《计算机基础》课件第4章 电子表格软件应用.pptx

1、 项目项目4.1 4.1 制作一份学生名单制作一份学生名单【项目描述】：通过制作学生名单电子表格，让读者有直观的认识，从而能够掌握Excel最基本的数据录入、数据填充、格式设置等知识点。【能力目标】：1.掌握建立、保存Excel表；2.认识单元格，能够数据录入；3.掌握行高、列宽的设置；4.掌握数据填充、数据格式设置；【项目效果】：启动Excel 方法一：执行“开始/所有程序/Microsoft office/Microsoft Excel 2010”命令启动Excel。方法二：双击已有Excel文件图示来启动Excel。启动启动ExcelExcel与认识工作环境与认识工作环境 Excel是微

2、软公司（Microsoft）推出的Microsoft Office系列软件中的重要组成部分之一，当前的最新版本是Excel2010。Excel功能强大、操作简便，用它制作电子表格，可以方便地输入数据、公式、函数以及图形对象，生成直观的数据、报表、图表等，实现数据的高效管理、计算和分析，极大的提高了办公人员的工作效率。基于以上因素，Excel被广泛地应用于财务管理、文秘办公以及行政管理等事务中。ExcelExcel界面介绍界面介绍p 启动Excel后，可以看到如下界面：p 认识功能页次认识功能页次Excel中所有的功能操作分门别类为8大页次，包括文件、开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅和视图

3、。各页次中收录相关的功能群组，方便使用者切换、选用。例如开始页次就是基本的操作功能，像是字型、对齐方式等设定，只要切换到该功能页次即可看到其中包含的内容。为了避免整个画面太凌乱，有些页次标签会在需要使用时才显示。例如在工作表中插入了一个图表物件，此时与图表有关的工具才会显示出来。隐藏与显示“功能区”：如果觉得功能区占用太大的版面位置，可以将“功能区”隐藏起来。隐藏“功能区”的方法如下：建立新文件及工作簿视窗的操作建立新文件及工作簿视窗的操作建立新工作簿建立新工作簿p 建立工作簿的动作，通常可借由启动Excel一并完成，因为启动Excel时，就会顺带开启一份空白的工作簿。输入和编辑数据 启动Ex

4、cel 2010后，系统自动创建新工作簿B00k1，在默认的工作表Sheet1中参照图所示的表格样式输入内容。Eccel常用的退出方法有：方法一：单击左上角“Office 按钮”图标，选择“退出”。方法二：单击Excel工作簿右上角的关闭按钮。当打开或建立多个Excel表格时，Excel2010会同时打开多个应用程序窗口。用第一种方法可以将全部Excel窗口关闭，第二种方法只关闭当前窗口。保存文件保存文件 要储存文件，请按下快速存取工具栏的保存文件钮，如果是第一次存盘，会开启另存新档交谈窗，让你配置文件案储存的相关信息。项目项目4.2 4.2 制作班级通讯录制作班级通讯录【项目描述】：班级通讯

5、录电子表格，内容有学生的学号、姓名、性别、家庭住址、邮政编码、电话等。通过制作这份班级通讯录电子表格，让读者能够掌握Excel最基本的工作表移动和复制、工作标签修改、字体格式、对齐方式、边框和背景、页面设置等知识点。【能力目标】：1.掌握工作表移动和复制操作；2.掌握工作表便签修改的设置；3.掌握字体格式和对其方式的设置；4.掌握边框和背景的设置；5.打印工作表；【项目效果】：工作表是在 Excel 中用于存储和处理数据的主要文档，工作表由排列成行或列的单元格组成，也称为电子表格。工作表的标签出现在工作簿的左下方，在默认情况下工作簿中有三个工作表，名称是 Sheet1、Sheet2以及Shee

6、t3。一个工作表中，有1048576行，16384列。工作表及工作表及标签标签工作表的操作工作表的操作插入与切换工作表插入与切换工作表一本工作簿预设有3张工作表，若不够用时可以自行插入新的工作表。按下此钮插入工作表插入的新工作表为工作表重新命名为工作表重新命名双按工作表1页次卷标，使其呈选取状态，然后重新命名即可。Exccl会以工作表1、工作表2、工作表3为工作表命名，但这类名称没有意义，当工作表数量多时，应更改为有意义的名称，以利辨识。设定页次标签颜色设定页次标签颜色 鼠标移动到“班级通讯录”上，右键单击弹出对话框面板，选中【工作表标签颜色】。将鼠标移动到浅蓝色块，单击选择，进行如下操作。删

7、除工作表删除工作表 对于不再需要的工作表，可在工作表的页次卷标上按鼠标右钮执行删除命令将它删除。若工作表中含有内容，还出现提示交谈窗请你确认是否要删除，避免误删了重要的工作表。p 工作簿与工作表工作簿与工作表 工作簿是Excel使用的文件架构，我们可以将它想象成是一个工作夹，在这个工作夹里面有许多工作纸，这些工作纸就是工作表：工作夹工作表打印工作表打印工作表 我们在打印Excel工作表之前，都要先进行预览，预览工作表是否符合所需的要求，然后需要设置打印选项以及打印区域等。打开任务中已经完成的电子表格，单击工作表或选择要预览的工作表。选择“文件”选项卡，然后单击“打印”。也可以使用快捷方式，按“

8、Ctrl+P”直接进入打印。项目项目4.3 4.3 制作学生成绩表制作学生成绩表【项目描述】：班级成绩表，内容有学生的学号、班级、姓名、成绩、排名等。通过制作这份班级成绩表表格，让读者能够掌握Excel最基本的数字格式和应用条件格式设置等知识点。【能力目标】：1.掌握数字格式的设置；2.掌握应用条件格式的设置；【项目效果】：单元格的文字格式设定单元格的文字格式设定 如果设定的封对象是整个储存格的文字，只要选取储存格，或是选取储存格范围、整行、整列，再切换到开始页次，按下字体区的工具钮进行设定，文字就会套用设定的格式了。此区域用来设定文字格式数字资料的格式化数字资料的格式化 工作表的文字资料，也

9、许是一笔金额、一倜数量或是银行利率等等，若能为数字加上货币符号”$”、百分比符号”%。，想必更能表达出它们的特性。直接输入数字格式直接输入数字格式 储存格预设的数字格式精通用格式，表示用哪一种格式输入敷字，敷字就含以该种格式显示。如在Al储存格中输入”$123”：以后就算在Al储存格中重新输入其他敷字，Excel也会以货币格式来显示。再次选取Al储存格，然后输入”4567”（不要输入$符虢）：以数值格式列示窗设定格式以数值格式列示窗设定格式 例如想把“$4567”改成“$4567.00”，选择“开始”菜单里数字区域，点击数据格式，选择适合的数值格式。选择此项设定单元格的样式设定单元格的样式 如

10、果觉得预设的一般样式太单调，可先选取要变换样式的单元格或范围，再切换到开始页次，在样式去中按下单元格样式钮，从中选挥喜欢的样式，节省自己设定各种格式的时间。日期格式设定资料对齐方式、方向与自动换列功能设定资料对齐方式、方向与自动换列功能设定单元格资料的水平及垂直对齐方式设定单元格资料的水平及垂直对齐方式 要调整储存格资料的对齐方式，最快的方法是选取储存格，然後切换到开始页次，按下对齐方式区的工具钮来设定。设定垂直的对齐方式设定水平的对齐方式设定文字的方向设定文字的方向 储存格内的资料预设是横式走向，若字符较多，储存格宽度较窄，还可以设为直式文字，更特别的是可以将文字旋转角度，将文字斜着放。要改

11、变字体的方向，先选中单元格，切换到开始菜单，在对齐方式区下选择按钮。也可以通过设置单元格格式里的对齐方式进行设定。设定文字方向让单元格的文字能自动换列让单元格的文字能自动换列先选中单元格，切换到开始菜单，在对齐方式区下选择自动换列按钮。选择此按钮冻结拆分窗口冻结拆分窗口当冻结窗格时，可以选择在工作表中滚动时仍可见的特定行或列。其方法如下：要锁定行，请选择其下方要出现拆分的行。要锁定列，请选择其右侧要出现拆分的列。要同时锁定行和列，请单击其下方和右侧要出现拆分的单元格。点击菜单栏“视图”-“冻结拆分窗口”当冻结窗格时，“冻结窗格”选项更改为“取消冻结窗格”，可以取消对行或列的锁定。拆分窗格以锁定

12、单独工作表区域中的行或列：指向垂直滚动条顶端或水平滚动条右端的拆分框。当指针变为拆分指针 或 时，将拆分框向下或向左拖至所需的位置。要取消拆分，请双击分割窗格的拆分条的任何部分。垂直滚动条拆分框水平滚动条拆分框项目项目4.4 4.4 统计成绩表统计成绩表【项目描述】：通过公式或者函数，分别计算出学生的总分、平均分、排名和等级。通过制作这份学生成绩表，初步掌握Excel中常用的公式、函数等知识点。【能力目标】：1.公式的使用方法；2.算术运算符的知识；3.常用函数的使用；【项目效果】：公式是对工作表中的数据进行计算的表达式。利用公式可对同一工作表的各单元格、同一工作簿中不同工作表的单元格，以及不

13、同工作簿的工作表中单元格的数值进行加、减、乘、除、乘方等各种运算。要掌握公式，必须了解运算符。运算符是用来对公式中的元素进行运算而规定的特殊符号。Excel有有4种运算符类型种运算符类型：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符，考虑到实际情况，本书只讲解算术运算符。算术运算符有6个，如表1所示，其作用是完成基本的数学运算，并产生数字结果。表4-4-1 算术运算符算术运算符算术运算符含义含义举例举例+（加号）（加号）加法A1+A2-（减号）（减号）减法A1-A2*（星号）（星号）乘法A1*6/（正斜杠）（正斜杠）除法A1/2%（百分号）（百分号）百分比25%（脱字号）（脱字号）乘方24

14、当我们需要将工作表中的数字数据做加、减、乘、除等运算时，可以把计算的动作交给Excel的公式去做，省去自行运算的工夫，而且当数据有变动时，公式计算的结果还会立即更新。公式公式的表示法的表示法ExcelExcel的公式和一般数学公式差不多，数学公式的表示法为：的公式和一般数学公式差不多，数学公式的表示法为：意思意思是是ExcelExcel会将会将AlAl单元格的值十单元格的值十A2A2单元格的值，然后把结果显示单元格的值，然后把结果显示在在A3A3单元格中。单元格中。输入公式必须以等号“=”起首，例如=Al+A2，这样Excel才知道我们输入的是公式，而不是一般的文字数据。现在我们就来练习建立公

15、式，请开殷范例文件Ch03-01，我们已在其中输入了两个学生的成绩。我们打算在E2单元格存放“王书桓的各科总分”，也就是要将“王书桓”的英文、生物、理化分数加总起来，放到E2单元格中，因此将E2单元格的公式设计为“=B2十C2+D2”。请选定要输入公式的E2单元格，并将指针移到数据编辑列中输入等号”=”：函数方块在此输入“”接着输入“=”之后的公式，请在单元格B2上单击，Excel便会将B2输入到数据编辑列中：此时B2被虚线框包围住B2自动输入到公式中再输入，+，然后选取C2单元格，继续输入，+，选取D2单元格，如此公式的内容便输入完成了：函数是Excel根据各种需要，预先定义好的表达式，可以

16、让你节省自行设计公式的时间。使用函数可以大大简化公式，并能实现一般公式无法实现的功能，合理地使用函数，可以完成诸如求和、逻辑判断和财务分析等众多数据处理功能。常用函数和说明函数函数说明说明Sum（）（）返回某一单元格区域中所有数字之和。Average（）（）返回参数的平均值（算术平均值）。Min（）（）返回一组值中的最小值。Max（）（）返回一组值中的最大值。Count（）（）返回包含数字的单元格的个数以及返回参数列表中的数字个数。利用函数 COUNT 可以计算单元格区域或数字数组中数字字段的输入项个数。If（）（）根据对指定的条件计算结果为 TRUE 或 FALSE，返回不同的结果。可以使用

17、 IF 对数值和公式执行条件检测。Rank（）（）返回某数字在一列数字中相对其他数值的大小排名。自动计算功能不仅会计算总和、平均值、项目个数，还可以计算最大值、最小值、数字计数等。选择所要的计算功能，功能前显示打勾符虢，表示含列在状态列，此例请加选最大值、最小值2项。错误值和错误原因错误值错误值原因说明原因说明#该列列宽不够，或者包含一个无效的时间或日期#DIV/O!该公式使用了0作为除数，或者公式中使用了一个空单元格#N/A公式中引用的数据对函数或公式不可用#NAME?公式中使用了Excel不能辨认的文本或名称#NULL!公式中使用了一种不允许出现相交但却交叉了的两个区域#NUM!使用了无效

18、的数字值#REF!公式引用了一个无效的单元格#VALUE!函数中使用的变量或参数类型错误图表类型介绍图表类型介绍 工作表中的数据若用图表来表达，可让数据更具体、更易于了解。Excel内建了多达70余种的图表样式，你只要选择适合的样式，马上就能制作出一张具专业水平的图表。切换到插入页面，在图表区中即可看到内建的图表类型。项目项目4.5 4.5 管理学生基本信息管理学生基本信息【项目描述】：把学生基本信息表作为练习的素材，学习设置数据有效性，掌握数据排序和筛选，掌握数据的分类汇总，掌握如何制作数据透视表。【能力目标】1.设置数据有效性；2.掌握数据排序和筛选；3.掌握分类数据汇总；4.掌握数据透视

19、表；数据有效性数据有效性 利用数据菜单中的有效性功能可以控制一个范围内的数据类型、范围等，还可以快速、准确地输入一些数据。比如录入身份证号码、手机号这些数据长，数量多的数据，操作过程中容易出错，数据有效性可以帮助防止、避免错误的发生。数据有效性的设置方法如下：选定要输入数据的区域，如F列。选择菜单栏里的“数据”-“有效性“，打开数据有效性对话框，设置有效性条件为“文本长度”，选择“数据”为“等于”，长度栏根据需要填写，如身份证为“18”，手机号码就填“11”，这样在单元格填写的号码会以科学记数法的形式出现，要点击“设置单元格式”-选择“数据”中的文本。数据有效性还可以应用于时间、日期、整数、小

20、数等的检查控制。数据有效性的出错信息 数据有效性的出错信息包括“停止”，“警告”，“信息”。基本数据管理基本数据管理 在Excel中，可以方便地对数据表中的数据进行分析管理。不仅可以对数据进行排序、筛选，还可以利用分类汇总对数据进行统计分析。排序排序1.按列排序2.按行排序3.根据自定义序列排序筛选筛选 筛选就是从数据表中找出满足条件的记录，筛选不是删除，只是将不满足条件的记录隐藏起来。1.自动筛选；2.高级筛选分类汇总分类汇总 分类汇总就是对数据表中的数据按某字段中的值进行分类，把该字段值相同的连续记录作为一类，并对每一类作求和、计数、平均值等统计，并显示统计结果。1.建立分类汇总；2.浏览分类汇总；3.删除分类汇总；