《商务文书写作》课件第六章.ppt

1、怎样撰写商务礼仪文书怎样撰写商务礼仪文书第一节商务礼仪文书第一节商务礼仪文书第二节礼仪函电第二节礼仪函电第三节礼仪致辞第三节礼仪致辞第四节礼仪帖卡第四节礼仪帖卡6商务礼仪文书商务礼仪文书01/一、注重交际商务礼仪文书主要体现交际各方的愿望、友情,反映的是企业和人们之间的关系,只不过以书面媒体进行相互接触、联络信息、交流感情、称颂慰问、感谢致意,以达到加强合作、增进友谊的作用。我国传统历来重视人与人之间的和谐关系,信奉“一个篱笆三个桩,一个好汉三个帮”的宗旨。今天,任何企业的壮大发展都不可能孤家寡人、关门经营,必然与多方协作交往。这就自然出现一系列与企业相关的商务活动,如邀约拜访、宴请聚会、周年

2、庆贺、落成典礼等。这是企业交际活动长链上的“彩环”,将这些活动办得周密和谐,企业将朋友众多、交际广泛、事业兴旺、福瑞祥和。在办理这些商务活动时,大多的往来联系是通过礼仪文书展示的。因此礼仪文书的写作不可忽视,要强调交际性,广结人缘,开展公关,塑造企业的形象。任何一封商务礼仪信函或小卡片都要从接受者角度出发,在协调人际关系、增强双方友谊、体现人情味方面起催化剂作用。二、注重目的二、注重目的一份商务礼仪文书必须目的明确,才有主旨、有灵魂。一个企业不仅要明确交际活动的主旨,还要明确交际对象以及交际场合。即便是同一个交际活动的主旨,对于不同的交际对象以及不同的交际场合,仍需要选择与之相适应的商务礼仪文

3、书。通常用“见什么人说什么话”“到什么山上唱什么歌”来形容这类情况。可见,商务礼仪文书有直接的应用性,写作必须达到其实用目的。这就要求写作前必须明确交际目的、对象、场合,体察世事人情,明达事理,以确定使用何种礼仪文书、构成什么书面形式乃至遣词造句采用什么风格等。三、注重礼节商务礼仪文书与普通商务信函的明显不同在于注重礼仪。一方面,因为企业发出商务礼仪文书的目的就是与沟通对象加强感情联络,聚朋会友,所以各类商务礼仪文书一定要讲究礼仪,用简短的文字、小巧的贺卡传达并展示发出者美好的祝愿、亲切的问候、忠诚的友谊,达到交际的效果;另一方面,商务礼仪文书多用于各种节日活动、庆典仪式、宴请聚会、迎来送往等

4、中国传统中最崇尚礼仪色彩的场合,这就更要求商务礼仪文书从内容到形式都讲尊重礼。不同的文书要根据不同时间、地点、对象、事由,按照社会通行的礼仪方式,礼数到位,显示出良好的企业形象。四、注重体式商务礼仪文书在漫长的应用实践中逐渐形成了一套比较规范的基本定式、体式和款式,有的不仅结构约定俗成,连用语也比较规范,体现出它的文化内涵。例如贺信的写作通常前有祝贺,后有祝愿;名片的内容都会有单位、姓名、地址、电话;祝酒辞在欢迎、感谢、祝贺的最后,总会落到“为干杯”。所有的商务礼仪文书在措辞上要符合对象、场景、时令及情谊深浅,所表之情、所达之意要起到加深情谊的作用,让对方感到真诚恳切,情溢文中。书写要大方、自

5、然、得体,用纸用料、笔墨颜色也很有讲究,要既美观又符合实际效果,并能从中体现出有关交际中的礼节、礼貌要求。例如礼仪信函要以蓝黑色笔墨为宜,若用红色则意味着绝交;讣告、悼词则要用素封、白纸,而不能用印有红字体的信封信纸;喜庆活动的“请柬”则用纸新颖,色彩鲜艳,烫金镶边,字体活泼,可以精心设计,体现出企业的风格和特色。礼仪函电礼仪函电02/一、一、庆贺信庆贺信(一一)庆贺信的结构和写法庆贺信的结构和写法1.标题2.称谓3.正文4.结尾5.署名和日期(二二)写作要求写作要求写庆贺信的重要原则是及时,在要祝贺的事由之前或当时最好。如果事情过了一段时间对方才收到庆贺信,就不合适了。所表示的祝贺要符合实际

6、、恰到好处,不能过分拔高;语言要感情充沛,鼓舞人心,使对方感到激励振奋;言辞真挚,态度鲜明,也可以适当用一些夸张、溢美之词,但不要过分渲染或堆砌太多华丽辞藻;文字精练,行文流畅,篇幅短小;贺信中不兼谈其他事宜。二、感谢信(一一)感谢信的结构和写法感谢信的结构和写法1.标题2.称谓3.正文4.结尾5.署名和日期(二二)写作要求写作要求感谢信要在相关事后立即发出才能让对方感到你的诚意。感谢的事项要准确、明晰;要满怀感激之情,态度要诚恳,话语要真诚、朴实,且符合双方的身份、境遇情况,不可装腔作势、矫揉造作,也不可过于卑屈;叙述事迹要真实准确,不做夸大描画,要抓住事迹的感人之处;要注意赞颂到位、评价恰

7、当,不可滥用溢美之词;文字精练,切忌过分拉长篇幅。三、邀请信(一一)邀请信的结构邀请信的结构邀请信的结构约定俗成,内容非常简单,不用写标题,直接写正文。1.称谓2.正文3.结尾4.署名和日期(二二)写作要求写作要求写邀请信的重要原则是提前发出,要让对方收到信后有所准备,需要时也来得及回复。正文内容要完整具体,不要留下让对方疑惑或猜测的地方,如不要写“请参加周三的开幕仪式”,而应具体说明日期,如“敬邀光临8月4日(星期三)上午10点的开幕仪式”。邀请信礼仪性强,所以措辞要讲究文雅得体,要诚恳邀请,但又不强求,不能让对方有被要挟、强制的感觉,不能写“希望准时出席”等词语;若是邀请参加宴会、晚会等社

8、交活动,而对方是外宾夫妇,应邀请夫妇二人,不要只邀请一位。三、邀请信(四四)对邀请信的回复对邀请信的回复收到一封邀请信,应该将之看作邀请方对你的敬意和真心,且应该迅速、有礼貌地回复,以示对邀请方的敬重。信中首先要感谢对方的盛情邀请或对所举办的活动的赞扬。接着应明确表示是接受邀请,还是谢绝邀请。如果答复对方“我尽量参加”“有空我就去”,就显得模棱两可,使对方不知所措。如果不能接受邀请,也不能不理睬,而更要及早告知对方,以便邀请方另做安排,并要在信中表示歉意和遗憾,要用婉转的话语表达不能赴邀的原因,不能只说一句“对不起,我不能参加”了事。那种不表态,最后不参加,使对方措手不及的做法是极为失礼的。如

9、果接受邀请,也要明确告知对方,让对方心里有数。四、慰问信四、慰问信(一一)慰问信的结构和写法慰问信的结构和写法1.标题2.称谓3.正文4.结尾5.署名和日期(二二)写作要求写作要求慰问信要在相关的事实出现并确认属实后及时发出以示慰问。慰问信要针对不同的对象、不同的情况,恰如其分地表达慰问之意,不能照搬照抄。慰问信要向对方表示出无限亲切、关怀的感情,对于灾害、事故、疾病等内容,不宜询问和详细描述,切忌以不必要的言辞勾起对方的痛苦回忆,更不能责备对方的过失;话题以安慰、鼓励、温暖、友谊为主;语气要诚恳、真挚、得体,不宜过于低沉,客套话少说;文字要凝练、朴实,篇幅以短为宜。有些问候和慰问信最好亲笔书

10、写,更显亲切和温暖。礼仪致辞礼仪致辞03/一、礼仪致辞概述一、礼仪致辞概述礼仪致辞在特定的和较隆重的场合使用,由致辞人当场演讲,接受对象是众多的人群,因而有着自身的特点与结构。(二二)礼仪致辞的结构礼仪致辞的结构1.标题2.称谓3.正文4.落款(一一)礼仪致辞的特点礼仪致辞的特点1.突出尊敬2.强调真挚3.文体简洁4.词语委婉(一一)欢迎辞欢迎辞在商界,遇上贵宾参观、访问以及上级前来检查工作或重要职员加盟,在见面之初,发表一篇热情洋溢的欢迎辞往往必不可少。写欢迎辞时要围绕“欢迎”这一主题,以发自肺腑的语言,向对方表示热烈欢迎、期盼来访的心情,并展望美好的未来。切忌东拉西扯,游离主题。(二二)欢

11、送辞欢送辞当宾客告辞之际或同事离职、朋友远去之时,主人为之送行常会对他们说些祝福话,这是一种于情于理的临别赠言,称为欢送辞。欢送辞的内容要表达出非常珍惜重视与对方友好交往的情感,充分表达致辞者的惜别之意。成功的欢送辞写作内容常包括:对被欢送者的高度评价;对既往相处时光的温馨回忆;对对方离去的惜别之情;对被欢送者的美好祝福。所以欢送辞结束语常有祝愿对方“身体健康、旅途愉快”之词。与欢迎辞相比,欢送辞应更富有文采,更具备真情实感。二、迎送致辞二、迎送致辞三、答谢辞、告别辞三、答谢辞、告别辞(一一)答谢辞答谢辞 答谢辞的事由通常分以下两类:一类是在商务交往中,己方遇到值得庆贺的活动或事业上取得重大成

12、就时,他人给予祝贺后,应主动向他人或在场者致辞答谢。另一类答谢的场合是宾客为感谢主人的盛情款待和多方照顾而讲的致谢辞。(二二)告别辞告别辞 双方交往活动结束后,客人准备离开,常在临行前向主人表示谢意和辞行,这类讲话就是告别辞。它与交往后安排的答谢讲话可以合并进行,既表示对主方的盛情接待与安排的感谢,又具有辞别性质,要表示出一种辞行时的依依惜别之情,因而可以重笔抒发情感,表达做客的心情。四、祝贺辞四、祝贺辞(一一)祝贺辞概述祝贺辞概述 祝贺辞又称为祝辞、贺辞,有时也可以称为祝酒辞。企业在商务社交活动或交际宴会上向对方表示良好祝愿和庆贺之意时经常使用祝贺辞。当代企业家们深知,不要轻易放过任何一个可

13、以向自己的交往对象表示友好、敬重的时机。每一位商务人员应当独具慧眼,抓住喜庆佳节之机,向对方正式祝贺,以加强双方的关系。祝贺辞写作的核心内容是向对方表示热烈的祝贺,但祝辞与贺辞之间还有些细微的差别。祝辞是对某件刚开始做的事情表示祝愿、希望的意思;贺辞是对某一件已经取得成功的事情表示庆贺、道喜的意思。(二二)祝贺辞的分类祝贺辞的分类1.事业祝贺辞2.会议祝贺辞3.祝酒辞4.人生祝贺辞礼仪帖卡礼仪帖卡04/一、名片一、名片(一一)名片样式名片样式企业使用的名片规格为5.5cm9cm的单张,也有的企业制作折叠式名片,前页为后页的3/4,增加版面以印制更多的信息。名片多使用白色卡片纸,也有使用浅淡色彩

14、的,在选择纸张的质地、颜色上要和自己的职业、职务相协调。当前也有将自己的照片印在名片左上角的“影照名片”。名片上的字体也多种多样,可以用美术字及各种字体,但无论怎样变化,让对方拿到时能立即看清楚是根本目的。如果企业经过CI设计,有企业规范的标志和颜色,则所有员工的名片都应遵守这一规范要求,不能另行设计。总之,名片设计要美观大方,要体现企业的风格。(二二)名片内容名片内容名片内容没有严格要求,通常包括:服务单位和部门名称,姓名,职务、职称等,工作地址和邮编,工作电话号码、传真号,企业网址、个人电子邮件信箱,有的还印上住宅电话或手机号码。(三三)名片用途名片用途名片的用途极其广泛,除了通报姓名、介

15、绍身份外,还可用于简便的访问、答谢、邀约、辞行、慰问、馈赠等交际活动,加上名片携带方便,因而被广泛使用。二、请柬二、请柬(一一)请柬的特点请柬的特点 1.告知性 2.礼节性 3.规范性(二二)请柬的形式请柬的形式 1.从外观形式看,请柬可分为折叠式和正反式两种。2.从书写形式看,中文请柬可以分为竖式和横式两种。(三三)请柬的结构与写作要求请柬的结构与写作要求 1.标题 2.称谓 3.正文 4.署名 5.注意事项三、贺卡三、贺卡(一一)贺卡的形式贺卡的形式 从外形看,厂家印制的贺卡大小不一,小到一个单张小卡片,大到8开、4开尺寸并带信封的都有。从内容看,随着人们使用贺卡的增多与普及,贺卡制作者迎

16、合了多种社会祝贺活动的需要,将不同的祝贺词语印在了贺卡上,供人们选择。(二二)贺卡的使用贺卡的使用1.贺卡的挑选贺卡的挑选 第一,贺卡的装饰内容与祝贺词语要同赠送贺卡的节日背景相一致,要在节日之前递送到收卡人手里。第二,贺卡的大小质地、装饰风格以及印制的祝颂词语要与赠送方的名义、身份相匹配,要与赠送目的和要表达的祝愿相一致,要能代表赠送方。第三,贺卡的款式、文化色彩要与赠送对象的文化修养、审美情趣、民族习俗相一致,用词用语要适应双方的情景关系,让接收者打开贺卡便感到喜悦、感到温馨。三、贺卡三、贺卡2.贺卡的写作贺卡的写作 贺卡的写作包括两方面的内容:一方面是写明赠送者与赠送对象的关系及赠送日期

17、,表明这张贺卡是送给谁的,又是谁送的。另一方面是写明送出这张贺卡的中心内容,也就是祝贺词语,让接收者理解赠送者的情意。四、聘书四、聘书(一一)聘书的形式聘书的形式 通常的聘请书或聘任书都使用装帧考究、质地优良的材料制成册页式,尤其注重封面,多用红色系的丝绒、锦缎、皮革、合成等面料,并烫金印制“聘书”两个大字,封面内可以插入书写聘请内容的卡片纸。企业需要使用聘书,可以到文化用品商店直接购买厂家印制的各种尺寸、各种类别的聘书;如果企业在商务工作中需要特别表示求贤若渴之意,可以专门设计和印制具有本企业特色的聘书。如果该企业经过CI设计后有企业规范的标志和颜色,则在设计聘书时也要与之相统一,以突出企业形象。(二二)聘书的结构与写作要求聘书的结构与写作要求 聘书的内容多由标题、称谓与正文、落款四部分组成。结构以两种样式居多:一种是称谓与正文分开;另一种是称谓与正文合一。非常感谢您的观看非常感谢您的观看