高效的会议管理培训课件.ppt

1、我们的约定我们的约定学员需有以下三个承诺要积极参与发言要积极听取他人发言要在自己工作上运用准时到教室手机放置无声培训大纲培训大纲 召开会议的时机与决定 有效的会议管理流程 会议前的准备 会议中的控制 会议后的跟进 会议主持管理技巧 会议需要管理会议需要管理吗？会议管理还需吗？会议管理还需要技巧吗？要技巧吗？整个世界在某种整个世界在某种程度上说是一个时时程度上说是一个时时处处充满会议的世界。处处充满会议的世界。会议的正面作用是解会议的正面作用是解决问题，反面作用则决问题，反面作用则是带来难题，因此，是带来难题，因此，会议既需要管理，更会议既需要管理，更不能缺少技巧！不能缺少技巧！我们为什么要开会

2、？我们为什么要开会？解决工作问题解决工作问题行动方案决策行动方案决策状况信息沟通状况信息沟通 显示组织显示组织/部门存在部门存在 巩固主管地位巩固主管地位 激励士气激励士气 理想的会议时机理想的会议时机下列情况，应召开会议下列情况，应召开会议下列情况，不应召开会议下列情况，不应召开会议 需要团队整体提供信息和建议；需要团队参与解决某个问题或共同决策；需要与团队分享信息、成功、担忧或是了解态势；需要来自于不同团队的成员共同处理某个问题；需要公开澄清某个问题、情况；团队强烈需要会面 一对一可以解决 你没有充足的时间准备；有更好的沟通信息的方法，如电子邮件，电话或备忘；没有争议的状况；讨论主题不需要

3、大家同时共同参与；团队成员间需要分开一段时间，以消除冲突或挫败的影响选准开会的时机选准开会的时机需要下属为你决策提供信息需要下属为你决策提供信息你需要进行一个重要的人事决定你需要进行一个重要的人事决定听取下属汇报工作听取下属汇报工作人们对于如何解决问题有不同意见人们对于如何解决问题有不同意见你是唯一做决策并且知道该怎么做的人你是唯一做决策并且知道该怎么做的人团队成员对上次会议的结果感觉挫败团队成员对上次会议的结果感觉挫败有事需要当众表扬或批评有事需要当众表扬或批评需要澄清下属应对重要项目中的负责需要澄清下属应对重要项目中的负责上次会议的与会者没有按时完成工作上次会议的与会者没有按时完成工作给小

4、组委派任务给小组委派任务不需要不需要开会开会需要需要开会开会会议的频率会议的频率固定的部门会议固定的部门会议建议频率：至少每月一次建议频率：至少每月一次注意事项：不能多与每周一次，注意事项：不能多与每周一次，否则容易形成否则容易形成拖沓的不良习惯；拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的以防因一时疏忽造成工作上的被动。被动。处理意外的会议处理意外的会议建议频率：随时建议频率：随时注意事项：切忌太频繁，否则注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境让公司陷入工作无序的可怕境地。地。

5、小范围会议小范围会议建议频率：按需要建议频率：按需要注意事项：可以按需要天天发注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超生，但是会议长度最好不要超过过1小时。小时。会议的角色会议的角色其他可能的会议角色其他可能的会议角色时间控制者时间控制者专家专家决策制定者决策制定者发现者发现者“问题小子问题小子”参与者参与者推动者推动者领导者领导者高效会议流程高效会议流程策划会议议程策划会议议程会前准备会前准备会中控制会中控制会后跟进会后跟进 明确会议内容明确会议内容 召开会议的目的召开会议的目的 描述目标与产出描述目标与产出 确定与会者角色确定与会者角色 罗列需讨论项目罗列需讨论项目 设定流程顺

6、序设定流程顺序 寻求项目间的联系寻求项目间的联系 区分信息分享与问题分析及决策制订区分信息分享与问题分析及决策制订 先易后难，先简后繁先易后难，先简后繁 把复杂项目分解成相对简单可控的把复杂项目分解成相对简单可控的会议议程主题：ST1000产品设计目的：决定ST1000的最终设计稿目标：选择1种基本满足团队主要需求并且可以预算内实施的方案；讨论项目时间安排回顾设计目标10分钟评估建议设计20分钟其他方案比稿30分钟方案成本分析10分钟策划议程的几点建议策划议程的几点建议会前准备会前准备会中控制会中控制会后跟进会后跟进Agenda议程议程目标目标期望成果期望成果利益关注点利益关注点后续行动后续行

7、动回顾期望值回顾期望值目标明确会议要达到的目标期望成果让与会者可提前了解对会议的观点；鼓励与会者提出他们会议期望值，必要时调整议程利益与关注了解团队目前的状态形势设法增加有效的工作方法与流程有助于理解沟通或是清除障碍提升倾听与相互理解水平将关注点转化为实际的行动确保会议技能的提高后续行动在会议开始前就考虑行动方案确保大家关注行动与产出而不是问题强调个人行动的责任增强改善的意愿设定行动节奏重复上述步骤，坚持Plan-Do-Review流程重复重复PDRPDR筛选参会人员筛选参会人员会前准备会前准备会中控制会中控制会后跟进会后跟进识别潜在的参会者识别潜在的参会者罗列工作与会议主题相关的人员还有谁可

8、能会被疑忘；确认参会者的角色确认参会者的角色确定会议规模使用会议角色筛选潜在与会人员预设关键贡献者预设关键贡献者确定与会者名单确定名单中的关键贡献者会议行政安排会议行政安排会前准备会前准备会中控制会中控制会后跟进会后跟进会议地点会议地点会议室布置会议室布置设备与材料准备设备与材料准备点心饮料及其他点心饮料及其他发送会议通知发送会议通知会前准备会前准备会中控制会中控制会后跟进会后跟进 主题与目标 具体内容与议题 产出与结果 背景资料与信息 参会人员 会议角色 重点贡献者 承担责任者 地理位置 会议室安排与预订 场地环境 交通安排 日期 时间 持续时间 具体内容的时间安排 问题的预先防范问题的预先

9、防范会前准备会前准备会中控制会中控制会后跟进会后跟进 可能存在的障碍可能存在的障碍 与会者没有及时获得通知与会者没有及时获得通知 与会人员没有相应的职权去解决问题与会人员没有相应的职权去解决问题 事先没有解决与会者的冲突事先没有解决与会者的冲突 可能的应对措施可能的应对措施 尽量提前发布会议信息尽量提前发布会议信息 预先确认与会对象预先确认与会对象 设置一个合理的会议目标设置一个合理的会议目标 取消会议取消会议 在会议前预先进行沟通在会议前预先进行沟通会前准备检核清单会前准备检核清单会前准备会前准备会中控制会中控制会后跟进会后跟进1.了解会议的目的2.是否一定要开会3.确定会议的形式4.安排会

10、议的议程5.决定会议的时间6.确定会议的主持人7.决定会议的地点8.研究会场如何布置9.确定出席人数10.安排出席者座位11.是否准备会议名牌12.是否安排交通工具13.是否安排与会者住宿14.是否发出了会议通知15.确定视听教材16.确定辅助教材17.准备会场周边位置图18.是否要求与会者准备资料19.确定自己准备的相关资料20.是否安排会后活动并事先通知判断分析题：课前准备工作判断分析题：课前准备工作会前准备会前准备会中控制会中控制会后跟进会后跟进高效会议流程高效会议流程宣布会议规则宣布会议规则会前准备会前准备会中控制会中控制会后跟进会后跟进会议规则是与会者的行为承诺契约。会议规则是与会者

11、的行为承诺契约。确定和宣布会议规则的目的是：确定和宣布会议规则的目的是：帮助团队在会议中保持聚焦在关键问题上，并形成决议；帮助团队在会议中保持聚焦在关键问题上，并形成决议；就团队成员如何互动，为会议作出贡献达成共识；就团队成员如何互动，为会议作出贡献达成共识；会后可以用于评估会议中团队工作是否有效；会后可以用于评估会议中团队工作是否有效；帮助区分会议中帮助区分会议中“恰当的行为恰当的行为”与与“不恰当的行为不恰当的行为”。高效会议的行为准则建议高效会议的行为准则建议会前准备会前准备会中控制会中控制会后跟进会后跟进应当应当不应当不应当 关闭或不携带手机，至少应放置在静音状态 按时开始结束，尤其是

12、在中间短暂休息以后；事先声明约束性条件；就如何处理争议达成共识；尊重相互之间发表观点的权利 突出重点，如果较复杂就先解释再总结 聚焦议程内的问题，非议程内的记录下来，不讨论 开小会 同时1个以上的讨论对话 长时间的1对1讨论 扔“手榴弹”，比如与会议无关的个人观点 讨论临时想到的话题，除非对会议原目标有直接产出；直接评论特别是批评别人提出的观点；没有人对每个内容进行总结并确定行动方案恰当扮演自己的角色领导者恰当扮演自己的角色领导者会前准备会前准备会中控制会中控制会后跟进会后跟进参与者参与者推动者推动者领导者领导者负责整个会议，设定会议内容与产出负责整个会议，设定会议内容与产出确认与会者名单确认

13、与会者名单提供支持、信息和资源提供支持、信息和资源营造氛围营造氛围鼓励创意鼓励创意作出决定作出决定需要认真充分的准备、参与并影响会议需要认真充分的准备、参与并影响会议为会议设定合理的较高期望值为会议设定合理的较高期望值在会议中多使用在会议中多使用“我们我们”而非而非“我我”提醒团队任务的重要性提醒团队任务的重要性恰当扮演自己的角色推动者恰当扮演自己的角色推动者会前准备会前准备会中控制会中控制会后跟进会后跟进参与者参与者领导者领导者推动者推动者负责控制会议的程序与进度负责控制会议的程序与进度坚持实施会议的议程；坚持实施会议的议程；适当适当“管理管理”与会者的行为与会者的行为确保与会者处在确保与会

14、者处在“安全安全”状态；状态；记录团队的建议与决议；记录团队的建议与决议；时间控制；时间控制；必要时把大家带回正题；必要时把大家带回正题；协助归纳和澄清观点；协助归纳和澄清观点；协助达成会议成效；协助达成会议成效；提供反馈；提供反馈；恰当扮演自己的角色参与者恰当扮演自己的角色参与者会前准备会前准备会中控制会中控制会后跟进会后跟进推动者推动者领导者领导者参与者参与者负责积极的为会议贡献负责积极的为会议贡献“输入输入”事先了解会议议程与目标；事先了解会议议程与目标；了解会议背景，搜集有用的信息；了解会议背景，搜集有用的信息；积极倾听；积极倾听；积极提供观点与建议；积极提供观点与建议；遵守会议议程与

15、规则；遵守会议议程与规则；恰当的与会恰当的与会“行为行为”；承诺并履行安排的任务；承诺并履行安排的任务；控制议程进度控制议程进度会前准备会前准备会中控制会中控制会后跟进会后跟进TIPSTIPS：用好会议白板：用好会议白板帮助团队讨论聚焦帮助团队讨论聚焦即时记录会议内容与要点即时记录会议内容与要点鼓励参与鼓励参与“共有共有”观点观点增进成就感增进成就感控制议程进度的技巧（一）控制议程进度的技巧（一）会前准备会前准备会中控制会中控制会后跟进会后跟进有人迟到早退 坚持按时开始和结束会议；规避可能的原因；给某人在会议中安排一个角色；会议开始时确认大家是否能够坚持到底，否则考虑调整时间长度；会后私下交流

16、了解部分缺席的原因；会议没有进展 提醒议程的内容与明确的目标；提供有效信息或对明确任务及程序；梳理状况确保没有遗漏重要信息，切换到下个话题；建议一个小休息；少数人支配讨论 感谢他们的发言，然后指名其他人 告诉大家给还没有发言的人机会；如果有人插嘴，请他们让别人讲完；如果发言太长，可以礼貌的请他先停下来整理一下思路后再安排发言发生争执与冲突 及时制止斗嘴；告诉大家有激情但不能过分激动，需要控制情绪；重申会议中的行为准则；聚焦观点而非提出观点者；鼓励开放心态和多角度视野；防止过早的评论观点；无奈情况请他们离开会议室控制议程进度的技巧（二）控制议程进度的技巧（二）会前准备会前准备会中控制会中控制会后

17、跟进会后跟进无人发言 不要急于打破安静；分析形势，揣摩大家的想法；问大家是否还需要更多的信息；确认不是自己导致了这种情况；把大家分成更小的组进行讨论，鼓励更多的参与；说话绕圈子 确认离题的情况已经发生多久，哪些人参与，现在情况如何；感谢提出有争议观点的人，重申建设性争议往往是得到最佳结果的关键；让团队知道意见多样性的优点；告诉大家可以自由发表自己的意见；重复讨论议题 及时将大家的观点记录在白板或大白纸上；当有人开始重复讨论时，指出已经存在的观点，请他提供新的信息；说话离题 及时提醒会议议程与目标；如果确实重要可以记录下来，留待下次会议讨论；复述发言并帮助总结归纳，以确保发言的价值；避免过多讨论

18、与解释与议程无关的话题；群体决策的几种技巧群体决策的几种技巧会前准备会前准备会中控制会中控制会后跟进会后跟进权威决策权威决策投票决策投票决策讨论决策讨论决策共识决策共识决策高效会议流程高效会议流程会议评估要点会议评估要点会前准备会前准备会中控制会中控制会后跟进会后跟进 会议评估应当包括：会议评估应当包括：将会议的结果与起始设定的议程及目标进行比较以评估会将会议的结果与起始设定的议程及目标进行比较以评估会议的有效性；议的有效性；检查会议是否符合团队程序，符合有效会议标准检查会议是否符合团队程序，符合有效会议标准 及时流转会议记录及时流转会议记录 会议技巧的个别辅导会议技巧的个别辅导 知识分享知识

19、分享有效会议对照评估表有效会议对照评估表会前准备会前准备会中控制会中控制会后跟进会后跟进No.行为行为是是 否否1召开前与会者拿到了具体的会议议程。2目标清晰明确。3印刷品及其他辅助材料提前准备并及时分发。4场地安排：大小，设备，环境适宜。5准时开始。6严格按议程进行。7与会者非常清楚应当在会议中发挥自己的作用。8按时结束。9过程中，参与和分享良好。10有清楚的总结归纳。11与会者的问题与关心事项得到了充分的讨论。12做出了决策或安排了解决问题的具体行动内容。13会议规则明确并得到了遵守。14建立了明确具体的跟进时间安排。15会议领导者展现了良好的人际技巧：积极的倾听与良好的表达。发送会议纪要

20、发送会议纪要会前准备会前准备会中控制会中控制会后跟进会后跟进会议纪要应包括：问题解决型会议纪要还应括：会议出席者 会议目标 会上讨论的重要主题 会上达成的重要决策 下一步行动方案责任矩阵 跟进时间表或下次会议时间 感谢所有会议参加者 对问题的定义 分析的方法论 可选方案 决策的标准 最终决策 跟进评估方案 预期效果立即行动跟进立即行动跟进会前准备会前准备会中控制会中控制会后跟进会后跟进领导领导者者参与参与者者持续改进会议持续改进会议会前准备会前准备会中控制会中控制会后跟进会后跟进成功会议不是偶然的，必须具备成功会议不是偶然的，必须具备4 4大关键因素大关键因素严格执行纪律严格执行纪律鼓励积极与符合准则的会议行为鼓励积极与符合准则的会议行为有效履行角色有效履行角色有会议主持，并且所有与会成员均有清晰的角色与职有会议主持，并且所有与会成员均有清晰的角色与职责责充分酝酿议程充分酝酿议程明确的内容、确切的时间长度以及负责人明确的内容、确切的时间长度以及负责人持续优化循环持续优化循环会前准备、会中控制、会后跟进会前准备、会中控制、会后跟进会议主持管理技巧会议主持管理技巧 掌控会议全程管理 会中巧妙现场应对 几种特殊会议管理会议管理流程会议管理流程会议进行控场技巧会议进行控场技巧虚拟会议管理虚拟会议管理