合同管理流程与风险控制培训课件.ppt

1、服 务 创 造 价 值Success in Service 目 录一、合同问题总结二、合同管理范围与权限合同管理范围与权限三、合同管理流程与控制合同管理流程与控制四、合同管理的后评价合同管理的后评价CONTENT服 务 创 造 价 值Success in Service 服 务 创 造 价 值Success in Service n 总结：合同如果出现纠纷，不能胜诉；或胜诉后无法执行。问题总结问题总结导致举导致举证困难证困难即使胜即使胜诉，无诉，无法执行法执行无法追无法追究对方究对方责任责任起草漏洞起草漏洞一、合同存在的问题一、合同存在的问题无起诉无起诉凭据凭据资信缺失资料不符合同丢失服 务

2、创 造 价 值Success in Service 有实施的必要吗？有实施的必要吗？疑问：疑问：从来无发生问题；从来无发生问题；实施起来太复杂；实施起来太复杂；能否不实施？能否不实施？没发生风险原因：没发生风险原因：公司优势地位；公司优势地位；合同审批权集中高层；合同审批权集中高层；业务管理和合同管理要求无意识重合；业务管理和合同管理要求无意识重合；风险自身特点，低概率性；风险自身特点，低概率性；你比较幸运。你比较幸运。一旦发生风险：一旦发生风险：必然发生损失必然发生损失!n 合同管理作为公司法律合同管理作为公司法律风险防御体系中一项基风险防御体系中一项基础性工作，从事先预防础性工作，从事先预

3、防的角度来处理公司法律的角度来处理公司法律风险，对公司的持续健风险，对公司的持续健康发展具有重要意义。康发展具有重要意义。1、能否经受多问几个假、能否经受多问几个假设的考验？设的考验？2、能否经受诉讼考验？、能否经受诉讼考验？检验标准检验标准服 务 创 造 价 值Success in Service 合同风险合同风险合同风险就像河流中的暗礁，虽然遇合同风险就像河流中的暗礁，虽然遇到的几率不高，但一旦遇到。到的几率不高，但一旦遇到。合同陷阱合同陷阱市场变化市场变化背弃诚信背弃诚信意外事故意外事故第三人原第三人原因造成合因造成合同对方履同对方履约不能约不能利益诱惑利益诱惑服 务 创 造 价 值Su

4、ccess in Service 适用范围与权限适用范围与权限 东风公司机关科室和所属单位全部合同的签订、履行、变更、解除和管理等活动。适用范围适用范围实行分级授权管理：实行分级授权管理：年度分级授权职责权限职责权限实行统一归口管理：实行统一归口管理：公司运营管理科统一归口管理二、合同管理范围与权限二、合同管理范围与权限主体责任主体责任合同的主体责任合同的主体责任：为合同承办单位。管理部门有监管责任。服 务 创 造 价 值Success in Service 主要内容主要内容资信调查资信调查合同文本与形式合同文本与形式合同的审查、审批合同的审查、审批合同签署盖章合同签署盖章合同履行合同履行合同

5、结算合同结算合同登记存档合同登记存档合同谈判合同谈判合同流程合同流程主要内容主要内容 三、合同管理流程与控制三、合同管理流程与控制服 务 创 造 价 值Success in Service 主要流程主要流程服 务 创 造 价 值Success in Service 资信调查资信调查 目的：目的：确保对方的履约能力和风险发生后的赔偿能力确保对方的履约能力和风险发生后的赔偿能力资资信信调调查查身份证件、法人登记证书、资质身份证件、法人登记证书、资质证明、授权委托书等证明原件证明、授权委托书等证明原件（真实性和合法性）（真实性和合法性）财务报告、以往交易记录等财务财务报告、以往交易记录等财务和非财务

6、信息，并持续关注和建和非财务信息，并持续关注和建立立商业信用档案商业信用档案主体资格是否恰当获利能力获利能力偿债能力偿债能力营运能力营运能力合同履约合同履约能力能力现场调查，实地了解和全面评估其生产能力、技术水平、产品类别和质量等生产经营情况与被调查对象的主要供应商、客与被调查对象的主要供应商、客户、开户银行、主管税务机关和户、开户银行、主管税务机关和工商管理部门等沟通工商管理部门等沟通生产经营生产经营商业信誉商业信誉综合综合能力能力现场调查，实地了解和全面评估现场调查，实地了解和全面评估其生产能力、技术水平、产品类其生产能力、技术水平、产品类别和质量等生产经营情况别和质量等生产经营情况服 务

7、 创 造 价 值Success in Service 合同谈判合同谈判控制措施控制措施1.收集谈判信息资料，收集谈判信息资料，正确制谈判策略。正确制谈判策略。2.关注合同核心内容、关注合同核心内容、条款和关键细节。条款和关键细节。3.影响重大、较高专影响重大、较高专业技术或法律关系，组业技术或法律关系，组织专业人员参与谈判。织专业人员参与谈判。4.4.加强保密工作，建立加强保密工作，建立严格的责任追究制度。严格的责任追究制度。5.5.谈判中的重要事项谈判中的重要事项和谈判人员的主要意见，和谈判人员的主要意见，予以记录并妥善保存。予以记录并妥善保存。主要风险主要风险1.忽略重大问题或做出忽略重大

8、问题或做出不恰当让步；不恰当让步；2.谈判经验不足，缺乏谈判经验不足，缺乏技术、法律和财务知识技术、法律和财务知识的支撑，导致企业利益的支撑，导致企业利益受损；受损；3.泄露本企业谈判策略，泄露本企业谈判策略，导致企业在谈判中处于导致企业在谈判中处于不利地位。不利地位。磋商合同内容和条款磋商合同内容和条款合同谈判明确权利义务和违约责任明确权利义务和违约责任服 务 创 造 价 值Success in Service 合同文本合同文本 选择不恰当的合同形式选择不恰当的合同形式 国家法律法规、行业产业政国家法律法规、行业产业政策、公司总体战略目标发生策、公司总体战略目标发生冲突冲突 合同内容和条款不

9、完整、不合同内容和条款不完整、不严谨，或存在重大疏漏和欺严谨，或存在重大疏漏和欺诈，公司利益受损诈，公司利益受损 有意拆分合同、规避合同管有意拆分合同、规避合同管理规定等理规定等 文本未履行审查或备案相应文本未履行审查或备案相应程序程序主要主要风险风险 对外发生经济行为，应订立对外发生经济行为，应订立书面合同书面合同 严格审核合同需求公司整体严格审核合同需求公司整体战略目标一致战略目标一致 认真审查文本，内容和条款认真审查文本，内容和条款完整准确完整准确 统一归口管理和授权审批制统一归口管理和授权审批制度，防止故意规避招标和越度，防止故意规避招标和越权行为。权行为。对方起草的合同，审查内容对方

10、起草的合同，审查内容准确反映公司诉求和谈判达准确反映公司诉求和谈判达成的一致意见成的一致意见 合同文本须报公司审查或备合同文本须报公司审查或备案的，应当履行相应程序案的，应当履行相应程序控制控制措施措施合同合同文本文本（标准化）（标准化）服 务 创 造 价 值Success in Service 合同的形式合同的形式公司公司 主主要采用要采用年度合同下年度合同下分订单；普分订单；普通合同中其通合同中其它往来业务它往来业务资料资料金额较小，金额较小，即时结清即时结清。无须起草，无须起草，内部审签。内部审签。合同合同形式形式书面形式书面形式口头形式口头形式合同书合同书信件信件数据电文数据电文服 务

11、 创 造 价 值Success in Service 合同的审查、审批合同的审查、审批合同合同审查审查合同是否签订和合同审查意见合同是否签订和合同审查意见是否采纳的批准是否采纳的批准公司分管领导公司分管领导总经理办公会总经理办公会对合同提出专业意见对合同提出专业意见各单位班子各单位班子公司管理部门公司管理部门合同合同审批审批服 务 创 造 价 值Success in Service 合同审查流程合同审查流程审查流程图审查流程图服 务 创 造 价 值Success in Service 审查的要点审查的要点合同审查：分为业务审查和法律审查。合同审查：分为业务审查和法律审查。业务审查：注意全面风险

12、预测（包括安全风险），并在合同中体现。业务审查：注意全面风险预测（包括安全风险），并在合同中体现。法律审查：对风险相关的违约责任的设定，以及合同的合法性和严密性法律审查：对风险相关的违约责任的设定，以及合同的合法性和严密性。主要风险主要风险审查人员未能发或发现问题审查人员未能发或发现问题但未提出恰当的修订意见；但未提出恰当的修订意见；合同起草人员对合同中的不合同起草人员对合同中的不当内容和条款未纠正；当内容和条款未纠正；对新类型合同不知道包含哪对新类型合同不知道包含哪些条款；些条款；合同风险处理约定不全面；合同风险处理约定不全面；语言口语化或表述存在歧义。语言口语化或表述存在歧义。控制措施控制

13、措施第一，对合同文本的合法性、经济性、可行性和严密性进行重点审核。第二，对影响重大或法律关系复杂的合同文本，相关部门进行会审。第三，慎重对待审查意见，并准确无误地加以记录，必要时对合同条款作出修改并再次提交审查。服 务 创 造 价 值Success in Service 审批的要点审批的要点审批权限：最高权限和审批权限：最高权限和授权权限授权权限审批要点：审批要点：合同是否可以合同是否可以签订；对审查提出的意见签订；对审查提出的意见是否采用。是否采用。审批签署三要素：审批签署三要素：意见、签名、日期意见、签名、日期控制措施控制措施凭审批合格的合同会审表才能签署合同和加盖合同专用章。服 务 创

14、造 价 值Success in Service 合同签署盖章合同签署盖章合同签署：合同签署：公司经审核同意签订的合同，应当与对方当事人正式签署并加盖公司合同专用章。该流程的主要风险：该流程的主要风险：超越权限签订合同，合同印章管理不当，签署后的合同被篡改，因手续不全导致合同无效等。管控措施：管控措施：第一，按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同。授权签署合同的，应当签署授权委托书。第二，严格合同专用章制度，禁止部门章或行政公章在合同上使用。第三，采取恰当措施，防止已签署的合同被篡改。第四，按照国家有关规定，需办理批准、登记等手续之后方可生效的合同，按规定办理相关手续。服 务 创 造 价 值S

15、uccess in Service 合同履行合同履行n第一，合同履行的责任人是合同承办单位，承办单位应建第一，合同履行的责任人是合同承办单位，承办单位应建立合同履行管理台帐，一合同一台帐，一事一记载。立合同履行管理台帐，一合同一台帐，一事一记载。n 第二，第二，重大合同，应当编制合同履行节点计划控制表重大合同，应当编制合同履行节点计划控制表。履行节点计划控制表应包括以下内容：节点标识、节履行节点计划控制表应包括以下内容：节点标识、节点风险事件或行为及时间点、节点风险防范预案措施、点风险事件或行为及时间点、节点风险防范预案措施、控制流程、责任单位、责任人、协助单位。控制流程、责任单位、责任人、协

16、助单位。n第三，第三，履行过程中，需要对往来函件或者单据进行签字或盖履行过程中，需要对往来函件或者单据进行签字或盖章确认的，应按本单位合同审批流程审批后签字。确需现场章确认的，应按本单位合同审批流程审批后签字。确需现场立即签字的，应按授权人意见签字并将往来函件留存备查。立即签字的，应按授权人意见签字并将往来函件留存备查。n 第四，我方要按约履行，避免违约；对方违约的，不第四，我方要按约履行，避免违约；对方违约的，不得擅自免除对方违约责任，要有相应审批手续。得擅自免除对方违约责任，要有相应审批手续。严格合同履行严格合同履行服 务 创 造 价 值Success in Service 合同履行合同履

17、行n 合同异常的处理合同异常的处理n 第一，合同履行过程中的重大变故（严重违约、变更、中止、解除、主体转让等），应在规定时效内与对方当事人协商并按规定权限和程序及时报告主管领导。合同内容重大变故，应当按新签合同的程序执行。n 第二，合同纠纷经协商一致的，双方应当签订书面协议；无法协商解决的，根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。n 第三，公司内部授权处理合同纠纷，应当签署授权委托书，未经授权批准，相关经办人员不得向对方当事人作出实质性答复或承诺。n 合同履行中的资料合同履行中的资料 凡是达成的协议要落实到书面形式，利于将来的举证，相应资料要注意保管。风险性高的合同过程中处理资料应交公司合同管理部

18、门保管，出具文件交接清单。服 务 创 造 价 值Success in Service 承办单位及时催收到期欠款，承办单位及时催收到期欠款，每隔三个月向债务人发出书每隔三个月向债务人发出书面催款通知。债务人在时效面催款通知。债务人在时效届满前六个月仍未履行义务届满前六个月仍未履行义务或者未书面承诺履行义务的，或者未书面承诺履行义务的，各单位书面向公司提出包括各单位书面向公司提出包括司法手段在内的解决意见和司法手段在内的解决意见和建议建议。合同结算合同结算资产经营科资产经营科监督和审查监督和审查承办单位承办单位负责办理负责办理财务科财务科监督审查监督审查合合同同结结算算公司资产经营科、财务科应公司

19、资产经营科、财务科应当监督承办单位办理合同结当监督承办单位办理合同结算业务；财务科按照合同规算业务；财务科按照合同规定付款，未按合同条款履约定付款，未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订或应签订书面合同而未签订的，财务科拒绝付款，并及的，财务科拒绝付款，并及时向公司有关负责人报告。时向公司有关负责人报告。服 务 创 造 价 值Success in Service 合同登记存档合同登记存档合同登记存档合同登记存档合同登记存档管理制度体现合同的全过程封闭管理，合同的签署、履合同登记存档管理制度体现合同的全过程封闭管理，合同的签署、履行、结算、补充或变更、解除等都需要进行合同登记并存档。行、结算、

20、补充或变更、解除等都需要进行合同登记并存档。保管方法：合同管理部门对合同统一编号登记管理。保管方法：合同管理部门对合同统一编号登记管理。保密要求：未经批准，任何人不得以任何形式泄露合同商业秘密。保密要求：未经批准，任何人不得以任何形式泄露合同商业秘密。保管期限：保管期限：一般为一般为5年，未履行完毕或存在争议风险的合同不能销毁。年，未履行完毕或存在争议风险的合同不能销毁。服 务 创 造 价 值Success in Service 合同后评价合同后评价合同管理的后评价合同管理的后评价合同承办单位对合同承办单位对履行完的合同必履行完的合同必须在须在2个月内进行个月内进行总体评价总体评价，并写并写出后评价报告，出后评价报告，对存在的问题及对存在的问题及时按职能职责和时按职能职责和权限处理。权限处理。公司根据各下属单位公司根据各下属单位合同管理后评价情况，合同管理后评价情况，每年年末对合同履行每年年末对合同履行的总体情况和重大合的总体情况和重大合同履行的具体情况进同履行的具体情况进行分析评估，对分析行分析评估，对分析评估中发现合同履行评估中发现合同履行中存在的不足，将采中存在的不足，将采取有效措施加以改进。取有效措施加以改进。服 务 创 造 价 值Success in Service