秘书实务第5章差旅安排课件.ppt

1、第五章第五章 差差 旅旅 安安 排排 案例导入 穆兰大学毕业后，在一家公司做秘书工作。一次，公司汪经穆兰大学毕业后，在一家公司做秘书工作。一次，公司汪经理要到外地出，穆兰为他预订了机票，是星期六上午理要到外地出，穆兰为他预订了机票，是星期六上午1 1l l点的点的飞机。星期五的下午飞机。星期五的下午,穆兰拿到了机票，把它交给了汪经理。穆兰拿到了机票，把它交给了汪经理。汪经理叮嘱穆兰说：汪经理叮嘱穆兰说：“我晚上有个应酬我晚上有个应酬,怕明天早上起晚了误怕明天早上起晚了误事。我太太这几天回老家了，麻烦你明早事。我太太这几天回老家了，麻烦你明早8 8点以前给我打个点以前给我打个电话叫醒我。电话叫醒

2、我。”可是星期六早上当汪经理睁开眼睛的时候，可是星期六早上当汪经理睁开眼睛的时候，已经是已经是8 8点半了，不知为什么穆兰没有打电话来。汪经理急点半了，不知为什么穆兰没有打电话来。汪经理急急忙忙赶往机场。到了机场以后，汪经理找不到机票，他才急忙忙赶往机场。到了机场以后，汪经理找不到机票，他才想起来昨天把机票放在办公室的抽屉里了。他赶快给穆兰打想起来昨天把机票放在办公室的抽屉里了。他赶快给穆兰打电话电话,想让她把机票取了送来，可是没想到穆兰的手机关机了。想让她把机票取了送来，可是没想到穆兰的手机关机了。汪经理只好匆匆赶回办公室。等他取了票回到机场，已经错汪经理只好匆匆赶回办公室。等他取了票回到机

3、场，已经错过了登机的时间，他只能改签下午的航班。而且这一变故还过了登机的时间，他只能改签下午的航班。而且这一变故还得通知接待方，免得对方到机场空跑一趟。汪经理出差回来得通知接待方，免得对方到机场空跑一趟。汪经理出差回来后，问穆兰那天干什么去了，穆兰说因为是星期六，所以早后，问穆兰那天干什么去了，穆兰说因为是星期六，所以早上起晚了，忘了叫汪经理起床这件事，也忘了开手机。上起晚了，忘了叫汪经理起床这件事，也忘了开手机。1第五章第五章 差差 旅旅 安安 排排 第一节国内商务旅行的准备第一节国内商务旅行的准备 一、需要了解的情况一、需要了解的情况v旅行的原因旅行的原因 v时间、地点时间、地点 v人员安

4、排人员安排 2第五章第五章 差差 旅旅 安安 排排 第一节国内商务旅行的准备第一节国内商务旅行的准备 二、应该做的准备工作二、应该做的准备工作 v选择、预订交通工具选择、预订交通工具 预订车票预订车票 预订飞机票预订飞机票 v预订旅馆预订旅馆 预订途径预订途径 预订方法预订方法 v预支差旅费预支差旅费 v准备资料和行装准备资料和行装 v制定旅行计划和日程表制定旅行计划和日程表 3 长风公司电话：长风公司电话：(0871)8764732 6月月8日日 6月月9日日 日期日期 时间时间交通工具交通工具地点地点 事项事项 备注备注9：009：40公司派车公司派车民航班机民航班机北京北京从家出发到机场

5、从家出发到机场 11：002：00CAl51飞机飞机上上从北京飞往昆明从北京飞往昆明 14：0014：30 长风公司长风公司车辆车辆路上路上从昆明机场到市从昆明机场到市内春城宾馆内春城宾馆宾馆电话宾馆电话(0871)685123415：5016：00同上同上路上路上从春城宾馆到长从春城宾馆到长风公司风公司 16：0021：00 长风长风公司公司与市场部经理会与市场部经理会谈并共进晚餐谈并共进晚餐 21：0021：10长风公司长风公司车辆车辆路上路上回春城宾馆回春城宾馆 9：009：30同上同上路上路上去昆明机场去昆明机场 11：0014：0O民航班机民航班机CAl58飞机飞机上上回北京回北京

6、14：0014：40公司派车公司派车路上路上从机场接回家从机场接回家 旅行计划表旅行计划表4 日期日期 时间时间 地点地点 活动内容活动内容 服装要求服装要求5月月5日日7：308：00王朝饭店第一餐王朝饭店第一餐厅厅早餐早餐随意随意9：0011：30王朝饭店四层第王朝饭店四层第三会议室三会议室会议开幕式、演讲会议开幕式、演讲(演演讲稿在公文包第一层讲稿在公文包第一层)西服套装、皮鞋、西服套装、皮鞋、白色衬衣、深色白色衬衣、深色领带领带11：4012：40王朝饭店第一餐王朝饭店第一餐厅厅午餐午餐随意随意14：3016：30 王朝饭店四层第王朝饭店四层第三会议室三会议室分组交流分组交流(名片盒在

7、公名片盒在公文包第二层、公司宣文包第二层、公司宣传资料在大旅行箱里传资料在大旅行箱里)衬衫或带领衬衫或带领T恤、恤、便装裤便装裤16：3018：oO 自由活动、游泳、网自由活动、游泳、网球、保龄球等球、保龄球等随意随意18：0019：30王朝饭店第二餐王朝饭店第二餐厅厅晚宴晚宴西服套装、皮鞋、西服套装、皮鞋、酒红色领带、白酒红色领带、白衬衣衬衣20：0022：00王朝饭店五层多王朝饭店五层多功能厅功能厅舞会舞会同上同上差旅日程表差旅日程表5第五章第五章 差差 旅旅 安安 排排 第二节第二节 出国旅行的准备出国旅行的准备 一、出国手续一、出国手续 1 1、办理护照、办理护照 护照是一个国家的公民

8、出入本国国境和在外旅游护照是一个国家的公民出入本国国境和在外旅游或居留时或居留时,由本国发给的，证明该国公民身份的合由本国发给的，证明该国公民身份的合法证件法证件（1 1）撰写出国申请：出国事由、出访国名称、出）撰写出国申请：出国事由、出访国名称、出访公司名称、日程安排、出国组团人数访公司名称、日程安排、出国组团人数（2 2）办理护照手续：因公出国人员办理护照到外）办理护照手续：因公出国人员办理护照到外交部或其授权单位办理，因私出国护照由公安部交部或其授权单位办理，因私出国护照由公安部授权机关办理授权机关办理6第五章第五章 差差 旅旅 安安 排排 第二节第二节 出国旅行的准备出国旅行的准备 2

9、 2、办理签证、办理签证 一般身份证做在护照上或其他身份证件上。一般身份证做在护照上或其他身份证件上。如前往未建交的国家，则用单独的签证，称如前往未建交的国家，则用单独的签证，称为另纸签证，与护照同时使用。为另纸签证，与护照同时使用。签证种类：入境出境签证、过境签证、旅游签证种类：入境出境签证、过境签证、旅游签证和居住签证签证和居住签证7第五章第五章 差差 旅旅 安安 排排 第二节第二节 出国旅行的准备出国旅行的准备 3 3、办理国际预防接种证书、办理国际预防接种证书俗称俗称“黄皮书黄皮书”，是世界卫生组织为了保障，是世界卫生组织为了保障出入国境人员的身体健康、避免流行病的传出入国境人员的身体

10、健康、避免流行病的传播而采取的卫生检疫措施。播而采取的卫生检疫措施。8第五章第五章 差差 旅旅 安安 排排 第二节第二节 出国旅行的准备出国旅行的准备 4 4、办理出境登记卡、办理出境登记卡 办理完上述手续后，需携带出国人员的办理完上述手续后，需携带出国人员的护照、签证、护口本、身份证等证件办理临护照、签证、护口本、身份证等证件办理临时出国登记手续时出国登记手续5 5、订购机票、订购机票6 6、办理保险、办理保险9第五章第五章 差差 旅旅 安安 排排 第二节第二节 出国旅行的准备出国旅行的准备 二、出入境手续二、出入境手续 1 1、边防检查、边防检查 出入境者要填写出入境登记卡片，卡片的内容出

11、入境者要填写出入境登记卡片，卡片的内容有姓名、性别、国籍、护照种类和号码、有效期有姓名、性别、国籍、护照种类和号码、有效期限等，还要交验护照和签证限等，还要交验护照和签证 2 2、海关检查、海关检查 海关有权检查出入境者的行李物品海关有权检查出入境者的行李物品 10第五章第五章 差差 旅旅 安安 排排 第二节第二节 出国旅行的准备出国旅行的准备 3 3、安全检查、安全检查 过安全门、探测器近身检查、检查随身过安全门、探测器近身检查、检查随身携带的手提包等物品，甚至搜身、脱鞋检携带的手提包等物品，甚至搜身、脱鞋检查等，检查的目的是为了所有乘客的安全。查等，检查的目的是为了所有乘客的安全。4 4、

12、检疫、检疫 检疫就是交验黄皮书。对于来自疫区的检疫就是交验黄皮书。对于来自疫区的旅客，检查特别严格。对未进行必要接种旅客，检查特别严格。对未进行必要接种的旅客，有时会采取强制隔离、强制接种的旅客，有时会采取强制隔离、强制接种等措施等措施11第五章第五章 差差 旅旅 安安 排排 第二节第二节 出国旅行的准备出国旅行的准备 三、其他准备三、其他准备v掌握时差换算掌握时差换算 v兑换外币兑换外币 v准备适当的礼物准备适当的礼物 v了解所到国的背景资料了解所到国的背景资料 v准备资料和各种证件准备资料和各种证件 v准备行装准备行装 v制定用品行装一览表制定用品行装一览表 12第五章第五章 差差 旅旅

13、安安 排排 第二节第二节 出国旅行的准备出国旅行的准备 可以携带上飞机的物品可以携带上飞机的物品一个大包、随身手提包、伞、手杖、读一个大包、随身手提包、伞、手杖、读物、儿童食品、摇篮、轮椅、假肢物、儿童食品、摇篮、轮椅、假肢13第五章第五章 差差 旅旅 安安 排排 第三节出国旅行的注意事项第三节出国旅行的注意事项 一、乘飞机的礼节一、乘飞机的礼节1 1、候机时的礼节、候机时的礼节 不要大声谈笑，当座椅不够时，不不要大声谈笑，当座椅不够时，不要让自己的行李占据座位。把食品残余要让自己的行李占据座位。把食品残余物、包装袋、看过不要的报纸放进垃圾物、包装袋、看过不要的报纸放进垃圾筒里筒里14第五章第

14、五章 差差 旅旅 安安 排排 第三节出国旅行的注意事项第三节出国旅行的注意事项 2 2、在飞机上的礼节、在飞机上的礼节上下飞机时，应当向站立在机舱门口的空上下飞机时，应当向站立在机舱门口的空中小姐微笑致意中小姐微笑致意进入飞机后，要对号入座，尽量不换座位，进入飞机后，要对号入座，尽量不换座位，隔着别人说话或在别人头顶上递东西都是隔着别人说话或在别人头顶上递东西都是不礼貌的不礼貌的飞机起飞前，要关上手机、呼机、手提电飞机起飞前，要关上手机、呼机、手提电脑等明文规定不准在飞机上使用的东西脑等明文规定不准在飞机上使用的东西15第五章第五章 差差 旅旅 安安 排排 第三节出国旅行的注意事项第三节出国旅

15、行的注意事项 随身携带的物品可以放在自己座位上方的随身携带的物品可以放在自己座位上方的行李架上，较重的箱子可以放到自己的座行李架上，较重的箱子可以放到自己的座位底下位底下飞机起飞前和降落时，要系好安全带飞机起飞前和降落时，要系好安全带不可在禁烟区吸烟不可在禁烟区吸烟使用卫生间时，要尽量快并冲洗干净使用卫生间时，要尽量快并冲洗干净飞机上的任何东西不允许带走飞机上的任何东西不允许带走与邻座聊天请选择轻松话题，不可谈动机、与邻座聊天请选择轻松话题，不可谈动机、爆炸等令人不安的话爆炸等令人不安的话16n 皮肌炎是一种引起皮肤、肌肉、心、肺、肾等多脏器严重损害的，全身性疾病，而且不少患者同时伴有恶性肿瘤

16、。它的1症状表现如下：n 1、早期皮肌炎患者，还往往伴有全身不适症状，如-全身肌肉酸痛，软弱无力，上楼梯时感觉两腿费力；举手梳理头发时，举高手臂很吃力；抬头转头缓慢而费力。皮肌炎图片皮肌炎的症状表现第五章第五章 差差 旅旅 安安 排排 第三节出国旅行的注意事项第三节出国旅行的注意事项 随身携带的物品可以放在自己座位上方的随身携带的物品可以放在自己座位上方的行李架上，较重的箱子可以放到自己的座行李架上，较重的箱子可以放到自己的座位底下位底下飞机起飞前和降落时，要系好安全带飞机起飞前和降落时，要系好安全带不可在禁烟区吸烟不可在禁烟区吸烟使用卫生间时，要尽量快并冲洗干净使用卫生间时，要尽量快并冲洗干

17、净飞机上的任何东西不允许带走飞机上的任何东西不允许带走与邻座聊天请选择轻松话题，不可谈动机、与邻座聊天请选择轻松话题，不可谈动机、爆炸等令人不安的话爆炸等令人不安的话18第五章第五章 差差 旅旅 安安 排排 第三节出国旅行的注意事项第三节出国旅行的注意事项 二、下榻宾馆的礼节二、下榻宾馆的礼节 l接待来访的客人接待来访的客人 在宾馆接待来访的客人，最好的地方是大厅或咖啡在宾馆接待来访的客人，最好的地方是大厅或咖啡厅。厅。l住宿礼节住宿礼节 在宾馆住宿，如果请行李员为你提了行李，要付小在宾馆住宿，如果请行李员为你提了行李，要付小费；费；不要把房间弄得太乱不要把房间弄得太乱在楼道里遇到其他的客人，

18、应该友善地致意。但仅在楼道里遇到其他的客人，应该友善地致意。但仅此而已，不能到人家房间串门。此而已，不能到人家房间串门。19第五章第五章 差差 旅旅 安安 排排 第三节出国旅行的注意事项第三节出国旅行的注意事项 二、下榻宾馆的礼节二、下榻宾馆的礼节 不要在房间里大声喧哗不要在房间里大声喧哗有些电视频道是收费的，而且费用不低，特有些电视频道是收费的，而且费用不低，特别是放成人节目的频道别是放成人节目的频道内衣裤洗完后只能晾在卫生间内，不能挂在内衣裤洗完后只能晾在卫生间内，不能挂在阳台或房间里，不能穿睡衣走出房间阳台或房间里，不能穿睡衣走出房间20第五章第五章 差差 旅旅 安安 排排 第三节出国旅

19、行的注意事项第三节出国旅行的注意事项 二、下榻宾馆的礼节二、下榻宾馆的礼节 l正确使用设备正确使用设备国家许多宾馆不提供盥洗用具国家许多宾馆不提供盥洗用具宾馆的卫生间里的地面多数没有下水道宾馆的卫生间里的地面多数没有下水道冰箱里的小食品饮料费用很高，最好看清价冰箱里的小食品饮料费用很高，最好看清价格再动用格再动用出门最好带好钥匙且不要弄丢出门最好带好钥匙且不要弄丢21第五章第五章 差差 旅旅 安安 排排 第三节出国旅行的注意事项第三节出国旅行的注意事项 二、下榻宾馆的礼节二、下榻宾馆的礼节 l注意事项注意事项钱及贵重物品不要放在行李箱内，可以租一钱及贵重物品不要放在行李箱内，可以租一个保险箱个

20、保险箱出门前，可向前台要一张宾馆的名片，如果出门前，可向前台要一张宾馆的名片，如果迷路可以凭借名片向别人问路迷路可以凭借名片向别人问路22第五章第五章 差差 旅旅 安安 排排 第三节出国旅行的注意事项第三节出国旅行的注意事项 三、公共场合的礼节三、公共场合的礼节 v与他人保持适当距离与他人保持适当距离 v在一切公共场合都要保持安静在一切公共场合都要保持安静v 在照相之前，看一看有无禁止照相在照相之前，看一看有无禁止照相的标识。的标识。23第五章第五章 差差 旅旅 安安 排排 第四节出国旅行的其他第四节出国旅行的其他 注意事项注意事项 一、遵守外事纪律一、遵守外事纪律1 1、忠于国家、维护民族尊

21、严、忠于国家、维护民族尊严2 2、拥护党，拥护政府、拥护党，拥护政府3 3、维护国家安全，严守国家机密、维护国家安全，严守国家机密4 4、增强组织意识，服从集体行动、增强组织意识，服从集体行动24第五章第五章 差差 旅旅 安安 排排 第四节出国旅行的其他第四节出国旅行的其他 注意事项注意事项 二、国际交往中的注意事项二、国际交往中的注意事项1 1、爱护环境、爱护环境2 2、保护动物、保护动物25某公司简一凡总经理带领两名属下王克、李新去欧洲进行商务考察。秘书通过一家旅行社预订了机票和旅馆。到了巴黎后，简总经理发现宾馆位于郊区，虽然号称是四星级的，可是实际上设施很旧。第二天，他们约客户到宾馆见面

22、。宾馆的大厅里总是有不少旅客坐在那里，简总担心在这样的环境中与客户见面会有消极影响，于是决定让客户到自己房间里去。可是客户听说请他们到房间里去，神色有些犹豫。王克赶快向简总建议，大厅旁边有一个咖啡厅，很安静，可以到那里去。简总征求对方的意见，他们欣然同意。晚上，李新在洗澡的时候，没有把浴帘拉上，结果流了一地水，把房间里的地毯泡湿了一块。第二天，宾馆服务员在收拾房间时发现了这个问题，报告了经理。经理根据地毯损害程度，决定让他们赔偿100欧元，否则不可以结账离开。李新觉得很冤枉，谁知道四星级宾馆连下水道都没有!他们无奈地交了罚款。回国后，简总经理批评秘书不该订这么一家宾馆，以致出了这些问题。262728293031323334