秘书学概论第六章课件.ppt

1、第六章第六章 日常工作日常工作（下）（下）2022-12-262第一节第一节 督查工作督查工作 督查，是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理督查，是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。一、督查工作的作用一、督查工作的作用 1.督查对领导的作用督查对领导的作用 (1)(1)督查工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保督查工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手段。证手段。(2)(2)督查是促进领导决策正确、科学的必要环节。督查是促进领导决策正确、科学的必要环节。(3)(3)督查是改

2、变各级领导和干部工作作风、克服官僚主督查是改变各级领导和干部工作作风、克服官僚主义的有效手段。义的有效手段。2022-12-2632 2督查对秘书的作用督查对秘书的作用 (1)(1)督查是秘书的一项重要职责督查是秘书的一项重要职责 (2)(2)督查是秘书发挥参谋、助手作用的重要方面督查是秘书发挥参谋、助手作用的重要方面2022-12-264 二、督查工作的原则和程序二、督查工作的原则和程序 1.督查工作的原则督查工作的原则 秘书督查工作必须遵循以下原则：秘书督查工作必须遵循以下原则：(1)(1)领导负责领导负责 (2)(2)分级负责分级负责 (3)(3)实事求是实事求是 (4)(4)不直接办案

3、不直接办案 (5)(5)讲求时效讲求时效2022-12-2652.2.督查工作的程序督查工作的程序 领导临时交办的督查任务领导临时交办的督查任务,秘书可随机执行，及秘书可随机执行，及时汇报；较重大的事项则需按以下程序进行：时汇报；较重大的事项则需按以下程序进行：(1)(1)查办立项查办立项 (2)(2)查办通知查办通知 (3)(3)催办催办 (4)(4)直接调查直接调查 (5)(5)商讨处理商讨处理 (6)(6)结案反馈结案反馈 (7)(7)立卷归档立卷归档2022-12-266第二节第二节 保密工作保密工作 一、保密的概念与意义一、保密的概念与意义 1 1秘密的概念与类型秘密的概念与类型 我

4、国我国保密法保密法对国家秘密下了明确的定义：对国家秘密下了明确的定义：“国家秘密是关系国家的安全和利益，依照法定程国家秘密是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。”秘密有多种类型。秘密有多种类型。2022-12-2692保密工作方针保密工作方针 (1)(1)积极防范积极防范 (2)(2)突出重点突出重点 (3)(3)既确保国家秘密，又便利各项工作既确保国家秘密，又便利各项工作3保密工作的具体规定保密工作的具体规定2022-12-2610第三节第三节 印信工作印信工作 印信工作是指机关、单位公务印章和介

5、绍信的管理、印信工作是指机关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作，属于秘书工作范围。使用工作，属于秘书工作范围。一、公章的样式、种类和刻制一、公章的样式、种类和刻制 1公章的样式公章的样式 公章的样式由质料、形状、印文、图案、尺寸等组成。公章的样式由质料、形状、印文、图案、尺寸等组成。2022-12-26112公章的种类公章的种类 (1)单位印章单位印章 (2)套印章套印章 (3)钢印钢印 (4)领导人签名章领导人签名章 (5)其他印章其他印章3公章的刻制公章的刻制2022-12-2612 二、公章的保管和使用二、公章的保管和使用 1公章的启用公章的启用 2公章的保管公章的保管 3公章的使用

6、公章的使用 盖用单位公章，必须由单位主要负责人或主要负责人盖用单位公章，必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准，并要将盖用文件名称、编号、授权的专人审核签名批准，并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。2022-12-2613 使用不同的印章，或加盖在不同的位置，其意义、使用不同的印章，或加盖在不同的位置，其意义、作用是不同的，常见的有以下几种：作用是不同的，常见的有以下几种：(1)(1)落款章落款章 (2)(2)更正章更正章 (3)(3)证见章证见章 (4)(4)骑缝章骑缝章 (5)(5)骑边章骑边章 (6

7、)(6)密封章密封章 (7)(7)封存章封存章 盖章一般使用红色印油，应摆正位置，用力均匀，使盖章一般使用红色印油，应摆正位置，用力均匀，使章印完整、印文清晰可识。章印完整、印文清晰可识。4公章的停用与销毁公章的停用与销毁2022-12-2614 三、电子签名和电子印章三、电子签名和电子印章 1电子签名、电子印章的特点及作用电子签名、电子印章的特点及作用 电子签名具有三个作用：一是证明文件的来源，即识电子签名具有三个作用：一是证明文件的来源，即识别签名人；二是表明签名人对文件内容的确认；三是构成别签名人；二是表明签名人对文件内容的确认；三是构成签名人对文件内容正确性和完整性负责的根据。签名人对

8、文件内容正确性和完整性负责的根据。2022-12-26152电子印章的制作、使用和保管电子印章的制作、使用和保管 党政机关、企事业单位为保证电子印章的安党政机关、企事业单位为保证电子印章的安全使用，应做到以下几点：全使用，应做到以下几点：(1)(1)确保电子印章私钥的完整性，防止私钥的泄露和损确保电子印章私钥的完整性，防止私钥的泄露和损坏，禁止将电子印章交于他人使用。坏，禁止将电子印章交于他人使用。(2)(2)一旦发现私钥丢失或泄露，立刻向有关电子印章审一旦发现私钥丢失或泄露，立刻向有关电子印章审核部门报告。核部门报告。(3)(3)如果发现电子印章数字证书内的信息发生任何变化，如果发现电子印章

9、数字证书内的信息发生任何变化，立即通知电子印章审核部门。立即通知电子印章审核部门。(4)(4)如要撤销电子印章，可以向电子印章审核部门提出如要撤销电子印章，可以向电子印章审核部门提出申请并办理相关撤销手续。申请并办理相关撤销手续。2022-12-26163 3电子签名的使用及保管责任电子签名的使用及保管责任 电子签名接收的时间、地点的确认方式是：电子签名接收的时间、地点的确认方式是：(1)(1)法律、行政法规规定或者当事人约定数据电文需要确认收讫的，法律、行政法规规定或者当事人约定数据电文需要确认收讫的，应当确认收讫。发件人收到收件人的收讫确认时，数据电文视为已经应当确认收讫。发件人收到收件人

10、的收讫确认时，数据电文视为已经收到。收到。(2)(2)数据电文进人发件人控制之外的某个信息系统的时间，视为该数数据电文进人发件人控制之外的某个信息系统的时间，视为该数据电文的发送时间。据电文的发送时间。(3)(3)收件人指定特定系统接收数据电文的，数据电文进入该特定系统收件人指定特定系统接收数据电文的，数据电文进入该特定系统的时间，视为该数据电文的接收时间；未指定特定系统的，数据电文的时间，视为该数据电文的接收时间；未指定特定系统的，数据电文进入收件人的任何系统的首次时间，视为该数据电文的接收时间。进入收件人的任何系统的首次时间，视为该数据电文的接收时间。(4(4）发件人的主营业地为数据电文的

11、发送地点，收件人的主营业地）发件人的主营业地为数据电文的发送地点，收件人的主营业地为数据电文的接收地点。没有主营业地的，其经常居住地为发送或者为数据电文的接收地点。没有主营业地的，其经常居住地为发送或者接收地点。接收地点。(5)(5)当事人对数据电文的发送和接收时间、地点另有约定的，从其约当事人对数据电文的发送和接收时间、地点另有约定的，从其约定。定。4电子签名的认证电子签名的认证2022-12-2617 四、介绍信的保管和使用四、介绍信的保管和使用 1介绍信的保管介绍信的保管 2介绍信的使用介绍信的使用2022-12-2618第四节第四节 值班工作值班工作 一、值班工作的组织形式一、值班工作

12、的组织形式 1办公室值班办公室值班 2值班室和总值班室值班室和总值班室 3首长电话值班室首长电话值班室2022-12-2619 二、值班工作的基本任务二、值班工作的基本任务 1来访接待来访接待 2通讯联络通讯联络 3安全保卫安全保卫 三、突发事件的处理三、突发事件的处理 1突发事件的种类突发事件的种类 一般而言，有以下几种：一般而言，有以下几种：(1)(1)自然灾害自然灾害 (2)(2)人为灾难人为灾难2022-12-26202突发事件的处理突发事件的处理 处理突发事件的基本原则是加强组织领导，坚持实处理突发事件的基本原则是加强组织领导，坚持实行统一指挥，分级、分部门负责。秘书处理突发事件的基

13、行统一指挥，分级、分部门负责。秘书处理突发事件的基本过程如下：本过程如下：(1)(1)有思想准备和心理准备有思想准备和心理准备 (2)(2)做好通讯准备做好通讯准备 (3)(3)问清详细情况问清详细情况 (4)(4)采取应急措施采取应急措施 (5)(5)及时向领导、上司和上级汇报、请示及时向领导、上司和上级汇报、请示 (6)(6)根据领导指示及时处理根据领导指示及时处理2022-12-2621 四、值班工作的制度与要求四、值班工作的制度与要求 1 1交接班制度交接班制度 由于值班工作是由秘书和其他行政人员轮流进行，有些事在一个班次内办理不完，有些事则要交给日间上班的部门处理，值班人员必须认真做好值班记录，并严格执行交接班制度。2 2请假制度请假制度 3 3安全、保密制度安全、保密制度