演示文稿1-3-1-会计档案保管制度设计课件.pptx

1、ACCOUNTING PROFESSIONAL TEACHING RESOURCES FOR HIGHER VOCATIONAL EDUCATION企业会计制度设计学习情境一 企业会计组织机构设计 高等职业教育会计专业教学资源库子情境一：会计机构设计子情境一：会计机构设计子情境二：会计人员配备子情境二：会计人员配备子情境三：会计档案管理制度设计子情境三：会计档案管理制度设计子情境四：会计工作交接制度设计子情境四：会计工作交接制度设计情境一：企业会计组织机构设计 子情境三子情境三 会计档案管理制度设计会计档案管理制度设计 1234会计档案整理制度设计会计档案整理制度设计会计会计档案归档保管制度设

2、计档案归档保管制度设计会计会计档案借阅使用制度设计档案借阅使用制度设计会计会计档案保管期限制度设计档案保管期限制度设计5会计会计档案销毁制度设计档案销毁制度设计【引例引例】2018年年12月，华中兴业公司的档案管理员张某月，华中兴业公司的档案管理员张某在整理档案时感觉档案资料太多，档案室已经非在整理档案时感觉档案资料太多，档案室已经非常拥挤，没有空间再继续存放新档案文件，经过常拥挤，没有空间再继续存放新档案文件，经过检查，他发现有许多会计档案已经超过了保管期检查，他发现有许多会计档案已经超过了保管期限，于是张某找到了会计科长李某讨论了这件事限，于是张某找到了会计科长李某讨论了这件事情，两人经过

3、核对认为这些会计档案的确已经超情，两人经过核对认为这些会计档案的确已经超过了保管年限，于是在登记以后两人一起对这些过了保管年限，于是在登记以后两人一起对这些会计档案进行了销毁。会计档案进行了销毁。【引例引例】问题与任务：问题与任务：华中兴业公司华中兴业公司有哪些不妥之处？应如何改进？有哪些不妥之处？应如何改进？知识准备知识准备会计档案的概念会计档案的概念 会计档案是指单位在进行会计核算会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的等过程中接收或形成的,记录和反映单位记录和反映单位经济业务事项的经济业务事项的,具有具有保存价值的文字、保存价值的文字、图表等各种形式图表等各种形式的会计资料的会

4、计资料,包括通过计包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的算机等电子设备形成、传输和存储的电电子会计档案子会计档案会计档案的内容会计档案的内容会计凭证类会计凭证类 财务报告类财务报告类 会计账簿类会计账簿类 其他类其他类 原始凭证，记账凭证原始凭证，记账凭证总账，明细账，日记账，总账，明细账，日记账，固定资产卡片，及其他辅固定资产卡片，及其他辅助性账簿。助性账簿。月度、季度、年度财务报告，月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附注。包括会计报表、附注。银行存款余额调节表，银行银行存款余额调节表，银行对账单、对账单、纳税申报表纳税申报表、会计档、会计档案移交清册、会计档案保管清案移交清册、会

5、计档案保管清册、会计档案销毁清册、册、会计档案销毁清册、会计会计档案鉴定意见档案鉴定意见书及其他具有保书及其他具有保存价值存价值的会计资料的会计资料。会计档案 预算、计划、制度等文件材料，不属于会计档案，应当作为文书档案进行管理。会计档案鉴定意见书 会计档案鉴定意见书，是指会计档案销毁前，会计档案鉴定意见书，是指会计档案销毁前，应当由单位档案管理机构牵头，组织单位应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、会计、审计、纪检监察审计、纪检监察等机构或人员共同对等机构或人员共同对已到保管期已到保管期限并准备销毁的档案限并准备销毁的档案进行鉴定，包括：保管期限、进行鉴定，包括：保管期限、有无继续保存价

6、值、是否存在未了结事项等问题有无继续保存价值、是否存在未了结事项等问题进行鉴定，并出具书面报告。进行鉴定，并出具书面报告。会计档案的内容会计档案的内容(1)(1)形成的电子会计资料来源真实有效，形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；由计算机等电子设备形成和传输；(2)(2)使用的会计核算系统能够准确、使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、计报表等会计资料，设定了经办、审核、

7、审批等必要的审签程序；审核、审批等必要的审签程序；(3)(3)使用的电子档案管理系统能够有效使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；案的检索关系；（4 4）采取有效措施，防止电子会计档案被）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；篡改；(5)(5)建立电子会计档案备份制度，能建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；为破坏的影响

8、；(6)(6)形成的电子会计资料不属于具有永久形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。案。同时满足同时满足 下列条件下列条件，形成电子档案形成电子档案。单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。会计档案的内容会计档案的内容职业判断业务操作职业判断业务操作会计会计档案档案内容内容会计账簿类会计账簿类会计凭证类会计凭证类 一、会计档案的整理制度设计一、会计档案的整理制度设计会计报表类会计报表类其他类其他类每月末将装每月末将装订成册的凭订成册的凭证，统一登证，统一

9、登记案卷目录记案卷目录，每月立卷，每月立卷一份。一份。根据凭证的根据凭证的多少，分散多少，分散装订，做到装订，做到整齐、牢固整齐、牢固、美观。、美观。单位名称、单位名称、年度、月份年度、月份、起止日期、起止日期、号码、装、号码、装订人签章。订人签章。分散装订分散装订 封面内容要齐全封面内容要齐全 按月立卷按月立卷 一、会计档案的整理制度设计一、会计档案的整理制度设计（一）会计凭证整理制度（一）会计凭证整理制度是每月是每月是每月重要的事情说三遍装订的会计凭证要有哪些人签字？一、会计档案的整理制度设计一、会计档案的整理制度设计1.办理完年度结账后，只在下一行办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写

10、的摘要栏填写“结转下年结转下年”字样，字样，不填其它内容。不填其它内容。2.装订前，应按账簿启用表的使用装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。，是否按顺序排列。3.活页账簿去空白页后，将本账面数项活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账夹，用坚固耐磨的纸填写齐全，撤去账夹，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成张做封面、封底，装订成册。不同规册。不同规格的活页账不得装订在一起。格的活页账不得装订在一起。（4 4）会计账簿的装订顺序：会计账簿）会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面装订封面账簿启用表账簿启用表账户目录账户目录

11、按本账簿页数顺序装订账页按本账簿页数顺序装订账页会计账会计账簿装订封底。簿装订封底。5.5.装订后的会计账簿应牢固平整不装订后的会计账簿应牢固平整不得有折角掉页现象。得有折角掉页现象。6.6.账簿装订的封口处，应加盖装订账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。人印章。7.7.装订后，会计账簿的脊背应平整，装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。并注明所属年度及账簿名称和编号。8.8.会计账簿的编号为一年一编，编号顺会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账、辅助账。款日记账、分户明细账、辅助账。一、

12、会计档案的整理制度设计一、会计档案的整理制度设计（二）（二）会计账簿会计账簿整理制度整理制度 一、会计档案的整理制度设计一、会计档案的整理制度设计会计账簿的编号：一会计账簿的编号：一年一编，编号顺序为年一编，编号顺序为总账、现金日记账、总账、现金日记账、银行存（借）款日记银行存（借）款日记账、分户明细账、辅账、分户明细账、辅助账。助账。装订的会计账簿需要哪些人签字？与会计凭证有什么不同吗？一、会计档案的整理制度设计一、会计档案的整理制度设计（三）会计报表整理制度（三）会计报表整理制度 会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册。一、会计档案的整理制度设计一、会计档案的整理制度设计

13、装订顺序：封面编制说明会计报表报表附注封底 按保管期限编制卷号，年度终了统一归档保管。装订的报表要有哪些人签字？与会计凭证和会计账簿有什么不同吗？一、会计档案的整理制度设计一、会计档案的整理制度设计一、会计档案的整理制度设计一、会计档案的整理制度设计注意事项：注意事项：在整理会计档案时，使用的装具在整理会计档案时，使用的装具应做到整齐统一，类目醒目。记账凭应做到整齐统一，类目醒目。记账凭证使用标准卷皮的不可装盒（袋）；证使用标准卷皮的不可装盒（袋）；会计账薄、财务会计报告以及其他材会计账薄、财务会计报告以及其他材料料。会计档案。会计档案卷皮、卷盒背脊要注明年月、类别、卷皮、卷盒背脊要注明年月、

14、类别、期限和卷号。期限和卷号。单位单位会计管理会计管理机构机构保管保管单位单位档案管理档案管理机构机构保管保管二、会计档案的归档保管制度设计二、会计档案的归档保管制度设计会计档案归档保管会计档案归档保管单位的会计档案由本单位的单位单位的会计档案由本单位的单位档案管理机构负责档案管理机构负责1231.1.单位的会计档案由本单位的单位档案管理机单位的会计档案由本单位的单位档案管理机构负责。单位档案管理机构是指单位的档案机构负责。单位档案管理机构是指单位的档案机构或者档案工作人员所属机构。构或者档案工作人员所属机构。2.2.单位也可以委托具备档案管理条件的机构单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为

15、管理会计档案。代为管理会计档案。3.3.单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。全性进行检测，符合要求的才能接收。二、会计档案的归档保管制度设计二、会计档案的归档保管制度设计单位单位档案管理机构档案管理机构职责职责1231.1.按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制的会计资料整理立卷，编制“会计档案保管清册会计档案保管清册”。2.2.当年形成的会计档案，在会计年度终了后

16、，可由单位会计管当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。3.3.单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案且出纳人员不得兼管会计档案。二、会计档案的归档保管制度设计二、会计档案的归档保

17、管制度设计单位单位会计管理机构会计管理机构职责职责454.4.单位会计管理机构在办理会计档案移交时，应当编制单位会计管理机构在办理会计档案移交时，应当编制“会计会计档案移交清册档案移交清册”，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。移交时，纸质会计档案应当保持原卷的封装。续。移交时，纸质会计档案应当保持原卷的封装。5.5.移交电子会计档案时，应当将电子会计档案及其元数据一并移交电子会计档案时，应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。对于特移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。对于特殊格式的电子会计档案应

18、当与其读取平台一并移交。殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。三、会计档案的归档保管设计三、会计档案的归档保管设计 三、会计档案的归档保管设计三、会计档案的归档保管设计 会计档案移交清册会计档案移交清册序号 档案类别 案卷名称起止日期编号卷内张数 保管期限已保管期限备注 1.财务部建财务部建立会计档案立会计档案清册和借阅清册和借阅登记清册，登记清册，履行登记手履行登记手续，严禁篡续，严禁篡改和损坏。改和损坏。2.凡需借会凡需借会计档案人员，计档案人员，须经财务负须经财务负责人或单位责人或单位领导批准后，领导批准后，方可办理调方可办理调阅手续阅手续 3.借阅会计借阅会计档案人员，档案人员

19、，不得在案卷不得在案卷中标画，不中标画，不得拆散原卷得拆散原卷册，更不得册，更不得抽换抽换 4.借阅会计档借阅会计档案人员，不得案人员，不得将会计档案携将会计档案携带出外，特殊带出外，特殊情况，须经财情况，须经财务负责人或单务负责人或单位领导批准需位领导批准需 需要复制会计档案的，须经财务负责人或单需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。位领导批准后方可复制。三、会计档案的借阅使用制度设计三、会计档案的借阅使用制度设计企业和其他组织会计档案保管期限表企业和其他组织会计档案保管期限表序号序号档案名称档案名称保管期限保管期限备注备注一一会计凭证类会计凭证类1原始凭证原始凭证30

20、2记账凭证记账凭证30二二会计账簿类会计账簿类3总账总账30包括日记总账包括日记总账4明细账明细账305日记账日记账306固定资产卡片固定资产卡片7其他辅助性账簿其他辅助性账簿30四、会计档案的保管期限制度设计四、会计档案的保管期限制度设计序号序号档案名称档案名称保管期限保管期限备注备注三三财务报告类财务报告类 8月、季度、半年度财务会计报告 10年 9年度财务报告（决算）永久 四四其他类其他类10银行余额调节表10年11银行对账单10年12会计档案移交清册 30年13会计档案保管清册 永久 14会计档案销毁清册 永久 15会计档案鉴定意见书永久企业和其他组织会计档案保管期限表企业和其他组织会

21、计档案保管期限表四、会计档案的保管期限制度设计四、会计档案的保管期限制度设计会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。四、会计档案的保管期限制度设计四、会计档案的保管期限制度设计会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。会计档案保管期满应按规定予以销毁，会计档案保管期满应按规定予以销毁，销毁前应进行鉴定，并按照销毁程序予以销毁前应进行鉴定，并按照销毁程序予以销毁。销毁。五、会计档案的销毁制度设计五、会计档案的销毁制度设计（一）会计档案（一）会计档案鉴定制度设计鉴定制度设计 1.已到保管期限的已到保管期限的会计档会计档案案应当进应当进行行鉴鉴定定。单单位位

22、应当应当定期定期对对已到保管期限的已到保管期限的会计档会计档案案进进行行鉴鉴定，定，并并形成形成“会计档会计档案案鉴鉴定意定意见书见书”。2.2.会计档案鉴定工作组织。会计档案会计档案鉴定工作组织。会计档案鉴定工作应当由单位鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察组织单位会计、审计、纪检监察等机构或等机构或人员共同进行。人员共同进行。3.3.鉴定结果处理。经鉴定，仍需继续保鉴定结果处理。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确保管期满，确无保存价值的会计档案无保存价值的会计档案，可以，可

23、以销毁。销毁。五、会计档案的销毁制度设计五、会计档案的销毁制度设计 五、会计档案的销毁制度设计五、会计档案的销毁制度设计1.编制编制“会计档案销毁清册会计档案销毁清册”2.相关人员签署意见相关人员签署意见3.组织销毁工作组织销毁工作4.电子会计档案销毁的特别规定电子会计档案销毁的特别规定单位档案管理机构单位档案管理机构编制编制“会计档案销毁清册会计档案销毁清册”，列明拟，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。单位负责人、档案管理机构负责人、会计

24、管理机构负单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在“会计档案销毁清册会计档案销毁清册”上签署意见。上签署意见。单位档案管理机构负责单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

25、电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。系统管理机构共同派员监销。五、会计档案的销毁制度设计五、会计档案的销毁制度设计（二）（二）会计档案会计档案销毁流程设计销毁流程设计五、会计档案的销毁制度设计五、会计档案的销毁制度设计 会计档案会计档案监销制度监销制度销毁会计档案时，应销毁会计档案时，应当由档案机构和会计当由档案机构和会计机构共同派员监销。机构共同派员监销。国家机关销毁会计档国家机关销毁会计档案时，应当由同级财案时，应当由

26、同级财政部门、审计部门派政部门、审计部门派员参加监销。财政部员参加监销。财政部门销毁会计档案时，门销毁会计档案时，应当由同级审计部门应当由同级审计部门派员参加监销。派员参加监销。五、会计档案的销毁制度设计五、会计档案的销毁制度设计1231.未了事项的会计凭未了事项的会计凭证不得销毁。保管期证不得销毁。保管期满但未结清的债权债满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案立卷，电子会计档案单独转存，保管到未单独转存，保管到未了事项完结时为止。了事项完结时为止。2.

27、单独抽出立卷或转单独抽出立卷或转存的会计档案，应当存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册和会计档案保管清册中列明。册中列明。3.单位因撤销、解散、单位因撤销、解散、破产或其他原因而终破产或其他原因而终止的，在终止或办理止的，在终止或办理注销登记手续之前形注销登记手续之前形成的会计档案，按照成的会计档案，按照国家档案管理的有关国家档案管理的有关规定处置。规定处置。五、会计档案的销毁制度设计五、会计档案的销毁制度设计（三）不能销毁的会计档案（三）不能销毁的会计档案 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事保管期满但未

28、结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁得销毁 五、会计档案的销毁制度设计五、会计档案的销毁制度设计不能销毁的会计档案，需要永久保存本情景小结本情景小结THEEND谢谢观看THANK YOU FOR YOUR GUIDANCE.