。使用此範本請參閱備忘稿窗格，或檢視完整備忘稿(檢視 功能表或索引標籤)，以取得此範本的詳細說明。