秘书实务第4章-会务工作课件.ppt

1、本章主要阐述了会议的内涵、特点、构成要素、分类等知识，重点介绍了会务工作的流程和会前准备、会中服务、会后工作各环节的工作要求、工作技巧，同时介绍了会见与会谈以及几种特殊而又常见的会议的组织和会务工作。一般与个别、普遍与特殊相结合，旨在拓宽学习者的知识面，使其加深对会议和会务工作相关知识和技能的认识。第一节第一节 会议与会务工作概述会议与会务工作概述 第二节第二节 会前准备会前准备 第三节第三节 会中服务会中服务 第四节第四节 会后工作会后工作 第五节第五节 会见与会谈会见与会谈 第六节第六节 几种特殊会议的组织几种特殊会议的组织 思考与练习思考与练习 案例分析案例分析一、会议与会务二、会议的构

2、成要素三、会议的种类一、会议与会务 会议会议，从字义上解释，“会”是聚合、汇集；“议”是商量、讨论，也就是集合起来研究问题。会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。“会议会议”通常有两种含义通常有两种含义:一是一是指有组织有领导地商议事情的集会，比如全国人民代表大会、党政联席会、总经理办公会等；二是二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织，比如中国人民政治协商会议等。我们这里讲的“会议”是指前一种。一、会议与会务 会务会务是会议事务的简称，会务工作即是会议的组织、筹

3、备与服务性工作。是在限定的时间内人员集中、矛盾集中、政务集中、事务集中的独特的系统工程。秘书会务工作的任务是秘书会务工作的任务是：会前要认真负责地做好准备工作；会中要严密正确地组织好各项活动，热情周到地搞好服务；会后要妥善地处理一切有关事宜。二、会议的构成要素 会议名称 会议时间 会议地点 会议主持人 会议参与者 会议议题 会议方式 会议议程 会议结果三、会议的种类 （一）按会议规模分 小型会议小型会议。人数少则三五人，多则几十人，一般不会超过100人。中型会议中型会议。人数在100至1000人之间。大型会议大型会议。人数在1000人至数千人以上。特大型会议特大型会议。人数数千人至万人以上，例

4、如节日集会、庆祝大会等。（二）按照会议性质和内容分 规定性会议。规定性会议。即法定的必须按期召开的各种代表大会。决策性会议。决策性会议。即领导机关研究制定决策的会议。比如党委会、行政会、理事会、董事会等。工作性会议。工作性会议。即各单位开展日常工作的会议。比如动员大会、经验交流会、现场办公会、总结大会、联席会、座谈会、协调会等。专业性会议。专业性会议。即为研究某项工作,讨论和解决某个问题而召开的工作会议和专业会议。比如研讨会、听证会、论坛、答辩会、专题会、鉴定会等。（二）按照会议性质和内容分 知照性会议。知照性会议。这类会议或为纪念重大历史事件、重要人物、重要节日而召开的纪念会，或为表彰和庆祝

5、的表彰会、庆功会、庆祝会等。商务性会议。商务性会议。即商务活动召开的会议。比如招商会、订货会、贸易洽谈会、推介会、促销会等。信息性会议。信息性会议。即信息活动召开的会议。比如新闻发布会、记者招待会、咨询会、报告会、品牌发布会等。联谊性会议。联谊性会议。即交际与沟通的会议。比如会见、会谈、茶话会、团拜会、宴会等。（三）按照时间划分 定期性会议。定期性会议。也叫例会，到预定时间如无特殊情况必须召开；不定期会议。不定期会议。是指视情况灵活掌握，根据需要随时召开的会议。（四）按照会议阶段划分 预备会议预备会议。预备会议是为正式会议做准备的会议。预备会议在职权和效力上同正式会议有所区别。正式会议正式会议

6、。正式会议是具有正式地位、提供全面的会议和报告服务的会议。（五）按照开会手段划分 普通型会议。普通型会议。即按传统的形式举办的会议。电子会议。电子会议。指借助电视、卫星、电话、互联网召开的会议。第二节第二节 会前准备会前准备会前准备的工作流程：会前准备的工作流程：确定会议主题与议题确定会议名称确定会议规模与规格 明确会议组织机构 明确会议所需设备和工具确定会议时间与会期 确定与会者名单 选择会议地点 安排会议议程和日程 制发会议通知 安排食住行准备会议文件材料 制作会议证件 制定会议经费预算方案 布置会场 会场检查。会前准备的要素：安排议题 确定名称 会议的议程 会议的日程 会议预算 选择会场

7、 与会人员提名 制发会议通知 与会者的编组 布置会场 安排座次 会议文件准备 会议筹备方案一、安排议题 开会一般是为了沟通信息、部署工作，有了“问题”或“事情”才开会。开会要有明确的目的和清晰的主题及议题。二、确定名称 会议名称应当根据会议的议题或主题来确定。会议名称要体现和强调会议的内容、性质、范围和任务等，同时还要方便在会议通知、会场布置、会议记录和会议宣传报道时使用。会议的名称一般包含以下几个内容：会议的名称一般包含以下几个内容：会议的主办机构的名称、会议主题、会议内容、会议的类型、会议时间或范围。“集团经贸洽谈会”“学校年教师节表彰大会”“上海市首届全球华人口腔医学大会”“国际汉语教学

8、理念与模式创新学术研讨会”三、会议的议程（一）标题（一）标题 会议名称加“议程”二字组成。例如：例如：“集团表彰大会议程”“公司新产品鉴定会议程”（二）题注（二）题注 法定性会议议程应当在标题下方说明该议程通过的日期、会议名称。题注的内容要用括号括起来。例如：例如：“（年10月12日第一届教职工代表大会第三次预备会议通过）”。一般性会议用括号注明会议的会期，例如：“（年3月26日3月29日）”。（三）正文（三）正文 正文需要简明扼要地说明会议的每项议题和活动的顺序，为使内容清晰地表达，可使用条项式，逐项排列。案例公司公司新产品鉴定会议程新产品鉴定会议程一、鉴定组织单位主持会议 （一）会议主持人

9、宣布鉴定开始 （二）介绍与会专家、领导、来宾。（三）宣布并通过鉴定委员会成员名单，确定鉴定委员会主任、副主任。二、鉴定委员会主任主持鉴定会 （一）宣布技术鉴定开始，宣读鉴定大纲。（二）项目承担单位宣读试制工作总结、技术工作总结、成本及经济与社会效益分析报告、质量检测报告、用户使用意见报告。（三）专家质疑及审查资料，主持人员回答质疑。（四）鉴定委员会讨论并形成鉴定意见（原则上项目承担单位应回避，需要时可留一人答疑）（五）专家组通过鉴定意见。鉴定委员会主任、副主任和成员分别在鉴定意见原稿和鉴定委员会成员名单上签字。三、鉴定组织单位主持会议（一）鉴定委员会主任宣读鉴定意见。（二）被鉴定单位领导表态。

10、（三）请到会有关领导讲话。（四）主持单位总结并宣布会议结束。公司 年月日四、会议的日程 会议的日程是指会议议程在时间上的具体安排。会议的日程不仅把每项议程安排在一定的时间内，还安排会议中的其他辅助活动，如聚餐、娱乐、参观、考察、合影等等。为方便阅读，会议日程一般使用表格式。日程安排包括日期、上下午或具体时间、会议内容、会议地点、参加人、主持人或负责人几项内容。（如表4-1所示）。例文例文五、会议预算五、会议预算 会议预算是指对会议显性成本的预算。会议预算根据会议的议程和日程安排以及会议规模编制。一般包括：场地租用费、文具与资料费、培训费、聘请专家劳务费、茶水费、交通费、设备租金、食宿费等。编制

11、会议预算应注意这样两点：一要本着勤俭节约的原则，尽可能压缩会议的开支；二要有适当的弹性，经费上留有一定余地，以应付会议中突发而又必要的开支。六、选择会场 选择会场应当根据会议的规模、内容、规格和类型等因素来确定。要从以下几个方面考虑:会场大小要适中。会场的交通要方便。会场环境要适宜。会场设施要齐备。会场规格要适当。七、与会人员提名 选择恰当的与会者是决定会议能够达到预期目的的重要因素之一。选择与会者时，必须注意以下问题：（一）参加会议的单位。（二）参会对象的职务或级别。（三）参会对象的身份。（四）参会对象的代表性。八、制发会议通知 会议通知一般有两种形式：书面通知、口头通知 会议通知的内容包括

12、：召开会议的单位或部门 会议时间、地点 会议主题和议题 参会人员范围 需做的开会准备 报到地点与时间 联系人与联系方式 交通状况等。【链接】关于召开2019年学术年会暨秘书实训教学成果与专业技能创新展示会的通知关于召开关于召开2019年学术年会暨秘书实训教学成年学术年会暨秘书实训教学成果与专业技能创新展示会的通知果与专业技能创新展示会的通知各位理事、会员，各团体会员单位、高校秘书学专业及有关单位：为贯彻落实全国教育大会精神和国家加快推进教育现代化实施方案（20182022年），总结改革开放40年来秘书学教育和秘书工作发展的伟大成就和宝贵经验，研究新时代秘书学教育和秘书工作发展面临的形势和任务，

13、促进秘书学教育、理论研究与秘书工作的创新发展，中国高等教育学会秘书学专业委员会和云南民族大学职业技术学院定于7月中旬，在昆明联合举办2019年学术年会暨秘书实训教学成果与专业技能创新展示会。现将有关事项通知如下：一、会议时间与地点 会议时间：2019年7月17日至20日（17日全天报到）会议地点：云南省昆明市呈贡区大学城云南民族大学二、办会单位主办单位：中国高等教育学会秘书学专业委员会云南民族大学职业技术学院协办单位：云南芳草地会议展览服务有限公司技术支持单位：西安青软信息科技有限公司三、参会人员（一）学会理事、会员及团体会员单位代表（二）有关高校的领导、秘书学专业的负责人及任课教师（三）党政

14、机关和企事业单位的办公室主任及秘书人员（四）有关培训机构的负责人及培训教师（五）有关出版机构和秘书刊物的负责人四、会议内容（一）召开常务理事会会议，传达中国高等教育学会2019年工作会议精神（二）学术交流（三）论文评奖（四）举办秘书实训教学成果与专业技能创新展示会（五）发展新会员，办理新会员入会手续五、会议议题（一）秘书学专业教育如何贯彻国家加快推进教育现代化实施方案（20182022年），如何创新与发展（二）秘书学科理论研究途径探讨（三）秘书学专业教师如何规划自己的职业生涯（四）秘书学期刊如何提升办刊水平和学术质量（五）如何提升秘书学专业实训教学质量六、会议费用（一）参加2019年学术年会，

15、会务费每人元（二）会议统一安排食宿，费用自理（三）缴纳会员费，团体会员单位每年元，个人会员每年元七、具体要求（一）凡参加年会的代表，请于2019年6月30日前将学术年会回执表报学会秘书处，以便安排会务工作（二）凡需入会的新会员，请自带大一寸证件照2张，以便办理会员证书（三）论文要求 1.凡有论文的代表,请自带纸质版论文6份,报到时交会务组，以便评奖和期刊选用。2.论文要求围绕会议主题，结合工作实际撰拟，观点明确，资料丰富，数据准确，引证规范，具有创新性。3.论文格式采用word排版，应包含中英文标题、作者姓名、作者单位、中英文摘要及关键词、参考文献、联系方式（通信地址、手机号和电子邮箱）。详情

16、参见办公室业务投稿须知https:/ mail论文题目同行人员附件附件2资料来源:中国高等教育学会秘书学专业委员会年会通知，有改动。大中型会议通知（公告型）关于举办关于举办“并购重组国际高峰论坛并购重组国际高峰论坛”的通知的通知 经国务院批准，国务院国有资产监督管理委员会（以下简称国资委）与联合国发展组织（UNIDO，以下简称联合国工发组织）将于2003年11月1920日在京共同举办“并购重组国际高峰论坛”。本次论坛以并购重组融合全球经济的桥梁为主题，以高水准专业知识、高层次参会代表、高质量会议成果为组织原则，紧扣世界及中国并购重组领域的重大问题，为中外双方就并购重组的战略、趋势、方法、途径、

17、立法、监管、制度改革等问题提供广泛交流的平台。论坛将由国资委主任李荣融和联合国工发组织总干事卡洛斯.马加里尼奥斯担任主席，并邀请部分近年来在并购重组领域较活跃的国内外知名公司和中介机构的董事长或总裁、联合国工发组织等国际组织的高级官员、我国政府部门和有关机构的高层人士、并购重组领域的专家学者等约500名代表参会。届时拟邀请国务院领导同志出席论坛的有关活动。现就有关事项通知如下：一、日程安排 11月19日上午：举行开幕式和主论坛（人民大会堂剧场）11月19日下午：同时举行三个分论坛（人民大会堂广西厅、吉林厅、海南厅）11月19日晚：欢迎晚宴（钓鱼台国宾馆）11月20日上午：同时举行三个分论坛（人

18、民大会堂广西厅、吉林厅、海南厅11月20日下午：举行电视论坛（中央电视台演播厅）二、报名办法 报名办法一：将填妥的参会登记表（见附件）于 11月10日前传真至国资委外事局。联系人：x x、x x x 电话：0106319 3533、0106319 2304 传真：0106319 3625 报名办法二：登陆论坛网站 WWW.masummit.org，在网上在线填写参会登记表。三、费用 每位参会代表需交纳会议注册费x x x x元人民币（含会议资料，x次人民大会堂午餐、一次钓鱼台国宾馆晚宴）。国资委办公厅 x x x x 年x月x日 九、与会者的编组 常用的编组方法：常用的编组方法：按与会者所在的

19、单位编组 按与会者所在的行业或系统编组 按与会者所在的地区编组 按议题编组十、布置会场（一）会场的整体布局（一）会场的整体布局1礼堂式2全围式3半围式(二二)主席台的布置主席台的布置 主席台是会场的中心，会议与会者瞩目的焦点，因此是整个会场布置工作的重点。主席台的布置应与整个会场的布置协调一致，并主要考虑两方面：1主席台座位2讲台(三三)会场气氛的营造会场气氛的营造 会标 会徽 标语 旗帜、花卉等点缀十一、安排座次（一）主席台座次的安排（二）代表席座次u 横排法u 竖排法u 左右排列法十二、会议文件准备 会议文件会议文件是指适应会议活动需要、体现会议主要精神的文字材料。用于传达会议主旨、目的和

20、任务，反映和记录会议情况。会议文件特点：会议文件特点：种类多、时间急、要求高、规范严、处理繁。会议文件的分类：会议文件的分类：u 会议主旨文件主要有：会议主旨文件主要有：主题报告、讲话稿，需要审议通过的决议、决定、方案、章程等，领导人的开幕词、闭幕词等。u 其他会议文件：其他会议文件：会议交流的材料、重要的发言稿、会议参考资料、选举的背景材料等。十三、会议筹备方案会议筹备方案的一般格式：会议筹备方案的一般格式：（一）标题的写法（一）标题的写法完整规范的会议筹备方案标题由“会议召开单位+会议名称+文种”组成，如“市管理学会技术训练研讨会筹备方案”。会议召开的单位一般可以省略。（二）正文的内容（见

21、下页）（二）正文的内容（见下页）（三）落款（三）落款1.会议主旨与会议名称2.会议召开的时间与会期3.会议召开的地点4.出席范围和会议规模5.会议筹备组的组成与分工。会议筹备组一般可直接分成会务组或秘书处，还可根据会议的规模，将会务组或秘书处细分成接待组、宣传组、组织组、财务组、保卫组等。6.会议的议程安排7.会议的日程安排8.会议材料准备。9.会场布置方案10.会议住宿和餐饮安排11.会议经费预算。会议经费主要包括：文件资料费、邮电通讯费、场地租用费、设备和用品费、公关宣传费、食宿补贴费、交通费、专家劳务费等。12.其他活动的组织安排 （二）正文的内容（二）正文的内容 第三节第三节 会中服务

22、会中服务 会议能否取得圆满成功，会前准备是基础，会间服务是关键。会中服务的工作流程：会中服务的工作流程：报到及接待工作 组织签到 做好会议记录 做好会议值班保卫工作 会议信息工作 编写会议简报或快报 做好会议保密工作 做好后勤保障工作。会中服务的内容会中服务的内容 一、组织签到和登记 二、会议记录 三、选举与表决 四、会议期间的后勤服务 五、会议集体摄影 六、会议交通保障 七、会议的保密工作一、组织签到和登记一、组织签到和登记 签到有簿式、卡式、表格式三种。二、会议记录二、会议记录 会议记录是会议实况的记载和反映。（一）会议记录的格式 1.会议概况 2.会议内容 3.其他情况（二）会议记录的方

23、法 1.详细记录 2.摘要记录 3.简易记录案例案例股份有限公司董事会例会记录 会议时间：年4月14日上午10：00 会议地点：北京海淀大厦本公司总部会议室 会议主持人：（董事长）出席人员：（董事长）、（副董事长）、（财务主管）、（董事）、（董事），代理投票人有董事、董事、董事 缺席人员：无 会议记录：（秘书）1.秘书宣读了年3月10日会议的记录，记录在宣读后获得通过。2.财务主管提出的一份财务报告显示，年3月31日公司的流动资金余额为257698万元。财务主管的报告在宣读后获得通过。案例案例股份有限公司董事会例会记录 3.关于参加公益活动的报告。主管公司企划部的副总经理董事报告说，公司企业策

24、划活动的下一个项目是为北京护城河河道清淤项目捐款10万元人民币，这项公益活动将有助于提高企业的知名度。计划在“五一”期间举行捐款仪式，向北京有关部门捐款。关于此事全部细节情况的材料将于4月21日寄发给所有成员。4.其他活动。董事提出在5月14日举行的下一次董事会例会上，公司董事会将任命一人负责公司职工艺术节（将于8月初举行），同时董事会还应在下次会议上为职工艺术节确定一个主题。此建议得到了董事的附议并获一致通过。会议于上午11：50结束。会议记录的写作技巧有四条：一快、二要、三省、四代。三、选举与表决 拟写选举对象的材料 制作选票和表决票其他需要准备的事项其他需要准备的事项 第一，准备投票箱。

25、投票箱的准备一是要考虑大小，二是要考虑数量，三是要考虑可以密封和方便开启。第二，准备计票的用品。一般选举可以在黑板上公开唱票、计票，有条件的会场可采用计算机计票并用电子显示屏公布统计结果。选举和表决的程序选举和表决的程序1、会议执行人宣布选举或表决会议开始，并向大会报告本次会议应到人数和实到人数；2、报告候选人产生的过程并介绍候选人的情况，必要时可安排候选人与代表见面或发表演说；3、通过选举或表决办法，通过总监票、计票、唱票人名单。一般采用举手或鼓掌通过方式的产生；4、监票人核查会议秘书处提交的选票或表决票；5、监票人当众检查投票箱，然后当众密封；6、工作人员分发选票并检查实发选票或表决权票与

26、实到人数是否相同；7、总监票人宣读填写或表决票的注意事项以及投票的顺序、路线；8、正式填写选票或表决票；9、投票，先由主席团成员投票，再由监票人和计票工作人员中的正式代表投票，最后由其他正式代表投票；10、当场统计选票或表决票；11、总监票人宣读选票或表决票的统计结果；12、会议执行人宣布选举或表决结果。四、会议期间的后勤服务 会议设备的操作与维护 生活服务 车辆服务 娱乐服务 医疗卫生服务五、会议集体摄影 与会者集体摄影是许多会议组织工作的必需内容。摄影的目的是留下有价值的资料。会议集体摄影，应根据会议性质及领导意图，确定摄影的规模，并列入会议日程之中；应事先安排好人员位置，前排就座的领导人

27、，应在座位上一一写上名字，其他人员提前按顺序进入摄影位置；摄影现场应设一个总指挥，严格按照预定方案统一指挥，以保证摄影活动有条不紊地进行。六、会议交通保障 交通保障的主要工作包括派车管理、用车检查和驾驶员的管理。会议住址距离会场较远时或外出参观时，必须有车辆接送与会代表，车辆数量要充足，以保证出行时间，按时到达和离开。要备有预备用车，以防不测。零星用车，须建立用车制度，规定用车范围和任务，履行批准手续。服务于会议的车辆，应事前做好安全检查，保证车辆机械性能良好。驾驶员应具备一定的安全驾驶经历和职业操守，做好交通保障。要做好乘车时的管理工作，中大型会议要事先做出乘车安排，并事先将安排发放到每个与

28、会者手中，保障乘车组织有序。七、会议的保密工作 对于重要会议，秘书必须对会议进程的各个方面及相关步骤进行必要的保密安排，并会同保卫、保密部门共同制定有关保密措施。一、清理会场和文件二、安排与会人员返程三、会议经费决算四、会议纪要的草拟五、会议文件的归档会议经费决算 会议经费决算是对会议经费预算执行情况的总结。根据财务工作的规定，要求会议经费决算资料真实、数字准确、内容完整和编制及时。天地公司新产品发布会经费预算天地公司新产品发布会经费预算 公司定于公司定于20032003年年1 1月月1515日在金隅大厦一楼会议室召开新产品发布会。日在金隅大厦一楼会议室召开新产品发布会。与会人员预计与会人员预

29、计200200人，现就会议所需各项经费提出预算。人，现就会议所需各项经费提出预算。一、场地租用费一、场地租用费 金隅大厦一楼会议室租金一天金隅大厦一楼会议室租金一天50005000元，两天共计元，两天共计1000010000元元,。二、摄像设备租用费二、摄像设备租用费 拟租摄像机拟租摄像机2 2台，每台每天租金台，每台每天租金20002000元元,，共计，共计40004000元。元。三、聘请专家咨询费三、聘请专家咨询费 拟请专家拟请专家2 2人，每人每天支付人，每人每天支付50005000元，共计元，共计1 1万元。万元。四、宴请费用四、宴请费用 1010人一桌，每桌标准人一桌，每桌标准200

30、02000元，共计元，共计4 4万元。万元。五、交通费用五、交通费用 租用旅行车租用旅行车2 2辆，每辆每天辆，每辆每天500500元，两天共计元，两天共计20002000元。元。六、会议用品费六、会议用品费 资料印制费：每份宣传资料成本为资料印制费：每份宣传资料成本为5 5元，需印制元，需印制20002000份，共计份，共计1 1万元。万元。七、纪念品七、纪念品 到会记者预计到会记者预计5050人，每人一份纪念品价值人，每人一份纪念品价值500500元，共计元，共计2.52.5万元。万元。此次会议经费总计此次会议经费总计1010万元。万元。此预算提交总经理办公会审查批准。此预算提交总经理办公

31、会审查批准。会议筹备小组会议筹备小组 20032003年年1 1月月5 5日日 例文例文 会议纪要的草拟 会议纪要是经负责人签发的会议正式文件。要求简明扼要，观点鲜明，确切地说明事项，不必发表议论和交代情况。会议纪要一般有办公会议纪要、工作会议纪要、协调会议纪要和研讨会议纪要四种。会议纪要一般包括标题、开头、主体、结尾四部分。关于加快河南铁路建设的会议纪要关于加快河南铁路建设的会议纪要 2010年3月1日,铁道部部长与河南省省长等部省领导就河南境内铁路建设有关问题进行了会谈,达成广泛共识。现纪要如下:一、双方认为,自2004年12月部省签署加快河南铁路建设战略协议以来,部省双方相互支持,密切配

32、合,全力推进河南铁路建设,共同开创了河南铁路发展前所未有的大好局面。（以下内容略）二、为加快推进城镇化进程,促进区域经济社会又好又快发展,双方同意发挥各自优势,加快实施中原城市群城际轨道交通规划中的各项工程,部省各出资50%。（以下内容略）三、为加快豫西南地区经济社会发展,进一步完善该地区综合运输体系,加强与郑州的便捷交通联系,部省共同争取国家相关部门的理解和支持,将已纳入中原城市群城际铁路网规划的郑州至平顶山段延伸至南阳,并结合郑渝铁路河南段规划,启动郑州至南阳铁路前期工作。（以下内容略）四、山西中南部铁路通道是我国又一条晋煤外运的重要通道,项目建设对保障国家能源运输安全,带动沿线老区和贫困

33、地区发展具有重要意义。目前,黄河水利委员会（以下简称黄委会）已同意采用台前县将军渡桥位方案,且通过黄河两岸滞泄洪区修建桥梁5公里左右并采用标准桥跨。部省双方同意山西中南部铁路通道按照台前县将军渡跨黄河方案开展设计建设,充分利用既有汤台铁路,减少耕地资源占用。河南省负责办理黄委会相关批复手续,确保尽快完成征地拆迁工作,并创造良好施工环境。五、部省加强合作,为石武客专、山西中南部铁路通道、宁西铁路增建二线等项目以及郑州至焦作、郑州至开封、郑州至新郑机场城际铁路工程建设创造良好条件,争取在建项目超额完成今年投资任务。（以下内容略）六、为充分发挥铁路对地方经济社会发展的带动作用,满足信阳、驻马店地区客

34、流快速增长和城市发展需要,部省同意对信阳、驻马店铁路客站统筹进行提升改造,各按12000平方米左右规模控制。（以下内容略）二一年六月二十五日 资料来源：河南省人民政府办公厅印发关于加快河南铁路建设会议纪要的通知 （20100702）20190608.wwwhenangovcn有改动。会议文件的归档 会议结束后，要及时做好会议文件的立卷归档工作。会议纪要一般有办公会议纪要、工作会议纪要、协调会议纪要和研讨会议纪要四种。小型会议的文件，大部分会前已经收集好，会后只需将会议记录或会议纪要归入卷内，并按会议讨论议题顺序进行整理即可。大型会议完整的会议案卷应包括以下内容：会议正式文件，如决定、决议、计划

35、、报告等；会议参阅文件；会议安排的发言稿；会议上的讲话记录；其他有关材料。第五节第五节 会见与会谈会见与会谈会见与会谈的含义会见与会谈的区别会见与会谈的准备工作第五节第五节 会见与会谈会见与会谈会见与会谈的含义会见与会谈的含义 会见与会谈是两个不同的概念。会见会见，国际上一般称接见或拜见。一般来说,身份较高者会见身份较低者,或主人会见客人,称为接见。会谈会谈是指双方或多方就某些重大政治、经济、文化、军事等问题进行深入接触,交换意见。会见与会谈的区别会见与会谈的区别 一是对身份要求不同。会见中,各方代表的身份可以高低不同,但会谈时除特殊情况外,要求各方代表的身份或规格彼此相当。二是目的不同。会见

36、的目的较会谈更为广泛,也不要求一定要达成书面协议,但会谈则要求通过深入接触,达成共识并最终形成书面协议。三是约束力不同。会见达成的共识往往是口头性的,难以产生严格的约束力，而会谈达成的书面协议只要符合法规法律,就具有严格的约束力,受到法律保护。会见与会谈的准备工作会见与会谈的准备工作 联络沟通 信息采集 会场布置 座次安排第六节第六节 几种特殊会议的组织几种特殊会议的组织 记者招待会 庆典 听证会听证会（一）前期准备阶段（一）前期准备阶段 公布听证事项，产生听证代表；根据听证事项的性质、牵涉范围，在一定范围内通过公告栏、报纸、电视等媒体公布听证事项，公布举行公开听证会的时间、地点、议题和规则，

37、公布听证代表的条件和报名方法；根据相关法律，接受个人或组织的报名。要求达到法定人数才能召开；准备听证材料。（二）举办阶段（二）举办阶段 根据相关法律或制度，确认与会者的身份；主持人介绍听证会的目的、主题、意义，宣布听证会开始；介绍听证人员；听证人阐述观点，根据主题发言，规定发言时间一般不超过10分钟；听证人接受听证委员会提问；主持人总结会议。（三）意见处理阶段（三）意见处理阶段 根据听证会发言和听证人向委员会提交论证的文字材料，形成听证报告。课堂练习课堂练习1.以下是秘书为上司主办的会议所做的准备工作。请从中选出不适当的选项。（）A、事前需要发布资料的情况下，应该做好准备工作，以免有客人被忘记

38、；B、提供饮料和食品，以防影响会议的进行；C、负责会议的议程进行和主持会议。2.明天在公司将由秘书A的上司主持召开部长例会，A忙着向上司确认会议准备内容。请从中选出不适当的选项。（）A、准备参会者的座签；B、向上司确认会议资料是否有增减或变更；C、让当天送茶的新秘书检查用具是否备齐。CA课堂练习课堂练习3.预定下周由上司主持召开公司内部会议，临时决定邀请几位观察员参加，这时候秘书A应该如何行动？请从中选出不适当的选项。（）A、在参会者座席后面另外安排观察员座位；B、为向其他参会者解释，询问上司邀请观察员参会原因；C、订餐数量发生变化，及时与餐厅练习。4.下面是秘书A在会议即将召开时向上司请示的

39、内容，请从中选出不恰当的一项。（）A、会议中如何向上司转达电话内容；B、是否有缺席者及迟到者；C、是否需要准备好会议资料。BC5.会前检查的重点是会议文件准备情况和（）两个方面。A、与会人员的确定情况待 B、经费的落实情况C、场馆准备情况 D、组织机构的设立情况6.确定会议对象必须注意（）等问题。A、合法性 B、明确性 C、群众性 D、必要性 E、代表性7.下列属于会议经费预算原则的是（）。A、科学合理 B、按需确定 C、确保重点 D、精打细算E、留有余地课堂练习课堂练习CABDEACDE【思考与练习思考与练习】1会议的构成要素有哪些？2会前准备工作包括哪些内容？应按怎样的流程准备会议？3会议

40、筹备方案的作用是什么？4会议纪要的内容包括哪些？会议记录与会议纪要的区别是什么?5.会见与会谈的联系与区别是什么？涉外会谈怎样安排座次？【思考与练习答案思考与练习答案】1会议的构成要素有：会议名称，会议时间，会议地点，会议主持人，会议参与者，会议议题，会议方式，会议议程，会议结果。2会前准备工作内容包括：安排议题，确定名称，会议的议程，会议的日程，会议预算，选择会场，与会人员提名，制发会议通知，与会者的编组，布置会场，安排座次，会议文件准备，会议筹备方案。会议准备流程：确定会议主题与议题，确定会议名称，确定会议规模与规格，明确会议组织机构，明确会议所需设备和工具，确定会议时间与会期，确定与会者

41、名单，选择会议地点，安排会议议程和日程，制发会议通知，安排食住行，准备会议文件材料，制作会议证件，制定会议经费预算方案，布置会场，会场检查。3会议筹备方案的作用：确保会议的周密组织；确保会议服务质量和沟通协调到位；确保领导的意图得以贯彻执行。【思考与练习答案思考与练习答案】4会议纪要的内容包括标题、开头、主体和结尾四部分。会议记录与会议纪要的区别：性质不同；对象不同；作用不同；写法不同。5.会见与会谈的联系：会见能为正式而深入的会谈创造条件。友好的会见，彼此达成了原则性共识,通常还要通过具体而细致的会谈加以系统化、条文化,使之成为彼此合作的依据。如果说,会见、会谈和谈判是合作者之间对话的不同方

42、式或阶段的话,那么,会见往往是“最初阶段”,会谈是“中间阶段”,而谈判则是最正式的方式和“最后阶段”。区别：对身份要求不同；目的不同；约束力不同。涉外会谈座次安排：技能训练技能训练一、观察并制作 观察你所能见到的办公会、研讨会、论证会、茶话会、洽谈会等，注意会场布置的特点，画出三种不同类型的会议的布置图，并标注参会者的座位。二、参考会议组织筹备的预案要求，为某企业的一次年终总结暨表彰大会拟出会议筹备方案。【案例分析】公司销售工作会议议程公司销售工作会议议程 本公司销售工作会议将于年5月6日（星期一）上午10：00在公司总部3号会议室举行。具体议程安排如下：1销售二部经理的人选 2东部地区销售活动的总结 3上次会议记录 4销售一部关于内部沟通问题的发言 5下季度销售目标 6公司销售人员的招聘和重组 问题：问题：帮助秘书王找出上面议程安排上的问题，并重新安排会议议程。