《公文筐及案例》课件2.ppt

1、文件筐法文件筐答题思维：系统思考1文件筐法的含义公文筐测试又叫公文处理测验。在这种测试中，受测者假定将接替某个管理者的工作，要在规定的时间内处理相当数量的文件、电话、信函等，主要考察受测者的计划、决策能力。2022-10-62文件筐法的特点公文筐测验高度仿真和接近管理实战，非常有利于激发被测评者的积极性创造性，是不折不扣的“管理者实战演习”。在公文筐测验中，被试作答的自由度很高，主动发挥的空间很大，因为被试面对的不是封闭性的问题，而是可以灵活处理的各种开放性问题。从信度上看，公文筐测验采取纸笔的形式，一方面是考虑到被试者在日常工作中接触和处理大量文件的实际需要，另一方面也是为了统一操作和控制，

2、给每个被试者提供相等的条件和机会，比较公平，不会因为情境的不同或者小组成员的差异等因素而影响测评结果。而且，对于被试处理方式优劣的评价，不是个人单独决定，而是由几位评价者共同讨论决定。这有助于提高公文处理的信度。从效度上看，公文筐所采用的文件都是取材于实际的管理活动，几乎都类似于被试所拟任职位上日常需要处理的文件，有时候直接选取真实文件。同时，处理公文这样一项管理活动也是任何一个管理者在日常生活中经常遇到的事情。这样，被试者很熟悉公文筐测验的目的所在，非常容易接受此种表面效度高的测评方式。2022-10-63公文筐法的特点虽然公文筐在测验过程中采用的是静态的考察方式，但是其材料包罗万象，范围广

3、泛，任何静态的测评要素，比如背景知识、专业知识、操作经验以及能力倾向等都可以隐含于文件之中，通过文件处理这种形式对被试的潜在能力和综合素质进行考察。公文筐测验中的成绩与实际工作中的表现有很大的相关，对被试未来工作绩效有很好的预测能力，即该测验具有良好的预测效度。因此，只要被试能够妥善处理公文筐中的各类文件，评价者就有理由认为被试者在一定程度上具备了胜任新职位所需要的素质。从用途上看，公文筐测验除了能够挑选出有潜力的管理人才，用做评价、选拔管理人员外，还可以用做培训，训练他们的管理与合作能力，使选拔过程成为培训过程的开始，使参加测验的被试提高其管理技巧、解决人际冲突的和组织内部各部门间的摩擦的技

4、巧，以及为人力资源计划和组织设计提供信息。2022-10-64文件筐法的特点 文件筐法的优点 公文筐测验高度仿真和接近管理实战，非常有利于激发被测评者的积极性和创造性，对于在很短的时间内全面、准确掌握管理者的能力、潜能以及个性心理特征的某些关键要素具有不可替代的重要作用，是不折不扣的“管理者实战演习”。两小时左右的公文筐测验对被测评者自身综合素质状况、工和经验积累、专业知识和相关知识的系统整合与娴熟应用的考察效果为其他许多人事测验所望尘莫及。公文筐测验具有跨文化、跨地区、跨行业和跨企业规模的普遍适应性。2022-10-65文件筐法的适用范围与事有关的能力与事有关的能力 洞察能力搜集和利用信息的

5、能力；决策能力分析、综合、判断能力；授权组织、计划、协调；轻重缓急；文字与写作能力；与人有关的能力与人有关的能力 处理公文中的事情；对文件有关人的敏感；理解人的意图、愿望、性格特点和人物之间的关系；2022-10-66公文筐的评分维度明确单个公文的考察要点，针对每个要点的答题情况进行评分 分析判断能力 决策能力 协调能力 授权意识 商业敏感性从所有公文的总体进行分析，看被试是否能够充分认识到各个文件之间的关 对所提供的背景信息能否充分地利用 对各个人物在组织中的角色是否有较为准确的认识 是否可以通过对一些数据的分析得出相应的结论 是否对时间有敏感性，能否较为迅速地发现被拖延的公文，在分清时间先

6、后顺序的同时是否能够敏锐地发现时间冲突，并在此基础上分清事情的轻重缓急合理安排自己的工作；看被试整体的文字表达能力如何，是否能够用清晰、简洁的语言来传达信息或分配任务，以及对处理公文的一些基本格式和规则的了解程度如何；2022-10-67公文筐考察的素质内容计划能力是指被测评者在分析每一既得信息所反映的问题、问题产生的根源以及各问题间的相互关系并据此确定工和目标、工作任务、工作方法和工作实施步骤的能力。组织能力是指被测评者按照各项既定工作任务的重要和紧急程度安排工作次序、调配人力/物力/财力资源、合理分工/授权并进行相应组织机构或人事调整的能力。预测能力是指被测评者对模拟工作环境中相互关联的各

7、类因素及总体形势未来发展趋势进行准确判断并预先采取相应措施的能力。决策能力是指被测评者在解决实际工作问题（特别是解决重要且紧急的关键问题）时策划并选择高质量方案的能力。沟通能力是指被测评者通过局面形式准确表达个人思想和意见的能力。2022-10-68公文筐法评分标准 计划能力 好：能够有条不紊地处理各种公文和信息材料，并根据信息的性质和轻重缓急对信息进行准确地分类处理。在处理问题时，能及时提出切实可行的解决方案，主要表现在能系统地事先安排和分配工作，注意不同信息之间的关系，有效地利用人、财、物和信息资源。中：分析和处理问题时能够区分事件的轻重缓急，能够看到不同信息间的关系，但解决问题的办法不是

8、很有效，在资源的分配与调用方面也不尽合理。差：处理各种公文和信息材料时不分轻重缓急，没有觉察到各种事件之间的内在联系。解决问题时没有考虑到时间、成本和资源方面的种种限制，以致提出的问题解决办法不可行。2022-10-69文件筐情境题例背景信息：今天是 2007年 7 月 22日，恭喜您有机会在以后的1个小时里担任豪杰贸易公司人力资源部副经理的职务，由于该部的刘经理正在外地分公司视察，因此，你将在他回来之前，全权代理他的职务。豪杰贸易公司是一家大型国有股份制企业，其人力资源部下设三个处，人事处、劳资处和福利处，分别处理人力资源调配、工资奖金和员工福利等各项工作。问题情境：现在是上午9点，在听取了

9、下属的工作汇报，做好今天的工作安排之后，你来到办公室，秘书已经将你需要处理的近日积压的文件整理好，放在了文件夹内。文件的顺序是随机排列的。你必须在1个小时内处理好这些文件，并做出批示。10点钟在会议室还有一个重要的会议需要你主持。在这1个小时里，你的秘书会为你推掉所有的杂事，将没有任何人来打扰你。另外，很抱歉，由于电话线路正在维修，你在处理文件的过程中，没有办法与外界通话，所以，需要你以文件、备忘录、便条、批示等形式将所有文件的处理意见、办法等，做书面表述，最后由你的秘书负责传达。未来文件中可能涉及到人物和职务；你所扮演的角色以及和其他涉及到的人物的角色关系；可供你使用的回复方式；你处理文件的

10、时间界定；文件筐的构成 任务 确定回复方式：信件/便函、电子邮件、电话、面谈、不予处理、其他方式。事件角色的关系。回复方式的对等性。回复方式的特性。事件的重要性。处理意见，并准确、详细地写出将要采取的措施和意图。处理意见。措施和意图。文件之间的相互关系排序。轻重缓急 事件角色2022-10-611文件筐答题要求 认真细致、逐字逐句地审读卷首的情景介绍与答题要求；认真细致、逐字逐句地审读卷首的情景介绍与答题要求；在处理每份文件时：在处理每份文件时：1.1.是否全面掌握事件的各种有用的信息；是否全面掌握事件的各种有用的信息；2.2.是否弄清了事件所涉及到的人、事、物及其发生的时间和地点；是否弄清了

11、事件所涉及到的人、事、物及其发生的时间和地点；3.3.是否依据文件所提供的事实，对存在的问题作出正确的判断，抓住是否依据文件所提供的事实，对存在的问题作出正确的判断，抓住了事件的主线；了事件的主线；4.4.是否能提出解决问题的基本思路，分清轻重缓急，作出正确的决策是否能提出解决问题的基本思路，分清轻重缓急，作出正确的决策；5.5.是否能恰当授权，提出解决问题的具体的方式和方法。是否能恰当授权，提出解决问题的具体的方式和方法。文件筐答题实例 李总监，您好！我是软件开发公司技术主管李文，我们为贵公司定制的人力资源管理软件系统的试运行正在进行。按照协议规定，在9月20日之前完成试运行。按照合同规定，

12、我们曾商定过，九月份之前完成对于贵公司使用者的培训。由于贵公司一直无法安排时间进行培训，贵公司主管人员以此为由，拒绝支付剩余款项。我们希望，能否与您见面协商一下费用的支付问题及其他事宜？谢谢您。张謦文件筐答题实例1公文处理的几种可能性回信中道歉并承诺立即解决。暂时不予处理。回信指责对方,坚持培训完成后再款。1.授权下属进行详细情况的调查 1.1了解软件的实际运行情况 1.2了解培训未能进行的原因 2.要求下属提供详细的书面调查报告,围绕合同内容,提出具体的解决问题方案 3.听取财务等相关部门的意见，修改预案，采取必要措施，保证该项目的顺利完成 5.如果本公司遇到特殊困难不能履行合同时，应按合同

13、提出对策并做好谈判的准备6.注意公司形象,考虑到与该公司长期合作的可能性,与对方保持良好的合作关系 4.要求下属完成项目合同中未尽事宜,如做好人员培训的准备、修补完善软件系统等 先做如下处理，再考虑约见乙方：张謦文件筐答题实例2李总：您好！最近我在工作遇到了一个麻烦：上次我与我的两位得力助手共同成功地完成了一项您交给的重大项目后，您在对我们的工作进行评价时，仅仅肯定了我的贡献，并给予我一个出国进行培训的机会。我出国回来后的最近一段时间里，这两位助手和我关系就变得微妙起来，工作的开展也明显受到影响。这样拖下去，肯定不是一个办法。您看我该如何处理这个问题？张謦文件筐答题实例2开始回信希望下属谨慎处

14、理，并且：回信中不谈看法回避或拖延问题 1不予处理 0回信，或建议面谈 11.肯定下属的工作，说明奖励的必要性和重要性；2.深入调查，弄清事件产生的原因，授权下属认真处理该事件 3.提示下属采取必要措施，不要因此影响当前工作任务的完成 4.建议下属在适当时机采取合适的沟通方法，使问题明朗化，并逐步解决 5.承认自己的失误，承诺会在适当时机肯定两位员工的成绩6.建议下属在其团队内分享自己的培训成果,持续地进行沟通 8.总结经验教训，建议改进团队任务分配和激励计划，避免此类事件再次发生。7.采取必要措施,避免对组织中其他成员产生不利的影响 自己亲自和有情绪的员工谈话，消除其误解 张謦文件筐练习情境

15、2022-10-617华达公司是一家人型民营上市公司，业务领域涉及水利工程，环保科技和电力自动化等多个领域，其人力资源部下设五个主管岗位，分别是招聘主管，薪酬主管、绩效主管、培训主管和劳动关系与安全主管，每个主管有2-3位下属。今天是2006年7月9日，你（李明翔）有机会在以后的3个小时里担任该公司人力资源部总监的职务，全面主持公司人力资源管理工作。现在是上午8点，你提前来到办公室，秘书已经将你需要处理的邮件和电话录音整理完毕，放在了文件夹内。文件的顺序是随机排列的，你必须在3个小时内处理好这些文件，并做出批示。11点钟还有一个重要的会议需要你主持，在这3小时里，你的秘书会为你推掉所有的杂事，

16、没有任何人来打扰。题例：【文件一】类别：电话录音 来电人：刘 增 国际事业部总监 接受人：李明翔 人力资源部总监 日 期：7月8日 李总：您好，我是国际事业部的刘增，去年10月中旬，人力资源部曾要求各部门上报2006年的大学生招聘计划。由于我部业务的特殊性，不仅要求较高的英语水平，而且要懂一定的专业知识，这类人员在校内招聘的难度很大。此外，由于我们公司薪酬水平较低，即使招聘来也很容易流失，过去几年的流失率高达74%。为此我们国际事业部多次召开会议，并初步达成共识：公司需要制定中长期的人才规划以吸引并留住优秀人才。但是，到底该如何操作，尚无具体方案。我刚和总裁通过电话，他建议我直接与您沟通，不知

17、您有何意见想法，请尽快告知。2022-10-618回复方式和内容的思路 回复方式 根据时间、人物的关系角色、回复对等性考虑电话回复（参考答案）或信件便函（参考答案）。本事件涉及到的要点 人力资源管理战略 招聘：招聘计划、招聘方式、岗位素质要求。培训 薪酬设计 员工流失 人力资源规划2022-10-619回复参考答案2022-10-620刘总监：您好！关于你部的人才引进与规划问题，我正在想办法解决，考虑实际情况，我想从以下几方面着手：1、解决现实问题：建议到国际领域人才市场招聘；2、安排招聘主管调查离失率高的真正原因；3、安排薪酬主管调查同行业、同地区、同类人才的薪酬水平和激励政策，与你部员工的

18、情况对比之后作适当调整；4、利用现有的条件，做好基础人才（英语佳）的引进、培养工作，加强专业知识培训。具体待一周后调查结果出来，我们再行约定时间讨论。李明翔 2008-07-09回复参考答案1、充分认识人力资源管理水平与企业现状的矛盾，战略性人力资源管理的长期性，艰巨性和阶段性。2、人力资源管理的当务之机急是建立人力资源管理基础平台，明确人力资源管理的理念，体系，各种制度和规划。3、针对不同的职位和人员采用有效的岗位招聘方式在招聘过程中十分重要，当校园招聘无效时，可选用其它如社会招聘、委托中介、内部招聘、网上招聘等 4、不能完全依赖外部招聘，要和内部培养，内部选拔相结合。5、关于薪酬，必须制定

19、企业的薪酬策略，当企业财力不佳时，要对关键岗位职工采用高于市场中点，其他人员可考虑低于市场平均水平。困难中的企业更要注重通过感情、制度、事业的精神激励方式留人。6、尽快制定企业的中长期人才规划，必须从企业的战略出发，构建未来的人才需求蓝图和相应的吸引、培育、激励、整合、开发、控制的人才管理规划。2022-10-621回复参考答案诚恳感谢国际事业部对人力资源管理工作的重视，并指出了制定中长期人才规划吸引并留住人力的建议，这样便于工作协调。肯定制定中长期规划的建议，并指派招聘主管到国际事业部有关专业部门听取意见，草拟适合本企业特点的技术开发型长期发展战略，增加企业的竞争力。对于在校大学生的招聘问题

20、，可以考虑扩大招聘范围和方式，并根据企业的财务和市场情况的变化，分析招聘需求，制订招聘计划。调高新聘人员薪酬水平，并采取吸引人才的其他方法措施，招聘和留住企业需要的人才，指定薪酬主管与其他专业部门协商方案。对现有人员进行培训。对人才流失可以通过其他方式解决，人力资源部和国际事业部可进一步商议实施方案。鼓励员工在工作期间体验成就感，及时肯定和表彰有成就员工，利用工作成就感留住人才。放手使用人才，给予有才能的人才更大的责任和权力。营造尊重人才的氛围。2022-10-622题例：2022-10-623类别：电话录音 来件人：王睿 劳动关系与安全主管 收件人：李明翔 人力资源部总监 日期：7月9日 李

21、总：您好！我是王睿，有件事情非常紧急，今早七点，我接到郑州交通管理局的电话，六点十分在郑州203国道上发生重大交通事故，我公司销售部的刘向东驾车与一辆大货车相撞，刘向东当场死亡，对方司机重伤，目前正在医院抢救，与刘向东同车的还有公司的销售员人员蔡庆华、隋东和王小亮、二人都不同程度受伤，但无生命危险。目前事故责任还不能确定，我准备立刻前往郑州处理相关事务，希望您能尽快和我联系，商量一下应对措施。回复方式和内容的思路回复方式：根据事件的紧急程度和对等性，考虑选择电话。本事件设计到的要求报告上级主管领导；抢救与治疗；事故赔偿和安抚；责任的划分；货物的处理（如有）；安全教育；2022-10-624回复

22、参考答案2022-10-625王睿:你好！请立即前往郑州，了解交通事故起因、经过并处理相关事务；同时，安排你部门人员做好伤者抢救、陪护及亡者善后工作，注意安抚情绪；另外，通知保险公司到场。有情况及时与我联系。回复参考答案报告相关主管领导，并组成事故处理小组，到郑州了解情况，挽回损失，接待家属，并安排家属前往郑州。联系保险公司做好事故的经济赔偿工作。慰问伤员，了解情况，据实推掉我方责任。安排好死者的后事。向公司汇报情况。做好车辆货物的善后处理。召开事故分析会，找事故，明责任。安全教育。按劳动法规定对死者到劳动局办理相关手续。受伤人员按有关法律规定的医疗期和发放病假工资。处理原则：以公司利益为重，

23、依法维护公司正当权利，执行以人为本的战略，关怀员工和家属的身心健康。2022-10-626实际操作2022-10-627类别：便函 来件人：章 亮 总载收件人：李明翔 人力资源部总监日 期：7月8日小李：9号下午你是否有空，我刚刚看过上半年的绩效考评结果，综合过去两年来各部门运行情况，我觉得有必要对公司的中层干部进行调整。另外，公司明年要上一些人项目，需要有针对性地补充一些管理人员，我想听听你的意见，请准备一下相关资料，并与我联系。实际操作答案参考2022-10-628章总：您好！我下午3点去您办公室，界时我会准备在职中层干部基本情况表、储备干部资料和上半年绩效考评资料，我的想法是：一方面配合

24、公司战略，适当引进专业人才；另一方面，对连续几个月考核较差的干部进行降级与调离岗位；同时全员加强学习，增加适应新工作的能力；针对新生产线管理岗位的引进，可邀请生管刘副总参加商讨，您觉得妥否？李明翔 2008-07-09实际操作答案参考 由绩效主管提供原绩效考核方案，结合中层干部绩效考评结果，提交绩效好和不好的部门经理的工作分析报告 安排招聘主管提供一份可提拔晋升经理的名单，以及各自优劣分析。招聘主管根据明年的工作要求，进行人员配备需求分析，草拟招聘管理干部的招聘方案和招聘策略。安排薪酬主管草拟提拔晋升人员的薪酬调整方案。考虑调整方案，做好相关准备。整理汇报提纲。面谈时汇报实际情况，提出明确建议。制订中层培训计划，针对岗位要求制订培训内容和培训方法。2022-10-629要求答卷要求：及时答复。措施和意图。措施和意图应最少点。书写整洁。注意有无排序要求。时间不多，请提高书写速度。2022-10-630可编辑感感谢谢下下载载