第三章Word文字编辑课件.pptx

1、 3.1 Word基本知识 3.2 文本编辑与排版 3.3 表格的编辑 3.4 图形的制作与编辑 3.5 Word对象的插入 3.6 邮件合并 3.7 Word文档的页面设置和打印第3章 Word文字编辑3.1.1 Word的主要功能3.1.2 Word的启动和退出3.1.3 Word软件工作窗口3.1.4 文档的基本操作3.1.5 文档视图3.1 Word基本知识基本知识第3章 Word文字编辑3.1.1 Word的主要功能Word主要用于文档的编辑排版,它的主要功能有:文字编辑:可以进行各种字符的输入、修改、删除、移动、复制、查找、替换等操作。同时可以进行文档拼写检查、自动更正、英文语法检

2、查等操作。表格制作:可以创建和修改表格,设置表格的版面格式。图文处理:可以在文档中添加图形、图片、SmartArt图形等元素,可以进行图文混排。排版控制:可以进行文档格式的编排。打印控制:可以进行文档格式、页面格式的编排和打印。3.1 Word基本知识3.1.2Word 的启动和退出1.启动Word软件启动Word程序，可以单击Win7桌面左下角的“开始”按钮,选择“所有程序-Microsoft Office-Microsoft Word 2010”选项，出现Word软件的主窗口。2.退出Word软件退出Word软件,可以选择Word菜单栏“文件”选项中的“退出”选项。3.1 Word基本知识

3、3.1.3 Word软件工作窗口Word窗口，包括菜单栏、工具栏、标尺、编辑区、状态栏、滚动条。(1)标题栏:显示正在编辑的文档的文件名以及所使用的软件名。(2)快速访问工具栏:常用命令位于此处,例如,“保存”、“撤销”和“恢复”。在快速访问工具栏的末尾是一个下拉菜单,可以添加其他常用命令。(3)文件选项卡:单击此按钮可以查找对文档进行操作的命令,例如,“新建”、“打开”、“另存为”、“打印”和“关闭”。(4)工具栏:编辑操作常用的工具。(5)编辑区:显示正在编辑的文档的内容。(6)滚动条:用于浏览正在编辑的文档内容。(7)状态栏:显示正在编辑的文档的相关信息。(8)标尺:设置文档的位置格式3

4、.1 Word基本知识3.1.4 文档的基本操作在菜单栏选择“文件”选项，可以新建、保存、打开、关闭文档。1.新建文档选择“文件新建”菜单项,用户可以选择所需的模板,根据模板建立一个新文档,也可以新建一个空白文档。空白文档是不带格式的文档，用户可以根据需要设置文档的格式、版面。利用Word提供的模板或样式建立文档,免去设置格式、版面的繁琐操作。Word的样式是指用名称保存的字符格式和段落格式的集合,这样在编排重复格式时,先创建一个该格式的样式,然后在需要的地方套用这种样式,就无须一次次地对它们进行重复的格式设置了。3.1 Word基本知识3.1.4 文档的基本操作2.保存文档用户新建文件后，选

5、择“文件另存为”菜单项,出现“另存为”对话框,在保存的位置输入文件名、选择保存类型,然后单击“保存”即可。如果是对磁盘上已经存在的文档进行编辑,可直接选择“文件保存”,或单击快速访问工具栏上的 按钮保存文件。Word 2010 文档的默认扩展名为.docx,如果想保存为Word 972003兼容格式,可选择保存为扩展名为.doc的文件。3.1 Word基本知识 3.1.4 文档的基本操作3.打开文档选择“文件打开”菜单项或单击快速访问工具栏中的 按钮,在弹出的“打开”对话框中选中要打开的文件,然后点击 按钮,即可在Word工作窗口中打开该文档。4.关闭文档选择“文件关闭”菜单项或单击窗口右上角

6、的关闭按钮,即可关闭正在编辑的文档。如果在关闭前没有对文档进行保存,则会弹出保存对话框。3.1 Word基本知识 3.1.5文档视图视图是Word文档窗口的显示方式,Word提供了以下几种视图方式,分别对应不同的图标,用户可以通过状态栏上的视图图标了解当前视图状态,也可以切换到其他视图。(1)页面视图:可以显示Word文档的打印结果外观,主要包括页眉、页脚、图形对象、分栏设置、页面边距等元素,是最接近打印结果的页面视图。(2)阅读版式视图:以图书的分栏样式显示Word文档,“文件”按钮、功能区等窗口元素被隐藏起来。在阅读版式视图中,用户还可以单击“工具”按钮选择各种阅读工具。3.1 Word基

7、本知识3.1.5文档视图(3)Web版式视图:以网页的形式显示Word文档,Web版式视图适用于发送电子邮件和创建网页。(4)大纲视图:主要用于更改Word文档的设置和显示标题的层级结构,并可以方便地折叠和展开各种层级的文档。大纲视图广泛用于Word长文档的快速浏览和设置中。(5)草稿视图:取消了页面边距、分栏、页眉和页脚和图片等元素,仅显示标题和正文,是最节省计算机系统硬件资源的视图方式。3.1 Word基本知识 计算机应用基础 李刚主编 中国人民大学出版社62515195(发行公司)了解Word的主要功能;熟悉Word工作窗口的组成元素;掌握文档的基本操作,学会使用常用视图。3.2.1 文

8、本编辑的基本操作3.2.2 字体和段落设置3.2.3 项目符号和编号3.2.4 页眉背景、页眉和页脚3.2文本编辑与排版文本编辑与排版第3章 Word文字编辑3.2.1文本编辑的基本操作Word主要用于文档的编辑排版,它的主要功能有:1.插入 插入点是指在文档中要输入字符的位置。2.选择内容(1)选择一行文本(2)选择一段文本(3)选择矩形区域(4)选择整篇文档3.删除内容4.剪贴、移动和复制5.查找、替换和定位 6.插入符号3.2文本编辑与排版3.2.2字体和段落设置1.字体格式设置 2.段落格式设置段落的设置方法如下:(1)对齐方式:段落的对齐方式有左对齐、居中对齐、右对齐、两端对齐、分散

9、对齐。(2)缩进:用户可以通过标尺上的滑块来进行段落格式的设置,首行缩进、悬挂缩进、左缩进,右缩进。(3)行间距:可设置段前、段后、行距。(4)如果要在多个文本区域使用同一格式,可使用格式刷命令。3.2文本编辑与排版3.2.3项目符号和编号(1)选中要进行编号的段落(2)单击“段落”功能区中的“编号”按钮,.(3)单击“段落”功能区中的“多级列表”按钮,3.2文本编辑与排版3.2.4页眉背景、页眉和页脚1.页眉背景设置选中要编辑的段落,在“页面布局”选项卡中的“页面背景”功能区中可进行水印、页面颜色、页面边框的设置。(1)水印:水印是文本或在文档文本后面显示的图片,Word自带了一些水印图案,

10、用户也可以根据自己的需要将图片、剪贴画、照片等自定义为水印。(2)页面颜色:单击“页面颜色”按钮,可以设置页面背景颜色或背景图案。(3)页面边框:单击“页面边框”可以进行边框、底纹的设置。3.2文本编辑与排版3.2.4页眉背景、页眉和页脚2.页眉和页脚页眉和页脚是页面顶部和底部显示的注释性文字、编号、图形等,在“插入”选项卡的“页眉和页脚”功能区中进行设置。点击“页眉和页脚”功能区的“页眉”按钮,弹出下拉列表,用户可以在Word提供的样式中选中所需的页眉样式,也可以选中“编辑页眉”自行编辑。选中命令后,文档编辑区的内容变灰显示,光标移动到页眉区域内,用户可以输入所需的文本或图片内容。3.2文本

11、编辑与排版3.2.4页眉背景、页眉和页脚2.页眉和页脚点击“页眉和页脚”功能区的“页眉”按钮,弹出下拉列表,用户点击“页眉和页脚”功能区的“页脚”按钮,弹出下拉列表,用户可以在Word提供的样式中选中所需的页脚样式,也可以选中“编辑页脚”自行编辑。选中命令后,文档编辑区的内容变灰显示,光标移动到页面底部页脚区域内,用户可以输入所需的文本或图片内容,3.2文本编辑与排版计算机应用基础 李刚主编 中国人民大学出版社62515195(发行公司)熟练掌握文本编辑的基本操作:剪贴、复制、移动、查找替换;熟练掌握字体、段落格式的设置方法;熟练掌握页眉和页脚、页面背景的设置方法。3.3.1 表格的建立3.3

12、.2 表格的编辑3.3表格的编辑表格的编辑第3章 Word文字编辑3.3.1表格的建立在菜单栏选择“插入-表格”功能区,即显示插入表格命令列表。1.使用网格快捷方式用户可选择插入表格功能列表最上方的网格快速插入表格。在网格框中,使用鼠标指针从左上角第一个网格开始向右下移动到所需的行数和列数,单击后即可完成插入表格操作。2.使用插入表格对话框单击“插入表格”,弹出“插入表格”对话框,输入所需插入表格的列数和行数,设置列宽,单击“确定”按钮,即可插入表格。3.3表格的编辑3.3.1 表格的建立3.绘制表格单击“绘制表格”命令,鼠标指针变成画笔形状,用户可以通过鼠标拖动画笔,在文档所需位置绘制表格。

13、在绘制表格的同时,功能区自动显示为“表格工具”功能区,用户可以在绘制的过程中对表格进行编辑。4.文本转换成表格可以在文档中先输入表格内容,然后选择“文本转换成表格”命令,可自动转换成表格形式,并将文本填入表格。但在操作前,需先将文本内容的行列标注清楚,插入段落标记表示分行,插入半角逗号表示分列。3.3表格的编辑3.3.2表格的编辑1.选择单元格、行、列、表格 2.插入表格、删除表格2.插入行、列 4.合并单元格5.设置行高、列宽、自动调整列宽6.表格设计 颜色、边框3.3表格的编辑计算机应用基础 李刚主编 中国人民大学出版社62515195(发行公司)掌握创建表格的方法;能够熟练使用表格“布局

14、”功能,完成表格的插入、删除以及调整表格内容格式的操作。3.4.1 绘制图形3.4.2 图形格式3.4图形的制作与编辑图形的制作与编辑第3章 Word文字编辑3.4.1 绘制图形插入图形的流程图(1)在创建流程图之前,要先绘制画布。(2)单击“插入”选项卡,单击“插图”中的“形状”,然后单击“新建绘图画布”,来添加绘图画布。(3)在“格式”选项卡上的“插入形状”中,单击一种流程图形状。在“线条”下,选择一种连接符线条,进行流程图形状的连接。3.4图形的制作与编辑3.4.2图形格式1.更改形状 单击要更改的形状,在“格式”选项卡上的“插入形状”功能区中,单击“编辑形状”,指向“更改形状”,然后选

15、择其他形状,即可将原形状更改为新的形状。2.使用形状样式 在“形状样式”功能区中,将鼠标指针停留在某一样式上以查看应用该样式时形状的外观,单击样式即可应用;单击“形状填充”、“形状轮廓”选择所需的选项,改变形状外观;单击该功能区右下角箭头,将弹出“设置形状格式”对话框,在该对话框内也可进行图形格式的设置。3.4图形的制作与编辑3.4.2图形格式3.组合所选形状 在按住键盘上的Ctrl键的同时单击要组合的每个形状。在“格式”选项卡上选择“排列组合”,或单击鼠标右键选中“组合”命令,就可以将所有形状作为单个图形来处理。图形组合后,可通过右键菜单中的“取消组合”命令来恢复。3.4图形的制作与编辑3.

16、4.2图形格式4.使用阴影和三维效果 在“格式”选项卡上的“形状样式”中,单击“形状效果”选项,然后选择一种效果,就可以增强形状的吸引力。5.叠放图形插入的图形可能会叠放在一起,选中图形后,单击鼠标右键,可通过“置于顶层”、“置于底层”的操作调整图形的叠放次序。3.4图形的制作与编辑计算机应用基础 李刚主编 中国人民大学出版社62515195(发行公司)掌握在Word文档中插入各种形状图形的方法;掌握设置图形格式的方法。3.5.1 插入图片3.5.2 插入文本框3.5.3 插入SmartArt 图形3.5.4 屏幕截图3.5.5 图文混排3.5Word对象的插入对象的插入第3章 Word文字编

17、辑3.5.1 绘制图片插入图形的流程图(1)插入图片文件:单击“插入”选项卡上的“插图图片”,出现“插入图片”对话框,用户可以选中计算机中已存储的图片插入到文档中。(2)插入剪贴画:单击“插入”选项卡上的“插图剪贴画”,即“剪贴画”界面,用户可在“搜索文字”框内输入要搜索的文件关键词,如输入“人物”并单击“搜索”按钮,即在下方的显示区中显示与人物相关的图片,选中所需图片单击后即插入文档。3.5Word对象的插入3.5.2插入文本框文本框被视为一种特殊的图形,经常用来在文档中建立特殊的文本。单击“插入”选项卡中的“文本文本框”选项,下拉列表,Word内置了一些样式的文本框供用户选择,也可以选择自

18、己“绘制文本框”。如选择“绘制文本框”,则可拖动鼠标在文档上绘制一个文本框图形,然后在文本框内添加文字,默认的文本框是矩形的。对图形使用的格式操作也可以应用于文本框。3.5Word对象的插入3.5.3插入SmartArt 图形SmartArt 图形是信息和观点的视觉表示形式。可以通过从多种不同布局中进行选择来创建 SmartArt 图形。点击“插入”选项卡中的“插图SmartArt”,出现“选择SmartArt图形”对话框。根据要创建的组织结构图的形状,可以在“层次结构”中选择一种图形。3.5Word对象的插入3.5.4屏幕截图单击“插入”选项卡中的“插图屏幕截图”选项,出现列表框,选择要截图

19、的视窗,该视窗的图像就直接显示在文档要插入的位置。如要自行截取部分图像,则选择“屏幕剪辑”,通过拖动鼠标选择要截图的区域。3.5Word对象的插入3.5.4屏幕截图单击“插入”选项卡中的“插图屏幕截图”选项,出现列表框,选择要截图的视窗,该视窗的图像就直接显示在文档要插入的位置。如要自行截取部分图像,则选择“屏幕剪辑”,通过拖动鼠标选择要截图的区域。3.5Word对象的插入3.5.5图文混排如果在文档中同时出现文字和图片时,可以对这两种对象的位置进行设置,使得图文排版更加美观。在图片或图形“格式”选项卡中单击“排列位置”按钮,则显示图片布局功能列表,在该列表中可以根据图示效果选择文字和图片的混

20、排样式,3.5Word对象的插入计算机应用基础 李刚主编 中国人民大学出版社62515195(发行公司)熟练掌握在文档中插入图片、文本框、SmartArt的操作;熟练掌握调整各种图形对象格式的方法;掌握通过图文混排美化文档的操作。3.6.1 邮件合并概述 3.6.2 邮件合并的操作过程 3.6邮件合并邮件合并第3章 Word文字编辑3.6.1 绘制图片1.邮件合并Office提供的邮件合并功能用来批量打印准考证、明信片、信封、工资条、邀请函等很有规律的内容。邮件合并操作需要建立主文档、数据源文件。2.主文档、合并域、数据源。以打印获奖证书为例介绍邮件合并的操作过程，主文档是证书的内容，证书的名

21、称、内容、发放单位和时间固定不变。证书中的人名、证书等级是可变的内容称作合并域。证书中获奖人员的姓名、奖项等级的数据来自于数据源文件，可以是Word表格形式、也可以是Excel工作表。3.6邮件合并3.6.2邮件合并的操作过程 1.建立数据源文件建立Word软件表格，输入获奖人员的姓名和获奖奖项。3.6邮件合并3.6.2邮件合并的操作过程 2.建立主文档文件建立获奖证书的主文档。3.6邮件合并3.6.2邮件合并的操作过程 3.邮件合并操作(1)打开主文档文件，单击“邮件”选项卡中的“开始邮件合并信函”选项。(2)单击“邮件”选项卡中的“选择收件人使用现有列表”选项,选定数据源文件。3.6邮件合

22、并3.6.2邮件合并的操作过程 3.邮件合并操作(3)将光标移动到“同学”位置,单击“邮件”选项卡中的“编写和插入域插入合并域”选项,出现窗口,选择域“姓名”项，单击“插入”按钮。同理，插入奖项域。3.6邮件合并3.6.2邮件合并的操作过程 3.邮件合并操作(4)单击“邮件”选项卡中的“完成合并-编辑单个文件”选项,可以全部获奖证书的结果，结果文件可以另存为一个新文档。3.6邮件合并计算机应用基础 李刚主编 中国人民大学出版社62515195(发行公司)了解邮件合并技术的职能;掌握主文档、数据源和合并域的作用；掌握邮件合并的操作过程。3.7.1 页面设置 3.7.2 打印预览、打印基本参数设置

23、3.7Word文档的页面设置和打印文档的页面设置和打印第3章 Word文字编辑3.7.1 页面设置在对文档进行打印输出前,要进行文档的页面设置。在“页面布局”选项卡的“页面设置”功能区,单击右下角的箭头打开“页面设置”对话框,完成页面设置操作。1.页边距可对页面的上、下、左、右边距,装订线、装订线位置进行设置;设置文本在纸张上排版时纸张的横竖方向、页码范围。在预览窗口中可查看设置效果。2.纸张可设置打印输出的纸张大小、纸张来源等。3.版式可设置页眉/页脚与边界的距离、页面的对齐方式、奇偶页设置、边框底纹等。4.文档网格可设置每页的行数、每行的字数、字体格式、文字排版方向及栏数等。3.7Word文档的页面设置和打印3.7.2页面预览、打印基本参数设置在Word页面视图中看到的文档与最终输出的文档具有相同的样式,所见即所得。在打印文档前可以通过“打印预览”功能,在屏幕上显示打印效果。选择“文件打印”选项,可以在屏幕右侧窗口查看到打印效果。在左侧窗口中,可以进行打印设置,设置打印机、打印份数、打印页数、纸张大小等。3.7Word文档的页面设置和打印计算机应用基础 李刚主编 中国人民大学出版社62515195(发行公司)能够根据文档设计的需要熟练进行页面设置;熟练使用打印预览和打印功能。