公文处理规范课件.ppt

1、第二讲 公文处理公文处理工作围绕公文的撰写、印制、收发、办理与立卷归档等一系列管理工作，需要进行许多具体的文书工作，就称为公文处理工作，也称为文书工作。公文处理主要包括收文处理和发文处理两个方面。一、收文处理一、收文处理 区中心的指令性和指导性公文 下级请求性和询问性公文 上级机关的批复性和答复性公文 各部门、各分中心的调查性和陈述性公文 内部刊物和“简报”其他文书材料收文流程公文签收登记分送拟办 批办传阅承办注办立卷归档或销毁收文第一步：签收收到材料后，在对方的公文投递单或者送文登记薄上签字，以明确交接双方的责任。签收文件要做好清点（核对文件名、份数，如有不符，可以拒签或在签收单上注明）、检

2、查（是否缺页、破损）、签字（检查无误后签字确认）。序号序号文件名文件名份数份数页数页数来文来文单位单位签收人签收人签收签收日期日期文件签收单收文第二步：登记在收文登记簿上编号并记载文件的来源、去向，保证文件的收受和处理。如果收文数量少，可以按照收文日期进行登记。如果数量多，就要进行归类登记。目前收文登记一般采用簿册式。XX分中心2011年收文登记簿编编号号日日期期文件名文件名文件文件字号字号来文来文单位单位处理处理结果结果编号：上(2011)9号处理结果：已扫描存档、已发分中心等收文第三步：分送 也称分办或者分发。是指在收到文件进行登记后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时准确地将收文分送给

3、有关领导、部门和承办人员阅办。分送给领导阅批的文件，要先填写文件处理笺，并列于文件前随文运转。文件处理笺收文第四步：拟办在区中心一般是由业务部门部长，分中心一般由业务员或者内勤提出。对文件的办理提出初步的处理意见。意见应当写在相应栏目，并签注拟办人的姓名与日期。紧急公文应当明确办理的时限。收文第五步：批办 是领导对文件如何办理提出最终的批示意见和要求。我中心的公文批办工作实行合理分工、分层负责的原则，业务性工作可由业务部门提出拟办意见，分管领导进行批办。全局性、政策性的公文必须由正职领导批办。同理，分中心的业务性工作可由业务员提出拟办意见、方案，由分中心主任进行批办。批办意见要写在文件处理笺的

4、有关栏目中，并注明批办人姓名及年、月、日。收文第六步：传阅 有关工作人员在工作职责范围内传递阅读文件。需要传阅的文件情况有两种：一是需要有关人员掌握文件精神和批示意见；二是作为普通抄送件，直接送相关人员阅览。对于有指定对象的文件，应严格传阅。文件传阅完毕必须及时交还给文件管理员保管，不得随意存放在个人手中。文件传阅单来文标题来文标题字号：字号：编号：编号：单位：单位：时间：时间：传阅范围传阅范围阅件人签名阅件人签名阅件时间阅件时间阅件人签名阅件人签名 阅件时间阅件时间负责承办的部门或员工收到领导批办的文件后，要见文即办，不得积压和拖延，凡是可以通过口头、电话、派人联系等方式解决的问题，都必须复

5、文，力求精简公文数量，但必须做好回复记录。收文第七步：承办承办凡批办意见中要求由某部门或分中心牵头处理的，该部门或分中心应当准备好有关文件和处理意见，邀请有关单位一起会商，并负责归纳整理意见，将定稿送有关部门会签后再报领导审定。参加其他部门主持的会商或会签工作时，也应当积极负责，共同做好工作。承办如果某份专业性文件在承办的同时还需要发文，那么业务人员不但要承办这份文件，还要参与发文办理时的“草拟”工作，以保证文件内容的专业性。注办也称办复。是指对文件承办的情况和结果，由经办人在文件处理笺“处理结果”一栏简要注明。注办内容：一般的传阅内容，注明已送达哪些单位进行传阅。需要办理复文的文件，注明“已

6、复文”、日期、文号；用口头或电话答复的，注明时间、接话人、主要内容及签名；不需要复文的文件，注明“已办”、“已阅”、“已扫描”。作用：备忘待查，为日后了解某一公文的承办过程、方式、结果提供依据。收文第八步：注办 文件经承办后，收文办理程序即告结束，文件即由文件管理员或综合部保管，到一定时期就进入归档或销毁的终结处理程序。对有价值的文件进行归档，对无价值的文件进行销毁。收文第九步：立卷归档或销毁发文流程拟稿审核 会签或签发编号复核缮印校对用印分发发文第一步：拟稿符合法律法规、区中心的政策制度规范做到主题明确、观点鲜明、情况属实、条例清楚、标点准确，篇幅力求简短公文应当一事一文，请求性公文更应如此

7、。发文第二步：审核审核重点：是否符合程序、应不应该发、内容是否符合政策、要求能否实现、文字表达是否准确、行文关系是否正确、公文格式是否妥当。审核负责人：一般由部门或分中心负责人负责审核。发文第三步：签发涉及全局性的重要文件，由主要领导签发。涉及某一业务问题的文件，由相关分管领导签发。在发文笺的签发栏写明意见，如“发”、“印发”“急发”。发文第四步：编号（略）发文第五步：复核审批手续是否完备、审批意见是否明确、附件材料是否齐全。文稿中的人名、地名、时间、数字、引文和文字表格，印发传达范围、主题词是否恰当准确，标点符号的用法及文种的使用、公文格式是否符合规定等。发文第六步：缮印发文第七步：校对校对文字、标点符号，如有错漏、疑问或需要斟酌的地方，不能随意改动，应作为问题向有关人员提出，由签发人员更正；依据定稿，检查板式、标题是否端正，页码是否连贯，行距、字距是否匀称，版面是否美观。发文第八步：用印（略）发文第九步：分发（检查是否缺页、倒页、错页。保密要求。）有句谚语这样说有句谚语这样说:“我我听听到的会到的会忘掉忘掉,我我看看到的能到的能记住记住,我我做做过的才真正过的才真正明白明白”.谢 谢！