《秘书文档管理（第三版）》课件第六章.pptx

1、06第六章第六章档案的检索、编研档案的检索、编研与提供利用与提供利用第一节 档案的检索u档案检索工作的一般过程u档案的著录与标引u档案检索工具的编制一、档案检索工作的一般过程 档案检索概述 档案检索是对档案的内容和形式进行分析、选择、浓缩和记录，按照一定次序编排出各种检索工具，并根据利用者的利用需求运用档案检索工具准确检出档案的过程 档案检索的过程 存储阶段的主要内容：著录标引；编制检索工具 查检阶段的主要内容：确定查找内容；查找操作 评价档案检索的指标 查全率与漏检率 查准率与误检率二、档案的著录与标引 档案的著录 档案的著录，是指在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的

2、过程，即根据著录规则，将档案文件的内容和形式特征记录下来，构成著录条目的工作二、档案的著录与标引 档案的标引 档案的标引是对文件或案卷进行主题分析，把自然语言转换成规范化检索语言的过程，即对主题分析的结果给予检索标识的过程。档案标引的目的是揭示档案的主题内容，为从内容方面查找档案提供检索途径 档案分类标引 档案主题标引三、档案检索工具的编制 档案检索工具的分类 按编制方式分，可分为目录、索引、指南 按载体形式分，可分为书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微式检索工具、机读式检索工具 按检索范围分，可分为全宗范围检索工具、档案馆范围检索工具、专题范围检索工具、若干馆范围检索工具 按功能分，可分为馆

3、藏性检索工具、查检性检索工具、介绍性检索工具三、档案检索工具的编制 常用档案检索工具简介 案卷案卷目录目录：以案卷为单位，登录案卷题名和其他特征，按案卷号次序排列的一种档案检索工具 全引全引目录目录：将一个全宗内的案卷目录和卷内文件目录汇编成册，按一定次序编排而成的一种档案检索工具 全宗全宗目录目录：一种介绍档案馆所有全宗状况的检索工具，它的内容包括全宗名称、全宗号、全宗内案卷数量及起止年代等 分类分类目录目录：依据分类表将分类标识以一定次序编排而成的一种档案检索工具 主题目录主题目录 专题目录专题目录 文号文号索引索引：指明文件编号及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案检索工具 人名索引人

4、名索引 全宗指南宗指南第二节 档案的编研u大事记u组织沿革u档案文件汇编u会议简介u科技成果汇编u企业年鉴u员工手册一、大事记 大事记的种类 机关大事记 国家或地区大事记 专题大事记 个人生平大事记 大事记的体例、结构与形式 大事记的体例：一般采用编年体 大事记的结构:题名、前言、目录、正文、附注 大事记的形式：文书叙述和列表叙述两种形式一、大事记 大事记编写的要求 选材要求 一般来说，凡是涉及以下内容的事件，应当被纳入大事记的编写范围：组织的各种重要会议、重大活动情况；组织领导人的各种重要活动情况；以组织名义制定的方针政策，发布的规定，作出的重要决定、决议、规划；本组织的成立、撤销，以及隶属

5、关系、职权范围、内部机构的变动情况；本组织主要领导成员的任免、奖励情况；本组织工作中出现的典型事件、事故；上级组织或上级领导对本组织的重要指示，以及上级领导到本组织检查工作的重要活动情况；报纸、刊物发表的关于本组织的经验、事故和批评的报道及重要新闻等；重大成果（生产上的重大突破、科研上的重大发明创造、重要产品等），经济建设、文化建设、科学技术的重大变革和成就，以及重大公共设施的建设一、大事记 大事记编写的要求 时间排列要求 要按照年月日自然顺序排列事件。时间的记载要特别注意准确性，必须写明事件发生的年月日，有的甚至要精确至时分秒 大事记记述要求 取材要真实、准确，文字简明扼要、客观，不要加以评

6、论；要一条一事，不要一条多事；记述内容要完整，大事涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程、因果关系等均应揭示出来 材料来源要求 档案只是机构大事记的重要材料来源之一，为了更好地丰富大事记的内容，编研人员可以从报刊、书籍、资料、调研报告等材料中进行广泛的搜集，使大事记能够全面反映机构发展变迁的方方面面二、组织沿革 组织沿革的结构与形式 组织沿革的结构：由总题名、总序、目录、正文和附图五个部分组成 组织沿革的形式包括三种：文字叙述、图和表 组织沿革的内容与体例 组织沿革的内容 机构的历史发展概况、行政区划、建制等情况；机构的性质、任务、职权范围和隶属关系；机构内部组织机构的设置和人员编制的变化情况

7、；机构主要负责人和相关责任人的任免情况；机构名称变更、印信的启用与废止、机构办公地点的迁移等情况 组织沿革的体例 年度（阶段）内容法 部门年度法 问题阶段部门法三、档案文件汇编 档案文件汇编的结构：汇编名称、目录、档案文件原文 档案文件汇编的编写要求 内容新、典型、全 尽量选择档案文件的原件进行全文摘录，文件格式应当尽量还原档案文件的原貌 转引档案文件要将文件的全部内容转引，包括文件正文后的附件内容 如果选择的文件是某机构制发的请示，那么在这篇档案文件之后一定要附上上级机关针对这则请示给予的批复 通过进一步了解国家、机构的相关政策法规，分清哪些档案文件应该对外公开，哪些档案文件需要一定的年限后

8、才能公开，哪些档案文件不能公开四、会议简介 会议简介的内容 标题、前言、正文、附注 编写会议简介的要求 分类纂辑，连续不断 实事求是，不加评判 结构完整，有所侧重 文字简练，层次分明五、科技成果汇编 科技成果汇编的内容 科技成果完成单位 是否获奖及获奖等级 科技成果内容简介 关键技术及其性能指标 发现、发明及其创新点 应用情况及效果 推广应用前景 评审验收情况五、科技成果汇编 科技成果汇编的编写要求 成果选择要全面，同时要突出重点 成果信息要填写完整，并能真实反映科技成果的原貌 成果汇编要定期编写，编写过程中要注意保密六、企业年鉴 企业年鉴概述 企业年鉴的概念 企业年鉴是记录企业年度发展历史的

9、技术性编研产品，也是一种新类型的年度企业史 企业年鉴的功能 企业年度重要数据公布的主要形式；对外宣传、展示企业形象的有力载体 企业年鉴的编写要求 企业年鉴的内容选择要有特色，突出企业工作的亮点 合理科学地安排年鉴的结构 年鉴内容要紧跟企业发展 图文并茂，注重装帧设计 贴近企业员工生活七、员工手册 员工手册的内容1.手册前言 前言包括两个方面的内容：一是在员工手册正文之前，可由董事长或总经理致辞，对新员工表示诚挚欢迎，预祝事业成功，并附上亲笔签名，这种致辞会让员工备感亲切；二是对这份员工手册的目的和效力给予说明2.公司简介 对公司进行简要介绍的目的是让员工快速了解公司、快速融入公司。这一部分通常

10、包括以下几个方面：公司的价值观；公司的战略目标；公司业务概况介绍；公司的组织架构；公司的发展历史；公司的企业文化等3.手册总则 一般包括礼仪守则、公共财产、办公室安全、人事档案管理、员工关系、客户关系、供应商关系等条款七、员工手册 员工手册的内容4.行为准则 这部分通常包括以下内容：公司日常行为规范；公司日常工作中的行为规范；对外业务交往中的行为规范；行业特殊职业要求5.政策规定 人事制度、工资待遇、劳动纪律、其他各项制度6.培训7.任职聘用8.考核晋升9.员工薪酬与福利10.工作时间11.行政管理12.安全守则13.手册附件七、员工手册 员工手册的编印要求 在语言与条款逻辑性方面 从语言风格

11、上，审核员工手册是否与公司倡导的企业文化相吻合 从用词与表述的方式上，审核员工手册的表述是否简洁流畅，是否易懂易记 从整体的逻辑性与条理性上，审核员工手册每项内容之间的条理性，以及各项内容之间表述的逻辑性 在手册内容表述方面 重点突出 企业文档管理机构、人力资源部要通过与相关部门的充分沟通，来调动和发挥相关部门的专业性，丰富员工手册的内容，并与其共同完成员工手册内容的草拟 前言中的致辞由人力资源部编写，然后交给总经理或董事长审批、签字，也可以由总裁办编写，然后交给总经理或董事长审批、签字；公司简介部分通常交由负责对外形象宣传的部门负责 企业每年要组织人员修改一次员工手册，以便与时俱进 在手册外

12、观和合法性方面 手册印刷精美 手册必须经过公示，得到员工的认可第三节 档案的利用服务u提供阅览服务u档案外借服务u制发档案复制件u举办展览u制发档案证明u咨询服务u档案网络服务一、提供阅览服务 可供阅览的档案范围 于一个组织机构来说，机构内的任何人员都可以阅览除涉密档案之外的档案，而机构外的利用者需要进行申请，获批准后方可浏览 因此文秘人员要根据其所在组织机构的档案馆（室）藏资源进行档案阅览范围的划分，一般情况下涉密档案和涉及机构重大利益、涉及人员利益的档案不公开阅览 除了组织机构的档案之外，档案阅览服务还可以提供其他资料的浏览服务 阅览室的设施要求需要考虑以下几点：阅览室的选址与环境 阅览室

13、的配置 开辟电子阅览室 计算机辅助管理 阅览室的休闲设施一、提供阅览服务 档案阅览服务的注意事项 建立健全规章制度 控制阅览利用范围 保护档案安全 加强电子阅览管理 收集利用信息反馈二、档案外借服务 档案外借服务的范围 在一般情况下档案不能外借使用，但在某些特殊情况下，为了利用者的工作方便，如党政领导工作的需要，或者某些组织必须利用档案原件作证据等的利用需要，档案可以适当借至馆（室）外使用 但是对于特别珍贵的资料、档案、古稀文本，以及照片、影片、录像带、录音带等原件，必须以保护档案原件为原则，不能借至馆（室）外，而只能提供相应的复制件 对借至馆（室）外使用的档案，应严格控制借档单位和档案的形式

14、与种类 在借档单位的控制上，应以党政领导机关为主而兼顾业务部门，以档案的立档单位为主而兼顾其他单位，以服务政法、监察机关取证为主而兼顾一般性使用二、档案外借服务 档案外借服务的流程 机构内部外借服务 外借档案的人员应填写档案外借申请单，并经分管文档工作的负责人批准后，到档案管理部门办理借出手续 外借档案的人员持获批申请书到档案管理机构，填写档案外借登记簿后，档案管理人员可根据其需求，提供档案外借服务 借阅人对所借档案进行清点核对后，必须在“借出者签名”栏内履行签收手续 机构以外的外借服务 非档案形成机构的组织或个人需要档案的外借档案服务，应持有查（借）阅档案介绍信，写明利用者的身份、借阅目的、

15、范围和借阅期限等，经本组织领导批准后方能借出。同时还要进行详细的档案外借登记二、档案外借服务 档案外借的规章制度 借出期限 档案外借的时间不应当设置过长，特别是非本机构的档案外借要控制在57天以内 外借档案的使用要求 要严格保证档案在物质和内容上的安全 借阅范围 外借制度中应当明确规定，哪些档案属于该机构档案保管机构外借档案的范围 催还与续借 归档检查 效果反馈 效果反馈是对档案利用者在利用档案后取得的效果和效益的登记三、制发档案复制件 制发档案复制件的形式 提供档案副本 提供档案摘录 提供电子文档拷贝 制发档案复制件的流程 利用者提出申请 进行复制 最终审查 制发档案复制件的注意事项 提高档

16、案复制的质量 严格控制复制范围四、举办展览 展览准备 选好主题 精心选材 编排展品和编写说明 陈列展出 布置档案展览注意事项 文字不宜过多，字号不宜太小 展板的高度要适中，图片编排要清晰、明确 加大对展览档案的保护四、举办展览 展览善后处理 拓展和延伸宣传效果 对于已经结束的档案展览，可对其展板或展品进行拍摄，留作资料，为下次布置类似的展览提供参考 拍摄录像带，制成专题片，以便在更大范围内发挥宣传教育作用 如果不涉及保密事项，这些加工后的材料完全可以放置于单位的网站上，通过专门的栏目供本单位员工和社会公众浏览 保存或归还展出物品 经请示领导后，布置的展板若还有继续展出的必要，应妥善保存，防止损

17、坏，以备下次展出之用。若不必保留，则应细心拆除 展品如系原件，经仔细检查确保完好无损后，应完璧归赵。展品如系复制品，也应在展板拆除后，交有关部门妥善保存，防止展品的散失乃至泄密事件的发生 对制作展板的材料也应积极稳妥地进行处理，避免造成资源浪费和环境污染五、制发档案证明 制发档案证明的工作流程 利用者提出申请 审查申请并编写证明材料 制发档案证明 制发档案证明的要求“引经据典”格式规范六、咨询服务 咨询服务的常见形式 解答咨询 指导咨询 计算机远程咨询服务 电子邮件、实时交流、FAQ(常见问题回答)、表单、BBS(电子公告板)咨询服务的一般步骤 接受咨询 查找信息 回复咨询 建立记录 反馈跟踪七、档案网络服务 档案网络服务的特点 资源多维性 资源丰富性 服务便捷性 档案网站服务的主要内容 提供档案在线浏览服务 提供档案检索服务 档案展览 在线咨询与预约服务 远程档案信息服务七、档案网络服务 档案微信公众号服务的主要内容 档案信息发布 档案文化资源推广 档案查询、预约与咨询 档案微博服务的主要内容 信息发布与转发 机构间工作互动与业务咨询 开展档案用户调研七、档案网络服务 档案App服务的主要内容 档案业务咨询与服务 档案验证服务 数字档案资源展示 档案网络服务的注意事项 建立严密的用户访问体系 设置醒目的服务提示 注意网上档案的保护 硬件设备与信息内容要及时更新