活动执行培训手册课件.pptx

1、活动篇赶早不赶晚的准备一切，尤其是大型复杂的活动，这样才能有时间精力应对突发变故。提前准备 应变有余各尽其职紧密配合多想一步步步领先做活动的成功要素之一就是要细致，想到别人想不到的任何环节和注意事项，假象出可能发生的状况，并都有备选应对方法。在活动执行的过程中会有明确的职能分工，例如活动总控、活动负责人、活动执行等，每个人在负责好本职工作的同时，更要注意团队的紧密沟通配合，这样才能使力量发挥达到最大值。活动工作原则活动准备期2活动总结期4活动执行期33活动竞标期31活动工作划分活动竞标期核心模块4.获取资料1.了解对手5.提 案6.立 项2.策略会议3.背景信息客户是否竞标？竞标公司的数量级资

2、质客户之前有否合作，与关键人物关系如何1.了解对手-客户的企业背景：企业类型、企业理念等-客户的企业或品牌特性：核心优势?推广策略?-客户的习惯与喜好-活动核心目的：产品推广?提升销量?品牌合作?-客户评估项目成败的核心标准：活动效果？销量?-项目基本信息：活动类别?主题?费用预算?执行内容?-竞品信息：哪些品牌？同期在进行什么样的推广活动？2.背景信息对客户(项目)背景信息的充分了解是决胜的前提！3.获取资料-VI系统电子版（至少有LOGO、标准色、禁用色或禁用搭配）-产品广告图片及广告影像-客户以往各类活动的资料照片-客户公司的完整名称-客户接口人及接口人上级领导的姓名、职级、电话、手机、

3、E-mail等基础信息团队共同“头脑风暴”，制定策略平台，实现“点”的爆破。在活动过程中策略、策划会议可以多次招开，更有利于活动的开展。4.策略会议会议主持项目经理会议记录项目执行 必要参会人员项目组全体成员设计部代表客户服务部接口人员 前端信息介绍客户经理或项目经理对相关信息进行介绍，包括：客户名称企业VI近年客户动向客户端主要决策者介绍项目战略意图项目功能项目目标项目时间点。项目预想介绍对客户对项目的预想进行介绍。项目实施介绍说明项目的必备环节或及以确认事实的内容。预算及周期说明说明费用预算及操作周期。保障会中讨论内容符合预算，并能在操作周期内完成。4.策略会议-会议流程11234主题讨论

4、分组寻找大量相关素材案例进行讨论，一个项目最好有备选主题，贯穿活动的主线思路及表现元素。创意亮点讨论在讨论过程中一定要注意，亮点环节必须具备可实施性。细节及现场配合流程细节及现场装饰与流程的配合。确保装饰设计与方案内容统一。必须形成决议项目定位项目策略各职能模块接口人项目推进流程方案风格方案模块构成及模块撰写责任人方案内容及流程方案完成时间报价形式及分块预算4.策略会议-会议流程256785.提案-四个注意点主题明确图文并茂条理清晰包装精美现场提案电话提案需要与客户确认的内容 提案时间及地点 我方提案人数及客户方参会人数及级别，如客户有高层出席，我方必须有高层陪同提案 是否能提供投影设备，如果

5、客户无法提供，我方便需自带投影设备 是否有特殊要求，如方案是否需打印版、打印份数、颜色要求、是否需要外文版方案，提案语言是否为外语等。内部自行确认内容 提案用品：U盘、光盘（提案、报价）方案及报价单打印版（需要装订，至少首页需要彩色打印）、激光笔、电池、记录纸笔、如需播放音视频文件需另备音响设备、如需记录客户想法所应用的录音笔 笔记本电脑：桌面是否整洁、系统是否存在恶意插件弹出、适配器接头是否通用如果客户在外地，确定是否采用电话会议提案。1.提案人员确认3.提案准备2.提案演练各模块的讲述人：活动、报价、答疑。各模块讲述人应熟读提案、预演口述内容、客户可能提出质疑的环节应如何回答。提案演练时，

6、要组织项目组成员旁听。-费用预算撰写及审批；-确认与客户达成初步合作意向,包括对方案框架与费用预算的确认。6.立项活动的前期准备在整个活动工作中占有举足轻重的地位，活动执行的好与坏完全取决于活动前期的准备工作的充足与否。活动准备期核心工作模块日常工作体系基于目前执行经验整理的操作流程，执行的基础保障建立日常作业的保障体系，明确工作方向，培养良好习惯核心工作模块时间与人员保障场地排查方案/设计其他沟通费用/合同供应商管理-完善、严谨的操作流程是项目成功的必要前提，也是最为有效的保障体系。-众志成城，每个优秀的个体方能铸就强大的团队。我们需要一个大而全的项目进度表！时间与人员保障项目进度表 一个项

7、目组全体参加的沟通会项目经理对整体项目进行梳理，按模块罗列项目内容明确客户和我们的工作内容按每个模块细化工作内容按模块进行人员分工，明确每个人的岗位职责拟定每个工作模块的时间点项目进度表的两种形式：-简单的项目进度表:适合于整个项目管控、工作汇报、项目跟踪-详细的项目进度表:适合于控制项目的各个环节节点 关于项目控制客户控制：-抓住核心关键人物：准确理解关键人物意见并有效执行。内部控制：-重要方向性策略，需黄总确认-作品及文件发送客户前，需总监确认时间点控制：-把握关键时间点：明确每项事情的最后时间点，按时安排及确认工作，以避免因时间耽误而影响活动效果。PPM会安排PPM会（所有工作细项整理及

8、双方讨论会）安排：-活动前10天第一次-活动前3天第二次注：具体时间可以根据项目所需总时长进行调整-项目组需及时并全面的整理项目准备工作内容。请别说你没有时间，如果你所有的时间安排和控制好，你就会有足够的时间！场地排查执行保障体系ConfirmBrief不论是你，还是你团队的伙伴，或你的供应商，都要向他们准确传达需求“不做无用工”，先确认执行的核心前提：门店户外是否允许做活动Execution户外活动存在更多隐患和突发情况，请按需求细致排查，将不可预见降至最低限度场地勘察注意事项 场地外情况-活动场地附近交通状况 直达交通工具或需租车、拼车-活动场地附近住宿情况 -活动场地附近其它情况 超市

9、饮食 娱乐场所 -活动场地附近停车场 无 有 可容纳车辆：-活动场地进货通道、电梯、进货门尺寸 通道：电梯：进货门：-场外道路指引位置户外场地排查活动场地报批程序活动场地展示区域位置及尺寸可用舞台区域尺寸(长进深高)活动场地面积(长宽高)如有多场地活动，各活动区域间的通往路线场地提供电源(最大供电量数量分布位置)活动区域周边情况（主要指人流）安全隐患评估（做好消防/防雨等安全预案）场地搭建吊点位置水源状况户内场地排查户内场地签到/展示区域位置及尺寸嘉宾入场路线/客梯位置/室内指引可用舞台区域尺寸(长进深高)活动场地面积(长宽高)场地搭建吊点位置如有多场地活动，各活动区域间的通往路线嘉宾通道照明

10、情况场馆（如涉及体育馆）报批程序场地提供电源(最大供电量数量分布位置)水源状况场地设施(户内外)卫生间无 有 数量：VIP（嘉宾）休息室无 有 数量：演员候场/更衣室无 有 数量：工作人员休息室无 有 数量：储物室无 有 数量：升降设备无 有 数量：场内LED屏或投影屏幕无 有 数量：场方提供的舞台、桌椅、讲台等设施尺寸无 有 数量：安全设施-灭火器无 有 数量：安全设施-消防栓无 有 数量：安全设施-消防栓无 有 数量：安全设施-安全出口无 有 数量：活动场地特殊限制：对制作物大小、安装方式限制，是否可张贴、悬挂制作物及其他场地提供方提出的要求 无 有 向场地方索取的资料资料索取场地电路图场

11、地交通位置图场地可提供的AV清单场地平面尺寸图/楼层位置图进场时的安保、场地协调的联系电话相关租赁协议和规定、付款方式、报批手续、报批需要的工作日以往活动照片、举办活动相关的行业、活动借助场地达到的特效亮点勘景拍摄要求按时空顺序在每个角度拍摄尽可能多的照片制作物、装饰物、搭建物的位置拍摄拍摄场地周边、场地各部位、通道的VIDEO场地排查报告专业体现基本信息反馈，告诉客户我们所掌握的信息（细致程度为核心）职业体现一些合理化建议和对可执行性的评估（我们的责任心和态度）设计模块四个环节：设计平面设计3D设计施工图 3D效果图（各视角）尺寸及材质确认 场地施工图尺寸标注 物料施工图尺寸标注样稿确认 所

12、有平面、3D效果图标准尺寸，样稿打印，客户确认（邮件或传真）所有物料设计要严格按照客户要求的尺寸设计 设计完毕后要认真核对画面中文字的字体、字号、颜色以及文字的对错并和客户确认 设计稿完成后在制作前一定要和客户邮件确认或书面确认 主视觉提交及确认 相关延展平面设计一份详尽明确的设计清单是至关重要的，因此设计清单在个个环节中起到重要作用。执行案其他文档策划案方案三个环节项目的其他沟通服务人员沟通物料制作物品采买注意事项物料制作前一定要确认好制作工艺、制作工期喷绘制作物在制作前要先打小样并让客户签字确认主持人以及推荐表演人员时先要确定演出人员的档期和费用表演曲目需要视频和照片，演艺人员的表演服装都

13、需与客户确认模特、礼仪、保安要沟通好表演、工作时间和场次，与客户确认服装租赁的款式、数量、费用要事先和客户确认物品采买前要注意物品的制作工期和包装物品采买时要注意运输时间物品的才买也需跟客户详细确认现场所有的对讲机要提前准备好数量，充电，调好频道所有费用须经过公司审批方可提交客户费用/合同作业体系（客户端）客户已确认费用框架，提报各模块细化报价客户确认费用，须通过邮件或传真签字确认（确认项目和金额）须使用项目确认书合同须经律师审核后方可提交,活动开始前必须签订合同关键点：签约地、预付款、根据项目制定的特殊条款对供应商的费用进行评估审核，考量可执行性报价提交客户前须经过公司内部对供应商费用的最终

14、审核方可首先，选择至少3家供应商进行brief向供应商明确项目内容、费用、提交时间等需求合同签署前双方确认最终费用须与客户签署合同后方可与供应商签订合同根据每个活动的不同情况制定合同条款选择费用合同费用/合同作业体系（供应商端）供应商管理每个地方的供应商必须要有网站、PPT或者其它文档的公司简供应商要按照不同的等级进行划分每个地区都要对供应商进行筛选，最后筛选出5个供应商。4.突发事件的应变与处理 5.主动配合积极性及执行推进能力1.物料制作能力2.价格体系 3.地域覆盖能力 考核体系供应商的优劣取决于我们的考核体系是否全面且有效活动执行期是将所有理论变为现实的时期。活动执行期 注意事项1.进

15、场搭建 2.AV进场3.彩排4.人员培训5.活动现场进场搭建注意事项1.搭建进场前要和场地方协商好搭建及撤展时间、搭建项目以及搭建注意事项2.需预留的消防通道或者侧门等3.做好保护设施避免损坏现场4.搭建进场前要留好场地负责人员及配合人员的联系方式5.进场后搭建要严格按照施工图进行搭建，搭建完成后比对最终效果是否与效果图匹配6.搭建时要确保安全措施做全，保证人员安全7.搭建结束后，要求第三方将现场清理妥当，如客户有要求则在此时进行完善AV进场注意事项1.AV设备进场前要事先确保电源电压及电源走线，是否需要配电箱或其他电源设备2.AV设备接电时要有场地方的电工在场，桁架安装时保证人员安全3.音响

16、放置时要避免啸叫并不影响整体美观4.灯光定点时要注意不要照到嘉宾的眼睛5.灯光音响的电源线要固定牢固，防止嘉宾走动式触碰到电源线发生危险6.灯光音响控台需要遮挡避免直接暴漏影响现场整体效果彩排注意事项1.彩排要保证3次彩排，设备彩排-环节彩排-正式彩排2.提前与演艺及AV公司沟通好彩排时间及要求，避免现场临时彩排混乱人员培训注意事项1.PT、礼仪提前一天下午或者提前3个小时到岗进行培训，事先将工作职责，工作要求及惩罚措施告之2.提前一周或三天给到主持人串词，主持人提前一天到场走台彩排，将环节与主持人沟通清楚3.演员素材提前1、2天拿到，提前一天或3小时进行彩排，彩排时发现有什么需要改进及灵活调

17、配的跟演艺公司及时沟通改进；活动现场注意事项1.现场人员提前分工，各司其职，并将人员分工告之客户，如客户有投诉或要求，安排负责人进行处理2.维持现场秩序，注意环节与环节之间的衔接和过度，灵活处理突发事件，保证活动正常进行3.提前一天与客户确认好第二天流程及环节4.提前通知客户准备好当天物料或者提前从客户处拿到当天需要的物料。5.AV设备应在活动开始前半小时开启，避免开启时对现场影响6.遇到客户要求即使执行，如需要时间推迟的跟客户合理解释7.如现场客户需要补充演艺等项目则先与第三方沟通清楚档期然后给予客户一个答复，有时间的话最好进行签字或邮件确认8.活动现场需保证搭建人员在现场，如碰到紧急情况则

18、可及时处理9.如果活动周期较长，做到一天一会，有问题及时解决，以保证后续活动效果。活动总结期活动总结期1.客户2.供应商3.公司内部活动后期主要是对整个项目的收尾及总结工作，也是客户服务的关键时期，因为有些时候前期和执行期都做得很到位，但后期没有做好的话会影响到客户对整个项目的评估及结款。客户1.本着客户至上的服务理念，来完成项目的收尾工作，尽可能的去满足客户后期要求2.与客户的追加款及尾款核对清楚后发与客户确认，客户确认后开尾款发票递给客户3.将活动的照片、视频母带与客户发票一同快递给客户4.针对此次活动进行活动总结撰写，领导确认后发与客户 供应商1.收集好供应商信息，协调好和供应商的关系2

19、.将活动与供应商的发票、合同原件等资料收集完整3.客户尾款结清、供应商资料齐全后，填写第三方费用申请单，给供应商付尾款4.如与供应商为尾款有问题的，可先与供应商沟通，如无果则顺延公司内部1.差旅费核算，与财务核对后整理贴票领导签字2.内部活动总结会议，每人将收获和问题进行归纳总结3.供应商发票、合同原件收齐后交予财务并留一份扫描或复印件部门备份日常工作篇管理好你的日常工作，会带给你事半功倍的效果，建立起好的作业习惯会让你受益无穷。严谨有序的工作管理、细致贴心的客户关系维护都是你成为优秀执行者不可或缺的职业素养，这会让你成为一个令客户和团队信任、喜欢和依赖的人！核心工作模块日常工作体系基于目前执

20、行经验整理的操作流程，执行的基础保障建立日常作业的保障体系，明确工作方向，培养良好习惯日常工作核对1.管理自己的工作2.管理自己的文档3.会议约定及准备4.出差准备及执行5.节日事项6.财务流程核对管理自己的工作每日上班第一件事，是先将当天的工作列出清单，并对所列工作按照重要or非重要，紧急or非紧急不同程度进行划分，按照工作重要和紧急程度安排当天工作。下班前，在OA上填写好当日工作日志，并对照早晨所列当天工作清单一一核对完成情况，要当日事当日毕。每周五下班前，做出你所负责客户下周工作计划表，提交AM、AD和客户予以确认，在周一上午将当周工作和团队主要执行人员进行沟通部署。每月月末，整理当月工

21、作总结（ppt格式）。1234管理你的工作文档1.对电脑内各个客户文档都系统整理，并且自己很清楚每一个文件在什么位置。2.按规范建立文档：文件命名（客户名+工作内容+时间），分客户分项目建立文件夹，按项目内容或者时间来建立相应的子文件夹，各个子文件夹下要标注各项工作的内容。3.定期（每三个月一次）清理文件夹，尤其是建立月报制度的客户，定期（每月一次）将已完成的文件刻盘交部门资料库统一保存，移除已刻盘或已没有保留价值的文件。4.好记性不如烂笔头，为避免遗漏，手边不离笔记本，随时记录，尤其是客户口头（当面或电话中）沟通的内容，尽量原话记录，准确向团队转达。5.新客户需建立公用邮箱，客户来往邮件都通

22、过公用邮箱，以便团队其他人参与工作方便。邮箱地址是：6.在邮箱建立签名档，发送邮件给客户必须有签名档，签名档要留下公司名称/姓名/电话，以便客户联络。7.在发送邮件时，需要建立邮件抬头（收件人+问候语），并交代所发邮件事宜，明确邮件目的，以便客户清楚了解邮件中需要解决的问题。管理你的工作文档会议约定及准备1.我们把许多时间用来准备及出席客户会议。会议的目的是提案及卖出我们的作品、回顾工作进展情况、分派任务以及决定下步动作。我们的时间和客户的时间都非常宝贵，因此，我们必须最充分地利用客户会议。2.召开内部工作沟通会，将会议所有可能涉及到的资料准备齐全。3.内部沟通会完成后，执行部门同事若仍然有疑

23、问，需及时与客户沟通解答其疑问。4.会议组织者，提前通知了所有要参加会议的人员，告之会议时间、地点和内容，是否提前将会议室所用设备物品准备到位。5.提前（至少一天）将会议议程（使用公司会议议程沟通模板）发送给客户，包括:会议地点，会议时间，参会人员，会议议题等相关内容。6.如果是外地客户,需坐飞机、火车前往,提前订好票。7.客户若从外地来京,提前帮助客户预订酒店,打听好客户行程,安排车子接送。前来公司开会，是否需要行政部出车接送，起码是礼貌性地问一下。8.会议前一天,短信通知所有公司参会人员会议具体行程安排（集合地点、出发时间等）以及参会着装要求等事宜、提前查好到目的地的路线图以及当天的天气情

24、况以备不时之需。9.提前通知行政部门参会人数并提醒行政部门准备好会议所用纸笔和会议所需小食品和饮品。会议约定及准备10.去客户公司开会时，主动购买茶点及饮料。11.会议内容较多时，打印会议议程稿，以便客户随时了解会议议程与内容（务必留出备份，以备客户临时加入）。12.备齐与客户相关的所有文件，包括会议提报文件、以往所有文件以及与会议相关的物品。13.正式提报文件，提前查看是否使用公司专用PPT模板模板，使用于比稿的文件，提前查看留给客户的提报文件统一转成PDF格式。会议约定及准备14.若在公司开会，布置欢迎牌，提前调试了投影仪、电脑、提案笔、音箱（必要时）等设备，确保设备的正常使用。若在客户方

25、开会，提前确认客户会议室的设备，调试自带的设备。15.若是召开电话会议，提前测试电话会议设备，并且我们与客户都知道了对方的电话会议号码。16.出差参加会议时，会前对需要携带的物品作好清单,临行时进行全面清点。17.与客户见面必须正装出席。18.准备好名片（第一次见客户），注意到礼仪，保持微笑，保持稳重大方。会议约定及准备19.若在公司开会，尽可能到电梯口迎接客户，把客户引至会议室避免干扰面，避免大厅内人员走动影响客户注意力。20.客户坐下后询问客户需要喝什么，咖啡/茶/饮料等，根据客户需要提供。21.会议中，注意随时给客户的杯子添加茶水饮料。22.若开会至用餐时间，安排好餐食；客户需离开时，将

26、客户送至搭乘电梯离开为止。23.凡与客户的正式会议（包括电话会议），会后都必须按照黄橙的会议纪要模板撰写会议报告。会议约定及准备24.会议报告要简明清晰地记录已达成的意见、下一步的行动、完成的期限、责任人。25.会议报告要经客户总监签字确认后再发出。26.会议报告要在会议结束后的24小时内发出，除发送与会者，亦要发送主要客户高层，公司内该项工作组的成员，让所有有关人员了解进展情况。27.按照会议要求的工作时间安排推进内部的各项工作的具体落实，保证按时准确完成、没有遗漏。会议约定及准备出差准备及执行提前一天填写了出差申请单并预支出差费用。节假日期间你是否提前沟通或让客户预定了回程的车票。如果开车

27、或坐火车，借用公司电脑以及3G卡以备查收重要文件。如果出差去客户方开会或提案，询问客户方有无投影仪，需不需要自带。出差回来后及时与公司进行费用核算，如果客户报销差旅的是否及时将发票递出。记住和关心客户与我们的每一个岁月，在客户启动或者客户周年庆时机主动筹备相关庆祝活动，增进我们与客户合作的感情。如果是项目制合作方式，项目结束后主动筹划并赠送客户方纪念小礼品。纪念我们共同的努力合作。收集客户的私人信息，及时填入OA资料库，在客户过生日的时候，送上生日祝福及心意礼物。节日事项日常的报销你是否按时填报了报销单据并交由总监签字？出差前你是否在OA中填报了出差申请并申请相关费用，出差后你是否及时填报了相关差旅单据并与财务结算？第三方费用开展前你是否预估费用，并在OA向财务提交申请单，直至合作。项目发票开具前，你是否提交了发票申请 单并交由总监签字。开票的台头及内容是否提前与客户进行了确认？财务流程核对