《秘书文档管理（第三版）》课件第九章.pptx

1、09第九章第九章专门档案管理概要专门档案管理概要第一节 人事档案管理概要u人事档案概述u人事档案的文件材料收集u人事档案的文件材料鉴别u人事档案的整理u人事档案的保管u人事档案的利用u人事档案的转递一、人事档案概述 人事档案的概念 人事档案是在组织人事管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的档案 简言之，人事档案即记录和反映个人德、能、勤、绩、廉等方面情况的，经组织认可归档保存的个人材料 人事档案的特点 专属性、真实性、认可性、动态性、机密性二、人事档案的文件材料收集 人事档案材料产生于与个人有一定关系的

2、各有关组织或部门的现实工作中，从其来源看，有个人形成的，也有组织上形成的 档案管理者只有充分了解人事档案的来源，才能在收集工作中做到心中有数，才能及时、全面地收集好个人的档案材料，个人在某个时期或阶段的历史面貌才能通过完备的档案材料得到整体的反映 收集人事档案是人事档案管理的起点，也是人事档案管理的重要环节二、人事档案的文件材料收集 以干部档案收集为例，根据干部人事档案工作条例 干部人事档案材料收集归档规定，以下文件材料都属于干部档案收集内容：履历类材料 自传和思想类材料 考核鉴定类材料 学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料 政审、审计和审核类材料 更改（认定）姓名、民族、

3、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料，个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复，计算连续工龄审批材料等 党、团类材料二、人事档案的文件材料收集 表彰奖励类材料 违规违纪违法处理处分类材料 工资、任免、出国和会议代表类材料 治丧材料 干部人事档案报送、审核工作材料 其他可供组织参考的材料三、人事档案的文件材料鉴别 在鉴别中可参照如下原则：判断是否属于干部人事档案材料 查材料是否属于办毕材料 审查材料是否齐全、完整 审查材料是否手续完备四、人事档案的整理 人事档案的分类 由具体条例确定 人事档案的文件材料排列 不同类材料按不同方式排序，主要排序方式有：按档案材料形成时间排序 按

4、档案材料内容的主次关系进行排序 按时间顺序或按材料性质相对集中排序的 文件目录的编制 档案材料的装订五、人事档案的保管 人事档案保管的范围 各级管理人员，其全套人事档案由主管部门保管，主要协管的部门只保管档案副本 离休、退休和退职人员，就地安置的，档案由原管理单位或工作单位保管；异地安置的，则可转到负责管理该人员的组织、人事部门保管 开除公职人员，未就业的，其档案由原管理单位保管；另就业的，其档案转给有关的人事部门保管 受刑人员，在处分期内，其档案由原管理单位保管；刑满释放后，重新安排工作的，其档案由有关人事部门或政府部门所属的人才流动服务中心保管 出国不归、失踪及逃亡人员，其档案由原管理单位

5、保管 干部档案管理人员及其本单位的直系亲属的档案，由所在单位组织指定有关部门专人保管五、人事档案的保管 人事档案保管的设施与要求 人事档案管理部门要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜 库房面积，每千卷需20 30平方米。库房内应设置空调、去湿设备、灭火设备等 经常检查库房内的各类设施和安全措施，保证所有设施能正常使用 要保持库房的清洁和适宜的温湿度六、人事档案的利用 利用人事档案主要通过以下五种途径实现：一是提供阅览 二是提供外借 三是出具档案证明 四是提供综合性的档案信息 五是咨询服务 提供档案利用时必须遵守以下规定：规范审查程序 查阅干部档案，利用单位应派中共党员干部到

6、保管单位查阅室查阅 人事档案一般不外借 任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案 严禁涂改、圈画、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容 借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案内容七、人事档案的转递 人事档案管理依据档案随人原则。也就是说，随着人员工作关系的调整迁移，其人事主管单位如果发生变动，就要办理人事档案转移手续，原人事主管单位必须将已调离人员的档案转到新的主管或协管单位 另外，在办理干部职务的任免、奖励、处分等项工作中，形成新的人事档案材料，所在单位也要将材料转给管理人事档案的部门第二节 会计档案管理概要u会计档案概述u会计档案的归档范围u会计档案的整理

7、立卷u电子会计资料的管理要求u会计档案的保管u会计档案的归档与移交u会计档案的借阅u会计档案的鉴定与销毁一、会计档案概述 会计档案的概念 会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案 会计档案的特点 专业性、客观性、巨量性二、会计档案的归档范围 会计档案的归档范围包括以下几类：会计凭证 会计账簿 财务会计报告 其他会计资料三、会计档案的整理立卷 会计凭证的立卷方法 一般按月立卷 会计账簿的立卷方法 按年度立卷 财务会计报告（会计报表）的立卷方法 按年度立卷

8、立卷时要区分不同的保管期限 年度报表与季度、月度报表分别组卷四、电子会计资料的管理要求 同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案 第一，形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输 第二，使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序 第三，使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系 第四，采取有

9、效措施，防止电子会计档案被篡改 第五，建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响 第六，形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案五、会计档案的保管 会计档案的保管期限 会计档案的重要程度不同，其保管期限也有所不同五、会计档案的保管 会计档案的保管要求 会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有相应的防火器材 采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞；会计档案室应保持通风透光，防止潮湿，并有适当的空间、通道和查阅场地，以利查阅 设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏、损失、散失和泄

10、密 电子会计档案保管要采取防盗、防磁等安全措施六、会计档案的归档与移交 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意 单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年 临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案 各单位会计管理机构在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续 纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装 电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定 特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交七、会计档案的借阅 会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，如有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准 外单位人员借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续 单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续八、会计档案的鉴定与销毁 各单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书 经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照程序销毁