时间管理培训华为内部课件.ppt

1、如果银行每天早晨向你的帐号拨款如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元万元。你在这一天内可以随心所欲，想用多少就用多。你在这一天内可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何规定。条件只有一个：用剩少，用途也没有任何规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归己。前的钱不能留到第二天再用，也不能节余归己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有又有8.64万元。万元。请问你如何花掉这些钱呢？请问你如何花掉这些钱呢？案例案例234151261098117？无法蓄积无法蓄积无法取代无法取代不能再生不能再生时间与时间管理时间与时间

2、管理一、时间的四个特性一、时间的四个特性毫无弹性毫无弹性请算算你的小时价值有几何？请算算你的小时价值有几何？时间与时间管理时间与时间管理2、什么是时间管理、什么是时间管理“时间管理时间管理”所探索的是如何避免时间浪费，以便有所探索的是如何避免时间浪费，以便有效地完成既定目标。时间的浪费，是指对实现目标毫无贡效地完成既定目标。时间的浪费，是指对实现目标毫无贡献的时间消耗。献的时间消耗。“时间管理时间管理”不是指以时间为对象而不是指以时间为对象而进行的管理；它是指面对时间而进行的进行的管理；它是指面对时间而进行的“自管理者的管理自管理者的管理”。如工作任务、工。如工作任务、工作习惯和生活习惯、生活

3、方式等，加上作习惯和生活习惯、生活方式等，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。半功倍。时间与时间管理时间与时间管理3、时间管理的重要性、时间管理的重要性“时间管理时间管理”一直是个重要的问题，但从没像今天一直是个重要的问题，但从没像今天这么重要过，为什么？这么重要过，为什么？*寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要；寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要；*信息爆炸、竞争的压力；信息爆炸、竞争的压力；*消费者消费者你的客户对品质的要求。你的客户对品质的要求。时间与时间管理时间与时间管理案案例例有人曾经粗略统计过一个活到有人曾经粗略统计过一个活到72岁的美国人

4、对时间是怎么花的：岁的美国人对时间是怎么花的：睡觉睡觉工作工作个人卫生个人卫生吃饭吃饭旅行旅行排队排队学习学习开会开会打电话打电话21年年14年年7年年6年年6年年5年年4年年3年年2年年找东西找东西其他其他1年年3年年人的一生人的一生时间与时间管理时间与时间管理案例：波特的故事案例：波特的故事时间与时间管理时间与时间管理延误原因1、没有以第一时间把报告做好2、打算做报告的当天下属生病，代出席会议上司紧急命令一些电话3、下班回家4、看电视5、放弃工作6、赖床7、没有带一些文件回家8、上班拖延，没有界定缓急先后突发事件紧急事件被打扰交通堵塞不能自我约束不能自我约束不能自我约束善忘交通堵塞时间与时

5、间管理时间与时间管理波特的问题分析波特的问题分析1、工作缺乏计划、工作缺乏计划2、组织工作不当、组织工作不当3、时间控制不够、时间控制不够4、整理整顿不足、整理整顿不足5、进取意识不强、进取意识不强时间管理的误区时间管理的误区1、先捡那些有兴趣的事做。、先捡那些有兴趣的事做。2、先做容易的事再做困难的事、先做容易的事再做困难的事3、先做紧急的事，再做重要的事。、先做紧急的事，再做重要的事。4、按事情发生的先后顺序处理它们。、按事情发生的先后顺序处理它们。5、先处理资料齐全的事，然后再处理资料不齐全的事。、先处理资料齐全的事，然后再处理资料不齐全的事。时间管理的误区时间管理的误区时间管理的误区之

6、一：工作缺乏计划时间管理的误区之一：工作缺乏计划如果缺乏计划，将导致如下恶果：如果缺乏计划，将导致如下恶果：目标不明确目标不明确没有进行工作归类的习惯没有进行工作归类的习惯缺乏做事轻重缓急的顺序缺乏做事轻重缓急的顺序没有时间分配的原则没有时间分配的原则如何制定计划？详见计划管理部分内容时间管理的误区之二：组织工作不当时间管理的误区之二：组织工作不当组织工作不当主要体现在以下几个方面：组织工作不当主要体现在以下几个方面：职责权限不清，工作内容重复职责权限不清，工作内容重复“事必躬亲，亲力而为事必躬亲，亲力而为”沟通不良沟通不良工作时断时续工作时断时续怎么办？怎么办？天哪，究竟听谁的？学会如何接受

7、请托学会如何接受请托学会利用资源学会利用资源时间管理的误区之三：时间控制不够时间管理的误区之三：时间控制不够在时间控制上容易陷入的陷井：在时间控制上容易陷入的陷井：习惯性拖延时间习惯性拖延时间不擅处理不速之客的打扰不擅处理不速之客的打扰不擅处理无端电话的打扰不擅处理无端电话的打扰泛滥的泛滥的“会议病会议病”困扰困扰小测试时间管理的误区之四：整理整顿不足时间管理的误区之四：整理整顿不足文件堆积定律：文件堆积定律：文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间小测试时间管理的误区之五：进取意识不强时间管理的误区之五：进取意识不强主要表现：主要表现：个人的消极态

8、度个人的消极态度做事拖拉，找借口不干工作做事拖拉，找借口不干工作唏嘘不已，做白日梦唏嘘不已，做白日梦工作中闲聊工作中闲聊1、目标原则、目标原则2、20/80原则原则3、时间管理四象限、时间管理四象限4、有序原则、有序原则5、对象原则、对象原则时间管理的基本原则时间管理的基本原则1、目标原则、目标原则正确目标的价值正确目标的价值A、目标刺激我们奋勇向上、目标刺激我们奋勇向上B、有目标才会有结果、有目标才会有结果C、目标引导我们发挥潜能、目标引导我们发挥潜能时间管理的基本原则之一时间管理的基本原则之一目标的金字塔目标的金字塔人生终极目标人生终极目标人生总体目标人生总体目标长期目标长期目标中期目标中

9、期目标短期目标短期目标每日目标每日目标时间管理的基本原则之一时间管理的基本原则之一制订目标的制订目标的SMART原则原则:S：具体的（：具体的（Specific）指导计划的执行，最好是明确的、固定的。指导计划的执行，最好是明确的、固定的。M：可衡量的（：可衡量的（Measurable）作为评价的依据，计划的完成情况要进行测评作为评价的依据，计划的完成情况要进行测评A：可达到的（：可达到的（Attainable）可达成性和挑战性并存，跳一跳，够得到。可达成性和挑战性并存，跳一跳，够得到。R：相关的（：相关的（Relevant）本着现状，跟组织的目标一致，设立和理解目标本着现状，跟组织的目标一致，

10、设立和理解目标T：基于时间的（：基于时间的（Time-based）以时间为横轴）以时间为横轴时间管理的基本原则之一时间管理的基本原则之一例：以下的目标例：以下的目标SMART化了吗化了吗?1、提高下游环节客户的满意度；、提高下游环节客户的满意度；2、加强文档的规范建设；、加强文档的规范建设；3、2000年的发货投诉率要比年的发货投诉率要比98年改善年改善20。时间管理的基本原则之一时间管理的基本原则之一巴列特定律（巴列特定律（20/80法则）法则）80%的财富掌握在的财富掌握在20%的人手中的人手中80%的总产量来自于的总产量来自于20%的产品的产品80%的电话来源于的电话来源于20%的朋友的

11、朋友2、“20/80”原则原则时间管理的基本原则之二时间管理的基本原则之二穆尔于穆尔于1939年大学毕业后，在哥利登油漆公司找到业务员的年大学毕业后，在哥利登油漆公司找到业务员的工作。当时的月薪是工作。当时的月薪是160美元，但满怀雄心壮志的他仍拟定了一个美元，但满怀雄心壮志的他仍拟定了一个月薪月薪1000美元的目标。当穆尔逐渐对工作感到得心应手后，他立美元的目标。当穆尔逐渐对工作感到得心应手后，他立即拿出客户资料以及销售图表，以确认大部分的业绩来自哪些客即拿出客户资料以及销售图表，以确认大部分的业绩来自哪些客户。他发现，户。他发现，80%的业绩都来自于的业绩都来自于20%的客户中，同时，不管

12、客户的客户中，同时，不管客户的购买量大小，他花在每个客户身上的时间都是一样的。于是，的购买量大小，他花在每个客户身上的时间都是一样的。于是，穆尔的下一步就是将其中购买量最小的穆尔的下一步就是将其中购买量最小的36个客户退回公司，然后个客户退回公司，然后全力服务其余全力服务其余20%的客户。的客户。结果如何？第一年，他就实现了月薪结果如何？第一年，他就实现了月薪1000美元的目标，第二美元的目标，第二年便轻易地超越了这个目标，而成为美国西海岸数一数二的油漆年便轻易地超越了这个目标，而成为美国西海岸数一数二的油漆制造商。最后还当了凯利穆尔油漆公司（制造商。最后还当了凯利穆尔油漆公司（Kelly-M

13、oore PaintCompany)的董事长。的董事长。案案例例时间管理的基本原则之二时间管理的基本原则之二急迫急迫不急迫不急迫重重要要不不重重要要时间管理的基本原则之三时间管理的基本原则之三3、时间管理四象限、时间管理四象限*影响的范围影响的范围影响的层面影响的层面时间管理的基本原则之三时间管理的基本原则之三分清工作的轻重缓急分清工作的轻重缓急轻重轻重有非常重要的工作，也有相对不重要的工作，但是有非常重要的工作，也有相对不重要的工作，但是并不是所有的工作都同等重要。并不是所有的工作都同等重要。缓缓办办不不办办时间管理的基本原则之三时间管理的基本原则之三分清工作的轻重缓急分清工作的轻重缓急缓急

14、缓急有急待处理的工作，也有可以暂缓的工作，但是有急待处理的工作，也有可以暂缓的工作，但是对于暂可以缓办的工作，也必须有一个截止的期限。对于暂可以缓办的工作，也必须有一个截止的期限。急迫急迫不急迫不急迫紧急状况准备工作重重要要不不重重要要迫切的问题限期完成的会议或工作造成干扰的事、电话信件、报告会议许多迫在眉睫的急事符合别人期望的事预防措施 价值观的澄清计划人际关系的建立真正的再创造力增进自己的能力忙碌琐碎的事广告函件电话浪费时间逃避性活动时间管理的基本原则之三时间管理的基本原则之三3、时间管理四象限、时间管理四象限表面的重要性与真正的重要性表面的重要性与真正的重要性时间管理的基本原则之三时间管

15、理的基本原则之三时间管理的基本原则之三时间管理的基本原则之三一.改善人际关系改善人际关系二.改善事先准备工作改善事先准备工作三.更周详地规划与组织更周详地规划与组织四.善待自己善待自己五.抓住机会抓住机会六.充实自我充实自我七.增进能力增进能力您的答案呢？排列订整理计划处理分类时间管理的基本原则之四时间管理的基本原则之四4、有序原则、有序原则1、将有联系的工作分类整理、将有联系的工作分类整理2、按、按20/80原则对工作进行排序原则对工作进行排序3、必须最先解决需要对方答复的文件、必须最先解决需要对方答复的文件有组织、有计划进行工作有组织、有计划进行工作时间管理的基本原则之四时间管理的基本原则

16、之四如何制定计划？PADC效效管管理理的的开开端端时间管理的基本原则之四时间管理的基本原则之四有有制定目标与计划制定目标与计划任务展开，组织实施任务展开，组织实施对过程中的关键点和最终结果进行检查对过程中的关键点和最终结果进行检查，设置控制点。，设置控制点。纠正偏差，对成果进行标准化，并确定纠正偏差，对成果进行标准化，并确定新的目标，制定下一轮计划新的目标，制定下一轮计划PlanDoCheckAction时间管理的基本原则之四时间管理的基本原则之四时间管理的基本原则之四时间管理的基本原则之四事先应了解：事先应了解：所在部门的业务定位所在部门的业务定位所在岗位的业务定位所在岗位的业务定位上级主管

17、的业务目标上级主管的业务目标上级主管对你的期望和要求上级主管对你的期望和要求与其他相关岗位的业务接口关系与其他相关岗位的业务接口关系5W2HWhat要做什么Why为什么要做When何时去做Where在何地做Who由谁来做How如何做How much需多大代价SMARTSpecific具体的Measurable可衡量的Attainable可达到的Relevant相关的Time-based基于时间的SWOT自身资源：S：Superiority 优势W：Weakness 劣势外部环境：O：Opportunity 机会T：Threat威胁自身资源WS外部环境OT策略如：工作要点注：有所为，有所不为。将

18、资源花在“刀刃”上计划界定主要的任务明确任务的先后次序和相互关系分解任务安排每项任务的责任人、输出结果、应完成的时间注：任务具体、明确，目标可衡量。责权到位时间管理的基本原则之四时间管理的基本原则之四如何制定计划？时间管理的基本原则之四时间管理的基本原则之四WBS（Work Breakdown Structure）：某零件材料的更换确定侯选材料信息查询 A联系供应商 B决定替代材料材料分析 I项目报告 L材料试验设计试验方案 C获得材料订购材料 D供应商交付材料 E加工试验样件 F安排设备/试验日程 G进行试验 H时间管理的基本原则之四时间管理的基本原则之四WBS分解原则分解原则将主体目标逐步

19、细化分解，最底层的任务活动可直接将主体目标逐步细化分解，最底层的任务活动可直接分派到个人完成分派到个人完成每个任务原则上要求分解到不能再细分为止每个任务原则上要求分解到不能再细分为止WBS分解步骤：阶段分解步骤：阶段步骤步骤任务任务活动活动阶段步 骤任活务动实用的计划方法实用的计划方法每日工作计划每日工作计划个人工作日志个人工作日志不要考验自己的记性。不要考验自己的记性。待办计划表应简单明了待办计划表应简单明了定期检查计划表定期检查计划表限制计划表上的项目限制计划表上的项目在计划项目旁注明完成的时间在计划项目旁注明完成的时间时间管理的基本原则之四时间管理的基本原则之四实用的计划方法实用的计划方

20、法滚动计划滚动计划计划按一定的周期（如：月、周）有频计划按一定的周期（如：月、周）有频率地向前滚动调整。率地向前滚动调整。将中、短期计划紧密结合。将中、短期计划紧密结合。使计划更符合实际，提高计划质量。使计划更符合实际，提高计划质量。不断检查计划，确保计划的实现。不断检查计划，确保计划的实现。时间管理的基本原则之四时间管理的基本原则之四甘特图甘特图(GANTT图图)GANTT图又称为图又称为“横道图横道图”、“条形图条形图”。1、它直观、简单、明了、容易绘制、应用方、它直观、简单、明了、容易绘制、应用方便，便于实施情况与计划进行比较等优点。便，便于实施情况与计划进行比较等优点。2、主要适用于简

21、单、小型计划等项目中。、主要适用于简单、小型计划等项目中。时间管理的基本原则之四时间管理的基本原则之四实用的计划方法实用的计划方法1D任务名天数开始日期结束日期负责人2345678910111211.11.2233.13.2中试准备总体进度中试计划表转中试试验和试生产试生产加工波形测试5d2d3d2d4d2d2d1月2日1月2日1月4日1月7日1月9日1月9日1月11日1月6日1月3日1月6日1月8日1月12日1月10日1月12日曹建辉曹建辉曹建辉卢东张志强张志强张志强时间管理的基本原则之四时间管理的基本原则之四举列：举列：CC07MPU中试中试Gannt图图PERT图（网络计划评审技术图（网

22、络计划评审技术-ProgramEvaluation and Review Technique）1、识别完成项目必须进行的每一项重要活动。、识别完成项目必须进行的每一项重要活动。2、决定这些活动的先后次序。、决定这些活动的先后次序。3、将活动流程从开始到结束的过程描绘成图形。、将活动流程从开始到结束的过程描绘成图形。4、估计和计算完成每项活动所需的时间。、估计和计算完成每项活动所需的时间。5、利用网络图决定每项活动的开始和结束日期以及制定整个、利用网络图决定每项活动的开始和结束日期以及制定整个项目的进度计划。项目的进度计划。时间管理的基本原则之四时间管理的基本原则之四实用的计划方法：实用的计划方

23、法：事件描述A：审查设计和批准动工：审查设计和批准动工B：挖地基：挖地基C：立屋架和砌墙：立屋架和砌墙D：建造楼板：建造楼板E：安装窗户：安装窗户F：搭屋顶：搭屋顶G：室内布线：室内布线H：安装电梯：安装电梯I：铺地板和嵌墙板：铺地板和嵌墙板J：安装门和内部装饰：安装门和内部装饰K：验收和交接：验收和交接期望时间（周）1061463355431紧前事件-ABCCCD、E、FGDI、HJ开始ABGJDHDEF1061436C355545331KPERT网络图时间管理的基本原则之四时间管理的基本原则之四举例：建筑办公楼的举例：建筑办公楼的PERT网络网络5、对象原则、对象原则时间管理的基本原则之五

24、时间管理的基本原则之五1、了解自己使用时间的方式和状况、了解自己使用时间的方式和状况2、做好工作计划、做好工作计划3、缩短别人干扰的时间、缩短别人干扰的时间4、不要拖延、不要拖延5、第一次就把事情做好、第一次就把事情做好6、例外事务例行化，例行事务规范化、例外事务例行化，例行事务规范化7、时间的判断应有弹性、时间的判断应有弹性时间管理的方法和技巧时间管理的方法和技巧了解自己使用时间的方法和状况了解自己使用时间的方法和状况时间使用清单时间使用清单一星期时间日志与简略分析一星期时间日志与简略分析请写下您以下列问题的答案：请写下您以下列问题的答案：1、我如何浪费我的时间？未来有何算途径可预防或减低时

25、间的浪、我如何浪费我的时间？未来有何算途径可预防或减低时间的浪费？费？2、我如何浪费别人的时间？我浪费了谁的时间？我应如何预防不、我如何浪费别人的时间？我浪费了谁的时间？我应如何预防不使其发生？使其发生？3、哪些活动我现在可以减少、不予考虑或交给别人做？、哪些活动我现在可以减少、不予考虑或交给别人做？4、别人如何浪费我的时间？未来有没有方法减少或排除其发生？、别人如何浪费我的时间？未来有没有方法减少或排除其发生？如果有的话，是什么方法？如果有的话，是什么方法？5、我做的哪些事既重要又紧急？、我做的哪些事既重要又紧急？6、我做的哪些事对我的目标很重要？、我做的哪些事对我的目标很重要？7、我是否花

26、费时间追求那些对我很重要的事？如果没有，原因何、我是否花费时间追求那些对我很重要的事？如果没有，原因何在？如果有，是哪些事？在？如果有，是哪些事？1.今天有哪些事情是在适当的时间内完成的？今天有哪些事情是在适当的时间内完成的？2.今天有哪些事情是在不适当的时间内做的？今天有哪些事情是在不适当的时间内做的？为什么要在不适当的时间内完成这些事情？为什么要在不适当的时间内完成这些事情？3.今天在哪一段时间里着手进行最重要的工作？今天在哪一段时间里着手进行最重要的工作？为何在这段时间进行这一种工作？为何在这段时间进行这一种工作？这一种工作有无可能提早一些进行？这一种工作有无可能提早一些进行？4.今天最

27、具工作效率的是哪一段时间？今天最具工作效率的是哪一段时间？为什么在这段时间最有工作效率？为什么在这段时间最有工作效率？5.今天最不具工作效率的是哪一段时间？今天最不具工作效率的是哪一段时间？为什么在这段时间里无工作效率？为什么在这段时间里无工作效率？6.今天工作过程中最大的干扰是什么？今天工作过程中最大的干扰是什么？7.今天最严重的三个时间使用误区是什么？今天最严重的三个时间使用误区是什么？以后有没有可能克服这些误区？如何克服它们？以后有没有可能克服这些误区？如何克服它们？了解自己使用时间的方法和状况了解自己使用时间的方法和状况了解自己使用时间的方法和状况了解自己使用时间的方法和状况8.今天做

28、了哪些不必要做的事？今天做了哪些不必要做的事？9.今天做了哪些不需要亲自动手的事？今天做了哪些不需要亲自动手的事？这些事可以授权给谁去做？这些事可以授权给谁去做？10今天花费了多少时间做重要的事？今天花费了多少时间做重要的事？11今天花费了多少时间做不重要的事？今天花费了多少时间做不重要的事？12今天有哪些事情本来应花费更多的时间去做？今天有哪些事情本来应花费更多的时间去做？13今天有哪些事情本来可以花费较少的时间去做？今天有哪些事情本来可以花费较少的时间去做？14从明天开始，应该怎样做才能改进时间的使用？从明天开始，应该怎样做才能改进时间的使用？A：工作表上的重大问题工作表上的重大问题B：做

29、创造性的思考做创造性的思考C：讨论并制订重要事情的工作计划讨论并制订重要事情的工作计划高效率状态：高效率状态：了解自己使用时间的方法和状况了解自己使用时间的方法和状况A：与同事或其它人员交换意见与同事或其它人员交换意见B：做处理回信及备忘录事情做处理回信及备忘录事情C：做细部的工作计划和行程安排做细部的工作计划和行程安排中效率状态：中效率状态：了解自己使用时间的方法和状况了解自己使用时间的方法和状况A：基本的工作分类及研究来信基本的工作分类及研究来信B：接待访客或例行性工作事务接待访客或例行性工作事务C：电话联络一些事情电话联络一些事情低效率状态：低效率状态：了解自己使用时间的方法和状况了解自

30、己使用时间的方法和状况期望活动时间的计算公式期望活动时间的计算公式Te=(To+4Tm+Tp)6To：乐观时间（理想条件）：乐观时间（理想条件）Tm：最可能时间（正常情况）：最可能时间（正常情况）Tp：悲观时间（最差条件）：悲观时间（最差条件）了解自己使用时间的方法和状况了解自己使用时间的方法和状况3、缩短别人干扰的时间、缩短别人干扰的时间打扰也是你的工作打扰也是你的工作不要成为电话的牺牲品，在固定的时间打不要成为电话的牺牲品，在固定的时间打电话找出电话干扰的时间、干扰的规律电话找出电话干扰的时间、干扰的规律每天或每周召开例会，减少干扰每天或每周召开例会，减少干扰时间管理的方法和技巧时间管理的

31、方法和技巧4、不要拖延、不要拖延拖延的表现：拖延的表现：当你必须着手于一篇重要的报告时，你却在不当你必须着手于一篇重要的报告时，你却在不停地整理桌子上的东西。停地整理桌子上的东西。不替一位潜在的大客户准备简报，反而打电话不替一位潜在的大客户准备简报，反而打电话给一位友善但采购量却极少的客户。给一位友善但采购量却极少的客户。总认为要思考全面后才能开始着手于工作，是总认为要思考全面后才能开始着手于工作，是典型的完美主义者。典型的完美主义者。时间管理的方法和技巧时间管理的方法和技巧拖延的代价：拖延的代价：愧疚常伴左右。愧疚常伴左右。在压力下工作。在压力下工作。待处理问题接踵而来。待处理问题接踵而来。时间管理的方法和技巧时间管理的方法和技巧如何克服拖延：如何克服拖延：把大工作分成许多小工作。把大工作分成许多小工作。直接面对而不是逃避不愉快的工作。直接面对而不是逃避不愉快的工作。不妨让别人来监督你。不妨让别人来监督你。奖励自己。奖励自己。时间管理的方法和技巧时间管理的方法和技巧5、第一次就把事情做好！、第一次就把事情做好！我们到底在忙什么？我们到底在忙什么？时间管理的方法和技巧时间管理的方法和技巧时间管理的方法和技巧时间管理的方法和技巧6、例外事务例行化，、例外事务例行化，例行事务规范化例行事务规范化