《电子文件管理教程（第二版）》课件 第4章.pptx

1、电子文件捕获与归档的基本含义电子文件捕获的基本内容、要求与方法电子文件归档的基本内容、要求与方法电子文件的移交与接收的程序和要求第四章第四章 电子文件的捕获、归档与移交电子文件的捕获、归档与移交一、电子文件捕获的基本含义 捕获是伴随着电子文件管理而出现的一个新的术语，字面的意思是将信息放入系统的过程 捕获的具体含义包括：捕获的目的 捕获的对象 捕获的时间 捕获的内容 捕获的方式 捕获的结果第一节第一节 电子文件的捕获与归档概述电子文件的捕获与归档概述二、电子文件归档的基本含义 电子文件归档是指具有保存价值的电子文件一经形成或办理完毕后转化为具备档案属性的电子文件的过程第一节第一节 电子文件的捕

2、获与归档概述电子文件的捕获与归档概述三、捕获、归档及其与相关概念的辨析 捕获与归档的区别主要有：产生背景不同 管理视角有别 操作对象有别 操作时间有别 相关概念：捕获与登记 移交与归档第一节第一节 电子文件的捕获与归档概述电子文件的捕获与归档概述一、电子文件捕获的对象 单组件文件 组合文件 复合文件第二节第二节 电子文件的捕获电子文件的捕获二、电子文件的捕获系统 ISO15489-1将文件系统定义为对文件进行捕获和管理并提供利用的系统 从该定义中可以看出，捕获是文件系统必须具备的一项基本功能 捕获功能可以选择由业务系统、电子文件管理分别承担系统或者两者共同承担第二节第二节 电子文件的捕获电子文

3、件的捕获三、电子文件捕获的流程 电子文件捕获是一套“组合动作”，具体活动内容包括：文件抓取、元数据抓取、文件与元数据整合、验证、登记、分类组织和存储保管等第二节第二节 电子文件的捕获电子文件的捕获四、电子文件捕获的要求 文件对象的捕获要求 元数据捕获要求 批量捕获要求 电子文件捕获范围 纳入捕获范围的电子文件是机构在业务活动中通过各类业务系统生成与接收的文件。理论上讲，电子文件捕获范围大于归档范围第二节第二节 电子文件的捕获电子文件的捕获五、电子文件及其元数据的捕获方式 电子文件捕获方式 元数据捕获方式 系统自动捕获 手工录入第二节第二节 电子文件的捕获电子文件的捕获一、电子文件归档范围 电子

4、文件归档范围的制定原则 价值决定原则 一致性原则 适度放宽原则第三节第三节 电子文件的归档电子文件的归档一、电子文件归档范围 电子文件归档范围的制定思路 确定电子文件的归档范围，可以从以下不同角度予以综合考虑 从稿本的角度看 从格式的角度看 从附带材料的角度看 从双套制归档的角度看第三节第三节 电子文件的归档电子文件的归档一、电子文件归档范围 电子文件归档范围的主要内容 在行使本机构行政管理、业务管理、经营管理等职能活动中形成的各种文本、图形、图像、音视频、数据库、程序文件、网页以及其他专门格式的文件 有助于保证电子文件长期真实、完整、可用、安全的其他相关材料。新型电子化业务中形成的电子文件，

5、如机构网站、邮件系统或者微博系统中生成的电子文件 在业务活动中与电子文件一起形成的其他载体文件第三节第三节 电子文件的归档电子文件的归档二、电子文件归档方式 逻辑归档与物理归档 在线归档与离线归档第三节第三节 电子文件的归档电子文件的归档三、电子文件归档时间 电子文件应当在办理完毕后实时或定期归档 实时归档是指电子文件形成后或者办理完毕后即刻归档(如图)定期归档是指按照机构有关规定，在电子文件形成一段时间后再向档案部门移交第三节第三节 电子文件的归档电子文件的归档四、电子文件归档要求 电子文件归档工作的要求 贯彻“前端控制”和“全程管理”的思想 电子文件归档中质量检查与技术检测工作同步 电子文

6、件归档的质量要求 真实性 完整性 可用性 电子文件归档的程序要求第三节第三节 电子文件的归档电子文件的归档一、电子文件移交与接收程序第四节第四节 电子文件的移交与接收电子文件的移交与接收案例 澳大利亚、英国的电子文件移交流程 澳大利亚和英国电子文件移交工作开展得比较成功，且富有特色。澳大利亚将电子文件移交分为移交准备工作、检查隔离工作、电子文件保存和电子文件存储四个阶段；而英国的移交流程则包括保留文件结构并迁移到移交介质，格式转换并保存相关元数据，将完成格式转换的电子文件拷贝到移交介质上并保持文件结构，对待移交的磁带和磁盘进行整理，保留相应的文件检索工具，以及对上述流程的登记和记录六个主要环节

7、第四节第四节 电子文件的移交与接收电子文件的移交与接收二、电子文件移交与接收要求 电子文件移交要求 移交时间 移交格式 移交载体 元数据应当与电子文件一起移交 电子文件有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息 采用技术手段加密的电子文件应当解密后移交，压缩的电子文件应当解压缩后移交；特殊格式的电子文件应当与其读取平台一起移交 移交单位应当将已移交的电子文件在本单位至少继续保存年 电子文件的移交可采用离线或在线方式进行第四节第四节 电子文件的移交与接收电子文件的移交与接收二、电子文件移交与接收要求 电子文件移交要求 离线移交电子文件应当满足下列基本要求：移交单位一般采用光盘移交电

8、子文件，光盘应当符合归档要求 移交单位一般向同级国家综合档案馆（或其他专业档案馆）移交一套光盘，光盘应当单个装盒 移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测 存储电子文件的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签，移交载体内电子文件的存储结构应符合国家和地方的有关要求 在线移交电子文件的单位应当通过与管理要求相适应的网络传输电子文件，传输的数据应当包含符合要求的电子文件及其元数据 移交之前，应当对电子文件数据的真实性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可移交第四节第四节 电子文件的移交与接收电子文件的移交与接收 电子文件接收要求：档案馆应当建立电子文件接收平台，进行电子文件数据的接

9、收、检验、迁移、转换、存储等工作 档案馆应当对所接收的电子文件数据及其载体的真实性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可接收 档案馆应当将电子文件的交接、迁移、转换、存储等信息补充到电子文件元数据中 档案馆应当对电子文件数据迁移和转换前后的一致性进行校验 档案馆应当对所接收的电子文件载体保存年以上 档案馆对电子文件载体应当按照电子文件归档光盘技术要求和应用规范和磁性载体档案管理与保护规范进行管理第四节第四节 电子文件的移交与接收电子文件的移交与接收三、电子文件移交与接收中的关键问题 电子文件移交数据构成要求 数据接口的技术实现 四性测试指标和系统实现方案 电子文件元数据实施方案第四节第四节 电子文件的移交与接收电子文件的移交与接收如何理解电子文件的捕获？分析捕获与登记、归档、移交等相关概念之间的区别与联系。电子文件捕获的具体要求是什么？如何实现元数据的捕获？电子文件归档的范围包括哪些？归档电子文件应该满足哪些要求？电子文件移交与接收的程序是什么？电子文件移交与接收应该符合哪些要求？思考与练习