物资内业管理培训课件.ppt

1、负责部门文件的收集、整理、装订工作。负责接收审核材料员提交的材料进场手续，确保手续齐全、准确；编制本项目材料验收、发放和存储台账，确保数据的准确性、及时性、完整性，做到日清月结，账目清楚。材料员上报的单据按规定编号，每月（包括各类报表）装订成册并存档。保存、归档付款资料（送货小票、出入库单、验收记录、影像资料、结算单、合同等），并根据项目月度预算会的结果，向公司申请付款、办理结算手续等。按时完成公司需要的数据统计报表并按要求上报，按月与各供方进行对账；负责项目月度报表的编制（预结算单、材料盘点表及耗用表等），及时上报。负责采购合同的整理归档工作，确保归档合同的完整性，并建立完整的合同台账一、内

2、业人员的主要岗位职责一、内业人员的主要岗位职责二、内业资料的组成二、内业资料的组成07合同及补充协议编制05材料调拨手续06废旧物资处理手续08分供结算手续04月报量01材料出入库手续02材料记账凭证03台账建立三、内业资料的管理要求三、内业资料的管理要求1.材料的出入库手续的编制要求02物资主办按照计划组织材料进场01物资经理审核材料计划04内业人员收集、审核相关手续，填写小票单价、金额并及时入账处理03材料员组织材料验收，填写小票基础数据物资采购入库单a.材料的名称、规格型号、单位必须与合同保持一致b.材料来源必须与分供商合同名称一致c.入库时必须使用黑色圆珠笔或碳素笔填写，不合格退场时必

3、须使用红色圆珠笔或碳素笔填写d.签字人员必须是本人，不得代签，同一张采购入库单禁止同一人重复签字e.内业负责人负责填写采购单价、金额、合计金额（不得让分包知晓，注意保密）f.采购入库单按月保持编号连续g.小票上不允许出现任何涂改的地方领料单a.材料名称、规格型号、单位必须与合同保持一致b.领料单位与分包公司名称一致，禁止缩写c.出库时必须使用黑色圆珠笔或碳素笔填写d.签字人员必须是本人签字，领料人必须是分包材料签收授权的人，且字迹应与分包授权委托书保持一致，禁止代签e.领料单按月保持编号连续f.领料单上不允许出现任何涂改其他材料编制要求a.供应商的送货小票送货小票必须供应商公章清晰、编号连续、

4、日期正确、送货人姓名可辨识、经手人必须是验收人本人签字。b.进场验收记录验收记录必须是参与验收的人员全部在场时填写，全部本人签字，禁止后补手续。c.影像资料材料验收过程应全程DV录像，内业人员应将每种材料分别建立文件夹，并将影像资料统一编号，保存在硬盘及云端，以备查验，如：材料如上午进场，其入库手续必须当日转交给内业负责人，材料如下午进场，其入库手续转交内业负责人的时间不得晚于第二天中午十二点，内业负责人登记台账的时候，验收人员提交的资料如不满足上述要求，内业负责人禁止接收。2.2.物资记账凭证物资记账凭证物资记账凭证要求按月装订,内容包括本月材料入库台账、订货通知单、送货小票（分供提供）、采

5、购入库单、领料单、进场验收记录装订顺序：封面本月材料入库台账（需编制人，物资经理签字）【订货通知单（第一联）送货单（分供提供）物资采购入库单（第一联）领料单（第一联）进场验收记录】【】封底、包角3.3.台账的建立台账的建立物资台账由电子台账与纸质版材料2部分组成，其中包括分供合同台账、材料计划台账、材料出入库台账、材料调拨台账、携物出门台账、不合格物资处理台账、废旧物资处置台账、分供商对账记录、盘点记录、月度分包材料确认记录、付款单台账、分供结算台账、收发文台账等，电子台账应与纸质版资料一一对应，参考格式见项目台账样表。4.4.月报量的管理月报量的管理月报量业务流程月报量手续内容a.产值情况报

6、表（共计5项）：预结算单、对账单、分供提供的产值明细、项目审核明细表、物资采购入库单。b.消耗情况报表（共计4项）：收发存盘点统计表、耗用汇总表、出库明细、领料单。月报量编制原则a.预结算单当月产值=对账单中当月产值=分供提供的产值明细总额=项目审核明细总额=所有入库单合计总额=收发存盘点统计表中本月进场总金额b.耗用汇总表合计金额=收发存盘点统计表中本月消耗金额=出库明细总额=领料单合计总额c.收发存盘点统计表中：上月盘存+本月进场-本月消耗=账面盘存 每月25日与分供商对完账后按公司要求次月5日前上报委派会计当月月报量并确保报表中物资名称及单价应与项目签订的采购合同中的信息一一对应，同时预

7、结算单及明细上标注的时间不得早于上月26日晚于当月25日，杜绝出现跨月、跨年的预结算单及小票。集采对账单的上传a集采上对账日期与对账单日期一致（25日）b对账单统一名称中建一局XXX项目2015年X月份XX材料对账单c上传对账单、分供产值明细附件d对账单于次月委派会计入账后，25日前审核无误上传至集采平台。5.5.材料调拨管理材料调拨管理调拨流程材料调拨要求a.所调拨物资的价格、数量需由调出和调入单位的所有核心担当体成员审核通过、并填写物资调拨处置记录，报至公司物资管理部备案。b.运载调拨物资的车辆装车完毕后，应根据实际调拨情况开具物资调拨单及出门证。c.物资调出或调入后，及时将相关手续报至项

8、目委派会计及公司财务部，进行账务处理。6.6.废旧物资处理管理废旧物资处理管理废旧物资处理流程废旧物资处理要求a.钢筋余料处理价格，不得低于申请当日项目部所在地省会城市“我的钢铁网”平均价格的55%；其他废旧物资的处理价格应符合同类产品的市场价格。b.废旧物资处理时，项目部应经过询价比较，编制废旧物资处置申请单上报公司物资管理部进行审批；所有手续审批完成后公司物资管理部与项目物资部分别归档。c.废旧物资处理的过程中，项目部应指派专人对处理全过程进行监督，处理完毕后在物资变卖处置记录上签字确认；整个监督过程应留下DV影像资料，影像资料要求清晰，由项目内业负责人存档。d.项目处理废旧物资所得款项必

9、须按月100%上缴至委派会计。委派会计根据废旧物资处理手续核对上缴金额后，及时上缴公司财务部进行账务处理，公司财务部收到处理款项后负责开具收据，项目委派会计负责将收据留存。e.公司范围内新开项目必须安装地磅，为确保地磅的准确性，项目部应至少每隔2个月进行验磅，物资部、商务部、质量部应参与，并在地磅检验单上签字确认；公司物资管理部将不定期的对地磅检验单及地磅的准确性进行抽查。7.7.合同及补充协议编制合同及补充协议编制评审流程a.第一类物资（钢筋、商混、周转材料、木方、模板、防水材料及合同额超过200（含）万元的其他材料）采购合同、补充协议审批b.第一类物资（钢筋、商混、周转材料、木方、模板、防

10、水材料）合同额在200万元以下采购合同、补充协议审批c.第二类物资（除钢筋、商混、周转材料、木方、模板、防水材料以外，且合同额小于200万元的其他材料）采购合同、补充协议审批d.第三类物资（机械设备）采购合同、补充协议审批评审要求a.使用标准合同范本及补充协议参考范本（详见附件）b.合同额在500万以上的采购合同需增加保理、信用证等支付方式c.审核通过盖章时需机打上合同签订日期，加盖公章、法人章（或本人签字，如不是法人需出具授权委托书）、骑缝章8.8.分供结算管理分供结算管理分供结算手续a.合同原件1份（主要审查合同范围及价款）b.补充协议原件1份（包括债权债务转让、如果没有，可以不提供）c.

11、分供单位上报结算明细4份（分供公章）d.项目部审定结算明细4份（物资经办人、物资经理、项目经理签字）e.物资出、入库单小票原件（核算联，黄联原件）f.最后一期分供预结算单（或者对账单）4份g.结算会签单甲方签字页1份（项目层面领导签字），供方签章页4份(分供公章)h.结算对比表4份分供结算手续的编制原则a.资料齐全并符合要求b.分供结算会签单上金额大小写保持一致，大写符合要求，公式自动链接如果大小写不符，需手动调整。c.分供结算会签单甲方签字页，200万（含）以上需要总经理、董事长签字，200万以下到总经理签字即可。d.上报结算产值=审定结算产值=结算总价款=最后一期预结算单金额（项目与分供商

12、另行约定及租赁商所发生的丢失赔偿、维修费用等除外），如若项目与供应商约定抹零时，结算会签单中第六项上报结算产值依然为最后一期预结算单的金额（分供上报结算明细金额），会签单中第七项审定结算产值=与供应商约定的最终结算金额（同时这个数应该在项目结算审核明细中明确一下，比如上报产值是20150616.13，在这个数下面写上经双方协商确认最终结算金额20150000，最好有分供盖章或签字），如果有扣款请在第九项体现（提供扣款证明），其他不变，注意结算会签单的逻辑性十=七-八-九。e.结算明细中的量要与小票上的量对应上，禁止合并多张小票的量，明细与小票要一一对应。f.结算明细中的单价需在合同范围内，并等

13、于合同中的单价 按照公司相关要求并在分供商最后一次供货1个月内与供应商办理结算，并上报物资管理部。审批上报要求为方便领导查阅4份建议分开装订，1份完整的装订顺序如下：结算会签单甲方签字页结算对比表供方签章页项目审定结算明细分供单位上报结算明细最后一期预结算单合同、补充协议小票出、入库原件（其他3份无甲方签字页、合同与补充协议、小票）四、问题交流四、问题交流1.物资内业管理常见问题材料出入库台账信息不完善（单价、金额）废旧物资处理手续归档不齐全（申报单、申请单、资质、发票）（预）结算明细与小票不符（明细合并多张小票数据）出入库小票存在同一人重复签字现象（岗位不相容原则）产值超合同额8%，未及时签订补充协议内业资料归档标准不统一、不明确