项目2-批量制作证书与批量发送邮件课件.ppt

1、知识技能点知识技能点 设置页面背景 创建模板文件 用文本框任意定位文字位置 设置文本框格式 利用邮件合并批量生成证书 结合Excel和Outlook，利用邮件合并批量发送邮件 邮件合并过程中的规则设置 邮件客户端Outlook基本账户设置2.1.项目背景 小王刚入职新公司，担任文秘的职位，临近年末，公司决定表彰一批优秀员工，要打印奖状，所有优秀员工的记录已经保存在Excel文档中，需要在最短的时间内准备好。同时，公司决定召开年末客户答谢会，需要向所有的客户发送邀请函，并通过邮件的形式传达。公司客户信息从客户关系管理系统中导出为Excel文件，包含了姓名、性别和邮箱地址等信息，需要快速准确的将邮

2、件发给相应的客户，并且在称呼之中，根据客户联系人的性别，分别加上“先生”或“女士”称呼。小王在学校期间，比较熟练的掌握的通过邮件合并的方法，批量生成文档和邀请函，并能结合Outlook、Excel群发邮件，准确快速的完成了工作任务。邮件合并，是指在Office中，先建立两个文档：一个Word文档包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的信封、待发邮件的内容、未写邀请对象的的邀请函等）和一个包括变化信息的数据源（待填写的收件人、性别、职位、邮编等数据），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去。通过邮件合并，可以解

3、决批量分发文件或者邮寄相似内容时的大量重复性问题。邮件合并中的“数据源”，可以来自于Word表格、Excel工作簿、Outlook联系人列表或者利用Access创建的数据表等。结合Office套件中的Outlook客户端，可以将邮件合并后的文档，通过邮件群发的方式，发给特定的人，减少在联络客户、发布邀请函、公告各种数据等情况下的大量重复性工作，极大的提高工作效率。2.2.项目简介 本任务分为两部分，第一部分，通过邮件合并，制作批量的证书，掌握邮件合并的一般过程，制作效果如图2-1所示。第二部分，通过邮件合并，批量制作邀请函之后，通过邮件客户端Outlook2016群发邮件，并需要验证发送成功与

4、否。图2-1批量制作证书效果2.3.项目制作 2.3.1.创建证书模板文件 步骤1：【文件】菜单-【新建】-【空白文档】。步骤2：【布局】菜单-【纸张大小】-【其他纸张大小】，自行设置纸张大小，如图2-2所示。步骤3：在弹出的【页面设置】对话框，设置页面的宽度为20厘米，高度为13厘米，如图2-3所示。步骤4：设置页面的上、下、左、右边距全为0，如图2-4所示。步骤5：设置页面方向。【布局】菜单-【纸张方向】-【横向】，如图2-5所示。步骤6：保存文件。2.3.2.设置页面背景 步骤1：【设计】菜单-【页面颜色】-【填充效果】，弹出页面填充效果对话框，如图2-6所示。步骤2：在【填充效果】对话

5、框中，选择【图片】选项卡，点击【选择图片】按钮，浏览到预先准备好的背景图片，确定，如图2-7所示。【小贴士】页面背景的设置，还可以通过设置水印、添加图片，并将图片设置为“置于文字下方”等方式来完成。除了用图片作为页面背景之外，还可以用渐变颜色、纹理和图案等多种方式来完成，读者可自行尝试。图2-6 填充效果图2-7选择图片作为背景 2.3.3.输入文字内容 由于证书内容的位置比较灵活，采用传统的按行输入的方式来确定文字位置，不太方便，采用插入【文本框】方式，可以任意安排文字在页面中的位置，然后在文本框内输入文字来实现证书内容的布局。步骤1：【插入】菜单-【形状】-【文本框】，鼠标指针变成“十”字

6、形，在页面的适当位置拖动到适当大小，即画出了一个添加文本的位置。如图2-8所示。图2-8插入文本框 步骤2：输入文字内容，设置文字字体、字号等，如图2-9所示。步骤3：设置文本框填充样式。选中文本框，选择【格式】选项卡-【形状填充】-【无填充颜色】，如图2-10所示。图2-9 输入证书内容图2-10形状填充 步骤4：设置文本框边框。选中文本框，选择【格式】选项卡-【形状轮廓】-【无轮廓】，如图2-11所示。步骤5：插入印章，并依次完成其他部分文本框的设置，最后效果如图2-12所示。图2-11形状轮廓图2-12设置效果 2.3.4.准备数据源“数据源”可以在“邮件合并分步向导”中第三步【选择收件

7、人】中通过输入新列表的方式来创建，也可以先创建好，然后通过选择文件的方式来实现。比较常用的方法是事先准备好“数据源”文件，特别是数据比较多的时候显得更为重要。“数据源”可以由Word表格、Excel工作簿、Access创建的数据表等来创建。本项目以实现创建好的Excel工作簿“获奖人员信息.xlsx”作为证书制作的“数据源”，数据内容如图2-13所示。图2-13获奖人员信息表 2.3.5.利用邮件合并批量生成证书 步骤1：打开刚创建好的“证书模板”文件，选择【邮件】-【开始邮件合并】按钮，如图2-14所示。图2-14邮件合并分步选项 步骤2：在“选择文档类型”步骤，选择“信函”，点击“下一步，

8、开始文档”链接，如图2-15所示图2-15选择文档类型 步骤3：在“选择开始文档”步骤，选择“使用当前文档”，点击“下一步：选择收件人”链接，如图2-16所示；图2-16选择开始文档 步骤4：在“选择收件人”步骤，选择“使用现有列表”，并点击“浏览”链接，定位到保存“获奖人员信息.xlsx”文件位置，选中该文件，点击“下一步：撰写信函”链接，如2-17所示；图2-17选择数据源 步骤5：弹出“选择表格”对话框中，选择Excel文件中的工作簿名称，由于本例中只有一个工作簿，所以在“名称”列，只显示出第一个工作簿“Sheet1”，由于表的结构中第一行包含了列的标题，所以将“数据首行包含列标题”复选

9、框勾选，如2-18所示。图2-18选择表格 步骤6：在“邮件合并收件人”对话框中，确认信息是否正确，如图2-19所示。点击【确定】按钮，回到合并邮件的第3步，点击“下一步：撰写信函”链接。【小贴士小贴士】可以通过勾选复选框排除或选择加入到收件人，同时可以“调整收件人列表”，对数据进行排序、筛选、查找是否有重复收件人、查找收件人和验证地址等操作。图2-19邮件合并收件人 步骤7：选择“其他项目”链接，弹出“插入合并域”对话框，鼠标定位到文档中的“编号”之后，在“插入合并域”对话框中选择“证书编号”项目，点击【插入】按钮。如图2-20所示图2-20插入合并域 步骤8：用相同的方式插入其他合并域，完

10、成后如图2-21所示。图2-21插入域完成后效果 步骤9：点击【下一步：预览信函】链接，如图2-22所示，可以点击右边的 查看前一个或 查看后一个合并后的文档，在左侧展示了将各项数据添加进入文档后的内容。确认无误后，点击【下一步：完成合并】链接。【小贴士】在该步骤，还可以修改合并的收件人信息，或者删除某个人。图2-22预览信函 步骤10：如果要将证书打印出来，直接点击“打印”链接即可。如果要将所有合并后的文件保存下来，点击“编辑单个信函”按钮，并在弹出的选择文档范围的对话框中选择全部，即可将所有合并后的文件显示出来，并自动新建一个名为“信函1”的文件，保存备用 2.3.6.利用邮件合并群发邮件

11、 利用邮件合并，结合Office办公套件Outlook邮件客户端，可以将合并后的文档，分别批量发给相应的联系人，从而大大提高工作效率。本部分在邮件合并过程与2.3.5的类似，不再详述，主要讲解在批量发送邮件过程中的不一样的设置。具体步骤如下：步骤1：制作邀请函模板文件，保存为“邀请函模板.docx”步骤步骤2：根据收集到的联系人“数据源”，命名为“客户通讯录.xlsx”步骤3：打开“邀请函模板.docx”文件，选择【邮件】菜单-【邮件合并分步向导】，邮件合并【选择文档类型】选择【电子邮件】，【选择开始文档】步骤选择【使用当前文档】选项，【选择收件人】步骤选择【使用现有列表】选项，点击【浏览】链

12、接，定位到“客户通讯录.xlsx”文件所在位置，选择表格和联系人后确定。在【撰写电子邮件】步骤，选择【其他项目】，在“邀请函模板.docx”文件的相应位置，插入相应的域。设置完毕效果如图2-26所示图2-26邀请函的邮件合并 步骤4：根据联系人的性别自动设置“先生”或“女士”称呼。将鼠标定位到联系人域之后，选择【邮件】菜单-【规则】按钮-【如果那么否则】选项，如图2-27所示。图2-27选择规则 步骤5：在弹出的“插入Word域 IF”对话框中，在【域名】下拉列表选择“性别”，【比较对象】输入“男”，在【则插入此文字】文本框中输入“先生”，在【否则插入此文字】文本框，输入“女士”，确定。如图2

13、-28所示。设置完毕后的效果如图2-29所示，为让设置后的称谓与文档主体字号、字体一致，需要设置“先生”二字的字体字号。图2-28插入IF域 步骤步骤6：设置完毕后，可以【预览电子邮件】，确认无误后，点击【下一步，完成合并】，选择【电子邮件】超链接，自动开始发送邮件。为验证发送是否成功，可以在“客户通讯录.xlsx”文件中添加一条自己可以确认能否正确收到邮件的邮箱地址，也可以进入在Outlook中设置的邮箱账户，查看发送的结果，以判断哪些发送，哪些发送失败。【小贴士】若第一次使用Outlook客户端收发邮件，需要对Outlook进行设置，本项目以通过QQ邮箱作为收发邮件服务器为例，介绍如何正确

14、设置Outlook。步骤1：启动Outlook，自动进入“添加账户”窗口，选择“手动设置或其他服务器类型”，点击“下一步”按钮，如图2-30所示。图2-30添加Outlook账户 步骤2：选择“POP或IMAP”选项，点击“下一步”按钮图2-31选择服务 步骤3：设置服务器账户信息。在“电子邮件地址”文本框填写自己的完整邮件地址，“服务器信息”按QQ邮箱官方网站要求填写，“登录信息”的“用户名”填写登录QQ邮箱的用户名，“密码”填写开通QQ邮箱POP3或IMAP服务时给定的授权码，以保证账户的安全。确定无误后点击“其他设置”按钮，如图2-32所示图2-32 POP和IMAP账户设置 步骤4：设

15、置发送服务器参数。勾选“我的发送服务器（SMTP）需要验证”复选框，“用户名”处填写QQ邮箱账户名，“密码”填写开通QQ邮箱POP3或IMAP服务时给定的授权码，选择记住密码，如图2-33所示。图2-33设置发送服务器 步骤5：选择“高级”选项卡，设置服务器端口信息。“接收服务器POP3”，输入995，勾选“此服务器要求加密连接（SSL）”前的复选框,在“发送服务器（SMTP）”端口输入465，在“使用以下加密连接类型”下拉表中选中SSL，清除“14天后删除服务器上的邮件副本”复选框，这点相当重要，如果勾选该选项，邮件服务器将在14天后自动删除服务器上的邮件。确认无误后，点击“确定按钮”。如图2-34所示。图2-34服务器端口设置 步骤6：测试账户信息。通过点击“测试账户设置”或者“下一步“测试账户设置是否正确，如图2-35所示图2-35点击测试账户设置是否正确 如果测试结果状态显示“已完成”，配置即为正确，点击下一步或关闭，完成配置图2-36成功完成配置