订单处理 配送课件.ppt

1、W1 订单处理系统是物流系统的神经枢纽中心，而客户订单是引发物流过程运转的信息。l信息流的速度与质量对整个运作过程的成本与效率具有直接的影响 作用。l订单处理与信息系统构成了物流与企业管理信息系统的基础。订单处理系统订单处理系统一、客户订货周期一、客户订货周期W2 1 1客户下单客户下单2 2订单接受订单接受3 3订单处理订单处理4 4分拣与包装分拣与包装5 5货物运输货物运输6 6交付给客户交付给客户l1 订单准备与发送 1天l2 订单接受与订单输入 1天l3 订单处理 1天l4 仓库分拣和包装 1天l5 货物运输 1天l6 客户交货和卸货。1天 总订货周期时间总订货周期时间 8天天 先进的

2、订单先进的订单处理系统处理系统1天天1.客户订货周期组成客户订货周期组成一、客户订货周期一、客户订货周期W3时间范围时间范围0.51.5天天1.订单准备与发送订单准备与发送 2.订单输入和处理订单输入和处理3.订单处理订单处理时间范围时间范围13天天时间范围时间范围19天天时间范围时间范围15天天4.运输运输5.客户接受客户接受总订单周期总订单周期时间范围时间范围0.51.5天天2.订单周期的变动订单周期的变动一、客户订货周期一、客户订货周期W43.订货周期不稳定的因素订货周期不稳定的因素一、客户订货周期一、客户订货周期实际交付周期与事先约定的周期不符；实际交付周期与事先约定的周期不符；原材料

3、订单交付量的不稳定性；原材料订单交付量的不稳定性；交付原材料的质量问题。交付原材料的质量问题。运输的不稳定。运输的不稳定。W5 客户填写订单，然后将订单交给销售人员或者邮寄给供应商。传统方式略高层次的方法先进的系统通过电话将订单告诉制造商的订单接受文员，文员再将订货信息详细记录下来。客户通过电话将订单信息传递给在制造商总部办公并配备计算机终端的客户服务代表。这种类型的系统允许客户服务代表确定所需 产品是否有库存。1.订单输入方法订单输入方法二、客户订单如何进入企业订单处理功能？二、客户订单如何进入企业订单处理功能？W6 为了在订单发送和订单输入方面达为了在订单发送和订单输入方面达到最快的速度和

4、实现最高的准确度，电到最快的速度和实现最高的准确度，电子化方式子化方式(例如通过电话线发送信息的例如通过电话线发送信息的电子终端和计算机与计算机之间的联网电子终端和计算机与计算机之间的联网)正得到更广泛地应用。许多公司逐渐使正得到更广泛地应用。许多公司逐渐使客户通过互联网来下单。客户通过互联网来下单。二、客户订单如何进入企业订单处理功能？二、客户订单如何进入企业订单处理功能？W7 客户订单客户订单可用库存可用库存核查信用核查信用仓库提货仓库提货客户交付客户交付运输客户订单运输客户订单订单发送订单发送输入客户输入客户订单订单生产计划生产计划运输计划运输计划延期订单延期订单库存文件库存文件生产生产

5、发货文件发货文件处理订单处理订单开具发票开具发票2.客户订单路径客户订单路径二、客户订单如何进入企业订单处理功能？二、客户订单如何进入企业订单处理功能？W8通讯功能通讯功能速度速度成本成本 一致性一致性准确性准确性评价订单发送方式的四种方法评价订单发送方式的四种方法此外订单处理系统可以把有此外订单处理系统可以把有用的销售信息传达给营销部门用的销售信息传达给营销部门(用于市场分析和预测用于市场分析和预测)、财务、财务部门部门(用于现金流计划用于现金流计划)以及物以及物流或生产部门流或生产部门三、评价订单发送方式的方法三、评价订单发送方式的方法 W9 计算机完善了订单处理系统计算机完善了订单处理系

6、统客户与销售人员可以通过免费电话将订单发送到配送中心或公司总部。订单处理员配备有数据终端，可以实时输入和访问信息。订单处理员一输入客户代码，包括客户姓名、账户地址、信用代码以及运输地址的订单格式就显示在屏幕上。1.先进订单处理系统先进订单处理系统三、评价订单发送方式的方法三、评价订单发送方式的方法 W10 计算机完善了订单处理系统计算机完善了订单处理系统职员口头接受订单的其他信息，然后在终端上将其输人系统，这些信息将与标题信息一起显示出来。系统能够将订货数量与最低运输数量相匹配，以保证订单能够满足必要的规格。然后，职员可能会将订单返回给客户。当订单全部满足准确和完整的标准格式时，将进人处理阶段

7、。1.先进订单处理系统先进订单处理系统三、评价订单发送方式的方法三、评价订单发送方式的方法 W11需求流需求流运输和物流其它环节的关系运输和物流其它环节的关系 供应商供应商分销商分销商零售商零售商制造商制造商产品流产品流传统的供应链流传统的供应链流供应商供应商分销商分销商零售商零售商制造商制造商产品流产品流订单订单订单订单订单订单传统的供应链中信息流的障碍传统的供应链中信息流的障碍三、评价订单发送方式的方法三、评价订单发送方式的方法 W12及时准确的信息流及时准确的信息流运输和物流其它环节的关系运输和物流其它环节的关系 平滑、连续的与需求相匹配的产品流平滑、连续的与需求相匹配的产品流基于信息的

8、供应链流基于信息的供应链流供应商供应商分销商分销商零售商零售商制造商制造商三、评价订单发送方式的方法三、评价订单发送方式的方法 W132.内部销售内部销售/电话销售电话销售 三、评价订单发送方式的方法三、评价订单发送方式的方法内部销售内部销售/电话销售是自动化订单处理电话销售是自动化订单处理系统的一个延伸，它使企业能够：系统的一个延伸，它使企业能够：保持与那些购买量不足以进行频繁的销售保持与那些购买量不足以进行频繁的销售访问的现有客户之间的联络；访问的现有客户之间的联络；增加与可获利的大客户之间的联络；增加与可获利的大客户之间的联络；有效地开拓新的市场机会。有效地开拓新的市场机会。电话销售电话

9、销售的好处的好处W143.电子数据交换电子数据交换 三、评价订单发送方式的方法三、评价订单发送方式的方法根据商定的交易或电文数据的结构标准实根据商定的交易或电文数据的结构标准实施商业或行政交易从计算机到计算机的电施商业或行政交易从计算机到计算机的电子传输。子传输。电子数据电子数据交换交换EDI简单地说，一台计算机直接与另一台计算机进行的通讯。简单地说，一台计算机直接与另一台计算机进行的通讯。EDIEDI采用电子化的通讯方式替代语音和书面的通讯方式。采用电子化的通讯方式替代语音和书面的通讯方式。EDIEDI发送允许接受方直接对文件进行处理和根据文件采发送允许接受方直接对文件进行处理和根据文件采取

10、行动。取行动。W153.电子数据交换电子数据交换 三、评价订单发送方式的方法三、评价订单发送方式的方法首先，使用者必须具有共同的通信标准。首先，使用者必须具有共同的通信标准。此外，使用者必须共享一种共同的语言此外，使用者必须共享一种共同的语言或信息标准或者具有转换能力。或信息标准或者具有转换能力。为了使为了使EDIEDI正常运行，要求计算机语言相互兼容。正常运行，要求计算机语言相互兼容。目前使用的目前使用的EDIEDI协议有许多种。协议有许多种。有一些协议是由某个特定的企业创有一些协议是由某个特定的企业创造和使用的独特的系统。造和使用的独特的系统。有一些标准已经被某个行业所采纳。有一些标准已经

11、被某个行业所采纳。EDIEDI标准标准W163.电子数据交换电子数据交换 三、评价订单发送方式的方法三、评价订单发送方式的方法专用系统涉及由单个企业所有、管理和维护的专用系统涉及由单个企业所有、管理和维护的EDIEDI系统，该企业直接向许多供应商采购或者直系统，该企业直接向许多供应商采购或者直接从客户那儿接受订单。接从客户那儿接受订单。增值网（增值网（VANs VANs），也称第三方网络或多对多系），也称第三方网络或多对多系统，是使用最广泛的统，是使用最广泛的EDIEDI系统。第三方企业充当系统。第三方企业充当中央票据交换所。中央票据交换所。主要的主要的EDIEDI系统系统 专用系统、增值网专

12、用系统、增值网(Value-Added Networks,VANs)以及行业联合系统。以及行业联合系统。专用系统与增值网之间的区别（见下页图）专用系统与增值网之间的区别（见下页图）W173.电子数据交换电子数据交换 三、评价订单发送方式的方法三、评价订单发送方式的方法供应商供应商供应商供应商供应商供应商制造商制造商制造商制造商制造商制造商第三方第三方供应商供应商供应商供应商供应商供应商供应商供应商制造商制造商增值网（增值网（VAN):VAN):多个购买者多个供应商多个购买者多个供应商专用系统专用系统:一个购买者对多个供应商一个购买者对多个供应商W183.电子数据交换电子数据交换 三、评价订单发

13、送方式的方法三、评价订单发送方式的方法EDIEDI有许多潜在的好处有许多潜在的好处减少文书工作；减少文书工作；由于手工处理工作的减少而提高准确率；由于手工处理工作的减少而提高准确率；加快订单和其他数据的发送速度；加快订单和其他数据的发送速度；减少数据输入、文件归档、邮寄以及相关减少数据输入、文件归档、邮寄以及相关任务方面的文书任务方面的文书/管理工作；管理工作；W193.电子数据交换电子数据交换 三、评价订单发送方式的方法三、评价订单发送方式的方法降低下达订单和相关的加工和处理工作的成本；降低下达订单和相关的加工和处理工作的成本；由于可以在文书工作上花费更少的时间而提由于可以在文书工作上花费更

14、少的时间而提高员工发挥能动性的机会；高员工发挥能动性的机会；由于确认和运输通知的快速而提高信息的有效性；由于确认和运输通知的快速而提高信息的有效性；通过将通过将EDIEDI与其他系统对接而降低了其他部门的与其他系统对接而降低了其他部门的工作负担并提高了这些部门的工作准确度工作负担并提高了这些部门的工作准确度;由于准确度的提高和订货周期时间的缩短由于准确度的提高和订货周期时间的缩短而降低了库存而降低了库存 W20四、电子数据交换四、电子数据交换(EDI)单证实例单证实例商业合同商业合同5.1 订单处理过程订单处理过程5.2 影响订单处理时间的其它因素影响订单处理时间的其它因素5.3 物流信息系统

15、物流信息系统5.4 物流信息系统的应用物流信息系统的应用5.1 订单处理过程订单处理过程销售订单销售订单订单准备订单准备订单状况报告订单状况报告订单传输订单传输订单履行订单履行订单录入订单录入5.1.1 订单准备订单准备(order Preparation)指搜集所需产品或服务的必要信息和正式提出购买指搜集所需产品或服务的必要信息和正式提出购买要求的各项活动。包括：要求的各项活动。包括：决定合适的供应商决定合适的供应商 填制订单（很多填制订单（很多ERP系统只要有需求一般系统只要有需求一般是电脑产生）是电脑产生）确定库存的可得率（包括产品规格及数量确定库存的可得率（包括产品规格及数量等）等）通

16、报订单信息（订单可执行的程度等）通报订单信息（订单可执行的程度等）运用电子技术加快订单准备运用电子技术加快订单准备商品条形码扫描系统商品条形码扫描系统通过电脑直接给供应商下单通过电脑直接给供应商下单自动补货系统自动补货系统5.1.2 订单传输订单传输(Order Transmittal)订单处理的第二步，指订单请求从发出地点到订单订单处理的第二步，指订单请求从发出地点到订单录入地点的传输过程。传输方式：录入地点的传输过程。传输方式：人工方式：邮政、快递等，时间长、速度人工方式：邮政、快递等，时间长、速度慢、成本低慢、成本低电子方式：电子方式：E-mail、传真，时间短、速度、传真，时间短、速度

17、快快电子电子+人工方式人工方式因订单传输方式会影响订单的处理进度，进而影响因订单传输方式会影响订单的处理进度，进而影响公司的业绩及成长，电子方式将逐步取代人工方式。公司的业绩及成长，电子方式将逐步取代人工方式。5.1.3 订单录入订单录入(Order Entry)指在订单实际履行前所进行的各项工作。包括：指在订单实际履行前所进行的各项工作。包括：核对订货信息及其准确性（客户订单，即销售单）；核对订货信息及其准确性（客户订单，即销售单）；核查产品库存状况；核查产品库存状况；准备补交货订单（采购单）或取消订单（采购单或客户准备补交货订单（采购单）或取消订单（采购单或客户订单）文件；订单）文件；审核

18、客户信用；审核客户信用；转录订单信息（将客户订单转成公司的销售订单）；转录订单信息（将客户订单转成公司的销售订单）；开具账单开具账单 订单录入方式：订单录入方式：手工录入和借助电子工具录入手工录入和借助电子工具录入 如何识别客户信用风险如何识别客户信用风险5.1.3 订单录入订单录入(Order Entry)5.1.3 订单录入订单录入(Order Entry)订单录入的影响因素：订单录入的影响因素：订单录入方式影响订单录入的时间订单录入方式影响订单录入的时间订单录入的批量影响订单录入的时间及履订单录入的批量影响订单录入的时间及履行行订单录入的时间影响订单的处理及履行订单录入的时间影响订单的处

19、理及履行 修改订单录入系统的目的：修改订单录入系统的目的：减少销售（采购）人员的非销售（采购）减少销售（采购）人员的非销售（采购）工作工作 合并订单以提高运输调度的效率合并订单以提高运输调度的效率 改进存储点拣货与装运模式改进存储点拣货与装运模式5.1.4 订单履行订单履行(Order Fulfilling)与实物有关的活动。包括：与实物有关的活动。包括：通过提取存货、生产或采购来获取所订购通过提取存货、生产或采购来获取所订购的货物的货物对货物进行包装对货物进行包装安排运输送货安排运输送货准备货运单证准备货运单证以上有些可以和订单录入同步进行，缩短处理时间。以上有些可以和订单录入同步进行，缩短

20、处理时间。5.1.4 订单履行订单履行(Order Fulfilling)订单履行的优先法则：订单履行的优先法则：先收到先处理；先收到先处理；优先处理订货量小、相对简单的订单；优先处理订货量小、相对简单的订单；优先处理承诺交期最早的订单；优先处理承诺交期最早的订单；优先处理交期最近及紧急订单优先处理交期最近及紧急订单；使处理时间最短；使处理时间最短；预定处理顺序。预定处理顺序。5.1.4 订单履行订单履行(Order Fulfilling)依据标准：依据标准：是否对所有客户公平；是否对所有客户公平；订单的重要性；订单的重要性；能够实现的订单处理的速度。能够实现的订单处理的速度。5.1.4 订单

21、履行订单履行(Order Fulfilling)订单不完全履行的问题：分割订单订单不完全履行的问题：分割订单分割订单（分割订单（Split Order）：利用备用货源）：利用备用货源部分履行订单，分批交货。部分履行订单，分批交货。是是分割订单进行分批交货还是将订单压后处分割订单进行分批交货还是将订单压后处理？理？决策者需权衡增加的订单处理成本、运输决策者需权衡增加的订单处理成本、运输成本（分割订单）与维持期望的客户服务成本（分割订单）与维持期望的客户服务水平所带来的收益（准时交货）。水平所带来的收益（准时交货）。5.1.5 订单状况报告订单状况报告订单处理的最后一环，不断地向客户报告订订单处理

22、的最后一环，不断地向客户报告订单处理或交货过程中各种状况，确保优质的单处理或交货过程中各种状况，确保优质的客户服务。活动内容：客户服务。活动内容：跟踪客户订单执行状况；跟踪客户订单执行状况；报告订单处理的进度；报告订单处理的进度；报告订单交付的时间和数量；报告订单交付的时间和数量；报告发运状况等。报告发运状况等。单据的演变单据的演变客户客户采购单采购单业务业务销售单销售单关务关务出货通知单出货通知单业务业务发票发票库房库房包装单包装单生产生产入库单入库单库房库房收货单收货单采购采购采购单采购单计划计划MRP计划计划生产工单生产工单订单处理案例订单处理案例Dell通过网站向供应商提供实时数据，使

23、供应商了通过网站向供应商提供实时数据，使供应商了解零部件库存、需求预测及其他客户信息，更好地解零部件库存、需求预测及其他客户信息，更好地根据根据DELL的需求组织生产并按的需求组织生产并按JIT配送，大多数零配送，大多数零部件只在部件只在Dell仓库存放仓库存放15分钟以内；同时，分钟以内；同时，DELL的客户在网上按指令配置的客户在网上按指令配置PC，下订单，下订单5分钟后就可分钟后就可以得到确认，以得到确认，36小时以内客户订购的小时以内客户订购的PC就会下生产就会下生产线装上配送车。线装上配送车。采购方采购应用采购方采购应用销售方订单输入应用销售方订单输入应用EDI 信息流信息流订单处理

24、案例订单处理案例讨论：讨论：影响订单处理时间的因素有哪些？影响订单处理时间的因素有哪些？如何加快企业订单的处理速度？如何加快企业订单的处理速度？加快企业订单反应速度加快企业订单反应速度5.2 影响订单处理时间的其它因素影响订单处理时间的其它因素订单处理的先后顺序（订单处理的先后顺序（Priority Processing）：）：按照优先原按照优先原则进行则进行并行处理与顺序处理（并行处理与顺序处理（Parallel versus Sequential Processing）：）：处理订单的步骤多，有时候可以同时进行处理订单的步骤多，有时候可以同时进行订单履行的准确度（订单履行的准确度（Orde

25、r-Filling Accuracy）：）：准确地处准确地处理订单能够免去纠错的程序理订单能够免去纠错的程序订单的批处理（订单的批处理（Order Batching）：）：批处理可以节省处理批处理可以节省处理成本，但批量太大则会增加处理时间成本，但批量太大则会增加处理时间合并运输（合并运输（Shipment Consolidation）：）：合并运输可以节合并运输可以节省成本，但延长了订单处理时间省成本，但延长了订单处理时间 W39模块一模块一 订单处理订单处理W40主要内容主要内容订单制作订单制作一单据审核单据审核二订单传送订单传送四订单确认订单确认三W41一、订单制作一、订单制作（一）商品

26、库存查询（一）商品库存查询v1、库房库存查询v2、货架库存查询v3、堆头等其他陈列商品查询（二）系统库存查询（二）系统库存查询v1、查询系统库存数据v2、按照销售计划查询缺货信息 W42一、订单制作一、订单制作（三）订单单据录入流程（三）订单单据录入流程W43二、单据审核二、单据审核（一）商品名称及数量审核（一）商品名称及数量审核v1、商品v2、每箱数量v3、订货数量v4、订货金额W44二、单据审核二、单据审核（二）订单项目审核（二）订单项目审核v1、订货单号v2、供应商索v3、订货日期v4、订货人v5、到货日期（三）其他审核（三）其他审核v注意：一张订单，每种商品只能有一条订货信息。W45三

27、、订单确认三、订单确认（一）新增订货单的确认作业（一）新增订货单的确认作业（二）取消订货：取消该订货单（二）取消订货：取消该订货单（三）暂不处理：先从待确认的订货单中剔除，（三）暂不处理：先从待确认的订货单中剔除，以后再确认以后再确认（四）如要保存所作的确认作业，按（四）如要保存所作的确认作业，按确认确认按钮按钮W462、订单档案资料内容设计不同交易形态的订单由不同的栏位需求，如一般交易、现销式交易、间接交易等，处理流程差异很大，交易形态针对一整张的所有出货品项。因此需要设计成不同的档案分别存放。寄库式交易、兑换券交易或合约式交易通常都是针对一张订单中某些出货品项而言，因此可凭借增设交易记录栏

28、位，说明此出货品项的交易形态而不需要另外设档。表头档明细档W47订单档案栏位设计订单表头/标题性资料订单单好订货日期客户代号客户名称客户采购单号送货日期送货地址订单明细资料商品代号商品名称商品规格商品单价订购数量订购单位金额折扣交易类别配送梯次付款方式业务员代号配送要求订单状态备注W483、相关档案内容设计客户主档配送区域：大、中、小分类配送路径顺序：道路、客户位置车辆形态：大小限制下货特性：难易程度配送要求：送货时间、协助上架、贴标签客户等级客户形态信用额度W49商品主档替代性商品（相同功能，不同供应商、不同等级、不同价格）商品价格结构：不同客户类型有不同的价格最小订货单位：考虑包装、储存、存取等因素规格换算：不同包装之间体积重量库存资料已采购未入库量可分配量已分配量