物资采购管理制度规定范文.docx

1、物资采购管理制度规定范文物资采购管理制度规定1一、目的：为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司及子公司运营所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。二、适用范围本办法适用于公司总部所有物资(包括固定资产、易耗品、营销礼品等)的采购。三、职责权限1、公司董事长负责采购管理制度的审批。2、公司财务部负责采购管理制度的。3、产品中心负责采购管理制度的制订。四、采购原则1、询价比价原则物品采购必须有两家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。2、一致性原则采购人员定购的物品必

2、须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的510%。3、低价搜索原则采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。4、廉洁原则(1)自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。(2)廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。(3)严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。(4)加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新设备及市场信息。(5)工作认真仔

3、细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。5、招标采购原则凡大宗或经常使用的物品，都应通过询议价或招标的形式，由采购、财务等相关部门共同参与，定出一段时间内(一年或半年)的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。6、审计监督原则：采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权依照公司相关制度对相关人员进行处罚直至追究其法律责任。五、物资分类：(一)物资分类1、固定资产类：单位价值在1000元以上，使用年限在一年以上的有

4、形资产。2、经营物资类：与经营有关的各种物品。3、营销礼品类：节日礼品、营销礼品等。4、办公用品类：与办公有关的物品。5、后勤物资类：指厨房和宿舍方面的物品。6、其他类型物资：其他需要采购的相关物品。(二)采购安排：由总公司统一采购：经办人填写申购单，经所在部门经理审批，子公司总经理审核后，原则上由总公司产品销售中心统一采购。(子公司办公用品类、后勤类的食堂菜品及调料、店内经营所供的小吃、水果等临时性易耗品经部门经理造册报子公司总经理审批，财务审核后可由子公司自行采购)六、采购流程：1、采购申请：使用部门填写申购单经部门经理及子公司总经理审批后交产品销售中心，申购单要求注明名称、规格型号、数量

5、、需求日期、参考价格、用途等。2、询价比价议价：(1)每一种物品(物资)原则上需三家以上的供应商进行报价。(2)采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写询价记录表，按低价原则进行采购。(3)属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。3、样品提供和确认：(1)若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。(2)对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。4、供应商选择：(1)具有合法经营主体者。(2)品质、交货期、价格、服

6、务等条件良好者。(3)信誉良好者。(4)客户认可的供应商。采购人员须建立供应商信息台帐。5、合同签定：(1)供应商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供应商签订合同。(2)交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。6、进度跟催(1)为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催，以确保物品(物资)能适时供应。(2)若采购物品(物资)无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。7、验收入库：采购物品(物资)到公司后，属经营性固定资产、材料、配件等物品(物资)、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收，

7、办公用品等常用品经库管验收合格后，库管开具入库单，按流程办理入库手续。如验收不合格的，由验收部门通知采购部门，2日内办理换(退)货手续。8、对帐付款：采购付款实行审批制度，具体程序如下：(1)采购人员凭申购单、入库单、购货发票到财务处办理申请付款手续;(2)付款方式：A、金额在200元以下，经产品销售中心和副总经理(总经理)签字后，公司财务审核后现金支付。B、金额在200元-1000元，经产品销售中心和副总经理(总经理)签字后，公司财务审核后转账支付。C、金额在1000元以上，经产品销售中心、副总经理(总经理)、公司财务审核、董事长签字后，转账支付。(3)需要预付款的部门，直接填制转账汇款申请

8、单，经产品销售中心、副总经理(总经理)、公司财务审核、董事长签字后可先办理汇款手续，财务部据此挂账，待发票来到后再由经办部门办理发票入账手续冲账。七、本制度解释权归财务部，自20_年3月1日起执行。物资采购管理制度规定2为了规范公司的物资采购行为，降低采购成本，加强对采购的监督管理，按照科学有效、公开公正、比质比价、监督制约的原则，特制定本制度。一、本制度是公司采购重要物资、一般物资、辅助物资以及其他开发新产品、新工艺所需物资过程中的决策、质量检验和价格监督等行为的基本规范。二、物资需求(采购)计划的分类1、月度物资需求计划即月采购计划;2、临时物资需求计划即物资采购计划单。三、采购工作应遵循

9、的原则与方式(一)采购原则：1、执行询仪价原则。物资采购要货比三家，择中选优，临时性应急购买的物品除外;2、供方评定原则;3、职责分离原则，采购人员不得参与物资检查验收;4、一致性规定，采购的物品必须与采购单所列要求的规格、型号、数量相一致。5、秉公办事、维护公司利益原则。(二)采购方式：1、招标采购;2、固定厂商、长期报价采购;3、即时询价采购。(三)付款方式：1、预付部分款项;2、货到凭发票报销付款;3、货到后分期付款;4、货到延期付款;5、以上方式的结合。四、采购计划请购和实施(一)提出与确认：料库依据公司生产计划和物资消耗定额，根据库存情况核定采购数量，编制月份采购计划。经部门主管、公

10、司主管领导签字后，传递到供应部，物资采购请购审批程序完成。零星物资(生产、技术等急需材料、配件、设备)由使用部门提出申请并填写物资采购计划单，由部门领导审核，经料库审查确认，主管副总审批后交供应部实施。设备采购由技术部配合。(二)选择采购渠道，确定采购价格供应部接到经批准的物资采购计划单，先核对采购内容，查阅物资供应商登记台帐和其他有关资料后，根据采购物资的缓急程度，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经批准的紧急特殊情况外，精选三家以上的供应商进行询价(设备采购由技术部配合)。对于厂商的报价资料进行整理后，采购经办人员应深入分析，拟订议价方式及各种有利条件，和符合规定的采购方式向厂

11、商议价。采购经办人员询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式等内容洽谈完成后填写采购物资询议价报告表，经供应部部长审核后，进行采购。必要时与供应商签定购货合同，按合同审批程序审批后再进行采购。做好采购质量记录。五、质量验证与检验质检中心负责对采购物资进行验证(设备采购由技术部配合)，采购物资未经质量检验合格不得办理正式入库手续和结算手续，特殊情况经公司主管领导批准特例处理。所有特例处理的情况均须记录备案。各种生产用物资进厂后，由料库填写检验通知单，经质检中心检验并将检验结果送至料库，由料库按其质量状况进行标识。不合格物资由料库报供应部按有关规定处理。严重不合格的物资要求全部退货，严禁进入生产过

12、程。六、物资验收入库结算程序采购物资到厂后，料库提请质检中心对采购物资进行检验或验证。检验或验证合格后，填写各类物资入库验收单，签字后物资登记入库。采取预付款方式的采购物资，由采购人员凭采购合同或采购物资询议价报告表，填写借款单，经总经济师审核批准后办理预付款手续。采取除预付款方式之外的方式付款的采购物资，在采购物资到厂入库后，由采购人员凭采购合同或采购物资询议价报告表，物资入库验收单，以及购货发票根据公司财务报销的有关规定经总经济师审核批准后办理报销付款手续。七、规定要求(一)物资需求(采购)信息传递规定1、物资需求使用单位必须在月采购计划或临时物资采购计划单上将所需物资的相关技术标准要求说

13、明，特别是品种、规格、型号以及对采购物资的其它特殊要求填写具全。2、所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应月度采购计划或临时物资采购计划上注明相关事项。3、物资需求使用单位要及时掌握所需物资的市场信息情况，在月采购计划或临时物资采购计划上将所需物资的市场信息情况列明。4、物资需求使用单位需要对所需物资的规格或数量进行变更时，必须立即通知供应部，双方协商积极配合处理好有关事宜。(二)物资采购规定1、物资采购部门必须按照“质量第一”和“公开、公正、公平”的原则，以“降低成本、保障生产经营”为目的，切实做好物资的采购供应工作。2、供应部要严格遵守供货商评定规定，通过“同等条件，质优优选、价低

14、优选、近处单位优选、老供货单位优选、直接生产单位优选、信誉好单位优选”的方式，综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个方面的内容，在“重质量、遵合同、守信用、看服务”的前提下，做好物资供应商的考察选择工作。对同类的重要物资和一般物资，应同时选择三家以上合格的供方，并保存合格供方的质量记录。3、凡采购的大型设备、成套设备、大宗物资，必须采取公开招标的方式，由随事成立的公司招标小组确定相关事项。4、若因缺货等原因无法按需货日期完成物资采购，供应部应及时通知物资需求使用单位，双方积极协商处理好有关事宜。(三)采购物资验收入库、出库规定1、采购物资到厂后，必须经质检中心检验或验证合格后方可入库。2

15、、对于经检验或验证不合格的采购物资，料库通知供应部，由供应部与供货商进行协商，采取退货、换货或索赔措施。3、各需求单位在物资验收合格后按单位使用情况填写领料单，经部门领导和主管副总批准后到料库办理领料出库手续。(四)采购物资付款规定下列情况财务部应拒绝支付采购款项：1、与采购合同或采购物资询议价报告表规定的付款方式或付款金额不一致的款项。2、质检中心未在物资入库验收单上签字的款项。3、物资入库验收单中列出的采购物资的数量、品种与采购合同或采购物资询议价报告表不符的款项。4、所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应月度采购计划或临时物资采购计划上注明相关事项。(五)采购纪律规定1、各物资需

16、求使用单位应根据生产经营管理需要，本着“节约、降本”的原则提报物资需求采购计划，对任何乱报计划、铺张浪费甚至违规违纪提报物资需求采购计划的行为进行严肃处理。2、物资采购经办人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。物资采购管理制度规定3为简化、规范办公物资管理，经公司研究决定，由行政人事部统一负责公司各部门办公物资的采购、调配、领用及库存管理，特制定本制度。一、适用范围本制度适用于公司各部门办公物料物资的采购、调配、领用及盘存等，其中办公用品及固定资产按照公司相关管理制度执行。二、职责1、行政

17、人事部负责公司办公物资的采购、调配、领用、出入库等管理工作。2、公司财务部负责对公司月度物资申购计划进行对照核查、对量大价高的物资价格进行对照审查核实、并督促办公物资盘存工作。3、行政人事部后勤主任负责对各部门办公物资的库存量核实、入库验收、物资调配、出入库手续的办理及领用登记、月度盘存工作的监督检查，并负责申购计划审核、物资价目库及采购供货商的建立、参与采购、物资调配工作。4、行政人事专员负责汇总统计各部门月度物资申购计划，并对上月采购、领用、库存物资进行对照检查核实。5、各管部门经理负责本部门办公物资的申购计划核实、入库验收、物资保管、领用手续的办理及办公物资的登记统计、盘存工作。6、公司

18、总经理负责对各部门月度物资申购计划的对照核实、对量大价高的物资采购进行审查核实，并对特殊大件及应急物资的采购进行审批，以整体控制成本费用支出。三、流程原则1、各部门负责人对物料物资应建立合理的库存量，各部门物料物资由行政人事部统一集中采购补库，以确保各部门的正常领用。2、各部门物料物资的申购原则：由各部门主任每月25日前集中申购一次。遇特殊情况，需紧急采购的，经部门经理审核，行政人事主任同意后发起临时申购。四、采购流程(一)流程说明1、行政人事部行政人事主管在收到经过审批后的物资申购单后，按照对比询价后的预算价格履行财务借款手续，执行23人共同采购。2、因行政人事部暂无库房设置，与各部门属于异

19、地入库。由各部门主任按照采购清单代为验收确认入库，视同从行政人事部集中批量领用。3、行政人事部行政人事主管隔日按照采购清单开具公司入库单一式三份，一份交由行政人事主任签字;一份交财务列帐，一份存档。并同时开具出库单一式三份，一份交领用人签字;一份交财务记帐;一份存档。为单独核算成本费用，各部门采购办公物资及劳保用品应单独开具税务发票。4、各部门在提交次月办公物资申购单(附表3)时，需同时提交当月盘存表(附表1)及领用登记表(附表2)，均需由总经理一并审核后，提交至公司行政人事部备案。(二)采购工作流程为确保公司各部门办公物资的正常使用和实际需要，以上办公物资采购工作流程的时间节点遇假日顺延，并

20、以提倡节俭、合理使用和控制成本费用原则，公司各部门应当各尽其责，加强沟通和配合。(三)库房管理1、公司行政人事部及各部门临时设置的库房应根据物资的易耗分类进行分类存放，应当保持库存物品存放地点整齐、干燥，并入柜或入袋保存。2、易碎、易燃、易爆、易挥发的物品应单独设置盒、袋、柜小心存放，周围无明火、远离热源，配备灭火器，保持包装完好。3、吸水性强、易发潮、易发霉和易生锈的物品存放时：应保持干燥，尽量保持通风。(四)物品领用公司各部门在员工领用办公物资时，应建立领用登记表。物资采购管理制度规定4一、目的规范物业公司采购流程，明确采购责任，对采购过程进行管控，确保采购的物资、服务符合公司规定的要求，

21、以保证公司利益。二、适用范围物业管理所需要的所有物资(如项目开办物资、工程保养、修缮、保洁、消防、保安、绿化、相关部门所需物资等)的采购活动。三、职责1、项目各部门：按照当月资金计划由部门负责人负责制定采购计划申请，并协助行政部进行物资核对、清点入库或紧急采购结算;2、综合事务部：采购专员负责协助公司综合部相关人员确定采购分供方、把控物资价格、协助签订合同、受理产品及服务质量的投诉等;3、客服总监：负责审核采购计划，包括计划内和计划外物资采购申请。四、采购物资的分类A类：办公用品、劳保用品等日常耗材，单价10000元五、采购、入库、报销流程1.提出采购申请各部门负责人根据下月的物资预计用量并结

22、合项目预算及月末库存情况，在每月25日之前以采购申请单的方式提出下个月的物资采购计划，写明物资名称、型号、规格、数量、单价等(如有特殊要求，须备注说明)。2.审核采购计划月度物资采购计划由需求部门负责人于每月25日前提出书面采购申请，由库管员、财务人员、客服总监于28日前完成审核，每月28日提交公司综合部总裁助理或物业运营中心总经理审批，根据AB两类物资情况，审批流程如下：A类物资：项目需求部门负责人提出申请后，需仓库管理员审核，检查仓库是否有库存或者替代品，若无则同意申购，流入下一审核环节;项目财务人员根据当月资金计划，对各部门负责人上报的采购申请进行审核，若在资金计划内则同意申购，若不在资

23、金计划内则审核驳回，如遇紧急特殊情况需在资金计划外采购的，需追加预算申请，说明情况，方可通过，审核完成报客服总监，客服总监完成最后一步审核流程，流入下一审批环节;物业总经理审批通过后转至综合事务部采购专员下单采购。B类物资：除履行A类物资审批流程，在物业总经理审批通过后流向集团总裁助理处进行审批，审批通过后方可下单采购。特殊类物资：除履行B类物资审批流程，在集团总裁助理审批通过后流向集团总裁处进行审批，审批通过后方可下单采购。3、供应商的选择行政部采购人员在采购物资时要选用符合要求的供应商，在公司指定的合格供应商名单内进行采购活动;对新型、首次购买的物资，在公司没有固定分供方的情况下，项目行政

24、采购人员需配合公司负责采购的人员一起搜集供应商和产品的信息，协助完成新分供方的确定。4、物资的采购各需求部门将批准后的采购申请单提交给负责采购的人员，由其在合格供应商处进行采购。严格控制在计划范围内并根据项目预算内安排开支。所采购的物资有质保要求的贵重物资应签署合同、协议并经评审。如因特殊情况需追加计划开支或超计划开支的应由各部门提出追加预算申请，并详细说明原因。行政部采购组在支付费用及采购物资前需借款时，由经办人填写借款单，财务部根据相关合同、协议或计划审核后，办理借款。5、物资入库采购回来的物资由提出采购计划的部门负责人、库房管理员等验收，验收合格后交库管员办理入库手续并填写物资入库单，留

25、下记录。6、物资领用物资采购入库后，库管人员负责通知各需求部门领用物资，建立物资出库领用单，并做好登记，建立物资台帐。7、报销经验收合格无误的物资采购入库后，采购人员以费用报销单的形式于每月_日之前，向公司财务部提出报销申请，并附上经审批完成的物资采购清单、入库单及相应发票。物资采购管理制度规定51、目的对物业公司物资用品的采购、入库、保管、领用进行规范管理，防止流失并有效控制生产成本。2、适应范围物业公司属下各部及各小区管理处3、物资购买流程及管理申购程序：物业公司属下各部及各小区管理处需用物资时，由经办人填写三联物品申购单，申购单应写明数量、规格、特殊要求、用途，并由部门负责人核准后方能上

26、报，其中一联由申购部门存查，两联呈报物资部，物资部接到申购单后转报财务部，财务部进行审核、询价、定价后，由财务分管领导批准，下达一联给物资部采购，一联由财务部存查。特殊情况而且急用的小额物品可直接交代采购员，由采购员请示分管领导同意后购买，事后补办相关进出库手续。申购部门在呈报物品申购前应合理测算物资需求量，防止超量申购，并查询物资仓库是否存有所需物品，避免积压。4、采购报销程序：采购员按核准申购单采购物品后，按分类仓库，交仓管员验收入库，并通知原申购部门货已入库。采购员凭仓库验收人签名的材料验收单第二联，即采购报销凭证联，连同发货票一并向集团财务部报销。大宗或高值物品的定购按经济合同签订的审

27、批程序办。5、物资管理固定资产管理：固定资产一律登记造册，根据资产分类，由物业公司管辖，集团财务部监督;部门领用需办理领用手续，贯彻“谁领用，谁保管，谁负责”的原则;固定资产在部门之间转移，由综合服务部承办转移手续，明确保管职责;为使固定资产做到帐实相符，固定资产每年盘点一次，时间为每年10月份，具体由综合服务部牵头组织，物业公司领导主持;损坏而没有修理价值和使用价值的.，按物资报废核销规定处理;固定资产的折旧年限由集团决定。其他物品管理：由物业公司物品仓库承担物品类及办公用品类的管理，履行物品进出库手续。6、物资领用程序：根据工作需要，由部门填写三联领料单，注明用途、项目名称，并由部门负责人

28、核准、经领人签名，其中一联由领用部门存查;一联作仓库记帐凭证;一联送报财务部核算;物品仓库管理的物品，凡属低值的易耗品，可采用分类造册直接签领;特殊工种(如水电工、维修工)人员领用各类工具时，除按领用程序填写领料单外，还需由仓管员在本人携带的工具领用登记册填写所领用工具，此工具领用登记册反映记录本人所领用保管的各类工具。本人离职或变动工种时，需按工具领用登记册记录，移交本人原使用及保管的全部工具(如有失落，应作赔偿)，方能办理离职手续。7、物资报废核销规定凡属变质、过期、边角料、损坏无法修复的物品、设备需作处理的，按以下程序处理：由部门或仓库填写物资报废核销申报表，经部门负责人审核后报财务部;财务部接到申请单后派人现场鉴定并提出处理意见报总经理审批;获准后，由财务部落实废品收购单位、个人现场看货、定价、过称、清点收购，废品处理收入全部交财务部进帐;属无回收价值的经核准后作垃圾处理。8、物资仓库管理制度库内物资必须分类堆放，品种排放有序，便于收发盘点。忌潮忌湿物品应搁放高处，堆放地面的应有防潮垫底及遮盖措施，切实做好防尘防霉防变定期搞好仓库环境卫生，做到物品堆放整齐，库区整洁。易燃易爆物品应执行公安消防管理条例，独立设库，重点管理，配置足够的消防器材。提高警惕，紧固门窗，切实做好防盗防窃工作，确保仓库物资安全。仓库重地，杜绝闲人或陌生人在仓库内闲聊逗留。