第五章秘书素养课件.ppt

1、 美国美国“全美秘书协会全美秘书协会”章程提出的秘书必备的章程提出的秘书必备的9 9个条件（个条件（查看查看）中华人民共和国国家职业标准中华人民共和国国家职业标准秘书秘书规定：规定：秘书应当秘书应当“具备较强的文字与语言表达能力、综合协调能力具备较强的文字与语言表达能力、综合协调能力与合作能力、逻辑思维与分析能力等与合作能力、逻辑思维与分析能力等”。重庆礼品公司 http:/全美秘书协会标准：全美秘书协会标准：1 1、像心理学家一样善于观察和理解他人；、像心理学家一样善于观察和理解他人；2 2、像政治家一样有灵敏的头脑；、像政治家一样有灵敏的头脑；3 3、像外交家一样有潇洒的风度；、像外交家一

2、样有潇洒的风度；4 4、有调查各种棘手问题的丰富经验；、有调查各种棘手问题的丰富经验；5 5、有良好的速记能力以及文字功夫；、有良好的速记能力以及文字功夫；6 6、熟读各种商业往来中的法律关系；、熟读各种商业往来中的法律关系；7 7、能熟练地使用各种办公自动化机器；、能熟练地使用各种办公自动化机器；8 8、具备相当的金融和税务方面的知识；、具备相当的金融和税务方面的知识；9 9、能熟练地对各种文件资料进行整理归类。、能熟练地对各种文件资料进行整理归类。返回 o 秘书秘书素素养养即秘书的素质即秘书的素质修养，是指秘书人员经过学习修养，是指秘书人员经过学习和实践所达到的水平和境界。和实践所达到的水

3、平和境界。o大致包括道德修养、知识水平、大致包括道德修养、知识水平、能力结构、心理素质等即德、能力结构、心理素质等即德、才、学、体诸因素。才、学、体诸因素。“才才“即知识即知识与技能与技能水平水平经经验验“德德”即政治素即政治素质和道德质和道德品质（含品质（含职业道职业道德）德）道德意识、道德活动、道德规范。二、秘书道德修养的构成二、秘书道德修养的构成 指的是秘书人员在从事秘书发活动中指的是秘书人员在从事秘书发活动中所必须具备的道德意识水平和应达到所必须具备的道德意识水平和应达到的品质、能力及境界。的品质、能力及境界。政治品德 职业道德 伦理道德 社会公德 作风修养1、指导秘书人员在政治生活中

4、必须具有的良好品质修养。2、包括政治方向、政治立场、科学的人生观、爱国主义精神和集体主义精神等。指秘书在工作中表现出来的一贯态度和作风。nA.职业理想nB.职业情感nC.职业意志nD.职业责任nE.职业义务nF.职业良心nG.职业习惯等 第二节第二节 秘书的智能结构秘书的智能结构秘书的知识结构秘书的知识结构;秘书的能力结构秘书的能力结构;秘书的基本技能。秘书的基本技能。美国赖特美国赖特秘书工作手册秘书工作手册中说：中说：“一位秘书，一位秘书，常常被认为是一位常常被认为是一位万能博士万能博士是一位心理学家、是一位心理学家、政治家、外交家，一位饱学之士作家，机械师，上政治家、外交家，一位饱学之士作

5、家，机械师，上司的私人财务出纳，跑街女郎与办公桌的清理人。司的私人财务出纳，跑街女郎与办公桌的清理人。秘书要胜任工作，必须有胆识，有口才，秘书秘书要胜任工作，必须有胆识，有口才，秘书不必是哪门知识的专家，但应是具备广搏知识的不必是哪门知识的专家，但应是具备广搏知识的“杂家杂家”。19911991年，西方国家为联合国秘书长选定了协定的年，西方国家为联合国秘书长选定了协定的条件：条件：具有领导和组织众多国家职员的管理能力，能流具有领导和组织众多国家职员的管理能力，能流利使用联合国两种的工作语言，具有作为领导人物利使用联合国两种的工作语言，具有作为领导人物感人的魅力和有沟通人际交流思想的能力感人的魅

6、力和有沟通人际交流思想的能力。专专与与博博的的兼兼容容 性性 广广泛泛的的适适应应 性性 1、秘书知识结构、秘书知识结构 的特点的特点基础基础层次层次(基础基础知识）知识）中间中间层次层次（相关（相关知识）知识）最高最高层次层次（专业（专业知识）知识）最最高高层层次次中间层次中间层次基础层次基础层次 2、秘书知识结秘书知识结 构主要内容构主要内容 基础层次：社会科学、自然科学诸多学科。基础层次：社会科学、自然科学诸多学科。中间层次：即专业基础相关知识，指与中间层次：即专业基础相关知识，指与秘书专业关系较为直接的学科秘书专业关系较为直接的学科 围绕此核心向两翼展开外围和边缘部分围绕此核心向两翼展

7、开外围和边缘部分 A.秘书学的秘书学的”姐妹学科姐妹学科”即公共关系学、即公共关系学、新闻学、组织行为学、心理学、决策科学等新闻学、组织行为学、心理学、决策科学等 B.若干新兴学科如系统若干新兴学科如系统论、信息论、控制论等论、信息论、控制论等。最高层次即专业知识层次：秘书知识结构金字塔的最高层次即专业知识层次：秘书知识结构金字塔的顶端，起决定性主导作用顶端，起决定性主导作用 这一层次的核心这一层次的核心两部分两部分 A.A.秘书专业知识：秘书专业知识：秘书学，及围绕这一核心展开的外围和边缘部分秘书学，及围绕这一核心展开的外围和边缘部分秘秘书学若干分支学科，如文书学、档案学、信访学、调研学、书

8、学若干分支学科，如文书学、档案学、信访学、调研学、行政管理学、公文写作学、办公自动化原理。行政管理学、公文写作学、办公自动化原理。B.B.秘书所在部门的行业知识秘书所在部门的行业知识。秘书在特定专业待业中工作，要得心应手必须懂得这方秘书在特定专业待业中工作，要得心应手必须懂得这方面的知识才能当一个同行的辅助管理者。面的知识才能当一个同行的辅助管理者。例：商务秘书应具备的行业专业知识包括：行政管理学，例：商务秘书应具备的行业专业知识包括：行政管理学，商业企业管理学、企业市场营销学、物价学、统计学等。商业企业管理学、企业市场营销学、物价学、统计学等。n某机关办公室选配了一位妙龄女郎作秘书某机关办公

9、室选配了一位妙龄女郎作秘书。乍一见这位女秘书可谓风摆垂柳、秀色可餐。乍一见这位女秘书可谓风摆垂柳、秀色可餐。然而，这位外表俏丽的女秘书实质上只不过是然而，这位外表俏丽的女秘书实质上只不过是个金玉其外、败絮其中的个金玉其外、败絮其中的“绣花枕头绣花枕头”而已。而已。一次，机关迎来了宾客。席间，宾客与女秘书一次，机关迎来了宾客。席间，宾客与女秘书聊天。当这位颇有学问的来客谈及当地的风土聊天。当这位颇有学问的来客谈及当地的风土人情、历史掌故等话题时，女秘书不是目瞪口人情、历史掌故等话题时，女秘书不是目瞪口呆，便是洋相百出。后来，这位宾客便把话题呆，便是洋相百出。后来，这位宾客便把话题扯到秘书的本性扯

10、到秘书的本性拟制文稿上，遗憾的是，拟制文稿上，遗憾的是，这位漂亮小姐对拟制文稿也是外行，事后，这这位漂亮小姐对拟制文稿也是外行，事后，这位宾客悄悄对随行人员说：位宾客悄悄对随行人员说：“漂亮小姐往眼前漂亮小姐往眼前一站虽让你悦目，但说出话来却言之无物叫人一站虽让你悦目，但说出话来却言之无物叫人不赏心，可谓是不赏心，可谓是太空美人太空美人肚里太空！肚里太空！二二 秘书的能力结构秘书的能力结构知识与能力知识与能力:知识是吸收知识是基础知识是基础 能力是输出能力是各个能力是各个方面知识的综方面知识的综合运用与体现合运用与体现基础能力：观察力、注意力、记忆力、思维力、想象力。基础能力：观察力、注意力、

11、记忆力、思维力、想象力。职业能力：理解能力、思维能力、表达能力、沟通能力、协职业能力：理解能力、思维能力、表达能力、沟通能力、协 调能力调能力、社交能力、管理能力、应变能力、学习能力、操、社交能力、管理能力、应变能力、学习能力、操作能力等作能力等 特殊能力：即技能。书写、速记、校对、复印、打字、摄影、特殊能力：即技能。书写、速记、校对、复印、打字、摄影、操作电子计算机及其他办公自动化设备。操作电子计算机及其他办公自动化设备。案例分析：案例分析：王小雨是在大学时文秘专业的校花，身高一王小雨是在大学时文秘专业的校花，身高一米七零，婀娜多姿，五官端正，美丽可爱。米七零，婀娜多姿，五官端正，美丽可爱。

12、正因为她的美丽，她也是我们学校最迅速找正因为她的美丽，她也是我们学校最迅速找到工作的一位。但是，任何事情都是有一利到工作的一位。但是，任何事情都是有一利就有一弊，美丽既是她的优势，也是她的烦就有一弊，美丽既是她的优势，也是她的烦恼。因为美丽，她也遭受过一些老板的骚扰，恼。因为美丽，她也遭受过一些老板的骚扰，甚至有的时候为了一笔生意的成功老板让她甚至有的时候为了一笔生意的成功老板让她陪客户喝酒。正是因为这个原因，她先后换陪客户喝酒。正是因为这个原因，她先后换了好几家公司。了好几家公司。最近她又应聘到某金属开发公司，公司的老总是最近她又应聘到某金属开发公司，公司的老总是一位五十多岁的男人，经常没事

13、找事的让小雨去一位五十多岁的男人，经常没事找事的让小雨去他的办公室，并且总想动手动脚。对此小雨既烦他的办公室，并且总想动手动脚。对此小雨既烦恼，又无可奈何，现在工作竞争非常激烈，自己恼，又无可奈何，现在工作竞争非常激烈，自己也不能总换工作呀。当她把自己的烦恼和我们的也不能总换工作呀。当她把自己的烦恼和我们的公共关系学老师说过之后，老师只是轻轻地向她公共关系学老师说过之后，老师只是轻轻地向她耳语几句，她就开心地笑了。一月之后，当我们耳语几句，她就开心地笑了。一月之后，当我们再次聚会的时候，她非常开心，并且向公共关系再次聚会的时候，她非常开心，并且向公共关系老师打了个成功的收拾。我们好奇地问她如何

14、做老师打了个成功的收拾。我们好奇地问她如何做的，她讲出了老师所教的方法：小雨经常有意无的，她讲出了老师所教的方法：小雨经常有意无意地对老总说他好像爸爸一样慈祥，当有一次老意地对老总说他好像爸爸一样慈祥，当有一次老总握住了她的手的时候，她微笑着轻轻推开，说：总握住了她的手的时候，她微笑着轻轻推开，说：“李总，您是不是看见我就想起了您在伦敦的女李总，您是不是看见我就想起了您在伦敦的女儿？如果您喜欢，就认我做干女儿好了，行吗？儿？如果您喜欢，就认我做干女儿好了，行吗？”李总先是一愣，立刻反应过来了，连连说：李总先是一愣，立刻反应过来了，连连说：“好好呀，好，好。呀，好，好。”“”“那我也会像尊重父亲

15、一样尊重那我也会像尊重父亲一样尊重您。您。”小雨笑着说。从此以后，李总再也不好意小雨笑着说。从此以后，李总再也不好意思占小雨的便宜了。思占小雨的便宜了。下面着重谈谈几项一般能力：下面着重谈谈几项一般能力：1 1、观察能力、观察能力2 2、表达能力：、表达能力：包括口头表达能力与书面表达包括口头表达能力与书面表达能力，能说会道是秘书的能力，能说会道是秘书的“看家本事看家本事”。3 3、社交能力、社交能力4 4、办事能力、办事能力（理解领会能力、分析能力、应变能力）（理解领会能力、分析能力、应变能力）5 5、操作能力、操作能力6 6、自我控制能力、自我控制能力 美国美国 前国务前国务卿鲍威卿鲍威尔尔 附：附：秘书谈吐秘书谈吐“十忌十忌”一、忌信口开河（能真办）一、忌信口开河（能真办）二、忌人云亦云二、忌人云亦云 三、忌花言巧语三、忌花言巧语 四、忌装腔作势四、忌装腔作势 五、忌出言不逊，要温文而雅（五、忌出言不逊，要温文而雅（“大碗喝酒、大块大碗喝酒、大块吃肉，大声说话吃肉，大声说话”不应是秘书的行为）不应是秘书的行为）六、忌模棱两可六、忌模棱两可 七、忌晦涩难懂七、忌晦涩难懂 八、忌唯唯诺诺八、忌唯唯诺诺 九、忌手舞足蹈九、忌手舞足蹈