九段秘书版课件.ppt

1、中旭九段秘书中旭九段秘书 秘书总会说：我忘记了！秘书总会说：我忘记了！秘书总会说：我通知了！秘书总会说：我通知了！秘书总会说：我不知道！秘书总会说：我不知道！秘书总会说：我不会做！秘书总会说：我不会做！秘书总是很忙，可总是提供不了你要的结果！秘书总是很忙，可总是提供不了你要的结果！秘书本想帮你分担一些事情，谁知她更多问题来问你，最后秘书本想帮你分担一些事情，谁知她更多问题来问你，最后领导变成了秘书的助理！领导变成了秘书的助理！秘书换了很多，却没有一个让你满意秘书换了很多，却没有一个让你满意您是否有过类似的经历？您是否有过类似的经历？秘书对于我的工作而言秘书对于我的工作而言,有时不亚于一位副有时

2、不亚于一位副总裁的重要性总裁的重要性!因为他的存在因为他的存在,才使我专注才使我专注于思考和决策。有人说我事半功倍于思考和决策。有人说我事半功倍,那么至那么至少一半是我的秘书的贡献。少一半是我的秘书的贡献。在在GEGE工作的工作的2020年时间里，因为我有位优秀年时间里，因为我有位优秀的秘书最少为我节约了一万多个小时。的秘书最少为我节约了一万多个小时。全球第一全球第一CEOCEO杰克杰克.韦尔奇韦尔奇年薪年薪12001200万的万的“打工皇后打工皇后”，和黄集团总经，和黄集团总经理洪小莲说：理洪小莲说：“我之所以有今天的成就是因我之所以有今天的成就是因为我有过为我有过1818年的秘书工作的经历

3、年的秘书工作的经历”。-李嘉诚原秘书洪小莲李嘉诚原秘书洪小莲一个优秀的秘书需要具备：一个优秀的秘书需要具备：有追求有追求负责任负责任重视细节重视细节为什么做秘书比如何做好秘书更重要！为什么做秘书比如何做好秘书更重要！但是，但是，一个优秀的秘书最需要具备：一个优秀的秘书最需要具备：结果思维结果思维 九段秘书九段秘书 老总安排秘书通知销售经理参加紧急老总安排秘书通知销售经理参加紧急会议，秘书打电话挨个做了通知，但开会会议，秘书打电话挨个做了通知，但开会时几个重点区域的销售经理没有来，于是时几个重点区域的销售经理没有来，于是问秘书，秘书说：问秘书，秘书说：我打电话通知他们了，我打电话通知他们了，不知

4、道为什么没来？不知道为什么没来？最后一查才知道，有最后一查才知道，有的销售经理临时出差了，有的把开会的的销售经理临时出差了，有的把开会的事情忘了事情忘了案例：开会案例：开会电话打完就可以了吗？电话打完就可以了吗？一段秘书的做法：一段秘书的做法：发通知发通知首先会用电子邮件发个首先会用电子邮件发个会议通知会议通知,通知开会的相关人员之后再准备通知开会的相关人员之后再准备好相关会议用品好相关会议用品,并参加会议。并参加会议。例：会议安排例：会议安排 二段秘书的做法：二段秘书的做法：抓落实抓落实发通知之后发通知之后,再打一通电再打一通电话给参加会议的相关人等确认话给参加会议的相关人等确认,确保每人被

5、确保每人被及时通知到。及时通知到。三段秘书的做法：三段秘书的做法：重检查重检查发通知，落实到人后，发通知，落实到人后，第二天第二天在会前在会前3030分钟提醒参会者，确定有没有变动，对分钟提醒参会者，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领导临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领导知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是否必须参加会议留下时间。否必须参加会议留下时间。四段秘书的做法：四段秘书的做法：勤准备勤准备发通知，落实到人，会前通知发通知，落实到人，会前通知后，后，再测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等再测试会议上使用的投影仪

6、、电脑、麦克等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。此会议室明天几点到几点有会议。五段秘书的做法：五段秘书的做法：细准备细准备发通知，落实到人，会前通知，发通知，落实到人，会前通知，测试设备，测试设备，还先了解这个会议的主题和性质是什么？还先了解这个会议的主题和性质是什么？领导的议题是什么？然后给参会者发去过去与这个领导的议题是什么？然后给参会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。议题相关的资料，供他们参考。六段秘书的做法：六段秘书的做法：做记录做记录发通知，落实到人，会前通发通知，落实到人，会前通知，测试设备，

7、了解会议性质？提供相关会知，测试设备，了解会议性质？提供相关会议资料，议资料，还应该在会议过程中详细做好会议还应该在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份），整理好会议记录并把记录发给相关人份），整理好会议记录并把记录发给相关人员。员。七段秘书的做法：七段秘书的做法：定责任定责任发通知，落实到人，会前通知，也发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关会议资料，做测试了设备，了解会议性质？提供相关会议资料，做好会议记录，整理好记录并把记录发给相关人员，好会议记录，整理好记录并把记录发给相关人员，将将会议上确定的各

8、项任务，一对一地落实到相关责任人，会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份。当事人一人一份。八段秘书的做法：八段秘书的做法：追结果追结果发通知，落实到人，会前通知，也发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关资料，做好会测试了设备，了解会议性质？提供相关资料，做好会议记录，整理记录、下发记录，确定任务，一对一落议记录，整理记录、下发记录，确定任务，一对一落实，当事人确认后、形成书面备忘录，交给领导与当实，当事人确认后、形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份，

9、事人一人一份，并每天或每周跟踪各项任务的实际完并每天或每周跟踪各项任务的实际完成情况，并及时汇报领导。成情况，并及时汇报领导。九段秘书的做法：九段秘书的做法：做流程做流程把上述过程做成标准化把上述过程做成标准化的的“会议会议”流程，让任何一个没有做过的流程，让任何一个没有做过的秘书都可以根据这个流程，把会议服务的秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！议服务体系！秘书要做到九段才算成功秘书要做到九段才算成功1 1段段2 2段段3 3段段4 4段段5 5段段6 6段段7 7段段8 8段段9 9段段发通知发通知首先会用

10、首先会用电子邮件电子邮件发个会议发个会议通知通知,通知通知开会的相开会的相关人员之关人员之后再准备后再准备好相关会好相关会议用品议用品,并并参加会议参加会议抓落实抓落实发 通 知 之发 通 知 之后后,再打一再打一通 电 话 给通 电 话 给参 加 会 议参 加 会 议的 相 关 人的 相 关 人等确认等确认,确确保 每 人 被保 每 人 被及 时 通 知及 时 通 知到到重 检 查重 检 查发通知，落发通知，落实到人后，实到人后，第二天在会第二天在会前前3030分钟提分钟提醒参会者，醒参会者，确定有没有确定有没有变动，对临变动，对临时有急事不时有急事不能参加会议能参加会议的人，立即的人，立即

11、汇报给领导汇报给领导知悉缺席会知悉缺席会议者的情况，议者的情况，也给领导确也给领导确定缺席者是定缺席者是否必须参加否必须参加会议留下时会议留下时间间勤准备勤准备发 通 知，发 通 知，落实到人，落实到人，会 前 通 知会 前 通 知后，后，再 测再 测试 会 议 上试 会 议 上使 用 的 投使 用 的 投影 仪、电影 仪、电脑、麦 克脑、麦 克等 工 具 是等 工 具 是否 工 作 正否 工 作 正常，并 在常，并 在会 议 室 门会 议 室 门上 贴 上 小上 贴 上 小条：此 会条：此 会议 室 明 天议 室 明 天几 点 到 几几 点 到 几点 有 会 议点 有 会 议细 准 备细 准

12、 备发通知，落发通知，落实到人，会实到人，会前通知，测前通知，测试设备，试设备，还还先了解这个先了解这个会议的主题会议的主题和性质是什和性质是什么？领导的么？领导的议题是什么？议题是什么？然后给参会然后给参会者发去过去者发去过去与这个议题与这个议题相关的资料，相关的资料，供他们参考供他们参考做 记 录做 记 录发通知，落发通知，落实到人，会实到人，会前通知，测前通知，测试设备，了试设备，了解会议性质？解会议性质？提供相关会提供相关会议资料，议资料，还还应该在会议应该在会议过程中详细过程中详细做好会议记做好会议记录（在得到录（在得到允许的情况允许的情况下，做一个下，做一个录音备份），录音备份），

13、整理好会议整理好会议记录并把记记录并把记录发给相关录发给相关人员人员定责任定责任发 通 知，落发 通 知，落实 到 人，会实 到 人，会前 通 知，也前 通 知，也测试了设备，测试了设备，了 解 会 议 性了 解 会 议 性质？提 供 相质？提 供 相关会议资料，关会议资料，做 好 会 议 记做 好 会 议 记录，整 理 好录，整 理 好记 录 并 把 记记 录 并 把 记录 发 给 相 关录 发 给 相 关人 员，人 员，将 会将 会议 上 确 定 的议 上 确 定 的各 项 任 务，各 项 任 务，一 对 一 地 落一 对 一 地 落实 到 相 关 责实 到 相 关 责任 人，然 后任 人

14、，然 后经 当 事 人 确经 当 事 人 确认 后，形 成认 后，形 成书面备忘录，书面备忘录，交 给 领 导 与交 给 领 导 与当 事 人 一 人当 事 人 一 人一份一份追 结 果追 结 果发通知，落实发通知，落实到人，会前通到人，会前通知，也测试了知，也测试了设备，了解会设备，了解会议性质？提供议性质？提供相关资料，做相关资料，做好会议记录，好会议记录，整理记录、下整理记录、下发记录，确定发记录，确定任务，一对一任务，一对一落实，当事人落实，当事人确认后、形成确认后、形成书面备忘录，书面备忘录，交给领导与当交给领导与当事人一人一份，事人一人一份，并每天或每周并每天或每周跟踪各项任务跟踪

15、各项任务的实际完成情的实际完成情况，并及时汇况，并及时汇报领导报领导做 流 程做 流 程把上述过程做把上述过程做成 标 准 化 的成 标 准 化 的“会议会议”流程流程，让任何一个秘让任何一个秘书都可以根据书都可以根据这个流程，把这个流程，把会议服务的结会议服务的结果做到九段，果做到九段，形成不依赖于形成不依赖于任何能人的会任何能人的会议服务体系议服务体系,通过建立一个通过建立一个培养九段秘书培养九段秘书的机制来复制的机制来复制和超越自己和超越自己!结果结果意识强化意识强化结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。九段秘

16、书之间的最大差别就在于：九段秘书之间的最大差别就在于：结果思维结果思维 “九段秘书九段秘书“不仅仅是针对秘书这个职不仅仅是针对秘书这个职务，更重要的是每个人做事情的思维习惯，务，更重要的是每个人做事情的思维习惯，而九段秘书的逻辑是结果管理；如果每个而九段秘书的逻辑是结果管理；如果每个人或者每个岗位都做好结果管理那么他就人或者每个岗位都做好结果管理那么他就是这个岗位的九段。是这个岗位的九段。一段秘书的做法：一段秘书的做法：递资料递资料帮领导端茶倒水、发通知、传帮领导端茶倒水、发通知、传递资料等简单的工作。递资料等简单的工作。常规性的秘书常规性的秘书二段秘书的做法：二段秘书的做法：做提醒做提醒递资

17、料递资料,把领导每周、每天的工作把领导每周、每天的工作行程和时间安排好，按照每周、每天行程的时间表行程和时间安排好，按照每周、每天行程的时间表提前提醒领导，比较重要的事项提前一天提醒、特提前提醒领导，比较重要的事项提前一天提醒、特别重要的事项提前一周提醒领导并且协助领导做好别重要的事项提前一周提醒领导并且协助领导做好充分的准备。充分的准备。三段秘书的做法：三段秘书的做法：审资料审资料递资料递资料,排行程、做提醒排行程、做提醒，并并且帮助领导审核资料，如何错的或者不合流且帮助领导审核资料，如何错的或者不合流程的就返回去不往上交。程的就返回去不往上交。四段秘书的做法：四段秘书的做法：汇工作汇工作递

18、资料递资料,排行程、做提醒，审排行程、做提醒，审资料，资料，并且每周、每月和每季把领导直接下并且每周、每月和每季把领导直接下属的工作结果和计划汇总起来及时提交领导。属的工作结果和计划汇总起来及时提交领导。五段秘书的做法：五段秘书的做法：做分析做分析递资料递资料,排行程、做提醒，审排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，资料，汇下属工作，帮助领导分析直接下属帮助领导分析直接下属本周或本月的工作结果完成情况并给出自己本周或本月的工作结果完成情况并给出自己的建议。的建议。六段秘书的做法：六段秘书的做法：帮汇总帮汇总递资料递资料,排行程、做提醒，审资排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，分析下属工作结果、给

19、出自己料，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议，的建议，并且并且帮助领导把自己本周、本月的工作帮助领导把自己本周、本月的工作结果汇总起来及下周、下月的工作计划做好初步结果汇总起来及下周、下月的工作计划做好初步的安排。的安排。七段秘书的做法七段秘书的做法：追措施追措施递资料递资料,排行程、做提醒，审资料，排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议，汇总领导的工作结果及工作计划的初步安排，汇总领导的工作结果及工作计划的初步安排，并且并且把领导修改完成的工作计划下发给下属，重要事项把领导修改完成的工作计划下发给下属，重要

20、事项还要求责任人提交完成目标计划的行动措施并及时还要求责任人提交完成目标计划的行动措施并及时提交给领导。提交给领导。八段秘书的做法八段秘书的做法：追结果追结果递资料递资料,排行程、做提醒，审资料，排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议，汇总领导的工作结果、工作计划的初步安排，汇总领导的工作结果、工作计划的初步安排，下发下发领导的工作计划、追踪措施、及时汇报，领导的工作计划、追踪措施、及时汇报，并且每天、并且每天、每周、每月根据行动措施中的关键节点追踪阶段性每周、每月根据行动措施中的关键节点追踪阶段性结果及时汇报给领导。

21、结果及时汇报给领导。九段秘书的做法：九段秘书的做法：做流程做流程把上述过程做成标准化的把上述过程做成标准化的“秘书秘书”工作流程，让任何一个没有做过工作流程，让任何一个没有做过秘书的都可以根据这个流程，把工作的结秘书的都可以根据这个流程，把工作的结果做到九段。果做到九段。秘书要做到九段才算成功秘书要做到九段才算成功1 1段段2 2段段3 3段段4 4段段5 5段段6 6段段7 7段段8 8段段9 9段段递资料递资料帮领导端帮领导端茶倒水、茶倒水、发通知、发通知、传递资料传递资料等简单的等简单的工作工作做提醒做提醒递资料递资料,把把领导每周、领导每周、每天的工作每天的工作行程和时间行程和时间安排

22、好，按安排好，按照每周、每照每周、每天行程的时天行程的时间表提前提间表提前提醒领导，比醒领导，比较重要的事较重要的事项提前一天项提前一天提醒、特别提醒、特别重要的事项重要的事项提前一周提提前一周提醒领导并且醒领导并且协助领导做协助领导做好充分的准好充分的准备备审 资 料审 资 料递资料递资料,排行排行程、做提醒，程、做提醒，并且帮助领并且帮助领导审核资料，导审核资料，如何错的或如何错的或者不合流程者不合流程的就返回去的就返回去不往上交不往上交汇工作汇工作递资料递资料,排排行 程、做行 程、做提 醒，审提 醒，审资 料，资 料，并并且 每 周、且 每 周、每 月 和 每每 月 和 每季 把 领

23、导季 把 领 导直 接 下 属直 接 下 属的 工 作 结的 工 作 结果 和 计 划果 和 计 划汇 总 起 来汇 总 起 来做 分 析做 分 析递资料递资料,排行排行程、做提醒，程、做提醒，审资料，汇审资料，汇下属工作，下属工作，帮助领导分帮助领导分析直接下属析直接下属本周或本月本周或本月的工作结果的工作结果完成情况并完成情况并给出自己的给出自己的建议建议帮 汇 总帮 汇 总递资料递资料,排排行程、做提行程、做提醒，审资料，醒，审资料，汇下属工作，汇下属工作，分析下属工分析下属工作结果、给作结果、给出自己的建出自己的建议，议，并且并且帮帮助领导把自助领导把自己本周、本己本周、本月的工作结月

24、的工作结果汇总起来果汇总起来及下周、下及下周、下月的工作计月的工作计划做好初步划做好初步的安排的安排追措施追措施递资料递资料,做做提醒，审资提醒，审资料，汇工作，料，汇工作，分析工作结分析工作结果、给出建果、给出建议，汇总领议，汇总领导工作结果导工作结果及工作计划，及工作计划，并下发领导并下发领导修改完成的修改完成的工作，重要工作，重要事项还要求事项还要求责任人提交责任人提交完成目标计完成目标计划的行动措划的行动措施并及时提施并及时提交给领导交给领导追 结 果追 结 果递资料递资料,排行排行程、做提醒，程、做提醒，审 资 料，汇审 资 料，汇下 属 工 作，下 属 工 作，分 析 下 属 工分

25、 析 下 属 工作 结 果、给作 结 果、给出 自 己 的 建出 自 己 的 建议，汇 总 工议，汇 总 工作 结 果、工作 结 果、工作 计 划，作 计 划，下下发 领 导 的 工发 领 导 的 工作 计 划、追作 计 划、追踪 措 施、及踪 措 施、及时 汇 报，时 汇 报，并并且 每 天、每且 每 天、每周、每 月 根周、每 月 根据 行 动 措 施据 行 动 措 施中 的 关 键 节中 的 关 键 节点 追 踪 阶 段点 追 踪 阶 段性 结 果 及 时性 结 果 及 时汇 报 给 领 导汇 报 给 领 导做 流 程做 流 程把上述过程做把上述过程做成 标 准 化 的成 标 准 化 的“秘书秘书”工作工作流程，让任何流程，让任何一个没有做过一个没有做过的秘书都可以的秘书都可以根据这个流程，根据这个流程，把工作的结果把工作的结果做 到 九 段。做 到 九 段。结果结果意识强化意识强化结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。