《人力资源管理基础与实务》课件模块三工作分析与工作设计.ppt

1、1.对企业工作分析中的典型工作任务有一个感性的认识。2.了解工作分析在人力资源管理中的重要性 3.掌握工作分析内容和程序。4.熟知工作再设计的原则和方法。知识目标 1.能够熟练运用调查法、访谈法和观察法采集工作分析所需信息。2.能够就某一工作做出正确合理的工作分析并编写岗位说明书。技能目标学习目标学习目标1.人力资源部负责宣传工作分析的重要性,为此项工作的顺利开展奠定基础。2.人力资源部负责明确工作分析的目的,向各有关部门提出具体的工作目标和要求。3.人力资源部组织公司相关部门的人员进行培训,把握工作分析的内容和程序。4.人力资源部门和相关部门运用正确的工作分析方法开展工作分析活动。5.编写职

2、务说明书,形成工作分析成果。6.运用工作分析成果,并根据环境变化和工作要求进行工作设计。典型工作任务典型工作任务1.看完这6项典型工作任务,你认为工作分析之前要做好哪些准备工作?2.你认为用什么成果可以检验这一模块的学习效果呢?这种成果你能不能从企业中收集到？讨论：讨论：单元一认识工作分析单元一认识工作分析单元二工作分析程序和方法单元二工作分析程序和方法单元单元三三岗位工作说明书编写岗位工作说明书编写单元单元四四工作设计工作设计 学习主要内容学习主要内容单元一认识工作分析单元一认识工作分析 某公司在某个新品牌第一批次小批量投放市场后，公司销售业代发现商标竟然漏印了生产厂址，公司老总急令停止生产

3、追究责任。公司责成相关部门组成调查小组追究是哪个环节出了问题。经查发现，商标设计的习惯做法是：市场部负责品牌策划，一般是市场部先拿出设计稿，技术部审核文字，然后交采购部印小样。市场部、技术部在审核签字后，按需求计划采购。市场部说，商标版面的艺术设计归我们管，文字部分是技术部把关。技术部说，我们只管技术性文字的审核，生产厂址不是技术性文字，应由市场部负责。调查小组十分为难，因为公司没有商标从设计、审核、提交采购计划、印刷的管理文件，责任很难认定。小思考小思考 到底应该处罚谁？与岗位职责相关问题总结 1.有人工作量很大,做也做不完；2.有人没活干,整天喝茶、看报纸、上网、聊天、打游戏；3.有人工作

4、相互重叠,有功劳大家争,有责任没人担；4.有工作没人去做,贻误战机；5.招聘的员工,常常会不符合要求；6.不能完成客观的绩效考核,勤无奖懒无罚；7.公司付出了巨大的薪资总额,而员工仍是抱怨工资太低、福利太少；8.员工抱怨公司没有提供足够的培训学习机会；9.公司投入了培训却没有达到期望的效果；10.有的员工不知道自己该做些；11.主管难以确切地评价下属员工的工作成绩是好是坏。1.我们并不了解每个人的工作量是多少；2.我们并不了解到底需要多少工作人员；3.我们并不了解每个岗位到底需要什么样的人员；4.我们并不了解员工的工作职责；5.我们并不了解如何有效地发挥每个人的作用；6.我们并不了解员工的职业

5、生涯；7.我们并不了解员工到底需要什么。一、工作分析的概念 工作分析是通过对工作内容与工作责任的资料汇集、研究和分析,可以确定该项工作的任务、性质和相对价值以及哪些类型的人适合从事这一工作。工作分析的结果通常会形成一份综合性的文件材料职务说明书(工作说明书)。二、工作分析的重点(6W1H)(1)Who:谁来完成这项职务。(2)What:这项职务具体做什么事情。(3)When:职务时间的安排。(4)Where:职务地点在哪里。(5)Why:他为什么履行职务(职务的意义是什么)。(6)for Who:他在为谁履行职务。(7)How:他是如何履行职务的。三、工作分析相关术语(一)要素(二)任务(三)

6、职责(四)工作(五)职务(六)职位(七)职系、职组、职级、职等小练习 请同学们以小组为单位,由组长牵头组织讨论。首先选定一个企业或一个组织,对照上述十个工作分析的相关术语,找出在这个企业或组织中对应的具体人物或事项。三、工作分析的内容 1对岗位的名称、性质、任务、权责、程序、工作对象和工作资料，以及本岗位与相关岗位之间的联系和制约方式等因素逐一进行比较、分析和描述，并作出必要的总结和概括。2明确岗位对员工的素质要求，提出本岗位员工所应具备的，诸如知识水平、工作经验、道德标准、心理品质、身体状况等方面的资格和条件。3将上述岗位分析的研究成果，按照一定的程序和标准，以文字和图表的形式加以表述，最终

7、制定出工作说明书、岗位规范等人事文件。四、工作分析在人力资源管理中的重要性人力资源管理主要职能招聘培训职业生涯规划绩效评估薪酬设计基本资格工作经验工作技能任职培训特殊要求任职资格调查分析职位说明书工作说明工作职责工作内容工作职权工作关系工作条件工作分析单元单元二二工作分析程序与方法工作分析程序与方法一、工作分析程序一、工作分析程序（三）分析阶段（三）分析阶段（二）调查阶段（二）调查阶段灵活地运用访谈、问卷、观察、小组集体讨论等方法，广泛深入地搜集有关岗位的各种数据资料。1.职务名称分析:2.工作规范分析:3.工作环境分析4.工作执行人员必备条件分析:1.掌握各种基本数据和资料。2设计岗位调查方

8、案。3.建立友好合作的关系，4.分解成若干工作单元和环节。5.组织有关人员，学习并掌握调查的内容。(一一)准备阶段准备阶段（四四）总结运用阶段）总结运用阶段本阶段在对调查的结果进行深入细致的分析基础上，再采用文字图表等形式，作出全面的归纳和总结。（五）反馈调整阶段二、工作分析的方法（一）问卷法问卷法是获取工作分析信息的最常用方法。问卷法又称间接调查法,也叫做自行分析法,通常被人们认为是最快捷而最省时间的方法。缺点缺点对问卷设计要求高。调查问卷的设计直接关系到问卷调查的成败,所以问卷一定要设计得完整、科学、合理。优点优点速度快,调查面广,可以在较短的时间内,以较低的费用获得大量与职务有关的信息,

9、并可对调查结果进行多方式、多用途的分析。(1)该职务的各种职责以及花费在每种职责上的时间比例。(2)非经常性的特殊职责。(3)外部和内部交往。(4)工作协调和监管责任。(5)所用物质资料和仪器设备。(6)所做出的各种决定和所拥有的斟酌决定权。(7)所准备的记录和报告。(8)所运用的知识、技能和各种能力。(9)所需培训。(10)体力活动及特点。(11)工作条件。一个典型的工作分析调查问卷通常包括下列问题：（二）访谈法 访谈法是分析者通过与分析对象面对面谈话来搜集信息资料的方法,是获取工作分析信息的通用方法。有三种访谈的形式可用来收集工作分析资料:个别面谈、集体面谈、管理人员面谈。访谈法适合于脑力

10、职务者,如开发人员、设计人员、高层管理人员等。优点优点可获得完全的工作数据以免去员工填写工作说明书的麻烦;可进一步使员工和管理者沟通,以获取谅解和信任;可以不拘形式,问句内容较有弹性,可随时补充和反问,这是填表法所不能办到的;收集方式简单。缺点缺点信息可能受到扭曲；一般非常耗费时间；专业性和管理性的职务一般更为复杂和较难分析,从而往往需要更长的时间;占去员工工作时间,妨碍生产。（三）观察法 研究者们主张采用观察法对工作人员的工作过程进行观察,记录工作行为的各方面特点;同时,了解工作中所使用的工具设备;了解工作程序、工作环境和体力消耗。思考：观察法的优点和缺点？小案例 在工作实践中,这样的情况很

11、普遍:有的员工工作十分投入,十分认真,但是工作效率不高。南京某IT企业有十几名业务人员,业务人员的素质相差不大,但业绩差异十分巨大。其中最明显的两个人,员工小王与员工小李,他们一个月的绩效有5倍之差。但在对全部员工的调查问卷中,大家一致认为小李比小王更能吃苦、更认真。于是人力资源部对两个人作了一周5个工作日的跟踪观察。当时公司规定是上午8:30上班,下午17:30下班,中午休息1小时。一周跟踪下来的情况如下:小王平均是8:21到公司,小李是8:05到公司。小王一天的工作情况小王一天的工作情况:到公司后花5分钟时间做卫生工作,然后开始电话联系新客户。平均到9:40分电话联系结束,这期间平均打电话

12、为21个,找到对方负责人的电话为15个。9:4011:00,处理前一天老客户的成交单据,同时预约下午的老客户拜访。上午11:0011:40以及下午13:3014:30,平均又有大约18个开拓新客户的电话,找到单位负责人的电话为12个。14:3017:00,外出进行客户的约定拜访,平均走访4家客户,成功拜访(指能见到分管业务的负责人)平均为3.6家。17:0017:30,回公司处理一些杂务,下班离开公司的平均时间是17:43分。小李一天的工作情况小李一天的工作情况:到公司后平均花15分钟时间做卫生工作(其中还会帮其他同事做一些事)。8:20开始处理前一天老客户的业务事务,平均处理1小时,到9:2

13、0结束。9:2011:50,电话联系开拓新客户的工作。其间,平均打34个电话,成功找到单位负责人的电话为9个。13:2017:10,走访老客户,平均走访5家,平均成功访问为12家。17:1018:30,回公司处理一些杂务,平均下班时间为18:35分。分析 对小王、小李的专业业务掌握进行了综合测试,小李得91分,小王得84分。对小王、小李的沟通技巧进行了面试,5个评委,小李得81分,小王得89分。人力资源部对小李电话访问成功率低的原因进行了分析,发现小李电话开拓新客户的时间,正好是多数客户的负责人外出办事的时间,而小王打电话的时间多数客户的负责人还在公司。小李走访客户没有事先预约,所以成功率低,

14、多数客户的负责人不在,仅有的一点成功率也多是在下午17:00左右的最后一两个拜访中出现的,而小王的走访多是事先预约的。人力资源部认为以上两点是小王、小李业绩差异的主要问题。根据这一结论,人力资源部让小李先调整工作时间的分配,采用小王的工作时间分配形式。调整后,经过一周的磨合,到第二周,发现小李的成功率有了大幅度的上升,工作量反而有了一些下降。电话开拓新客户的数量为每天36个,成功数上升到22个,客户走访量仍是5家,成功率上升到4家。两个月后,小李的业绩已经达到小王的90%。上面这一案例,说明员工的工作行为对员工的工作业绩是有较大影响的。在工作分析时,通过跟踪观察,对员工的工作行为进行记录,并在

15、此基础上进行科学分析,据以调整和引导员工的工作行为。（四）技术会议法（五）工作日记法（六）工作参与法（七）关键事件法单元单元三三岗位说明书的编写岗位说明书的编写一、设计框架二、岗位说明书内容编写 三、职务说明书编写注意事项 1.清晰。2.具体。3.内容可简可繁。4.由企业高层领导、典型职务代表、人力资源管理部门代表、外聘的岗位分析专家与顾问共同组成工作小组或委员会，协同工作，完成此任务。基本信 息职位名称行政秘书职位编号 7所属部门行政部直接上级办公室主任职位概 述负责会议安排、电话转接、邮件收发、文档管理、来访接待等日常行政事务工作任职资 格学 历大专以上专 业文秘、中文等相关专业工作经验1

16、年以上相关工作经验能力素质具有较强的沟通能力、表达能力、时间管理能力，条理性强，工作积极主动业务了解范围掌握公司行政管理、文档管理及公关礼仪知识；了解公司内部工作及业务流程培训经历受过文书写作、档案管理等方面的培训知 识具备文秘、公共关系、行政管理等相关知识职 责 细 化 描 述岗位职责职责一行政事务处理工作任务1来访接待2负责电话、邮件、传真等各种渠道信息的处理3协助领导安排公司各种工作会议4按照上级指示列席会议，并做好会议记录5相关文件的起草、打印、登记、存档管理职责二办公设备管理工作任务1负责办公室办公设备、用品的使用与管理并建立管理台账2协助相关工作人员定期对办公设备进行检查、检修，确

17、保办公设备正常使用职责三沟通协调工作任务1负责协调上级与各部门的联络与交流2协助完成对外联络事宜职责四文档资料管理工作任务1协助制定公司文档管理制度2做好公司文件登记、归档管理工作 四、职位说明书范例单元单元四四工作设计工作设计一、工作设计概念 工作设计又称岗位设计，是指根据组织需要，并兼顾个人的需要，规定每个岗位的任务、责任、权力以及组织中与其它岗位关系的过程。它是把工作的内容、工作的资格条件和报酬结合起来，目的是满足员工和组织的需要。案例 富士康科技集团是全球 3C(计算机、通讯、消费性电子)代工领域规模最大、成长最快、评价最高的国际集团,是全球 3C代工服务领域龙头,也是世界 500强企

18、业之一。但自从 2010年 1月 23日富士康第一跳以来,在短短半年内发生的十五跳让社会瞩目震惊。短时间内专家、政府纷纷介入富士康,社会各界众说纷纭。富士康事件是由多种原因共同造成的,其中就有岗位设计方面的原因。富士康一线员工的工作内容机械化程度很高,有标准化的工序及操作规程和方法。在具体工作中,只是日复一日的重复操作,没有员工自主发挥的空间。由于工作分解为高度专业化的操作单元,对技能以及综合能力也没有较高要求。与此相对应的,第二代农民工抗压能力不强,喜欢接受新的事物。因而,他们对工作难以产生满足感和成就感,内在报酬水平低下。根据新华网报道,富士康的员工流失率在每年 35%左右,这意味着企业的员工每3年就会完全换一遍。二、工作设计影响因素（一）员工的因素（二）组织的因素（三）环境因素三、工作设计原则（一）专业分工原则（二）协调费用最小原则（三）不相容职务分离原则四、改进工作设计的方法 （一）岗位工作扩大化和丰富化 1、岗位扩大化。2、岗位丰富化。（二）团队化工作方式 （三）弹性岗位设置 （四）劳动环境的优化