时间管理-居龙课件.ppt

1、广联达软件股份有限公司 企业定额项目部 穆洪星2022年12月22日工作压力原因现场调查 你压力大吗？工作房子结婚孩子养老购物健康某天清晨，张三在上班途中，信誓旦旦地下定决心，一到办公室即着手草拟下年度的部门预算部门预算。他准时于九点九点整走进办公室。但他并没有立刻开始预算草拟工作，因为他突然想到不如先将办公桌及办公室整理整理一下，以便在进行重要的工作之前为自己提供一个干净与舒适的环境。他总共花了三十分钟三十分钟的时间，使办公环境变得有条不紊。他虽然未能按原定计划在九点钟开始工作，但他丝毫不感到后悔，因为三十分钟的清理工作不但已获得显然可见的成就，而且它还有利于以后工作效率的提高。他面露得意神

2、色随手点了一支香烟，稍作休息。此时，他无意中发现报纸上的彩图照片是自己喜欢的一位明星，于是情不自禁地拿起报纸来。等他把报纸放回报架，时间又过了十分钟十分钟。这是他略感不自在，因为他已自食诺言。不过报纸毕竟是精神食粮，也是重要的沟通媒体，身为企业的部门主管怎能不看报，何况上午不看报，下午或晚上也一样要看。这样一开脱，心也就放宽了。拖延的代价于是他正襟危坐地准备埋头工作。就在这个时候，电话声响了，那是一位顾客的投诉电话。他连解释带赔罪地花了二十分钟二十分钟的时间才说服对方平息怒气。挂上了电话，他去了洗手间。在回办公室途中，他闻到咖啡的香味。原来另一部门的同事正在享受“上午茶”，他们邀他加入。他心里

3、想，刚费心思处理了投诉电话，一时也进入不了状态，而且预算的草拟是一件颇费心思的工作，若头脑不清醒，则难以完成，于是他毫不犹豫地应邀加入，便在那前言不搭后语地聊了一阵。回到办公室后，他果然感到精神奕奕，满以为可以开始“正式工作了”拟定预算。可是，一看表，乖乖，已经十点四十五十点四十五 了！距离十一点十一点的部门例会只剩下十五分钟十五分钟。他想，反正在这么短的时间内也不太适合做比较庞大耗时的工作，干脆把草拟预算的工作留待明天明天算了。拖延的代价工作压力原因不能按时完成任务，加班休息的时候想着工作，无法放松临时的事情打乱了工作的节奏，救火想法很多，年底却发现很多都没有实现工作无处下手，以至于工作延误

4、新技术、新方法论让自己无所适从，不知该学什么如何按时完成任务我的效率高吗？一天工作情况统计表时间段预期结果实际结果是否达到了预期8：00-9：009：00-10：0010：00-11：0011：00-12：0013：00-14：0014：00-15：0015：00-16：0016：00-17：00如何按时完成任务1.避开时间黑洞2.克服邮件强迫症3.找出自己的高效时间段4.工作时间分段什么是黑洞黑洞：引力场很强的一种天体，连光都无法逃逸出来时间黑洞：永无止境地吞噬时间1.避开时间黑洞2.克服邮件强迫症3.找出自己的高效时间段4.工作时间分段如何按时完成任务网络时间黑洞计划看10分钟新闻，结果半

5、个小时过去了提供很多相关信息吸引我们的注意力注意力被打断，重新集中起需要至少15分钟1.避开时间黑洞2.克服邮件强迫症3.找出自己的高效时间段4.工作时间分段如何按时完成任务网络时间黑洞1.避开时间黑洞2.克服邮件强迫症3.找出自己的高效时间段4.工作时间分段如何按时完成任务避开时间黑洞每天第一个时间段不要上网固定时间上网，比如11：0011：30或者4：005：30准备一张当天的任务清单，设置每项任务的最后时间无法集中精力的时候出去散散步1.避开时间黑洞2.克服邮件强迫症3.找出自己的高效时间段4.工作时间分段如何按时完成任务邮件强迫症64%以上的人有邮件强迫症身不由己去看邮箱有没有新邮件邮

6、箱洁癖，保持邮箱没有新邮件每当“邮件到达”提示时，立刻放下当前的工作去看邮件1.避开时间黑洞2.克服邮件强迫症3.找出自己的高效时间段4.工作时间分段如何按时完成任务克服邮件强迫症每天固定时间看邮件，比如上午下午各一次，集中处理邮件不是即时通讯工具，因此邮件的事情往往不是最紧急的真正紧急的事情会用电话等方式通知，因此不必担心漏掉1.避开时间黑洞2.克服邮件强迫症3.找出自己的高效时间段4.工作时间分段如何按时完成任务找出自己的高效时间1.避开时间黑洞2.克服邮件强迫症3.找出自己的高效时间段4.工作时间分段时间统计表时间统计表 在下列每个时间段中填上时间段统计结果 A集中精力工作 B无意义浪费

7、时间 C真正的休息时间段周一周二周三周四周五8：00-8：30A B CA B CA B CA B CA B C8：309：00A B CA B CA B CA B CA B C9：30-10：30A B CA B CA B CA B CA B C10：30-11：30A B CA B CA B CA B CA B C11：30-12：30A B CA B CA B CA B CA B C12：30-13：30A B CA B CA B CA B CA B C13：30-14：30A B CA B CA B CA B CA B C14：30-15：30A B CA B CA B CA B CA

8、 B C15：30-16：30A B CA B CA B CA B CA B C16：30-17：00A B CA B CA B CA B CA B C如何按时完成任务确定每日工作的时间段高效时间工作效率不高的时候休息固定时间收发邮件固定时间上网1.避开时间黑洞2.克服邮件强迫症3.找出自己的高效时间段4.工作时间分段如何按时完成任务确定每日工作的时间段时间段规划8:00 预备时段：规划一天工作计划 处理邮件9:00 工作时段：根据计划工作11:00 上网时段：收发邮件 上网看新闻11:30 休息时段：午饭、散步 午休13:00 预备时段：调整、规划下午的工作13:30 工作时段：根据计划工作

9、15:00 休息时段：散散步或者和同事聊聊天 收发邮件15:30 工作时段：根据计划工作16:30 上网时段：看新闻、技术博客等17:00 按时下班1.避开时间黑洞2.客服邮件强迫症3.找出自己的高效时间段4.工作时间分段如何按时完成任务回顾三个工具一个习惯 工作时间分段习惯工具1.一天工作时间统计表2.高效时间分析表3.工作分段表习惯1.工作时间分段习惯如何按时完成任务如何做到真正休息不能按时完成任务，加班 休息的时候想着工作，无法放松临时的事情打乱了工作的节奏，救火想法很多，年底却发现很多都没有实现工作无处下手，以至于工作延误新技术、新方法论让自己无所适从，不知该学什么休息时无法放松这个月

10、底要发版五月下旬就要软考了对于软件的架构还不熟悉即使休息，也无法让自己真正放松如何做到真正休息使用计划将压力分配到每日当日事当日毕如何做到真正休息将压力分解1.压力平均分配2.当日事当日毕如何做到真正休息当日事当日毕1.压力平均分配2.当日事当日毕如何做到真正休息不能按时完成任务，加班 休息的时候想着工作，无法放松 临时的事情打乱了工作的节奏，救火想法很多，年底却发现很多都没有实现工作无处下手，以至于工作延误新技术、新方法论让自己无所适从，不知该学什么如何做到真正休息临时的事情打乱工作节奏处理突发事件四象限临时任务处理流程处理突发事件四象限原则1.四象限2.临时任务处理流程处理突发事件处理流程

11、1.四象限2.处理流程处理突发事件回顾一个原则-四象限原则一个流程-处理突发事件流程工具1.一天工作时间统计表2.高效时间分析表3.工作分段表流程1.处理突发事件流程习惯1.工作时间分段习惯处理突发事件不能按时完成任务，加班 休息的时候想着工作，无法放松 临时的事情打乱了工作的节奏，救火 想法很多，年底却发现很多都没有实现工作无处下手，以至于工作延误新技术、新方法论让自己无所适从，不知该学什么如何捕获想法人的思维是发散的大脑不善于记忆如何捕获想法一个大型的方法 衣柜整理法如何捕获想法GTD 收集、处理、组织、执行、回顾如何捕获想法如何捕获想法我的GTD实践 3+1清单系统1.收集篮 捕获想法2

12、.任务清单 当天要完成的工作3.项目清单 由多个任务组成4.将来也许清单 不确定时间如何捕获想法工具1.记事本2.软件3.手机4.电脑5.如何捕获想法回顾一个流程 衣柜整理法一个工具 3+1清单系统工具1.一天工作时间统计表2.高效时间分析表3.工作分段表4.3+1清单系统流程1.处理突发事件流程2.衣柜整理法习惯1.工作时间分段习惯如何捕获想法不能按时完成任务，加班 休息的时候想着工作，无法放松 临时的事情打乱了工作的节奏，救火 想法很多，年底却发现很多都没有实现 工作无处下手，以至于工作延误新技术、新方法论让自己无所适从，不知该学什么解决工作无处下手的难题工作无处下手？项目、任务和行动下一

13、步行动解决工作无处下手的难题工作无处下手？一个场景小穆，9点去财务取一下加密锁小穆，周六前给我一个快速组价的技术建议这两个工作有什么不同？1.工作无处下手？2.项目、任务和行动3.下一步行动解决工作无处下手的难题工作无处下手计划：9：00 11：00写技术建议过程：开始写建议吧？怎么写呢？上5分钟网换换脑子吧。呀，20分钟过去了有什么建议呢？先看看需求？出去喝杯咖啡，安静想想。呀，11：30了1.工作无处下手？2.项目、任务和行动3.下一步行动解决工作无处下手的难题项目：多个任务组成任务：一个或多个行动行动：单个步骤举例：提出技术建议是项目；分析需求、分析GBQ架构等是任务；发邮件索取需求大表

14、是可以执行的行动。分析方法：管理五环、思维导图1.工作无处下手？2.项目、任务和行动3.下一步行动解决工作无处下手的难题下一步行动：接下来将要完成的任务保持自己每日的任务清单中只有“行动”项目放在项目清单中，做项目之前先分解为行动1.工作无处下手？2.项目、任务和行动3.下一步行动解决工作无处下手的难题回顾项目清单任务清单以上两个清单包含在3+1清单系统中工具1.一天工作时间统计表2.高效时间分析表3.工作分段表4.3+1清单系统流程1.处理突发事件流程2.衣柜整理法习惯1.工作时间分段习惯解决工作无处下手的难题不能按时完成任务，加班 休息的时候想着工作，无法放松 临时的事情打乱了工作的节奏，

15、救火 想法很多，年底却发现很多都没有实现 工作无处下手，以至于工作延误 新技术、新方法论让自己无所适从，不知该学什么解决新知识的压力新技术，新知识，层出不穷我们无所适从如何取舍？解决方法：职业价值观目标管理解决新知识的压力职业价值观：工作为了什么？职业价值观没有对错每个人有自己的职业价值观职业价值观有管理、安全感、经济报酬、社会交际、美感等等可以通过自测表辅助自己找到自己的职业价值观你找到自己的职业价值观了吗？1.职业价值观2.目标管理解决新知识的压力根据职业价值观设置1-3年目标设置本年目标设置月目标设置周目标设置每日计划回答四象限问题，目标决定四象限里的重要性1.职业价值观2.目标管理解决

16、新知识的压力设定自己的中期目标（1到3年）回答下列问题帮助自己分析中期目标：1.我的目标是什么？2.我要达成这个目标是因为什么？3.哪些人达成了这些目标？4.他们如何达到的？5.达到目标后我的生活会怎样？6.我的优势是什么？7.我的劣势是什么？8.那些人或团体对我达成目标会有帮助？9.这个目标要多长时间完成？10.完成这个目标的步骤是什么？1.职业价值观2.目标管理解决新知识的压力依次设定自己的细化目标管理五环工具(计划计划 组织组织 协调协调 指挥指挥 监督监督)思维导图通过职业价值观的过滤，就使我们不必陷入对新技术、新知识的盲目和盲从中1.职业价值观2.目标管理解决新知识的压力最高境界-习

17、惯习惯 下意识的行动养成一个习惯要21天一次一项习惯打印出来随时提醒我的GTD实践图流程流程目标目标习惯习惯工具工具GTD的作用不是为了在单位时间内做更多的事减轻压力，更放松去工作按时下班把工作留在上班时间，下班后不因工作影响心情不因工作影响了自己的生活把握重点，保持平和的心态参考资料高效能人士的五项管理 心态管理-积极的心态 目标管理-SMART 时间管理 学习管理 行动管理-行动日志 参考资料小强升职记 避开时间黑洞 四象限法则 脑袋只装一件事 衣柜整理法 项目、任务、下一步行动 习惯 80/20法则 参考资料IT人的软技能 时间管理 学习的心态 责任不只是份内事 做个注重贡献的高效能技术

18、人员 个人知识管理 一则值得思考的小故事-人生的瓶子Showstopper在一次上时间管理的课上，教授在桌子上放了一个装水的罐子。然后又从桌子在一次上时间管理的课上，教授在桌子上放了一个装水的罐子。然后又从桌子下面拿出一些正好可以从罐口放进罐子里的下面拿出一些正好可以从罐口放进罐子里的“鹅卵石鹅卵石”。当教授把石块放完后问他的学生道：当教授把石块放完后问他的学生道：“你们说这罐子是不是满的？你们说这罐子是不是满的？”“是是”所有的学生异口同声地回答说。所有的学生异口同声地回答说。“真的吗？真的吗？”教授笑着问。然后再从桌底下拿出一袋碎石子，把碎石子从罐口教授笑着问。然后再从桌底下拿出一袋碎石子

19、，把碎石子从罐口倒下去，摇一摇，再加一些，再问学生：倒下去，摇一摇，再加一些，再问学生：“你们说，这罐子现在是不是满你们说，这罐子现在是不是满的？的？”这回他的学生不敢回答得太快。这回他的学生不敢回答得太快。最后班上有位学生怯生生地细声回答道：最后班上有位学生怯生生地细声回答道：“也许没满。也许没满。”“很好！很好！”教授说完后，又从桌下拿出一袋沙子，慢慢的倒进罐子里。倒完后，教授说完后，又从桌下拿出一袋沙子，慢慢的倒进罐子里。倒完后，于是再问班上的学生：于是再问班上的学生：“现在你们再告诉我，这个罐子是满的呢？还是没现在你们再告诉我，这个罐子是满的呢？还是没满？满？”“没有满，没有满，”全班

20、同学这下学乖了，大家很有信心地回答说。全班同学这下学乖了，大家很有信心地回答说。“好极了！好极了！”教授再一次称赞这些教授再一次称赞这些“孺子可教孺子可教”的学生们。的学生们。称赞完了后，教授从桌底下拿出一大瓶水，把水倒在看起来已经被鹅卵石、小称赞完了后，教授从桌底下拿出一大瓶水，把水倒在看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满了的罐子碎石、沙子填满了的罐子罐子这次才真正满了。罐子这次才真正满了。一则值得思考的小故事Showstopper每一天我们都忙忙碌碌。每一天都觉得自己所做的事情非常重要，每一天我们每一天我们都忙忙碌碌。每一天都觉得自己所做的事情非常重要，每一天我们都不断地往都不断地往“生命之罐生命之罐”里装进许许多多的里装进许许多多的“小碎石小碎石”或或“沙子沙子”，可是，可是，我们是否应该停下来思考一下：你生命中的鹅卵石是什么？如果，我们不先我们是否应该停下来思考一下：你生命中的鹅卵石是什么？如果，我们不先将大的将大的“鹅卵石鹅卵石”放进去，也许就永远没有机会再把它们放进去了。放进去，也许就永远没有机会再把它们放进去了。