账务处理与总账系统课件.pptx

1、1 第三章第三章账务处理和总账系统账务处理和总账系统第一节第一节 账务处理概述账务处理概述第二节第二节 账务处理的流程分析账务处理的流程分析第三节第三节 总账子系统的总体设计总账子系统的总体设计第四节第四节 总账子系统的初始设置总账子系统的初始设置第五节第五节 凭证的日常处理凭证的日常处理第六节第六节 账簿、报表管理账簿、报表管理第七节第七节 期末处理期末处理本章主要内容本章主要内容会计基础知识回顾会计基础知识回顾l会计核算方法会计核算方法l会计核算工作流程会计核算工作流程 设置会计科目及账户设置会计科目及账户 复式记账复式记账 填制和审核凭证填制和审核凭证 成本计算成本计算 登记会计账簿登记

2、会计账簿 财产清查财产清查 编制会计报表编制会计报表会计核算方法体系会计核算方法体系会计核算工作程序会计核算工作程序原始原始单证单证第一节 账务处理概述 账务系统的基本功能是将会计原始凭证经过一账务系统的基本功能是将会计原始凭证经过一定的数据处理过程形成会计账簿。定的数据处理过程形成会计账簿。无论是手工计算机会计，都必须完成这一基本功能。无论是手工计算机会计，都必须完成这一基本功能。一、账务处理手工处理方式l 在手工条件下，会计核算方法相互联系、紧在手工条件下，会计核算方法相互联系、紧密结合完成账务处理。密结合完成账务处理。l针对不同规模、不同业务量和业务属性的企针对不同规模、不同业务量和业务

3、属性的企业，可以采取不同的会计核算组织程序，也业，可以采取不同的会计核算组织程序，也称账务处理程序称账务处理程序 记账凭证核算组织程序、科目汇总表核算组织程序、记账凭证核算组织程序、科目汇总表核算组织程序、汇总记账凭证核算组织程序汇总记账凭证核算组织程序二、账务处理的基本过程 账务处理是会计核算的关键内容，是完成从凭证输入到账表输出的基本过程。包含数据的采集、加工存储和信息的报告输出。图例如下：投资人投资人债权人债权人管理者管理者政府政府会计数据（账簿、凭证）会计数据（账簿、凭证）经济业务流程经济业务流程数据采集数据采集数据数据加工加工与存与存储储报告信息报告信息原始凭证原始凭证账务处账务处理

4、过程理过程1数据采集数据采集会计核算的对象会计核算的对象 数据采集主要是从经济业务流程中采集数数据采集主要是从经济业务流程中采集数据，为数据加工服务。据，为数据加工服务。载体载体原始凭证。原始凭证。2、数据加工与存储、数据加工与存储会计核算过程会计核算过程 将将原始凭证原始凭证按照设置的会计科目和按照设置的会计科目和“有借必有借必有贷，借贷必相等有贷，借贷必相等”的原则编制记账凭证、的原则编制记账凭证、并审核，然后进行分类、计算、汇总，将并审核，然后进行分类、计算、汇总，将结果保存在各类账簿中。结果保存在各类账簿中。记账凭证、账簿记账凭证、账簿3、报告信息、报告信息会计信息输出会计信息输出l

5、报告信息是以账簿、记账凭证为依据，编报告信息是以账簿、记账凭证为依据，编制内部报表和外部报表提交给投资人、债制内部报表和外部报表提交给投资人、债权人、管理者、政府部门等。权人、管理者、政府部门等。第二节 账务处理的流程分析1、手工环境下账务处理的流程分析2、手工环境下账务处理流程的缺陷3、IT环境下账务处理的流程分析 思考思考l手工环境下，账务处理程序有哪些？手工环境下，账务处理程序有哪些？l为何要划分不同的账务处理程序？为何要划分不同的账务处理程序？一、手工账务处理流程一、手工账务处理流程收转付收转付款账款款账款记账凭证记账凭证总分类账总分类账明细分类账明细分类账原始凭证原始凭证原始凭证原始

6、凭证汇总表汇总表现银现银金存金存日记账日记账科科目目汇汇总总表表会会计计报报表表二、手工环境下账务处理流程的缺陷二、手工环境下账务处理流程的缺陷l 数据大量重复l 信息提供不及时l 准确性差l 工作强度大三、三、ITIT环境下账务处理的流程分析环境下账务处理的流程分析不能照搬手工环境下的流程，根据计算机工作特点，设计出效率更高的系统。编制编制审核审核记账记账输出输出期末业务处理期末业务处理编制编制临时凭证临时凭证文件文件凭证文件凭证文件发生额发生额余额文件余额文件会计会计报表报表总账总账明细帐明细帐辅助账辅助账记账凭证原始凭证计算机账务系统业务处理流程图计算机账务系统业务处理流程图54321原

7、始凭证原始凭证（或记账凭证）（或记账凭证）录入录入（填制凭证）（填制凭证）记账凭证文件记账凭证文件（临时）（临时）审核审核记账记账记账凭证文件记账凭证文件（历史）（历史）科目发生额、科目发生额、余额文件余额文件查询输出查询输出账簿、报表账簿、报表期末转帐期末转帐业务处理业务处理计算机账务处理计算机账务处理DFD图图2020账务处理流图中的主要数据文件账务处理流图中的主要数据文件 1 1、临时记账凭证文件、临时记账凭证文件 2 2、历史记账凭证文件、历史记账凭证文件 3 3、科目发生额、余额、科目发生额、余额文件文件 第三节 总账系统定义、目标和功能l总账系统的定义总账系统的定义l总账系统的特点

8、总账系统的特点l总账系统的目标总账系统的目标l总账系统的功能设计总账系统的功能设计22一、定义及内容一、定义及内容 总账子系统，也叫账务处理子系统，该系统总账子系统，也叫账务处理子系统，该系统完成会计循环的主要工作。完成会计循环的主要工作。工作内容：工作内容：（1 1）根据各种日常活动产生的原始凭证，填制记账凭证；）根据各种日常活动产生的原始凭证，填制记账凭证；（2 2）然后对记账凭证进行审核、记账等；）然后对记账凭证进行审核、记账等；（3 3）提供明细账、总账、日记账、余额表等的查询；）提供明细账、总账、日记账、余额表等的查询；（4 4）期末完成结账。）期末完成结账。注意与账务注意与账务处理

9、的关系处理的关系23二、总帐子系统特点二、总帐子系统特点1、规范性强、一致性好、规范性强、一致性好复式记帐方法，并满足以下原则：复式记帐方法，并满足以下原则：有借必有贷，借贷必相等有借必有贷，借贷必相等资产负债所有者权益资产负债所有者权益总帐余额发生额明细帐余额发生额合计总帐余额发生额明细帐余额发生额合计2、综合性强，在整个会计信息系统中起核心作用、综合性强，在整个会计信息系统中起核心作用3、控制要求严格，正确性要求高、控制要求严格，正确性要求高总帐子系统综合、全面、系统反映企业供产销的所有方面，具总帐子系统综合、全面、系统反映企业供产销的所有方面，具有很强的综合性和概括性；另外，与各个子系统

10、之间有广泛的数有很强的综合性和概括性；另外，与各个子系统之间有广泛的数据传递关系，起桥梁作用。据传递关系，起桥梁作用。由于总帐子系统产生的帐表要提供给有关信息使用者，由于总帐子系统产生的帐表要提供给有关信息使用者，要保证结果的真实性。要保证结果的真实性。三、总账子系统的设计目标三、总账子系统的设计目标1.及时、准确、全面地采集和输入会计凭证。2.高效、正确完成记账等数据处理过程。3.随时输出某个时期内任意科目发生的所有业务，输出各种账、证、表。4.建立与其他子系统的数据接口，实现会计数据及时传递与共享。总账子系统总账子系统初始初始设置设置凭证凭证管理管理期末期末处理处理辅助辅助管理管理系统系统

11、服务服务账簿账簿输出输出四、总账子系统的基本功能四、总账子系统的基本功能2626基础资料基础资料系统参数系统参数初始余额初始余额凭证过账凭证过账账簿查询账簿查询凭证录入凭证录入凭证审核凭证审核期末调汇期末调汇结转损益结转损益期末结账期末结账初始设置初始设置日常处理日常处理期末处理期末处理报表查询报表查询凭证查询凭证查询总账系统应用流程总账系统应用流程第四节 总账系统的初始设置1、总账参数设置、总账参数设置2、基础资料设置、基础资料设置3、初始数据录入、初始数据录入1、总账系统参数设置步骤、总账系统参数设置步骤总账总账系统参数设置练习系统参数设置练习深圳绿色原野公司的总账参数如下：深圳绿色原野公

12、司的总账参数如下：1深圳绿色原野公司：“股份制企业会计科目”；2.企业启用往来业务核销功能且往来科目必须录入业 务编号;3、企业财务采用账结法，结账要求损益类科目余额为零；4、凭证过账前必须进行审核；5现金银行存款赤字报警；6新增凭证自动填补断号；7银行存款科目必须录入结算方式和结算号；2、总账系统基础资料的设置、总账系统基础资料的设置n增加公共基础资料：增加公共基础资料：n科目、币别、凭证字、计量单位n增加核算项目：增加核算项目：n 部门、职员、客户 2、总账基础数据、总账基础数据会计科目会计科目科目代码科目代码修改属性修改属性101现金科目，出日记账现金科目，出日记账102银行科目，出日记

13、账银行科目，出日记账113往来业务核算，核算项目：客户往来业务核算，核算项目：客户119.01辅助核算项目为：职员辅助核算项目为：职员注意理解：注意理解：核算项目含义、核算项目含义、设置意义设置意义会计科目属会计科目属性修改性修改总账基础资料总账基础资料客户设置客户设置客户分类代客户分类代码码客户分类名客户分类名称称客户代码客户代码 客户名称客户名称01华北区华北区01.01华北电子公司华北电子公司01.02北京绿色原野公司北京绿色原野公司02东北区东北区02.01辽宁电子厂辽宁电子厂02.02抚顺电线电缆厂抚顺电线电缆厂注意：客户上级注意：客户上级组和客户的区别组和客户的区别33 1 1：账

14、套的启用时间在年初，只需录入各科目的年初余额：账套的启用时间在年初，只需录入各科目的年初余额（如：（如：2007.012007.01）2 2：账套的启用时间非年初，需录入各科目的本年累计借方、：账套的启用时间非年初，需录入各科目的本年累计借方、贷方发生额、损益的实际发生额、各科目的初始余额。贷方发生额、损益的实际发生额、各科目的初始余额。（如（如2007.092007.09）3、初始化余额录入、初始化余额录入在总账系统完成在总账系统完成343、期初余额录入注意：不同注意：不同颜色数据输颜色数据输入不同入不同 总账系统科目初始数据录入注意：总账系统科目初始数据录入注意：n白色：可以直接录入金额白

15、色：可以直接录入金额n黄色：有下级科目，不可以录入黄色：有下级科目，不可以录入n数量金额科目：需要录入数量数量金额科目：需要录入数量n外币业务科目：分币别录入余额外币业务科目：分币别录入余额n辅助核算的科目：在核算项目处录入余额，辅助核算的科目：在核算项目处录入余额，后面带后面带“”n损益类科目：如年中启用，需要录入累计发生额损益类科目：如年中启用，需要录入累计发生额请注意请注意币别选币别选择择人民币人民币美元美元港币港币综合本位币综合本位币输入全部本位币、输入全部本位币、外币、数量金额外币、数量金额账及辅助账、各账及辅助账、各核算项目的金额核算项目的金额总账总账初始化科目余额平衡公式初始化科

16、目余额平衡公式n综合本位币的期初余额借方综合本位币的期初余额借方=综合本位币期初余额贷方综合本位币期初余额贷方n综合本位币的本年累计借方综合本位币的本年累计借方=综合本位币本年累计贷方综合本位币本年累计贷方输入全部本位币、输入全部本位币、外币、数量金额外币、数量金额账及辅助账、各账及辅助账、各核算项目的发生核算项目的发生额及期初余额后额及期初余额后38初始数据录入后试算平衡初始数据录入后试算平衡综合本位币综合本位币试算平衡试算平衡39结束初始化结束初始化总账系统总账系统试算不平衡试算不平衡不能结束初不能结束初始化，但可始化，但可以填制凭证以填制凭证第五节 凭证的日常处理 录入、审核、查询、修改

17、.凭证录入凭证录入 凭证审核凭证审核 凭证查询凭证查询 凭证汇总凭证汇总 凭证审核凭证审核 模式凭证模式凭证凭证处理凭证处理（1 1）记账凭证是由哪些要素构成的）记账凭证是由哪些要素构成的?（2 2）在凭证填制中，如何保证其正确性）在凭证填制中，如何保证其正确性?（3 3）怎样填制一张带有外币或者数量核算的凭证）怎样填制一张带有外币或者数量核算的凭证?（4 4）简述凭证审核的作用和要求。）简述凭证审核的作用和要求。（5 5）什么是模式凭证，有何作用？）什么是模式凭证，有何作用？思考问题思考问题明细科目明细科目总帐科目总帐科目摘要摘要53500￥0535￥53500000535 千百十万千 百十

18、 元 角分记帐借方金额借方金额贷方金额贷方金额千 百 十 万 千 百 时 元 角分记帐20 年12月18日 记帐凭证记帐凭证 字第21号购入办购入办公用品公用品管理费用管理费用办公费办公费库存现金库存现金会计主管 记帐 罗剑勇 出纳 审核 制单 李明手工下通用手工下通用记账凭证记账凭证一、凭证录入界面及参数选项一、凭证录入界面及参数选项凭证录入凭证录入凭证录入参数选项凭证录入参数选项二、凭证录入的控制机制二、凭证录入的控制机制1、凭证类型和凭证号。、凭证类型和凭证号。凭证类型由用户根据业务选择（凭证类型由用户根据业务选择（收、付、转、收、付、转、记记）。）。凭证号自动加凭证号自动加1，一般是分

19、类编号。，一般是分类编号。2、凭证日期。、凭证日期。一般为公立日期，应该随凭证号递增而递增等。一般为公立日期，应该随凭证号递增而递增等。（1）必须是系统已存在的科目，否则需要先增加科）必须是系统已存在的科目，否则需要先增加科目。目。（2）会计科目必须是明细科目，上级科目不能用。）会计科目必须是明细科目，上级科目不能用。3 3、会计科目、会计科目例如：例如：102 银行存款银行存款 102.01 工商银行工商银行 102.02 建设银行建设银行（1）一张凭证上至少有借方金额和贷方金额，均不一张凭证上至少有借方金额和贷方金额，均不能为能为0.（2）金额可以为负数，显示为红字。）金额可以为负数，显示

20、为红字。（3）每张凭证必须借贷金额平衡。）每张凭证必须借贷金额平衡。4 4、凭证金额、凭证金额F4F4新增凭证新增凭证F7 F7 调用备选代码调用备选代码F12 F12 保存保存Shift+F12 Shift+F12 还原还原.携带上条摘要携带上条摘要5 5、凭证录入中的快捷键、凭证录入中的快捷键例如：职工个人出差借款例如：职工个人出差借款借：借：其他应收款其他应收款 张三张三 5000 贷：现金贷：现金 5000三、带辅助核算项目的凭证录入三、带辅助核算项目的凭证录入核算项目核算项目职员职员 凭证录入演示凭证录入演示2 凭证录入演示凭证录入演示3为方便用户处理重复发生的业务录入，系统提供模式

21、凭证功能。1、先填制凭证，保存为模式凭证。2、需要调用时，在录入界面调用。四、模式凭证四、模式凭证如：从银行提取现金，备用如：从银行提取现金，备用借：现金借：现金 贷：银行存款贷：银行存款四、模式凭证四、模式凭证举例举例五、凭证查询五、凭证查询 凭证查询中提供了十分丰富的凭证处理功能，包括凭证的凭证查询中提供了十分丰富的凭证处理功能，包括凭证的修改修改和和删除删除、凭证的、凭证的审核审核和和过账过账、凭证的、凭证的冲销冲销等等。等等。可以设定查询可以设定查询条件，也可以条件，也可以查询全部查询全部五、凭证查询五、凭证查询全部凭证的全部凭证的查询界面查询界面六、凭证的审核六、凭证的审核l凭证审核

22、目的凭证审核目的l凭证审核的要求凭证审核的要求l审核的方法审核的方法记账凭证审核的目的记账凭证审核的目的*FootnoteSource:Source进一步发现凭进一步发现凭证在输入中未证在输入中未能发现的错误能发现的错误。为记账提供标为记账提供标示，即凭证应示，即凭证应当经过审核后当经过审核后进行记账进行记账62审核人审核人和制单和制单人不能人不能是同一是同一个人个人凭证一经凭证一经审核，不审核，不能修改和能修改和删除，只删除，只有取消审有取消审核后才可核后才可返回修改返回修改。取消审取消审核只能核只能由审核由审核人自己人自己完成完成凭凭证审证审核核记账记账凭凭证审证审核的要求核的要求审核的要

23、审核的要求：求：凭证查询界面凭证查询界面单张审核单张审核成批审核成批审核审核方法审核方法凭证审核凭证审核单张审核界面单张审核界面七、凭证过帐八、凭证的修改八、凭证的修改注意不同的修改方式注意不同的修改方式已经输入，还未审核，直接对凭证修改。已经输入，还未审核，直接对凭证修改。u已经输入并审核，但未记账。已经输入并审核，但未记账。首先由审核人员取首先由审核人员取消审核，再由凭证输入人员修改消审核，再由凭证输入人员修改u 已经记账的，可以采用调整或冲销凭证的更正方已经记账的，可以采用调整或冲销凭证的更正方法法。u注意注意:外部系统传送过来的外部系统传送过来的凭证凭证,不能在总账系统不能在总账系统中修改中修改,需在原系统中需在原系统中调整调整.记账凭证修改方式示意图记账凭证修改方式示意图录入录入审核审核过账过账找到凭证找到凭证直接修改直接修改审核人取消审核，审核人取消审核，返给制单人修改返给制单人修改原错误凭证不能改，原错误凭证不能改，填制红字冲销或填制红字冲销或兰字补充凭证兰字补充凭证无痕迹修改无痕迹修改有痕迹有痕迹修改修改