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1、档案管理培训克拉玛依魔鬼城旅游开发有限责任公司2015.1.26第一章第一章 你知道什么是档案吗你知道什么是档案吗一、从结绳记事到电子文档（一）档案的起源：1.“结绳记事”中国自古就有结绳记事的记载（二）多种多样的档案形式 陶文档案 产生时间：新石器时代晚期，距今5000年左右特点：记录在陶器上的记事符号甲骨档案产生时间：商周时期，距今3000多年。特点：记载内容翔实，保存完整，已达到一定水平。金石档案产生时间：始于商代特点：是铸刻在金属鼎器上的一种铭文，也称钟鼎文，古人称铜为金，所以又称为金文。坚固耐久，但比较笨重。简牍档案产生时间：商周特点：书写在竹片或木板上缣帛档案产生时间：几乎与简牍档

2、案同时产生。特点：轻便，便于传递，但造价昂贵。纸质档案产生时间：汉代特点：书写方便，便于传递和保存，造价低廉。现代载体档案产生时间：近现代以来特点：存储容量大，所需空间小，便于长期保存。邓小平、王震1986年在桂林游览漓江（三）档案名称的演变与沿革（三）档案名称的演变与沿革 最早：“典”和“册”周代：“中”商周：“简”、“牍”、“简策”、“简牍”、“简书”、“帛书”、“竹帛”等。汉唐：“文案”、“案牍”。二、走出概念认识的误区误区一：图书、报刊、资料就是档案原始记录性是区别档案与图书、报刊、资料的依据 误区之二：文件档案文件是档案的基础，档案是文件的精华。文件转化为档案必须具备三个条件 1.办

3、理完毕的文件才归入档案 2.对日后工作有参考利用价值的文件 3.按一定规律集中保存的文件最终才能成为档案档案的定义档案是处理完毕、具有参考价值的、集中保存起来的历史记录。档案法上的定义第一章“总则”第二条“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”三、档案就是废纸一张吗？1.档案的基本作用 凭证作用参考作用 明内阁大学士邱濬:今世赖之以知古，后世赖之以知今者也（明 实录）郭沫若题赠档案馆 前事不忘后事师，自来坟典萃先知。犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。

4、国步何由探轨迹，民情从以识端倪。上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。2.档案的主要作用机关工作的查考凭据生产建设的参考依据 政治斗争的必要工具 科学研究的可靠资料 宣传教育的生动素材档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史上的某些事实，作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件。3.档案发挥作用的规律性档案对机关的作用和社会作用的双重性档案机密性的递减律档案科学文化作用的递增律实现档案价值的条件 A、受社会发展水平的限制 B、受公众对档案认识水平的限制 C、受档案管理水平的限制四、档案工作的内容和性质1.内容六环节之说：收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。八环节之说：收集、整理、鉴定、保

5、管、统计、提供利用、检索、编研2.性质档案工作是一项管理性的工作 A、档案工作是专门负责管理档案的一项业务工作 B、是某种管理工作的组成部分 C、是专门管理档案的科学性工作档案工作是一项服务性的工作档案工作是一项政治性的工作第二章第二章 迈出坚实的第一步：迈出坚实的第一步：做好档案的收集工作做好档案的收集工作一、平日做个有心人做好文书立卷工作一）立卷对文书工作和档案工作的意义1.保持文件之间的历史联系，便于查找利用2.保护文件的完整与安全，便是保管(二）科学立卷的方法好的立卷方法要满足两种基本要求保持文件之间的联系便于保管和利用1.按问题特征立卷问题特征指的是文件内容所反映的事件、人物、事物、

6、问题或工作性质。所谓按问题特征立卷，就是将反映同一事件、人物、事物、问题、工作性质的文件组合在一起立卷。特点：保持文件之间的历史联系，反映出一个问题处理的全貌，便于查找。例如：关于撤销经理职务的文件材料 同一人物 关于购买设备的文件材料 同一事物 关于评定工资问题的文件材料 同一问题 关于宣传工件的文件材料 同一性质工作注意：有些文件是不适合、不便于按问题特征立卷的例如：一次会议的文件，不能按问题拆开，插入其他有关这个问题的发件中去。2.按时间特征立卷时间特征指文件内容针对的时间和文件形成的时间所谓按时间特征立卷，就是将属于同一时间（如同一年度或同一季度、同一月份，或上半年、下半年等）的文件集

7、中立卷。特点：可以反映出企业不同时期的工作特点，便于查找企业在不同发展阶段的工作面貌。例如：魔鬼城公司2014年上半年会议记录 魔鬼城公司2014年第一季度旅游人数情况统计表 按时间特征立卷的几种情况(1)一般文件放在写成年立卷。如果是年末起草，在次年初批准、通过和发出的，可放在批准、通过的年度立卷。(2)年度计划、总结、报表、预算、决算等时间针对性很强的文件，一般放在所针对的年度立卷。跨年度的或多年计划，放在开始的年度立卷；跨年度或多年的总结，放在最后的年度立卷。(3)总结和计划放在一的文件，应视文件内容的主次和中心来定。如2001年工作总结与2002年的工作要点(4)经过跨年度办理完毕的文

8、件，可放在处理的主要年度或放在办结的一年立卷。(5)为某项工作或某次会议收集的在关材料，不按文件原来的写成年度或内容针对年度立卷，而应放在使用年度。二、归档档案工作的起点1.归档文书部门或业务部门将文件整理立卷后，按照规定的时间移交给档案室集中保管。2.归档范围(1)需要立卷归档的文件材料 凡是本单位在工作活动中形成的，经过办理完毕的，具有查考利用价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、以及编制的图表、簿册、有关的照片等文件和材料，均需立卷归档保存。(2)不需要立卷归档的文件材料重份文件无查证利用价值的事务性、临时性文件仅供参考、参阅、征求意见，不需要办理的文件未经领导审

9、批或会议讨论通过的未定稿文件、未生效文件一般文件的历次修改稿3.归档时间：第二年上半年4.案卷整理 案卷整理的具体内容：(1)调整立卷检查卷内文件成分检查卷内文件联系检查卷内文件保存价值检查卷内文件数量注意：一个案卷一般200页左右为宜。一般不能少于40页。(2)拟定案卷标题A.案卷标题应具备的条件文字上简练通顺，概括准确。避免过 于抽象或堆砌文件标题基本结构力求完整，合乎语法，标点 正确。B.案卷标题的结构（地区）作者作者（通讯者）（时间）（地区）问题问题名称名称(3)卷内文件的排列、编号排列方法：可按时间、问题、地区、作者、通讯者、名称、重要程度、人名的姓氏笔画或拼音字母的顺序等。编号：用

10、阿拉伯数字编写张号 编号的位置：左侧装订的案卷可编在右上角。编号后，发现有编错、编漏、编重页时，补救的办法：如：第12页后编漏一页跳到14页，可将第12页改为1213页（在备考表中注明第12、13页为一页）；如第12页重编，可改为第12（1）、第12（2）页（在备考表中注明第12页共两页）。(4)填写卷内目录与备考表卷内目录的项目有：顺序号作者发文号文件标题文件日期所在张号备注 卷内文件目录式样：卷内文件目录卷内备考表(5)填写案卷封皮与装订A.案卷封皮项目的填写机构名称（全称）案卷标题卷内文件张数年度日期保管期限全宗号、目录号、案卷号B.案卷的装订第三章第三章 档案的整理工作档案的整理工作一

11、、认识一个全新的朋友一、认识一个全新的朋友全宗全宗1.什么是全宗？什么是全宗？所谓全宗，就是一个独立机关、团体、企事业单位或著名人物在社会活动中形成的档案有机整体。2.全宗构成者的条件全宗构成者的条件全宗构成者又叫立档单位，构成立档单位的条件有三条：一是能够独立行使职权，能够以自己的名义对外行文；二是能够独立核算财物，是一个独立的会计单位，自己可以编制并确定经费预算或财务计划；三是具有一定的人事任免权，设有人事管理机构或专门人员。全宗和案卷、文件的关系第四章 档案的保管工作保管工作的任务（一）防止档案的损毁1.人为损毁的原因 政治、经济原因 档案工作人员的素质因素 档案的管理和利用2.自然损毁

12、的原因 内因：档案本身，即制成材料的变化 外因：档案所处的环境和保管档案的条件(二）延长档案的寿命(三）维护档案的安全保证档案的物质安全保证档案的信息安全二、保管工作的内容一）必不可少的存档设备1.档案库房(1)档案库房建筑的原则适用经济美观(2)档案库房的类型综合档案库专门档案库档案资料库2.档案装具直式和横式文件柜3.档案包装材料卷皮卷盒包装纸 (二）档案库房管理（三）档案信息安全1.控制纸质档案的使用提高档案安全防范意识确定档案的使用权限建立健全借阅制度外借文件登记卡2.控制缩微品档案的使用3.控制电子档案的使用必须采取各种措施控制电子档案的使用。保存一份档案外借卡片或外借文件登记卡，在

13、上面记录借出日期、材料内容、借者姓名和归还日期。安全保管电子档案第五章 档案的检索一、了解检索系统档案检索：是对档案信息进行系统存贮和根据需要查找的工件（一）检索工具的基本功能两个 基本功能：存贮：将文件和案卷的外形和内容特征著录下来，按照一定的顺序和方法加以排列，使档案信息集中起来的过程。查找：向利用者提供一定的查找线索和手段，在存贮的档案信息中找出利用者所需要的档案材料的过程。(二）检索工具的作用“桥梁”作用查找作用第七章 e时代新型档案一、电子档案 电子档案与纸质档案的不同电子档案是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。存贮量的变化信息的独

14、立性操作方便传递快捷、实现资源共享存贮空间小具有多种表现形式复制时不容易丢失信息电子档案的缺点对设备的依赖性非直读性信息不安全性、易修改性使用技术与载体的不稳定性电子档案的管理体系集中统一管理电子档案的问题纸质文件和电子文件双套归档问题实行文件、档案一体化管理电子档案的归档归档模式目前对电子文件的归档还是实行电子文件、纸质文件双套归档，即“双套制”。归档范围归档时间管理性文件在第二年上半年归档，技术性文件在项目完成后归档。归档要求齐全完整真实有效整理、编辑、划分保管期限统一规定载体形式、质量要求防病毒编制说明电子档案的保管载体的物理保护严格控制温湿度温度为15 25，相对 温度为40%60%，

15、最佳环境温度为18，相对湿度为40%。净化外部环境防磁防震正确排放与使用，减少机械损伤定期进行检测与拷贝信息的安全维护采用备份和镜像技术，防止文件信息的丢失加密技术访问控制防治病毒安装补丁程序，用以弥补程序缺陷 电子档案的利用电子档案利用的特点不再受“孤本”限制，可实现共享具有良好的利用性，重复利用不会留下老化的痕迹电子档案的利用可采用交互式可进行信息加工电子档案提供利用的方法：提供物质载体的拷贝利用网络传输电子档案通过计算机直接提供利用二、声像档案声像档案录音、录像档案照片档案 录音、录像档案录音、录像档案的特点存贮性直感性真实性易复制性录音、录像档案的归档录好的磁带在向档案室归档时，盒内应

16、装有登记表。录音、录像过程中形成的文字材料，如报告、文稿、演讲稿、解说词等，要注意收集，应与录音、录像档案一同整理、分别保存 照片档案照片档案底片照片文字说明 照片档案的特点形意结合，形象鲜明时间感、空间感强烈形式多样，内容丰富保管要求高照片的整理方法 分类按年代问题进行分类 组卷按重要程度和时间顺序组成案卷 卷内目录填写的项目有照片号或底片号、照片题名、拍摄时间等 案卷排列按年代、类别、重要程度排列文字说明的编写方法与要求包含六个要素，字数不超过200字。文字说明的六要素事由时间摄影者背景人物地点第八章 人事档案一、人事档案概述一、人事档案概述（一）人事档案的含义及正副本制度（一）人事档案的

17、含义及正副本制度1.人事档案是国家机构和社会组织在人事管理活动中直接产生的，反人事档案是国家机构和社会组织在人事管理活动中直接产生的，反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查的历史记录。以备查的历史记录。主要包括：干部档案、工人档案、学生档案、军人档案。主要包括：干部档案、工人档案、学生档案、军人档案。2.人事档案的正副本制度人事档案的正本：由全面地反映一个人的历史和现实情况的全部人事档案材料构成。人事档案的副本：由反映一个主要情况的材料构成，副本内容的材料，通常是由正本中的履历材料、鉴定材料、考核材料、学历材

18、料、审查结论材料、处分决定、任免材料、工资级别等主要材料的重复件或复制件构成。（二）人事档案的特点：1.人事档案以单个人为一宗整理立卷2.内容具有动态性3.随着人员的主管单位变动而变动4.具有较强的机密性（三）人事档案的作用1.用人治事的重要依据2.研究人事宏观管理的信息源3.编史修志的史料4.宣传教育的素材四）人事档案工作的主要内容1.收集、鉴别和整理人事档案材料，充实人事档案内容，为国家积累档案史料2.保管人事档案，保证人事档案材料的完整与安全3.办理人事档案的提供利用和咨询工作4.登记人员职务变动、工资变动情况5.转递人事档案，对下属单位人事档案管理工作进行业务指导等。6.定期向档案部门

19、移交死亡人员档案。二、人事档案的整理与清理（一）人事档案的整理正本材料的分类：分为10类履历材料自传材料鉴定、考核、考察材料学历、评聘专业技术职务与评定岗位技能的材料政治历史审查材料入党入团材料奖励材料谢谢观看1、用爱心来做事，用感恩的心做人。2、人永远在追求快乐，永远在逃避痛苦。3、有多大的思想，才有多大的能量。4、人的能量=思想+行动速度的平方。5、励志是给人快乐，激励是给人痛苦。6、成功者绝不给自己软弱的借口。7、你只有一定要，才一定会得到。8、决心是成功的开始。9、当你没有借口的那一刻，就是你成功的开始。10、命运是可以改变的。11、成功者绝不放弃。12、成功永远属于马上行动的人。13

20、、下定决心一定要，才是成功的关键。14、成功等于目标，其他都是这句话的注解。15、成功是一个过程，并不是一个结果。16、成功者学习别人的经验，一般人学习自己的经验。17、只有第一名可以教你如何成为第一名。18、学习需要有计划。19、完全照成功者的方法来执行。20、九十九次的理论不如一次的行动来得实际。21、一个胜利者不会放弃，而一个放弃者永远不会胜利。22、信心、毅力、勇气三者具备，则天下没有做不成的事。23、如果你想得到，你就会得到，你所需要付出的只是行动。24、一个缺口的杯子，如果换一个角度看它，它仍然是圆的。25、对于每一个不利条件，都会存在与之相对应的有利条件。26、一个人的快乐，不是

21、因为他拥有的多，而是他计较的少。27、世间成事，不求其绝对圆满，留一份不足，可得无限美好。28记住：你是你生命的船长；走自己的路，何必在乎其它。29、你要做多大的事情，就该承受多大的压力。30、如果你相信自己，你可以做任何事。31、天空黑暗到一定程度，星辰就会熠熠生辉。32、时间顺流而下，生活逆水行舟。33、生活充满了选择，而生活的态度就是一切。34、人各有志，自己的路自己走。35、别人的话只能作为一种参考，是不能左右自己的。36、成功来自使我们成功的信念。37、相互了解是朋友，相互理解是知己。38、没有所谓失败，除非你不再尝试。39、有时可能别人不在乎你，但你不能不在乎自己。40、你必须成功

22、，因为你不能失败。41、羡慕别人得到的，不如珍惜自己拥有的。42、喜欢一个人，就该让他（她）快乐。43、别把生活当作游戏，谁游戏人生，生活就惩罚谁，这不是劝诫，而是-规则！44、你要求的次数愈多，你就越容易得到你要的东西，而且连带地也会得到更多乐趣。45、把气愤的心境转化为柔和，把柔和的心境转化为爱，如此，这个世间将更加完美。46、一份耕耘，一份收获，付出就有回报永不遭遇过失败，因我所碰到的都是暂时的挫折。47、心如镜，虽外景不断变化，镜面却不会转动，这就是一颗平常心，能够景转而心不转。48、每件事情都必须有一个期限，否则，大多数人都会有多少时间就花掉多少时间。49、人，其实不需要太多的东西，只要健康地活着，真诚地爱着，也不失为一种富有。50、生命之长短殊不重要，只要你活得快乐，在有生之年做些有意义的事，便已足够。51、活在忙与闲的两种境界里，才能俯仰自得，享受生活的乐趣，成就人生的意义。52、一个从来没有失败过的人，必然是一个从未尝试过什么的人。53、待人退一步，爱人宽一寸，人生自然活得很快乐。54、经验不是发生在一个人身上的事件，而是一个人如何看待发生在他身上的事。55、加倍努力，证明你想要的不是空中楼阁。胜利是在多次失败之后才姗姗而来。