《秘书文档管理（第三版）》课件第三章.pptx

1、03第三章第三章文件的整理与归档文件的整理与归档第一节 文件整理与归档工作概述u文件整理与归档的概念和内容u文件整理与归档工作的意义u文件整理工作的原则一、文件整理与归档的概念和内容 文件的整理与归档，就是依据归档制度的要求，将处于零乱状态的文件材料（包括纸质文件和电子文件），进行分类、组卷（件）、排列、编目等，组成有序体系后向档案部门移交的工作过程 从整理工作的环节和程序来看，文件整理的内容主要包括：分类、组卷（件）、排列、编号、编目等（纸质文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集等）从文件整理归档工作性质来看，可概括为系统化工作和基本编目工作两个部分二、文

2、件整理与归档工作的意义 文件整理是档案整理的前提 文件整理是文档管理的重要基本建设 文件整理是开发档案信息资源的重要基础 文件整理归档是把分散的文件集中保存的重要手段 归档是文件转化为档案的重要标志三、文件整理工作的原则 充分尊重和沿用原有的整理方法 保持文件之间的历史联系 文件在来源、时间、内容、形式方面的联系 便于保管和利用第二节 文件整理归档的范围u机关文件整理归档的范围u企业文件整理归档的范围一、机关文件整理归档的范围 需要整理归档的文件范围 本机关的文件“红头”文件及其辅助文件 会议文件材料 本机关单位内部管理及业务文件 对外活动材料 项目文件材料 撤销机构形成的文件材料 征集的文件

3、材料 反映本单位基本历史面貌的文件一、机关文件整理归档的范围 需要整理归档的文件范围 上级机关的文件 上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要材料 党和国家领导人、人大代表、上级机关领导等视察、检查本地区、本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料对外活动材料 代上级机关草拟的并被采用的文件的最后草稿和印本 上级机关转发本机关的文件等 下级机关的文件 下级机关报送的重要工作计划、总结、报告、典型材料、报表、预决算及法规性备案文件 直属机关报送的重要科技管理性文件材料一、机关文件整理归档的范围 需要整理归档的文件范围

4、同级或不相隶属机关来文 虽不是本机关主管业务但需贯彻执行的法规文件 有关业务机关检查本机关工作形成的重要文件 与本机关联系、协商工作的重要来往文件一、机关文件整理归档的范围 不需要整理归档的文件范围 本机关不需要整理归档的文件范围 重份文件 无查考利用价值的事务性、临时性文件 未经会议讨论、未经领导审阅签发的未生效文件，电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件定稿除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料 无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信 机关内部互相抄送的

5、文件材料 本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料 为参考目的从各方面收集的文件材料一、机关文件整理归档的范围 不需要整理归档的文件范围 来自上级机关不需要整理归档的文件范围 上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件 上级机关发来的普发性供参阅的文件材料及工作参考的抄件 上级单位征求意见未定稿的文件 来自下级机关不需要整理归档的文件范围 下级机关送来供参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料 越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料 下级机关抄报备案的一般性文件材料 来自同级或不相隶属机关不需要整理归档的文件范围 参加非主管机关召开的会议，不需要贯彻执行和无查考价值的文件

6、材料 不相隶属机关抄送的不需要办理的文件材料二、企业文件整理归档的范围 依据企业文件材料归档范围和档案保管期限规定（国家档案局10号令），企业文件整理归档范围包括以下18大类：1.本企业设立、变更、解散过程的文件材料；2.本企业董事会、监事会、股东会构成及变更等方面的文件材料；3.本企业资本登记、资本变动、融资的文件材料；4.本企业资产管理的文件材料；5.本企业总经理办公会、党政联席会的文件材料；6.本企业召开的工作会议、专题会议的文件材料；7.本企业承办的大型展览会、博览会、论坛、学术会议、国际性会议的文件材料；8.有关机关和上级主管部门领导、社会知名人士检查、视察、调研本企业工作时形成的文

7、件、工作汇报、录音录像等文件材料；二、企业文件整理归档的范围 依据企业文件材料归档范围和档案保管期限规定（国家档案局10号令），企业文件整理归档范围包括以下18大类：9.本企业向有关机关、上级主管单位的请示、报告，以及有关机关、上级主管单位的批复、批示；10.本企业收到的有关机关、上级主管单位等相关机构制发的文件材料；11.本企业与金融机构、中介机构及其他组织和个人来往的文件材料；12.直属单位、所属和控股企业的请示、报告、函与本企业的批复、复函等文件材料；13.本企业经营决策、建设项目（含境外项目）管理、企业管理、资本经营、财务、物资管理、产品与服务业务管理、市场开发与营销、产品与服务销售管

8、理、售后服务管理、客户信息、信誉、统计等管理工作的文件材料；二、企业文件整理归档的范围 依据企业文件材料归档范围和档案保管期限规定（国家档案局10号令），企业文件整理归档范围包括以下18大类：14.本企业生产组织、质量管理、能源管理、设备管理、安全、环保、计量管理、科技管理、信息化管理、标准、图书情报等管理工作的文件材料；15.企业组织机构设置、人力资源、文秘、机要、档案、保密、保卫、综合治理、信访、外事、风险管理、内控与审计、社会责任、基本建设管理等管理工作的文件材料；16.本企业党、团、工会等党群工作的文件材料；17.本企业其他事务管理文件材料，如企业接待工作计划、方案，重要来宾有关的照片

9、、录音、录像、题词、讲话、批示等，企业住房出售、出租等文件材料，企业文化建设文件材料等；18.各种非纸质载体、介质及实物形式的文件材料。第三节 文件的分类u文件分类概述u分类的一般方法u复式分类法的选择u分类方案的编制一、文件分类概述 分类的概念 文件分类，就是把立档单位所形成的文件，按照文件形成的领域范畴、时间、来源、内容和形式上的联系，分成若干层次和类别，使之构成有机的体系 分类的意义 分类是保持文件有机联系的重要举措 分类是后续整理环节有序开展的基本前提 分类的优化可为档案的全面管理创造有利条件 分类的基本要求 从文件的形成特点和规律出发，符合文件的历史状况，保持它们之间的历史联系 具有

10、思想性、客观性、科学性、逻辑性、实用性二、分类的一般方法 时间分类法 按文件的产生时间分类，分年度分类法和时期分类法 年度分类法:根据文件形成的年度将全宗内档案分成若干类别的方法 时期分类法:把文件按照立档单位在发展变化过程中形成的不同时期或阶段分类，而在较长的阶段内又可按年度分类整理 年度分类法有需要特殊处理的几种情况:一个文件有多个时间:以文件签发日期确定文件的所属年度 跨年度文件:如果是收文以落款日期为准；发文则以文件签发的年度为准；内部文件以定稿时间为准 跨年度的来往文件，放入关系最密切的年度 文件的形成年度与文件内容针对年度不一致时，传统的立卷方法以内容的针对年度为准，而新的分类方案

11、统一采用文件的形成年度归档 对同一个事由的跨年度文件，往往统一在办结年度归档 几份文件作为一件时，“件”的年度归属以排在最前面的文件的日期为准 专业年度文件二、分类的一般方法 来源分类法 组织机构分类法:根据立档单位的内部机构设类和归类 确定分类层次:大多数单位，在按组织机构分类时，只要分到第一层即可 确定类别排序:各类的次序可按照单位内部机构固有的排序规定或习惯上的顺序来排列 文件的归类:如果文件涉及几个机构，则应当有统一规定，以便将文件合理地归入相应的类别，从而利于查找利用 作者分类法:按制发文件作者的名义，即签署、制发文件的组织或个人来分类 通信者分类法:按立档单位有来往通信关系的机构或

12、个人分类，其中收文按作者分类，发文存本和原稿按收件者分类二、分类的一般方法 内容分类法 问题分类法 按照文件内容所说明的问题对档案文件进行分类，以保持内容相同或相近文件之间的联系，避免或减少同类问题文件分散的现象 实物分类法 按文件内容所涉及的实物类型进行分类，如石油、煤炭、粮食、木材等，也可以看作是某种意义上的问题分类 地理分类法 按文件内容所涉及的地理区域进行分类，如可分为华北、东北、西南，或北京、山东、湖南等二、分类的一般方法 形式分类法 形式分类法即按文件档案的形式、形态特征进行分类的方法。具体有三种形式:按文件种类分类、按载体形态分类、按形状规格分类 保管期限分类法 保管期限分类法就

13、是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类三、复式分类法的选择 归档文件整理主要采用以下复式分类法：1.1.保管保管期限期限年度年度分类法分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限分类下按年度分类，这种分类适合小单位。此种分类法的盒号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，从“1”开始编制一个流水号2.2.保管期限保管期限年度年度问题分类法问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限分类下按年度分类，再在年度分类下按问题分类。此种分类法适合文件数量特别多的单位。可将本单位上下级、同级及不相隶属单位有密切联系的材料

14、组合在一起，如针对同一问题的请示与批复、来文和复文等。此种分类法的盒号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，同一个问题从“1”开始编制一个流水号三、复式分类法的选择 归档文件整理主要采用以下复式分类法：3.3.保管期限保管期限年度年度组织机构分类法组织机构分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限分类下按年度分类，再在年度分类下按组织机构分类。此种分类法适合组织机构比较稳定且以“件”整理档案数量特别多的单位。此种分类法的盒号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，

15、同一个组织机构内从“1”开始编制一个流水号4.4.问题问题年度年度保管期限分类法保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每个问题分类下按年度分类，再在年度分类下按保管期限分类。此种分类法只适用于以问题作为一级类目的企业单位和高等院校。此种分类法的盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一问题下、同一年度内，同一保管期限内从“1”开始编制一个流水号三、复式分类法的选择 归档文件整理主要采用以下复式分类法：5.5.年度年度保管期限分类法保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，每个年度分类下按保管期限分类。此种分类法一般是按照上级业务主管机关的规定办理，银行等企业

16、采用较多。此种分类法的盒号编制方法是同一年度内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一年度内，同一保管期限内从“1”开始编制一个流水号 与此类似还有组织机构年度保管期限分类法，组织机构保管期限年度分类法等，在此不一一列举四、分类方案的编制 分类方案是指机关档案部门在一年的实际文件没有形成以前，根据本机关工作活动的规律，预测该年可能形成的文件，按照文件整理的原则要求和方法，事先拟制出来的归卷条目 分类方案的编制应在对本机关的文件深入调查研究的基础上完成，调查内容有：文件作者、时间、文件种类、文件字号、地区、通信者、载体、使用价值等 机关常用文件种类、数量，各种文件利用率、利用角度，机关

17、对于文档工作的有关规定与要求等 内部机构设置特点 机关业务活动特点 与外机关业务往来等四、分类方案的编制 机关单位传统的分类方案主要是为立卷提供指导的，所以亦称立卷类目、归卷条目、案卷条目 立卷类目一般由以下三者组成：类（类别）：是综合概括归卷文件材料的类属名称，文件材料的类别划分有两种方法：一是按工作性质分类；二是按组织机构分类 目（条款）：是类名之下按照立卷要求和方法概括出来的一组文件的总标题，标题一般由作者、内容和文种组成，拟制条款应当注意：应该按照立卷特征来拟制条款；应当照顾到文件的不同保存价值 号（条款顺序号）：条目排列的规则：方针政策性的、领导指示性的文件排在前面，其次是综合类条目

18、，再次是反映具体内容和业务的条目第四节 归档文件的整理u归档文件整理规则概述u归档文件整理的方法与步骤一、归档文件整理规则概述 归档文件整理规则的特点 简化 实行文件级管理 简化“件”目录简化 装订简化 封面简化 兼容 兼顾计算机和手工两种管理方式 灵活 条款规定具有一定的灵活性，能适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织一、归档文件整理规则概述 归档文件整理规则的术语与定义 归档文件 归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质文件和电子文件材料 整理 整理是指将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等，使之有序化的过程。件 归

19、档文件的整理单位，即以“件”为单位。档号 在归档文件整理过程中编制的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序二、归档文件整理的方法与步骤 纸质归档文件整理的方法与步骤二、归档文件整理的方法与步骤 纸质归档文件整理的方法与步骤1.件的确定2.件的固定 文件修整 文件排序 装订文件 编写页码3.文件分类4.文件排列 同一事由的归档文件排列;按文件形成先后顺序或重要程度排列 不同事由按形成时间的先后顺序或重要程度或共同属性排列 会议材料和成套性文件集中排列 对具有保存价值，但因特殊原因未及时归档的零散件，可排在同一年度、同一机构（问题）、同一保管期限的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件，并在

20、文件条目备注栏和备考表中加以说明二、归档文件整理的方法与步骤 纸质归档文件整理的方法与步骤5.文件盖章编号6.文件编目二、归档文件整理的方法与步骤 纸质归档文件整理的方法与步骤7.填写备考表8.文件装盒和填写档案盒二、归档文件整理的方法与步骤 归档电子文件整理的方法与步骤 归档电子文件的整理件的组织、分类、排列、编号、编目，与纸质归档文件的要求和方法基本相似，但电子文件可以由系统生成归档章式样或直接以条形码等形式在归档文件上进行标识 此外，归档电子文件整理时，应遵循电子档案的真实性、完整性和可读性等管理原则，因此在对归档电子文件进行组件时，需要对电子文件进行格式转换、元数据收集、归档数据包组织

21、 对归档电子文件的存储，根据归档电子文件重要程度以及整理和利用的需要，选择在线、近线、离线、异地、异质和分级存储等技术和方式，进行存储时，应选择安全性和稳定性很好的存储设备第五节 单位内项目文件的整理u项目文件整理的特点u建设项目文件的整理u大型活动项目文件的整理u科研项目文件的整理一、项目文件整理的特点 以项目为基本分类单元 依据项目生命期各阶段整理文件 项目文件的收集、整理、归档、移交与项目同步进行二、建设项目文件的整理 建设项目文件整理的责任分工 项目准备项目准备阶段阶段：建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备、工艺和涉外文件；勘察、设计单位负责收集、积累勘察和设计文件，

22、并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件 项目施工项目施工阶段阶段：项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件，项目监理单位负责收集、积累项目监理文件 项目试运行项目试运行阶段阶段：试运行单位负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件：项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承建项目在器材供应和财务管理中形成的文件二、建设项目文件的整理 建设项目文件整理的方法与步骤1.组卷 项目、单元、分项工程组卷法 阶段、专业、结构组卷法 问题组卷

23、法 时间组卷法 文件名称组卷法 来源组卷法 对于大型复杂的建设项目，在按项目阶段组卷的基础上，还可以根据需要进一步细分 管理性文件。按问题、时间或项目依据和基础、竣工验收文件组卷 勘察设计材料和项目设计文件。按项目或专业组卷 项目施工文件。按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷 项目竣工图。按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷 检查验收记录、质量评定及原材料试验文件。按单项工程、单位工程组卷 设备文件。按专业、台件等组卷 监理文件。按文种组卷二、建设项目文件的整理 建设项目文件整理的方法与步骤2.卷内文件的排列 如果建设项目文件材料组成一卷，则按阶段或工序排列 如果一

24、个建设项目的所有文档按阶段问题、阶段专业、阶段问题组成多卷，则管理性文件按问题、时间或重要程度排列，施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列，设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列 卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料在前、图纸在后 卷内纯为文字材料时，整体上按项目进度即时间顺序来排列 装订成本、印刷成册的材料一般不拆散重新排列3.卷内文件编号 编号范围 位置 编号工具二、建设项目文件的整理 建设项目文件整理的方法与步骤4.填写卷内文件目录5.卷内备考表填写6.案卷装订 整卷装订 单份文件装订7.案卷封面和脊背的编制 案卷封面的主要内容:案卷标

25、题、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号 案卷脊背，应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词三、大型活动项目文件的整理 责任分工及整理归档范围 大型活动的主办单位、承办单位或组建的临时机构，应指定专职、兼职项目文档管理人员，以保证单位大型活动的文件收集、整理、归档工作顺利开展 重大活动材料的归档范围主要包括：报告、方案、计划、日程安排、领导讲话、题词、会议材料、简报、总结、宣传报道、纪念册等各种纸质文件材料及其电子文件 录音带、录像带、照片、磁盘、光盘、胶片等材料 有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括活动标志、证件、证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗等 其他具有保存利用价值的材料三、大型活动项目文

26、件的整理 整理的步骤与方法1.组卷 项目组卷法 阶段组卷法 类型组卷法 机构组卷法2.排序3.卷内文件编号4.填写卷内文件目录、卷内备考表和案卷封面5.案卷装订或装盒四、科研项目文件的整理 科研项目文件形成特点 项目完成周期长短不一 涉及的环节多 形成的来源广 科研项目文件整理的内容及方法 组卷 排序 卷内文件编号 填写卷内文件目录、备考表和案卷封面 案卷装订第六节 单位内文件的归档u归档的概念u建立健全归档制度的必要性和意义u归档制度的内容u档案室对文件归档的组织工作一、归档的概念 归档就是指各单位的文件处理部门或业务部门及文件工作者，将工作、生产活动中形成并办理完毕的文件进行整理后，定期移

27、交给单位档案室集中保存的活动过程 简单地讲，就是按照国家规定把归档文件移交给单位档案部门集中保存的过程 它是文书处理程序的终点，也是档案工作的起点二、建立健全归档制度的必要性和意义 必要性 单位文件的归档，是单位文书或文件工作的最后一环，也是人们将办理完毕的文件作为档案保存起来的第一个重要关口 为了保证归档文件的齐全完整，必须建立本单位的归档制度 归档制度是单位文件处理部门或业务部门做好文件归档工作，及时、科学地移交文件的重要依据，同时也是档案部门取得档案，监督、指导、检查本单位归档工作的必要手段 意义 建立健全归档制度，是单位档案室做好收集工作的关键 建立健全归档制度，是为国家积累档案财富的

28、重要保证三、归档制度的内容 归档范围 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定于2006年12月18日公布，在这一文件中有详细规定。各单位可根据这一文件精神，结合本单位实际情况，制定本单位的文件材料归档与不归档的范围，使收集工作有章可循、有据可依，从而让本单位的收集工作制度化、规范化 确定归档和不归档范围时，要注意以下几点：把握归档的重点，应该以反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件为主 凡属本单位归档范围的文件材料，必须按有关规定向本单位档案室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档 本单位对应归档文件的流转信息也要一并归档。本单位应归档文件中，有文件发文稿纸、文件处理单

29、的，应与文件正本、定稿一并归档三、归档制度的内容 归档时间 依据机关档案工作条例和企业档案工作规范等规范性文件，文书档案、会计档案、项目档案、教学档案、特殊载体档案等都有特定的归档时间 文书档案的归档时间一般是在文件形成后第二年的上半年，即在次年6月底以前向档案部门移交 大型活动项目文件在活动结束后12个月内归档；企业业务项目、科研项目在其项目鉴定23归档；基建项目文件材料在项目竣工后或财务决算后23个月内归档；周期长的可分阶段、单项归档 会计文件材料在会计年度终了后由财会部门保管一年，然后向单位档案室归档 教学档案应在次学年寒假前归档 电子文件逻辑归档实时归档，物理归档应与纸质文件归档时间一

30、致三、归档制度的内容 归档案卷的质量要求 组卷要求：内容齐全完整；分类科学，分级适当，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合；保持文件材料之间的内在联系；正确划分保管期限 卷内文件排列要求：应系统有条理。卷内或归档文件编目要求：填写归档文件目录项目时，应使用耐久的书写材料，且字迹必须工整、美观 案卷封面要求：案卷封面应按规定逐项填写清楚，字迹材料符合档案保管的要求 案卷排列要求：按一定的顺序进行排列，并要保持卷与卷之间的联系，编上案卷顺序号，并编制案卷目录一式数份 装具要求：采用由档案局统一监制的规范化的档案卷（盒）归档手续 文件处理部门或业务部门向档案部门移交档案时，交接双方应根据案卷目录详细清点案卷，确认无误后，可履行签字手续，并将一份由档案部门签字的案卷目录交还移交单位妥善保存四、档案室对文件归档的组织工作 协助分配和落实归档文件的整理任务 协助文件形成部门选择统一的归档文件整理方式 协助文书部门进行科学的归档文件整理分工 协助文书部门编制立卷类目或分类类目，以及开展平时的归卷工作