常用事务文书写作格式课件.ppt

1、常用事务文书写作常用事务文书写作 计划、调研报告、简报、计划、调研报告、简报、可行性研究报告可行性研究报告 o常用事务文件常用事务文件：o 是指通用文件之外的机是指通用文件之外的机关常用的一般性文件。如计划、总结、关常用的一般性文件。如计划、总结、调查报告、各项规章制度及会议类文件调查报告、各项规章制度及会议类文件等。等。o计划总结类文件的写作特点计划总结类文件的写作特点 o 一、内容真实可靠一、内容真实可靠 o 二、语言通俗生动二、语言通俗生动 o 三、灵活多样自如三、灵活多样自如 计划计划o概述概述o 计划，就是管理机关或单位部门计划，就是管理机关或单位部门在一定时期内，为了实现某种目标或

2、在一定时期内，为了实现某种目标或完成某项任务而预先制定的内容安排完成某项任务而预先制定的内容安排和行动步骤。和行动步骤。是对未来一定时期内的工作目标、任务、是对未来一定时期内的工作目标、任务、措施和实现步骤等而作出的预测和设想，并把这些设想写成系统措施和实现步骤等而作出的预测和设想，并把这些设想写成系统化、条理化的书面材料。化、条理化的书面材料。o计划的写法计划的写法 一、标题一、标题 二、正文二、正文 三、结尾三、结尾 一、标题一、标题计划文书的标题直截了当，是什么规划、计划就是什么名称，不转弯抹角，不需要文采式的或形象生动的标题；一般也不分正副标题。o一般有以下几种格式一般有以下几种格式（

3、1）发文机关发文机关+时限时限+内容内容+文种文种 如：如：山西省人民政府山西省人民政府2010年年立法工作立法工作计划计划 某某乡某某乡2000年植树造林计划年植树造林计划（2）发文机关发文机关+内容内容+文种文种 如：如：晋中学院晋中学院教学工作教学工作计划计划（3）内容）内容+文种文种二、正文二、正文 o 前言前言 交代制定的计划，即回答交代制定的计划，即回答“为什么要做为什么要做”的问题。不易冗长，将工作计划用几句话交的问题。不易冗长，将工作计划用几句话交代根据，做到简明扼要，灵活多样。代根据，做到简明扼要，灵活多样。使人知道这个规划、计划是有依据的，不是凭空写o 主体主体这部分是计划

4、文书的核心，也是奋斗的目标和方向 写明计划的三要素：目标、措施、步骤，解决写明计划的三要素：目标、措施、步骤，解决“做什么做什么”、“怎么做怎么做”、“什么时候完成什么时候完成”的的问题。问题。目标目标：明确具体的提出一定时期的任务和要求，是计划的明确具体的提出一定时期的任务和要求，是计划的核心部分。核心部分。措施措施：写明用什么办法完成任务，达到计划确定的目标，写明用什么办法完成任务，达到计划确定的目标，是实现计划的切实保证。是实现计划的切实保证。步骤步骤：写明工作的程序和时间安排，对实现计划起到监写明工作的程序和时间安排，对实现计划起到监督和约束作用。督和约束作用。计划文书的四个部分，在内

5、容上是有机的联系，是一环套一环的。即使结构有改变，或写三个部分，或写五个部分，也是四部分内容的某一部分的展开或浓缩。不管如何调整，这样三个问题是要回答的，即写计划文书的依据是什么，它的任务要求是什么，怎样来完成这个任务。只要掌握这些原则，就能驾驭自如，写好计划文书。o 结尾结尾 或提出希望、发出号召，或展望实现计划的或提出希望、发出号召，或展望实现计划的景况，鼓舞动员为完成计划而努力工作。言景况，鼓舞动员为完成计划而努力工作。言语简短有力，富有时代感和针对性，富于鼓语简短有力，富有时代感和针对性，富于鼓励性和号召力。励性和号召力。计划文书计划文书注意项注意项o 1、基础材料要准确。基础材料要准

6、确。写计划文书的各种基础材，一定写计划文书的各种基础材，一定要准确、真实、不能有假。如果以假材料为依据，推测要准确、真实、不能有假。如果以假材料为依据，推测出来的设想，将使计划很难实现。出来的设想，将使计划很难实现。o 2、任务指标有余地任务指标有余地。计划文书里所提出来的任务，各。计划文书里所提出来的任务，各种措施要求，一定要实事求是，在任务、措施上应留有种措施要求，一定要实事求是，在任务、措施上应留有余地，允许上升的空间。在充分调动群众积极性的基础余地，允许上升的空间。在充分调动群众积极性的基础上，经过努力，可以实现和超额完成计划。上，经过努力，可以实现和超额完成计划。o 3、使用朴实的语

7、言。使用朴实的语言。计划文书与总结、调查报告不同，计划文书与总结、调查报告不同，不需要生动、形象的语言，一般使用相实、庄重的语言。不需要生动、形象的语言，一般使用相实、庄重的语言。计划文书的内容计划文书的内容，都是要求人们未来做的，只有理解，都是要求人们未来做的，只有理解明白，才能做，才能执行。所以，语言要朴实无华，不明白，才能做，才能执行。所以，语言要朴实无华，不能似是而非、模棱两可，特别是任务指标决不能含糊，能似是而非、模棱两可，特别是任务指标决不能含糊，一定要清清楚楚，表达准确，这是计划文书对语言的要一定要清清楚楚，表达准确，这是计划文书对语言的要求。求。调研报告调研报告o 一、什么是调

8、研报告一、什么是调研报告?对某一情况、某一事件、某一经验或问题，对某一情况、某一事件、某一经验或问题，经过在实践中对其客观实际情况的调查了解，经过在实践中对其客观实际情况的调查了解，将调查了解到的全部情况和材料进行将调查了解到的全部情况和材料进行“去粗去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的的分析研究，揭示出本质，寻找出规律，总结分析研究，揭示出本质，寻找出规律，总结出经验，最后以书面形式陈述出来，这就是出经验，最后以书面形式陈述出来，这就是调研报告。调研报告。o 调研报告的核心调研报告的核心是实事求是地反映和分析客是实事求是地反映和分析客观事实。调研报告主

9、要包括两个部分：一是观事实。调研报告主要包括两个部分：一是调查，二是研究。调查，二是研究。o 调查调查，应该深入实际，准确地反映客观事实，应该深入实际，准确地反映客观事实，不凭主观想象，按事物的本来面目了解事物，不凭主观想象，按事物的本来面目了解事物，详细地占有材料。详细地占有材料。o 研究研究，即在掌握客观事实的基础上，认真分，即在掌握客观事实的基础上，认真分析，透彻地揭示事物的本质。至于对策，调析，透彻地揭示事物的本质。至于对策，调研报告中可以提出一些看法，但不是主要的。研报告中可以提出一些看法，但不是主要的。因为，对策的制定是一个深入的、复杂的、因为，对策的制定是一个深入的、复杂的、综合

10、的研究过程，调研报告提出的对策是否综合的研究过程，调研报告提出的对策是否被采纳，能否上升到政策，应该经过政策预被采纳，能否上升到政策，应该经过政策预评估。评估。二、调研报告的结构二、调研报告的结构o 调研报告一般由调研报告一般由标题标题和和正文正文两部分组成。两部分组成。o 标题标题：单标题、双标题：单标题、双标题 1、单标题：可采用文件式标题，即主题、单标题：可采用文件式标题，即主题+文种文种如：如：关于关于XXXX发电公司周边电煤市场的调研报发电公司周边电煤市场的调研报告告 XXXX市周边粉煤灰需求市场的调研市周边粉煤灰需求市场的调研 2、双标题、双标题作为公文，最好用规范化的标题格式或自

11、由式中正副题结合式标题。o 包括包括陈述式陈述式、提问式提问式和和正副题结合正副题结合使用三种。使用三种。陈述式如陈述式如强化化学监督，保障机组安全经强化化学监督，保障机组安全经济运行济运行o 提问式如提问式如企业市场快速响应机制如何建企业市场快速响应机制如何建立？立？o 正副标题结合式，正题陈述调研报告的主要正副标题结合式，正题陈述调研报告的主要结论或提出中心问题，副题标明调研的对象、结论或提出中心问题，副题标明调研的对象、范围、问题，如范围、问题，如企业发展重在竞争力的提企业发展重在竞争力的提升升*发电公司建立快速响应机制的思考发电公司建立快速响应机制的思考 正文正文 一般分前言、主体、结

12、尾三部分一般分前言、主体、结尾三部分 1 1前言。一般有三种写法：前言。一般有三种写法：o 第一种是写明调研的起因或目的、时间和地点、对第一种是写明调研的起因或目的、时间和地点、对象或范围、经过与方法，以及人员组成等调查本身象或范围、经过与方法，以及人员组成等调查本身的情况，从中引出中心问题或基本结论来；的情况，从中引出中心问题或基本结论来；o 第二种是写明调研对象的历史背景、大致发展经过、第二种是写明调研对象的历史背景、大致发展经过、现实状况、主要成绩、突出问题等基本情况，进而现实状况、主要成绩、突出问题等基本情况，进而提出中心问题或主要观点来；提出中心问题或主要观点来；o 第三种是开门见山

13、，直接概括出调研的结果，如肯第三种是开门见山，直接概括出调研的结果，如肯定做法、指出问题、提示影响、说明中心内容等。定做法、指出问题、提示影响、说明中心内容等。前言起到画龙点睛的作用，要精练概括，直切主题。前言起到画龙点睛的作用，要精练概括，直切主题。2、主体主体 这是调研报告最主要的部分，是前言的引申这是调研报告最主要的部分，是前言的引申展开，结论的根据所在。展开，结论的根据所在。主要包括两方面的内容：一是调查的事实情主要包括两方面的内容：一是调查的事实情况，包括时间产生的前因后果、发展经过、况，包括时间产生的前因后果、发展经过、具体做法等，二是研究这些事实材料所得出具体做法等，二是研究这些

14、事实材料所得出的具体认识或经验教训等。的具体认识或经验教训等。3、结语结语 结尾的写法也比较多，可以提出解决问题的结尾的写法也比较多，可以提出解决问题的方法、对策或下一步改进工作的建议；或总方法、对策或下一步改进工作的建议；或总结全文的主要观点，进一步深化主题；或提结全文的主要观点，进一步深化主题；或提出问题，引发人们的进一步思考；或展望前出问题，引发人们的进一步思考；或展望前景，发出鼓舞和号召。景，发出鼓舞和号召。三、如何写好调研报告三、如何写好调研报告（一）必须掌握符合实际的丰富确凿的材料，（一）必须掌握符合实际的丰富确凿的材料，这是调研报告的生命。这是调研报告的生命。o 就是深入一线，获

15、得反映厂真实情况的第一就是深入一线，获得反映厂真实情况的第一手资料。这就需要我们眼睛向下，脚踏实地手资料。这就需要我们眼睛向下，脚踏实地地到基层、到班组中认真调查，通过面对面地到基层、到班组中认真调查，通过面对面的交流，通过小型座谈会，掌握大家对自己的交流，通过小型座谈会，掌握大家对自己调研课题的看法和建议，这也是写好调研报调研课题的看法和建议，这也是写好调研报告的前提，必须趁早着手、下大功夫。告的前提，必须趁早着手、下大功夫。（二）梳理归纳，找出问题的症结所在。（二）梳理归纳，找出问题的症结所在。o 对于通过调研或其他方式获得的大量的直接和对于通过调研或其他方式获得的大量的直接和间接资料，要

16、做艰苦细致的整理归纳工作。整间接资料，要做艰苦细致的整理归纳工作。整理的过程就是对调研资料进行取舍、辨别的过理的过程就是对调研资料进行取舍、辨别的过程，从中找出问题原因的症结所在，不仅要找程，从中找出问题原因的症结所在，不仅要找准，还要有深度，这是不容易的事。调研报告准，还要有深度，这是不容易的事。调研报告切忌面面俱到，要在第一手材料中，筛选出最切忌面面俱到，要在第一手材料中，筛选出最典型、最能说明问题的材料，对其进行分析，典型、最能说明问题的材料，对其进行分析，从中揭示出事物的本质或找出事物的内在规律，从中揭示出事物的本质或找出事物的内在规律，得出正确的结论，总结出有价值的东西，这是得出正确

17、的结论，总结出有价值的东西，这是写调研报告时应特别注意的。写调研报告时应特别注意的。（三）用词力求准确，文风朴实。（三）用词力求准确，文风朴实。o 写调研报告，应用概念成熟的专业用语，非写调研报告，应用概念成熟的专业用语，非专业用语应力求准确易懂。专业用语应力求准确易懂。通俗应该是提倡的。特别是来源于通俗应该是提倡的。特别是来源于一线、来源于群众反映事物的典型语言，应在调研报告中选用。避免盲目追求用词新颖，把简一线、来源于群众反映事物的典型语言，应在调研报告中选用。避免盲目追求用词新颖，把简单的事物用复杂的词语来表达，把简单的道理说得玄而又玄，实际上也是不扎实的表现。单的事物用复杂的词语来表达

18、，把简单的道理说得玄而又玄，实际上也是不扎实的表现。o 调研报告一般是针对解决某一问题而产生的。调研报告一般是针对解决某一问题而产生的。报告需要陈述问题发生发展的起因、过程、报告需要陈述问题发生发展的起因、过程、趋势和影响。如果用词概念不清，读者就难趋势和影响。如果用词概念不清，读者就难以了解事物的本来面目，也就达不到解决问以了解事物的本来面目，也就达不到解决问题的目的。题的目的。（四）要逻辑严谨，条理清晰。（四）要逻辑严谨，条理清晰。o 调研报告要做到观点鲜明，立论有据。论据调研报告要做到观点鲜明，立论有据。论据和观点要有严密的逻辑关系，条理清晰。论和观点要有严密的逻辑关系，条理清晰。论据不

19、单是列举事例，讲故事，逻辑关系是指据不单是列举事例，讲故事，逻辑关系是指论据和观点之间内在的必然联系。如果没有论据和观点之间内在的必然联系。如果没有逻辑关系，无论多少事例也很难证明观点的逻辑关系，无论多少事例也很难证明观点的正确性。结构上的创新只是形式问题，不能正确性。结构上的创新只是形式问题，不能把主要精力放在追求报告的形式上。调研报把主要精力放在追求报告的形式上。调研报告的结构可以不拘一格。告的结构可以不拘一格。四、对深入调研的几点要求四、对深入调研的几点要求o 一要带着责任去调研。一要带着责任去调研。必须站在厂改革发展大局的高度，着眼于推动企业又好又快发展，选好调研课题，进行深入细致的调

20、查研究，掌握全面详实的素材，提出切实可行、能够落实的对策和措施。o 二要带着问题去调研。二要带着问题去调研。从本质上来讲，问题是普遍存在的，查找、分析和解决问题的过程也是推动科学发展的过程。因此，必须立足于解决工作中的实际问题来开展调研、撰写报告。要正确对待问题、敢于正视问题，在总结工作成绩的基础上、切实查找和思考工作中存在的带有一定普遍性的问题和不足。然后带着问题去调研，通过调研来分析存在问题的原因背景，提出解决问题的思路和建议。o 三要带着感情去调研。三要带着感情去调研。实践证明，一项事业，甚至一件具体的事情，不带着感情去做，不认真去做，就难有真正的效果，就难实现真正的突破。要在系统思考的

21、基础上，制定调研方案，统筹安排好全过程的调研工作。调研中，尤其是要深入车间班组，深入一线职工群众，听取最直接、最朴素的意见和建议，掌握最真实的素材；要认真学习有关调研内容的新理论、新观点、新趋势，增前思考的理论性、前瞻性，为写出一份“精品”调研报告奠定基础。简简 报报o定义定义 单位内部对近期工作单位内部对近期工作简明扼要简明扼要的情况报的情况报道道o 注意：注意：简报不属于正式公文，对上级，它代替简报不属于正式公文，对上级，它代替不了不了“请示请示”、“报告报告”；对下级，它代替；对下级，它代替不了不了“通知通知”、“决定决定”、“指示指示”等行政等行政公文。公文。简报种类、作用简报种类、作

22、用o一、种类一、种类o 1 1、专题简报、专题简报反映某项专门工作的动态反映某项专门工作的动态o 2 2、综合简报、综合简报集锦式简报，有数篇报道组成。集锦式简报，有数篇报道组成。o 3 3、会议简报、会议简报大型、重要会议的情况报道。大型、重要会议的情况报道。o二、作用二、作用o 下情上达、上情下达、横向沟通下情上达、上情下达、横向沟通“耳目、耳目、参谋参谋”简报格式与内容简报格式与内容o 简报的格式由报头、报核、报尾组成o 报头：报头：排在简报首页上方，占全页三分之一位置排在简报首页上方，占全页三分之一位置1 1、简报名称简报名称根据内容和性质命名，居中。根据内容和性质命名，居中。如如“兰

23、州快讯兰州快讯”、“职工之家职工之家”、“XXXX工作简工作简报报”2 2、编发期数编发期数按年度编号，或统一编号，居名称按年度编号，或统一编号，居名称下。下。3 3、编发单位编发单位期数左下方期数左下方4 4、编发日期编发日期期数右下方期数右下方5 5、密级密级名称左上方。分绝密、机密、秘密、内名称左上方。分绝密、机密、秘密、内部刊物部刊物6 6、编号编号名称右上方，与密级对应。名称右上方，与密级对应。报核o1 1、标题：、标题：单行标题：主标题单行标题：主标题 双行标题：引双行标题：引+主主/主主+副副 三行标题：引三行标题：引+主主+副副 写法较灵活，类似消息标题，要求简短、点题、写法较

24、灵活，类似消息标题，要求简短、点题、醒目。醒目。如如:创办批发市场创办批发市场 活跃果品流通活跃果品流通o2 2、正文：、正文：o 经验总结式经验总结式o 新闻报道式新闻报道式我院完成2009年度河南省高等学校教学团队申报工作o 摘要转发式摘要转发式教学管理委员会工作例会摘要教学管理委员会工作例会摘要o 1 1、导语：、导语：用一句话或一段话把消息中最有价值、最重要、最用一句话或一段话把消息中最有价值、最重要、最吸引人的部分简洁地揭示出来吸引人的部分简洁地揭示出来 “导语是记者展示杰作的橱窗导语是记者展示杰作的橱窗”叙述式、描写式、提问式、评述式叙述式、描写式、提问式、评述式o 2 2、主体：

25、、主体：对导语的具体展开，用充实的材料对导语印证说明对导语的具体展开，用充实的材料对导语印证说明o 3 3、结尾：、结尾：归纳小结，阐明意义，加深印象。归纳小结，阐明意义，加深印象。小结式、展望式、启发式、引语式小结式、展望式、启发式、引语式o 4 4、背景材料：、背景材料：对消息中人和事所处环境、条件的介绍。对消息中人和事所处环境、条件的介绍。烘托主题，烘托主题，位置不固定。位置不固定。报尾报尾o 1 1、发送的范围、发送的范围o 2 2、印发的份数、印发的份数o 3 3、打字、校对者姓名等、打字、校对者姓名等简报的特点简报的特点o 与新闻的消息相类似，只是消息对外，简报对内与新闻的消息相类

26、似，只是消息对外，简报对内o 1 1、新新简报的价值简报的价值 必须是新情况、新问题、新经验、新思想、新必须是新情况、新问题、新经验、新思想、新事物；是旧闻旧事，也要写出新的特点、新的事物；是旧闻旧事，也要写出新的特点、新的意义意义o 2 2、准准简报的生命简报的生命 抓确有价值的信息，热点问题，普遍的情绪意抓确有价值的信息，热点问题，普遍的情绪意见；抓典型材料，准确反映事物的真相和本质见；抓典型材料，准确反映事物的真相和本质o 3 3、快快简报简报的效率的效率 反映快、编发快、传递快、处理解决快；反映快、编发快、传递快、处理解决快；“今天的新闻是金子，昨天的新闻是银子，今天的新闻是金子，昨天的新闻是银子，前天的新闻是前天的新闻是”o 4 4、简简是简报的关键是简报的关键 语言要简：开门见山，要言不烦语言要简：开门见山，要言不烦 内容要简：不作铺展，精当概括内容要简：不作铺展，精当概括 篇幅要简：以最少的文字传达最丰富的信息篇幅要简：以最少的文字传达最丰富的信息