秘书学第1版-第九章-课件.ppt

1、第九章 秘书工作管理主要内容掌握秘书工作的管理原则；灵活运用秘书工作的过程管理；了解秘书工作成果的认定和管理。第二节 秘书工作的过程管理 第三节 秘书工作成果的 认定和管理第一节 秘书工作的管理原则第一节 秘书工作的管理原则 一、一般管理原则 二、“人本”原则 本节点睛 三、能级原则 四、激励原则 秘书工作管理中既要遵从一般管理原则，运用科学管理方法，又要针对秘书工作的特征，在人才选用、素质要求及培养、绩效认定、指挥及调度等方面，从秘书工作实践的管理需要出发，制定有效的管理措施，才能有效地促进秘书工作的发展。一、一般管理原则 一般管理原则适用各级各类组织，它既要有以权控制的一面，又要有以情以理

2、引导和调动被管理者积极性的一面。其主要内容是：分工合作；权利和责任；纪律；统一命令；统一指导；个人利益服从 整体利益；合理报酬；民主与集中；等级链（亦称权威线）；秩序；公平；工作稳定；创新性；集体精神。以上原则是传统的管理思想与现代管理思想的结合。传统的管理理论认为，管理的任务就是指挥与控制，就是命令被管理者该做什么，怎么去做，并监督他们做好；管理行为应以威力、监督、强制、惩处为主。这种理论建立在对人的消极假设的基础之上，即一般人都有厌恶劳动、尽可能少做工作的特性，而且怕负责任，明哲保身。现代管理思想：美国麻省理工学院的麦克雷戈教授针对这种传统的理论，提出了与此完全不同的理论：人在工作中运用智

3、力、体力是自然的，人并不是天生都厌恶工作，人们对工作 是喜爱还是憎恶，决定于这工作对他是 一种满足，还是一种惩罚；外部的控制、惩罚的威胁并不是使人完 成目标的惟一方法，人在执行自愿的任 务中能够自我指挥和自我监督；对人们取得的每一个成就都给予相应的 报酬，有利于他们为更大的目标做出贡 献；所有“报酬”中最重要的是尊重他们 的工作，使他们看到自己工作的意义，“自我实现”的需要得到满足；怕负责任，明哲保身，常常是经验的结 果，而不是人的本性；大多数人都具有一定的想象力、独创性 和工作才能，而在现代工作生产条件下，一般人这方面的智慧潜力没有得到充分 的发挥。二、“人本”原则 坚持“人本”原则，必须对

4、“人”进行全面认识。“人的本质并不是单个人固有的抽象物，在其现实性上，它是一切社会关系的总和。”人是职业的实体，即是说，人都在一定的职业范围内活动，因而每个人都体现着他所从事的职业的特点。对秘书活动的管理，首先必须体现以人为本这一基本的原则，特别是要从秘书职业的特点出发，去认识、理解、尊重、体贴、关心、爱护、帮助秘书这种“职业人”。三、能级原则 按能级原则对秘书活动施行管理，首先必须知人善任，任人唯贤。其次，按能级原则对秘书活动施行管理，还必须做到用人所长，使人尽其才。同时，管理者还应有容人之量和爱人之心。与能级管理原则紧密联系的是，对秘书工作施行管理，还要求对不同气质的人员安排不同的工作任务

5、，并运用不同的管理方法。四、激励原则 所谓激励原则，是指通过一定的刺激手段来促使人们产生积极向上的心理，从而充分发挥出主动性、创造性的管理原则。激励原则的实质在于，要运用多种管理手段来启发、调动秘书人员发挥积极性与创造性，而不是压抑、控制、削弱甚至打击这种积极性。激励因素内涵很广，但最基本的有物质因素和精神因素两大方面。第二节 秘书工作的过程管理 一、秘书活动的弹性分工与灵活调度 二、为领导群体服务的周密安排 本节点睛 三、对常规性工作和突击性工作 的合理部署 四、掌握秘书工作有张有弛的 工作节奏 五、秘书工作的监督与控制 秘书机构内的科学管理，是保证秘书部门的工作和组织机构的同步运转，充分发

6、挥秘书部门的职能和加强秘书队伍建设，积极培养秘书人才，提高秘书人员的素质和秘书部门的工作效率的保证。一、秘书活动的弹性分工与灵活调度 秘书活动既要有以岗位责任为基础的分工，又要有分工不同的秘书人员之间的相互配合。在一般情况下，秘书部门要按照群体工作任务和个人的专业特长，进行合理分工，做到职责明确、各司其职；在突击任务中，则要强调机动性，加强配合，发挥整体功能。二、为领导群体服务的周密安排 秘书部门必须在为主要领导人提供重点服务的同时，对其他领导人也提供必要的服务；在集中力量辅助主要领导工作的同时，还必须安排足够的力量协助其他领导工作。三、对常规性工作和突击性工作的合理部署 对待常规性工作，秘书

7、部门一般靠平时对秘书人员的职能分工即可完成；面对突击性任务，秘书部门的负责人必须暂时打破平时的分工的界线，统一调度，统一安排，共同完成任务。四、掌握秘书工作有张有弛的工作节奏 秘书部门工作计划应适应组织运转需要，合理安排节奏，疏密有致，把握不同时期工作重点。忙时全力突击，闲时安排学习、进修。非紧急任务时，不要轻易在节假日全体加班，可利用轮流值班的办法，保持工作连续性或应付随机发生的事情。五、秘书工作的监督与控制 （一）秘书活动范围的弹性控制 对秘书工作范围的弹性控制，是组织正常运转的需要，是领导集团变化的需要。在组织层次体系严密、职能分工界线明确的情况下，秘书工作的范围一般限制在日常办公服务的

8、范围内。在组织管理层次节制体系比较宽松，权力分配富有弹性的组织体系内，秘书工作的范围比较宽泛。（二）秘书活动效率的定性监控 秘书活动的效率，一般只能实施定性监控。在对秘书活动的监控管理中，既要重视领导者对秘书活动的评价，又要重视各相关方面反应从而把握定性监控的机制。（三）秘书工作目标的考核监控 对秘书活动的监督与控制，仅有范围方面的弹性控制和效率方面的定性监控是不够的，还要运用目标考核的办法对秘书活动实施监督与控制。根据组织运转的需要，在组织整体目标的指导下，制定秘书部门的活动目标，实施目标考核监督，是对秘书活动实施管理的有效方法（如表9-1、表9-2所示）。表9-1 办公室主任的职责目标及考

9、核参数（百分制）序号目标要求标分考核扣分1 组织全体人员各司其职，做到领导、部门、群众、往来单位四满意15管理不当办公室出现差错一次3 因工作疏漏，失误引起有关方面不满一次4内部成员受到行政处分一人次32 调查研究、辅助决策，向领导提供有价值的调查报告10每月下基层三次以上，缺一次3提供虚假信息5重要事情知情不报103 及时传达领导的决定和工作要求，并监督落实10传达不及时影响执行进度一次2督促不力，受到上级批评一次34 亲自起草报告、总结和其他重要文字资料10文字把关不严出现重大差错一次2 该亲自写的不动手写，影响材料完成的进度和质量一次2表9-2 秘书人员职责目标及考核参数（百分制）序号目

10、标要求标分考核扣分1 起草、审核报告、总结等文件材料20漏核一次2差错一次2一件未按时完成32 调查研究、分析整理工作情况、信息资料20重要信息未及时处理一次3信息失真一次23负责编印情况反映15反映失实或滞后一次2不能及时印发一次44负责准备会议事务15材料准备不充分，差一份3会场事务处理不当，出一差错55 综合协调成功率达到90%以上10低于90%2低于80%3低于75%56 完成领导临时交办的事项10完成任务效果不好一次2延长了完成任务的时间2 第三节 秘书工作成果的认定和管理 一、影响秘书工作成果 因素的多元性 二、秘书工作成果测点 的特殊性 本节点睛 三、秘书获取工作成果 途径的特殊

11、性 由于职业的特殊性和工作中的特殊地位，秘书劳动成果不像工人、农民、医生、教师那样有相对独立的、显现的、数量化地记录为个人劳动的成果，而是包容在领导者劳动成果中，忽略这一点，就不能正确地认识秘书工作在管理活动中的职能作用和劳动成果。一、影响秘书工作成果因素的多元性 从职能地位来看，秘书处于领导工作 的辅助地位，而辅助地位上有广泛的 领域和多级层次。从职能范围来看，秘书总体上是为领 导工作服务，领导工作需要他做什么 他就做什么，而领导者对秘书工作的 指派往往根据其对秘书的信赖程度和 对秘书能力的评价来决定。从取得劳动成果的方式来看，在秘书 工作中，既有撰拟公文、处理信息资 料、使用现代化办公工具

12、等以个体操 作为主的劳动，又有开调查会、传达 领导指示、受权协调、督办、处理事 务等以群体活动为主的管理性劳动。二、秘书工作成果测点的特殊性 在实际工作中，领导者往往根据自己主观上对其秘书辅助的满意程度，作为测定秘书劳动成果的标准，以其主观感受对其秘书工作的客观成果做定性确认。但领导是秘书辅助对象，是秘书劳动的直接感受者，因此其评价结论也有一定客观性。三、秘书获取工作成果途径的特殊性 秘书获取有效的工作成果有多种途径。按工作内容分，可从参谋建议、协助管理和事务服务三种途径取得劳动成果。秘书劳动成果的认定，具体体现为：领导人认定与群众认定；终极效果认定与综合认定；个人情感影响；激励的方式。秘书工作管理是组织管理的一部分。它既要遵从一般管理原则，运用科学管理方法，又要针对秘书工作特征，在工作过程管理、工作成果认定和管理上，能有效地调动秘书人员的积极性。一般管理原则包括哪些主要内容？何为人本原则？秘书如何处理常规工作与突击工作？影响秘书工作成果的有哪些主要因？如何做好秘书工作目标考核？你若作为领导，如何对秘书进行精神和物质的激励？1 12 23 34 45 56 6 案例中，秘书老张有何可贵之处？你若担任秘书，怎样向他学习？