办公室公文处理课件.ppt

1、1办公室公文处理办公室公文处理安徽省疾病预防控制中心安徽省疾病预防控制中心 姚琪姚琪二六年十月二十日二六年十月二十日办公室公文处理办公室公文处理2 （19931993年年1111月月2121日国务院办日国务院办公厅发布，公厅发布，19941994年年1 1月月1 1日起施行日起施行的的国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法同时废止）同时废止）3(一一)、国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式(二二)、印刷、书写和绘图纸幅面尺寸印刷、书写和绘图纸幅面尺寸(三三)、公文中各要素公文中各要素4(一一)、国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国标：国标：GB/T9704-1999本标准的

2、本标准的适用范围：适用范围：本标准适用于国家各级行政机关的公文，其他机本标准适用于国家各级行政机关的公文，其他机关、企事业单位的公文可参照执行。所谓参照执行就关、企事业单位的公文可参照执行。所谓参照执行就是可以结合自己的实际执行。是可以结合自己的实际执行。5(二二)、印刷、书写和绘图纸幅面尺寸印刷、书写和绘图纸幅面尺寸6 每面每面2222行，每行行，每行2828个字。个字。(Word(Word文档页边距：上下左右均为文档页边距：上下左右均为2 2.5 5厘米厘米)字间距为字间距为“标准标准”字距，指一个汉字所占的空字距，指一个汉字所占的空 间，即两个字节。以间，即两个字节。以3 3号字高度加号

3、字高度加3 3号字高度号字高度7 7/8 8 倍的距离为一基准行，即倍的距离为一基准行，即“段落段落”中的单倍行距。中的单倍行距。7 纸张定量：纸张定量：60g/60g/m2-80g/-80g/m2的胶版印刷纸或复印；的胶版印刷纸或复印；纸张白度：纸张白度：85%-90%85%-90%；横向耐折度：横向耐折度：1515次；次；不透明度：不透明度：85%85%PHPH值：值：7.5-9.57.5-9.5：通常情况是用通常情况是用7070克胶版印刷纸或复印纸。克胶版印刷纸或复印纸。8国准中规定用国际标准纸型：国准中规定用国际标准纸型：A4A4幅面尺寸为：幅面尺寸为：210210mmmm297297

4、mmmm9 公文用纸天头（上白边）为：公文用纸天头（上白边）为：37mm37mm1mm1mm 公文用纸订口（左白边）为：公文用纸订口（左白边）为：28mm28mm1mm1mm 版心尺寸为：版心尺寸为：156mm156mm225mm225mm（不含页码）（不含页码）10发文机关标识、反线、印章为发文机关标识、反线、印章为红色红色其余部分均为其余部分均为黑色黑色11 骑马订或平订的订位为：骑马订或平订的订位为：两钉钉锯外订眼距书芯上下各两钉钉锯外订眼距书芯上下各1 1/4 4处；处；平订钉锯与书脊间的距离为：平订钉锯与书脊间的距离为：3 3mm-mm-5 5mmmm12 国家行政机关公文格式国家行

5、政机关公文格式将组成公文的各要素将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即版芯，即156156mmmm）以上的各要素。）以上的各要素。置于红色反线（不含）以下至主置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素。题词（不含）之间的各要素。置于主题词以下的各要素。置于主题词以下的各要素。(三三)、公文中各要素公文中各要素13眉首的要素包括：眉首的要素包括：14 并不是所有的公文都要编制份数并不是所有的公文都要编制份数,国家国家行政机关公文处理办法行政机关公文处理办法第十条第一款第一第十条第一款

6、第一项：涉及国家秘密的公文应当标明密级和保项：涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，密期限，其中，“绝密绝密”、“机密机密”级公文级公文还应当标明份数序号。还应当标明份数序号。公文份数序号用阿拉伯数字顶格标识在版公文份数序号用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第心左上角第1 1行。一般至少编两位，即行。一般至少编两位，即“01”01”。如果只编壹位如果只编壹位“1”1”会使人不知其意，以为是会使人不知其意，以为是误印上去的。误印上去的。15 “绝密绝密”是是最重要的最重要的国家秘密，泄露会国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密机

7、密”是是重要的重要的国家秘密，泄露会使国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密秘密”是是一般的一般的国家秘密，泄露会使国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。国家的安全和利益遭受损害。秘密等级包括：绝密、机密、秘密秘密等级包括：绝密、机密、秘密16 保密期限是对密级公文时效的说明。国保密期限是对密级公文时效的说明。国家保密机构的要求是在密级程度后标注保密家保密机构的要求是在密级程度后标注保密期限，并在秘密等级和保密期限之间用隔期限，并在秘密等级和保密期限之间用隔开，此时秘密等级两字之间不空开，此时秘密等级两字之间不空1 1 字距离，字距离，以

8、免字段过长。如：绝密三个月以免字段过长。如：绝密三个月 秘密等级秘密等级 秘密等级用秘密等级用3 3号黑体字顶格标识在版心号黑体字顶格标识在版心右上角第右上角第1 1行，两字之间空行，两字之间空1 1字。字。17 紧急程度主要是对公文送达时限的要求。紧急程度主要是对公文送达时限的要求。国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法规定紧急公规定紧急公文应当分别标明文应当分别标明“特急特急”、“急件急件”。紧急程度用紧急程度用3 3号黑体字顶格标识在版心号黑体字顶格标识在版心右上角第右上角第1 1行，两字之间空行，两字之间空1 1字。如果同时标字。如果同时标识秘密等级和紧急程度时，秘密等级顶格

9、标识秘密等级和紧急程度时，秘密等级顶格标识在版心右上角第识在版心右上角第1 1行，紧急程度顶格标识在行，紧急程度顶格标识在版心右上角第版心右上角第2 2行。行。18 发文机关标识由发文机关全称或规范化发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加简称后面加“文件文件”两字组成。两字组成。联合行文时，主办机关名称在前，联合行文时，主办机关名称在前，“文文件件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。排布。发文机关过多时，必须保证首页显示正发文机关过多时，必须保证首页显示正文，可采用缩小发文机关字号，缩小行距的文，可采用缩小发文机关字号，缩小行距的办法。办法。19

10、平行文或下行文：平行文或下行文：发文机关标识上边缘至版心上边缘发文机关标识上边缘至版心上边缘2525mmmm（约（约2 2行），这行），这2 2行用于标识份数序号、密级、行用于标识份数序号、密级、紧急程度，即使这紧急程度，即使这3 3项要素均不需要标识，项要素均不需要标识，也要留出这段空白。因此，在设计文件红头也要留出这段空白。因此，在设计文件红头时，发文机关标识位置应自上页边起留出天时，发文机关标识位置应自上页边起留出天头：头：3737mm+mm+2525mm=mm=6262mmmm的位置。的位置。发文机关标识位置发文机关标识位置20 上行文：上行文：发文机关标识上边缘至版心上边缘发文机关标

11、识上边缘至版心上边缘80mm80mm，即要留出，即要留出80mm-25mm=55mm80mm-25mm=55mm的空白的空白供上级机关批示文件用。也就是说上行供上级机关批示文件用。也就是说上行文发文机关标识位置应自上页边起留出文发文机关标识位置应自上页边起留出天头：天头：37mm+25mm+55mm=117mm37mm+25mm+55mm=117mm 21 发文字号由发文机关发文字号由发文机关代字代字、年份年份、序号序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标组成。年份、序号用阿拉伯数码标识。发文字号应尽量简化。识。发文字号应尽量简化。发文字号在发文机关标识下空发文字号在发文机关标识下空2 2行，行，反

12、线之上反线之上4 4mmmm处用处用3 3号仿宋体字居中排布。号仿宋体字居中排布。发文字号位置：发文字号位置：22 年份要用全称：年份要用全称：20052005，不能简化为：，不能简化为：“04”04”、“05”05”。年份要用六角括号年份要用六角括号“”括起来。注意括起来。注意不要用圆特号，因为当引用公文时，标题后面的不要用圆特号，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号发文字号要用圆括号“()”()”括起。括起。发文字号要求：发文字号要求：序号是发文的流水号，序号不编虚位，即序号是发文的流水号，序号不编虚位，即1 1不编为不编为001001，不加，不加“第第”、“字字”等虚字。等虚字

13、。23 上报的公文需标识签发人姓名，平行上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空排列于发文字号右侧。发文字号居左空1 1字，字，签发人姓名居右空签发人姓名居右空1 1字；字；“签发人签发人”用用3 3号号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3 3号楷号楷体字标识签发人姓名。体字标识签发人姓名。签发人标识仅在上行文中才出现，其签发人标识仅在上行文中才出现，其目的是让上级单位的领导人了解下级单位目的是让上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的事项负责。谁对上报的事项负责。24 反线位于发文字号之下反线位于发文字号之下4 4mmmm处处印一条与版心

14、等宽的红色线条，线印一条与版心等宽的红色线条，线宽约宽约2.252.25磅。磅。25正文主体包括：正文主体包括：26 红色反线下空红色反线下空2 2行，用行，用2 2号小标宋体字，可分号小标宋体字，可分一行或多行居中排布。一行或多行居中排布。注意标题的断行。注意标题的断行。考虑到许多机器中没有小标宋字体，可变考虑到许多机器中没有小标宋字体，可变通采用宋体字。省疾控中心公文标题字采用小通采用宋体字。省疾控中心公文标题字采用小2 2号号宋体字加粗。宋体字加粗。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，不用标点符号。不用标点符号。27 标题下空标题下空1 1行，左侧

15、顶格用行，左侧顶格用3 3号仿宋体号仿宋体标识，回行时仍顶格。最后一个主送机关名标识，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。称后标全角冒号。标识主送机关时应标明主送机关全称、标识主送机关时应标明主送机关全称、规范化的简称，同类型的主送机关可标统称，规范化的简称，同类型的主送机关可标统称，如：各市、县如：各市、县(区区)疾病预防控制中心。疾病预防控制中心。28 如果主送机关过多而使公文首页不能显如果主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移到版记中的示正文时，应将主送机关名称移到版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。如果仅差

16、如果仅差1 1行就可以不挤出正文时，主行就可以不挤出正文时，主送机关在标题下可不空送机关在标题下可不空1 1行。行。布告、公告、通告等公布性公文，不写布告、公告、通告等公布性公文，不写主送机关；非法定公文之外的各种计划、报主送机关；非法定公文之外的各种计划、报表、规章、条例等不写主送机关。表、规章、条例等不写主送机关。29 位置：位置：主送机关名称下主送机关名称下1 1行，第个自然段左行，第个自然段左空空2 2字，回行顶格。字，回行顶格。结构：结构：正文的结构一般由开头正文的结构一般由开头(导语导语)、主、主体、结语三部分组成。体、结语三部分组成。字体字号：字体字号：3 3号仿宋。正文中的小标

17、题用号仿宋。正文中的小标题用3 3号号小标宋体字或黑体字。小标宋体字或黑体字。正文中的数字、年份不能回行。正文中的数字、年份不能回行。要求文字简练，观点明确，逻辑严密，文理要求文字简练，观点明确，逻辑严密，文理通顺，标点符号准确。通顺，标点符号准确。30 公文正文中有些图表、名单等内容，公文正文中有些图表、名单等内容，若穿插在正文中，往往隔断公文前后意思的若穿插在正文中，往往隔断公文前后意思的联系，造成阅读上的不便，此时应从正文中联系，造成阅读上的不便，此时应从正文中抽出这些内容，作为附件单独表述。抽出这些内容，作为附件单独表述。附件应在正文下空附件应在正文下空1 1行，左空行，左空2 2字，

18、用字，用3 3号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。附件序号使用阿拉伯数码，附件名称附件序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。如：后不加标点符号。如：附件：附件：1 1、2 2、31 公文生效标识是证明公文效力的表现公文生效标识是证明公文效力的表现形式。包括发文机关印章、签署人姓名、生形式。包括发文机关印章、签署人姓名、生效时间。公文生效标识有两种情况，一种是效时间。公文生效标识有两种情况，一种是单一发文，另一种是联合发文。单一发文，另一种是联合发文。成文日期成文日期 特殊情况说明特殊情况说明 印章印章 单一发文单一发文 联合发文联合发文32 成文日期成

19、文日期 成文日期是公文生效的时间，是公文成文日期是公文生效的时间，是公文的重要内容，公文如果没有生效时间，在的重要内容，公文如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。某种意义上说就是一纸空文。用汉字将年、月、日标全，用汉字将年、月、日标全，“零零”写写为为“O”O”。由于印章要盖在成文日期上，所。由于印章要盖在成文日期上，所以成文日期要依印章的位置而定。以成文日期要依印章的位置而定。WordWord文文档在菜单栏点击档在菜单栏点击“插入插入”中的中的“日期和时日期和时间间”，选择中文格式。，选择中文格式。33 印章印章 印章是公文生效标志，是鉴定公文真伪的印章是公文生效标志，是鉴定公文真伪

20、的重要标志，除会议纪要以外，不加盖印章的公文为重要标志，除会议纪要以外，不加盖印章的公文为无效公文。无效公文。单一发文单一发文 单一机关印发的公文在落款处不署发文机单一机关印发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空关名称，只标识成文日期。成文日期右空4 4字，加字，加盖印章应上距正文盖印章应上距正文1 1行之内，端正，居中下压成文行之内，端正，居中下压成文日期。上距正文日期。上距正文1 1行之内也就是不到行之内也就是不到1 1行的空白，这行的空白，这是为了防止变造公文，因为如果空白过大，就容易是为了防止变造公文，因为如果空白过大，就容易被人私自加入其他内容。被人私自加入其

21、他内容。34 联合发文联合发文 当联合发文需加盖当联合发文需加盖2 2个印章时，应将成文日个印章时，应将成文日期拉开，左右各空期拉开，左右各空7 7字，主办机关印章在前，两个字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，互不相交、相切，相距不超过印章均压成文日期，互不相交、相切，相距不超过3mm3mm。只能采用同种加盖印章方式，要下套均下套，。只能采用同种加盖印章方式，要下套均下套，要中套均中套，以保证印章排列整齐、美观。要中套均中套，以保证印章排列整齐、美观。当联合发文需加盖当联合发文需加盖3 3个以上印章时，为防止个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）出现空白印章，

22、应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上，印章之间互不相交、相切。每排最多套印在其上，印章之间互不相交、相切。每排最多排排3 3个印章，两端不得超出版心。最后一排如余个印章，两端不得超出版心。最后一排如余1 1个个或或2 2个印章时，居中排布。在最后一排印章之下右个印章时，居中排布。在最后一排印章之下右空空2 2字标识成文时间。字标识成文时间。35 附注一般是对公文的发放范围、使用时附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明。如：需注意的事项加以说明。如：此件发至县团级、此件可见报等。此件发至县

23、团级、此件可见报等。公文如有附注，用公文如有附注，用3 3号仿宋体字，居左空号仿宋体字，居左空2 2字加圆括号标识在成文日期下字加圆括号标识在成文日期下1 1行。行。注意：注意：附注不是对公文内容作出解释或注附注不是对公文内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决。采取句内括号或句外括号的方式解决。36版记的要素包括：版记的要素包括：37 “主题词主题词”三字用三字用3 3号黑体字，居左顶号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用格标识，后标全角冒号；词目用3 3号小标宋号小标宋体字；词目之间空体字；词目之间空

24、1 1字。字。主题词依次以类别词、类属词、文种三主题词依次以类别词、类属词、文种三部分标注，一般不超过部分标注，一般不超过5 5个，不少于个，不少于3 3个。如个。如国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法的主题词是：的主题词是：文秘工作、公文、办法、通知，文秘工作、公文、办法、通知，“文秘工作文秘工作”是类别词，是类别词，“公文公文”、“办法办法”是类属词，是类属词，“通知通知”是文种。是文种。38 主题词之下主题词之下1 1行，左右各空行，左右各空1 1字，用字，用3 3号仿号仿宋体字标识。宋体字标识。“抄送抄送”后标全角冒号，抄送后标全角冒号，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后

25、的抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。若机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。若主送机关过多或使用主送机关过多或使用“会议纪要会议纪要”文种时，文种时，要在主题词之下，抄送之上标识主送机关，要在主题词之下，抄送之上标识主送机关，标识方法同抄送。标识方法同抄送。39 位于抄送机关之下（无抄送机关时在位于抄送机关之下（无抄送机关时在主题词之下）占主题词之下）占1 1行位置，用行位置，用3 3号仿宋体字。号仿宋体字。印发机关左空印发机关左空1 1字，印发日期右空字，印发日期右空1 1字。印字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯发日期以公文付印的日期为准，用

26、阿拉伯数码标识。数码标识。40 版记应置于公文最后一面（封四），版记的版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。最后一个要素置于最后一行。版记各个要素之下均要加一条反线，宽度同版记各个要素之下均要加一条反线，宽度同版心。加反线的目的一是区别版记中的各要素，版心。加反线的目的一是区别版记中的各要素，二是美观。二是美观。41 用用4 4号半角白体阿拉伯数码标识，置于号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4 4号一字线，一字线距版心下边缘号一字线，一字线距版心下边缘7mm7mm。单页码居右空单页码居右空1 1字，双

27、页码居左空字，双页码居左空1 1字。字。空白页以后的页不标识页码。这是为了空白页以后的页不标识页码。这是为了防止在空白页私加文字。防止在空白页私加文字。42 横排横排A4A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧。纸型表格，应将页码放在横表的左侧。单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角；单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角；单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。这样放置可保证连续编排的表格可以依次顺序向这样放置可保证连续编排的表格可以依次顺序向下看，否则有可能出现单双页表格全部放在钉口下看，否则有可能出现单双页表格全部放在钉口一边或切口一边

28、，阅读公文时就要反复颠倒着看，一边或切口一边，阅读公文时就要反复颠倒着看，很不方便。很不方便。公文如需公文如需A3A3型表格，而且是作为公文正文的型表格，而且是作为公文正文的最后一页时，为避免表格的脱落，应使表格处于最后一页时，为避免表格的脱落，应使表格处于封三之前位置，而不应将表格粘贴在封四上。封三之前位置，而不应将表格粘贴在封四上。43 疾控机构常用的公文种类：通知、报告、疾控机构常用的公文种类：通知、报告、请示、函、通报、会议纪要等。请示、函、通报、会议纪要等。44 通知大多属于下行公文通知大多属于下行公文 印发、批转、转发性通知：印发、批转、转发性通知：用于印发本级机关，批用于印发本级

29、机关，批转下级机关、同级机关和不相隶属机关的公文。转下级机关、同级机关和不相隶属机关的公文。发布规章发布规章 任免、聘用通知：任免、聘用通知：用于任免或聘用工作人员等。用于任免或聘用工作人员等。事务性通知：事务性通知：用于上级机关对下级就某一具体事项用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务。布置工作，交待任务。知照性通知：知照性通知：用于告之各有关方面周知的事项。这用于告之各有关方面周知的事项。这种通知发送对象广泛，对下级、平级均可发送。种通知发送对象广泛，对下级、平级均可发送。批示性通知：批示性通知：上级机关对下级机关某一项工作作出上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排，而根据

30、公文内容又不必用指示和安排，而根据公文内容又不必用“命令命令”或或“指指示示”时，可使用通知。时，可使用通知。45报告属于上行公文报告属于上行公文 向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问等。一般产生于或者建议，答复上级机关的询问等。一般产生于事后或事情过程中。事后或事情过程中。报告的特点：报告的特点：上级对下级的报告通常情况下上级对下级的报告通常情况下不答复，因为你是向我报告，我知道了。因此切不答复，因为你是向我报告，我知道了。因此切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。

31、指示或批准。“报告报告”不得夹带请示事项。不得夹带请示事项。报告的种类：报告的种类：综合性报告、专题性报告、回综合性报告、专题性报告、回复性报告复性报告46请示属于上行公文，向上级机关请求指导、批准。请示属于上行公文，向上级机关请求指导、批准。请示产生于事前，不可请示产生于事前，不可“先斩后奏先斩后奏”，这是区别，这是区别于报告的主要特征之一。于报告的主要特征之一。请示的用法：请示的用法：上级明确规定必须请示批准才能办理的事项；上级明确规定必须请示批准才能办理的事项；对现行方针、政策、规章、制度不甚了解；对现行方针、政策、规章、制度不甚了解；工作中发生了新情况、新问题，而又无章可循；工作中发生

32、了新情况、新问题，而又无章可循；因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示；因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示；因意见分歧，无法统一，难于工作，有待上级裁决；因意见分歧，无法统一，难于工作，有待上级裁决；超出本级权限，需要上级机关明确指示的；超出本级权限，需要上级机关明确指示的；因事关重大，为防止工作失误，需上级审核的事项。因事关重大，为防止工作失误，需上级审核的事项。47 公文分为公文分为“文件式文件式”公文和公文和“信函式信函式”公文，两公文，两者最明显的标志是：信函式公文发文机关名称不标者最明显的标志是：信函式公文发文机关名称不标识识“文件文件”二字。函俗称信件。二字。函俗称

33、信件。公函与私函的区别：公函谈的是公务，主要内容公函与私函的区别：公函谈的是公务，主要内容多用标题揭示，而私函谈的是个人私事，无标题。多用标题揭示，而私函谈的是个人私事，无标题。公函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问公函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。和答复问题，请求批准和答复审批事项。函是平行文，多数用于不相隶属机关之间，但函是平行文，多数用于不相隶属机关之间，但除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。48 函可分为洽谈事宜

34、函，通知事宜函，催办事宜函可分为洽谈事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。报送材料函等等。按性质分，可以分为公函和便函。按性质分，可以分为公函和便函。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函用公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函用于日常事务性工作的处理，不属于正式公文，没有于日常事务性工作的处理，不属于正式公文，没有公文格式要求，一般采用书信格式，不拟标题，不公文格式要求，一般采用书信格式，不拟标题，不用发文字号，只有上下款和日期，发出时可盖公章，用发文字号，只有上下款和日期，发出时可盖公章，也可

35、签个人姓名。也可签个人姓名。按发文目的分，可分为发函和复函。发函即主按发文目的分，可分为发函和复函。发函即主动提出公事事项所发出的函。复函则是为回复对方动提出公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。所发出的函。49 发文字号：位于武文线下发文字号：位于武文线下1 1行版心右边缘顶格行版心右边缘顶格标识。标识。“信函式信函式”公文很少同时出现份数序号、密级、公文很少同时出现份数序号、密级、紧急程度，如有，位于武文线下紧急程度，如有，位于武文线下1 1行版心左边缘顶行版心左边缘顶格标识。格标识。标题：发文字号下空标题：发文字号下空1 1行标识。行标识。首页不显示页码。每行居中排首页不显示

36、页码。每行居中排2828个字。最后一个字。最后一行（第行（第2222行）文字下边缘与文武线距离行）文字下边缘与文武线距离6mm6mm。其他各要素的标识方法同其他各要素的标识方法同“文件式文件式”公文格式。公文格式。50通报属于下行公文通报属于下行公文 表彰性通报：用来表彰先进，介绍单位或个表彰性通报：用来表彰先进，介绍单位或个人成功的经验。人成功的经验。批评性通报：用来批评后进，纠正错误，打批评性通报：用来批评后进，纠正错误，打击歪风，指出有关单位或个人存在的错误事实，击歪风，指出有关单位或个人存在的错误事实，提出解决办法或处理意见。提出解决办法或处理意见。情况性通报：用于传达上级重要精神，沟

37、通情况性通报：用于传达上级重要精神，沟通信息，互通情况。信息，互通情况。51 会议纪要是根据会议情况、记录等各种材料，经会议纪要是根据会议情况、记录等各种材料，经过综合整理而形成的概括性强、凝炼度高的文件，过综合整理而形成的概括性强、凝炼度高的文件，具有情况通报、执行依据等作用。会议纪要属纪实具有情况通报、执行依据等作用。会议纪要属纪实性公文，产生于会议后期或会后，具有广泛的实用性公文，产生于会议后期或会后，具有广泛的实用价值，尚待决议的、不同意见等，均可写入纪要。价值，尚待决议的、不同意见等，均可写入纪要。特点特点 纪实性：会议纪要必须是会议宗旨、基本精神纪实性：会议纪要必须是会议宗旨、基本

38、精神和所议定事项的概要纪实，不能随意增减和更改内和所议定事项的概要纪实，不能随意增减和更改内容，任何不真实的材料都不能写进纪要。容，任何不真实的材料都不能写进纪要。概括性：以极为简洁精炼的文字高度概括会议概括性：以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论。的内容和结论。52 国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法第三条：公第三条：公文处理指公文的办理、管理、整理文处理指公文的办理、管理、整理(立卷立卷)、归档、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文办理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文办理分收文和发文两个部分。分收文和发文两个部分。53 国家行政机关公文处理办法国家行政机关

39、公文处理办法第三十条：收文第三十条：收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。审核、拟办、批办、承办、催办等程序。收文的原则收文的原则：及时、准确、安全。因此文秘人：及时、准确、安全。因此文秘人员在收文办理中必须做到：员在收文办理中必须做到：讲究时效、准确无误、安全保密讲究时效、准确无误、安全保密。1 1、签收、签收 公文签收一般由办公室文秘人员负责，签收的公文签收一般由办公室文秘人员负责，签收的目的是为了明确公文交接双方的责任，意味着公文目的是为了明确公文交接双方的责任，意味着公文已经送达。已经送达。54

40、2 2、登记、登记 收到应当登记的文件，要对文件的来源、编号、收到应当登记的文件，要对文件的来源、编号、主要内容、处理意见、去向等情况进行记录，这是主要内容、处理意见、去向等情况进行记录，这是来文的来文的“户口簿户口簿”。登记的形式：簿式、卡片式、。登记的形式：簿式、卡片式、联单式。（省中心采用簿式）联单式。（省中心采用簿式）登记的方法登记的方法：有流水登记法、分类登记法。：有流水登记法、分类登记法。（省中心采用流水登记法）（省中心采用流水登记法）登记的范围登记的范围：上级机关文件、平级机关商洽问：上级机关文件、平级机关商洽问题并需要回复的文件、下级机关文件。题并需要回复的文件、下级机关文件。

41、3 3、审核、审核 国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法第三十一条：第三十一条：收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。当进行审核。55 4 4、拟办、拟办 对符合本办法规定的公文，应当及时提出拟办对符合本办法规定的公文，应当及时提出拟办意见送负责人批示。（省疾控中心由办公室负责人意见送负责人批示。（省疾控中心由办公室负责人提出拟办意见）提出拟办意见）5 5、批办、批办 是在拟办基础上进行的，一般由领导或负责人是在拟办基础上进行的，一般由领导或负责人批办。有的机关也可采取拟办和批办相结合，直接批办。有的机关也可采取拟办和批

42、办相结合，直接批办。批办。批办应注意：批办应注意：批办的意见要直接、明确、简明扼要，指明承批办的意见要直接、明确、简明扼要，指明承办部门或具体承办人；办部门或具体承办人；批办人要在批办意见之后署名注明批办日期；批办人要在批办意见之后署名注明批办日期；批办意见必须写在批办意见必须写在“文件处理单文件处理单”中的批办栏中的批办栏内内56 6 6、承办、承办 有关部门或人员根据领导的批办意见，处理公有关部门或人员根据领导的批办意见，处理公文，是具体解决问题的关键阶段，也是检验一个单文，是具体解决问题的关键阶段，也是检验一个单位工作质量和效率的重要标志。承办部门对交办的位工作质量和效率的重要标志。承办

43、部门对交办的批件必须件件有着落，事事有回音。批件必须件件有着落，事事有回音。7 7、催办、催办 紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。公文定期催办。催办方法：催办方法：电话催办、发函催办、登门催办、约请承办部电话催办、发函催办、登门催办、约请承办部门来人汇报。门来人汇报。57 国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法第二十四条：第二十四条：发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括：发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括：草拟、审核、签发、复核（校对）、缮草拟、审核、签发、复核（校对）、缮(shn)(shn)印、印、用印、登记

44、、分发等程序。用印、登记、分发等程序。58草拟公文应当做到：草拟公文应当做到：符合国家的法律、法规及上级机关的指示符合国家的法律、法规及上级机关的指示精神，完整、准确地体现发文机关的意图，并同精神，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。现行有关公文相衔接。全面、准确地反映客观实际情况，提出的全面、准确地反映客观实际情况，提出的要求、措施切实可行。要求、措施切实可行。开门见山，观点明确，表述准确，结构严开门见山，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，直述不曲，字词规范，标点正确，谨，条理清晰，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅简短。篇幅简短。59 正确使用格式、文种。公文的文

45、种应当根据正确使用格式、文种。公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和主送机关的行文关系行文目的、发文机关的职权和主送机关的行文关系确定。公文种类主要有：命令确定。公文种类主要有：命令(令令)、决定、公告、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。见、函、会议纪要。重要公文应当由领导人亲自动手或亲自主持、重要公文应当由领导人亲自动手或亲自主持、指导。指导。对涉及其他部门职权范围内的事项，应当与对涉及其他部门职权范围内的事项，应当与有关部门协商，取得一致意见后方可行文，并请相有关部门协商，取得一致意见后方可行文，并请

46、相关部门负责人会签。关部门负责人会签。联合发文时，公文一般由主办单位起草。联合发文时，公文一般由主办单位起草。60 国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法第二十七条：第二十七条：公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点：审核。审核的重点：是否确实需要行文是否确实需要行文 行文方式是否妥当行文方式是否妥当 是否符合行文规则和拟制公文的有关要是否符合行文规则和拟制公文的有关要求求 公文格式是否符合本办法的规定等。公文格式是否符合本办法的规定等。61 签发是发文机关领导人对文稿进行最后审定、签发是发文机关领导人对文稿进行最后审定、

47、签署印发，是机关领导人履行职权、承担责任的体签署印发，是机关领导人履行职权、承担责任的体现。现。国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法第二十八条：第二十八条：以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。其他负责人签发。62 公文正式印制前，应当进行复核，复核的重点：公文正式印制前，应当进行复核，复核的重点：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，审批

48、、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。复核工作多数情况是和校性修改的，应按程序复审。复核工作多数情况是和校对同步进行的。对同步进行的。校对是以签发文稿为依据，对准备缮印的文件清校对是以签发文稿为依据，对准备缮印的文件清样（底版）进行校订，以保证公文质量。样（底版）进行校订，以保证公文质量。校对一般要进行三次。校对一般要进行三次。63 经过签发、审核、校对程序后，对定稿的公经过签发、审核、校对程序后，对定稿的公文进行缮印。文进行缮印。缮印的形式：缮写、打印、复印、胶印等。缮印的形式

49、：缮写、打印、复印、胶印等。用印、登记、分发（略）用印、登记、分发（略）64 1 1、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。时抄送直接上级机关。（国家行政机关公文处理国家行政机关公文处理办法办法第二十条）第二十条）2 2、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。（第二十三条）（第二十三条）3 3、政府部门与同级人民团体和具有

50、行政职能的、政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。事业单位也可以联合行文。（第十六条）（第十六条）65 4 4、公文中应当使用阿拉伯数字。、公文中应当使用阿拉伯数字。（除成文日期、部（除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字的之外）。色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字的之外）。5 5、应当使用国家法定计量单位。、应当使用国家法定计量单位。6 6、引用外文应当注明中文含义。、引用外文应当注明中文含义。7 7、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明、文内使用