1、认识文书与商务文书认识文书与商务文书第一节认识文书第一节认识文书第二节认识商务文书第二节认识商务文书1l 职场中的你、我、他几乎每天都与文书面对面,或者直接使用文书办理有关事务。l 概括而言,文书是机关、企事业单位办事的工具。文书是在人类社会实践活动中形成的,其形成主体既包括各种社会组织,也包括个人;文书是为了某种特定的意图而形成的,具有明显的针对性,而不是随意做出的文字记录;文书具有直接的应用价值,是解决实际问题的有效工具;文书是以书面文字形式并按照特定的格式表达信息的记录。l 总之,有人类活动的地方,就一定会有文书的形成和使用;有机关单位的处所,就一定会有公文的产生和使用。认识文书01/一
2、、文书的家族体系一、文书的家族体系(一)文书的分类分类按照文书的形成者不同私人文书公务文书按照公文的使用范围通用公文专用公文根据公文办理时限特急件急件根据公文行根据公文行文关系文关系上行文下行文平行文一、文书的家族体系一、文书的家族体系(二二)现行公文文种现行公文文种1.法定公文文种 (1)决议 (2)决定 (3)命令(令)(4)公报 (5)公告 (6)通告 (7)意见 (8)通知 (9)通报 (10)报告 (11)请示(12)批复 (13)议案 (14)函 (15)纪要2.其他实用文种 (1)总结 (2)计划 (3)简报 (4)大事记 (5)会议记录 (6)倡议书(7)邀请书 (8)聘请书
3、(9)感谢信 (10)表扬信 (11)欢迎辞 (12)欢送辞 (13)答谢辞二、文书的基本特点和重要功能二、文书的基本特点和重要功能(一)文书的基本特点(二)文书的重要功能1.文书的信息传播功能2.文书的原始凭证功能1.文书具有对实践活动的客观记录性2.文书具有突破时空局限的信息传递性三、公文的特点与功能三、公文的特点与功能1.公文具有鲜明的政治性2.公文由法定作者制成和发布3.公文具有法定的权威性和现行效用4.公文具有特定体式和处理程序1.领导功能 2.规约功能 3.沟通功能4.宣传功能5.凭据功能(一)公文的特点(二)公文的功能四、公文格式、页面规范与稿本四、公文格式、页面规范与稿本(一)
4、公文格式规范 公文格式要素总体划分为版头、主体、版记三个部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头部分;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体部分;公文末页首条分隔线以下、末页分隔线以上的部分称为版记部分。四、公文格式、页面规范与稿本四、公文格式、页面规范与稿本(二)公文页面规范 公文采用国际标准A4型纸(幅面为210mm297mm),对外张贴的公文用纸规格根据需要确定。天头(上白边)为37mm1mm,订口(左白边)为28mm1mm,版心尺寸为156mm225mm。如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字。一般每面排22行,每行排28个字,特殊情况可
5、做适当调整。要求版面干净,字迹清晰,尺寸标准,版心不斜,双面印刷,页码套正,两面误差不得超过2mm。印品着墨实在均匀,字面不花不白、无断划。左侧装订,不掉页,两页页码之间误差不超过4mm,裁切后的成品尺寸允许误差2mm,四角成90,无毛茬或缺损。骑马订均订在折缝线上,平订与书脊间的距离为35mm,要确保无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固。四、公文格式、页面规范与稿本四、公文格式、页面规范与稿本(三)公文的稿本 在文件起草和印制过程中,同一份文件会形成具有不同性能的多种文稿和文本。其中,草稿和定稿统称为文稿;正本、副本、试行本、暂行本、修订本、多种文字稿本等,统称为文本。它们反映了文件的草创、修改
6、、定型、印制、校对、正式发出的全部过程。这些稿本在形成过程上互有联系,在性质、作用与保管要求等方面各不相同,要区别不同情况妥善对待,以便更加科学规范地管理和使用公文。认识商务文书02/一、商务文书的特点一、商务文书的特点312纪录性评析性时效性二、商务文书的作用51234商务文书是商务活动的原始记录商务文书是科学预测的表达手段商务文书是制定决策的客观依据商务文书直接反映企业的形象商务文书直接为企业的经营活动服务三、商务文书的格式三、商务文书的格式 商务文书并非国家法定公文,因此在格式规范上国家没有统一的规定,但是这并不意味着拟写商务文书在格式方面可以无拘无束、任意为之。其实,许多国家的商务活动都遵循一些共同的行业规范,商务文书格式有其约定俗成的要求。拟写商务文书要知晓并执行通行的格式要求。即便某些文书没有严格的行业规范,在拟写商务文书或商务函电时,也要依据本企业长期以来的行事风格,设定符合本企业风格的文书格式,并且制作成标准的样本,避免由于个人原因而对商务文书和商务函电随意处置,确保本企业里的有关商务人员始终如一地采用一种文书格式,保持文书和函电的统一性。非常感谢您的观看非常感谢您的观看
