《专门档案管理（第三版）》课件 第1章.pptx

1、第一章第一章专门档案概述专门档案概述 专门档案的概念 专门档案的种类和属性特征 专门档案的利用价值、功能和作用 专门档案发挥作用的一般规律性第一节第一节 专门档案的概念专门档案的概念一、专门档案的定义 首先，专门档案是档案家族中的一大门类 其次，它具有与普通档案不同的一些特点，包括：专门的形成领域，比较稳定的文件名称、格式，各自独立的整理和管理方法等 最后，它的形成规律不同于普通档案 专门档案是人们通过创造性劳动选留并保存下来，具有证据价值和信息价值的专门记录 专门记录是指机关、企业、事业单位及其他社会组织，在从事某些专业性活动时，为了实现相关的职能目标而制作和使用的，具有比较稳定的文种和记录

2、目的的各种载体类型的，归档保存的专门文件（或第一手资料）第一节第一节 专门档案的概念专门档案的概念二、专门档案与相关概念的关系 专门档案与文书档案的关系形成的领域和内容性质不同文件名称形式、格式规范化程度不同形成规律和管理方式不同价值和作用性质不同第一节第一节 专门档案的概念专门档案的概念二、专门档案与相关概念的关系 专门档案与科技档案的关系科技档案是一种“最大门类”的专门档案。它是指人们在从事科技、生产活动中形成的专业性的有保存价值的科技文件及伴随这种活动生成的有关材料科技档案概念本身也是一个复合概念，其中包括多种多样的具体类型，如基建档案、设备档案、产品档案、科研档案、医药卫生档案、各种自

3、然现象档案（天文档案、气象档案、水文档案、地震档案等）、地质档案、测绘档案、环境保护档案等这种门类的专门档案的共性就是：不仅具有一般专门档案的专业性、现实性或称工具性等特点第一节第一节 专门档案的概念专门档案的概念二、专门档案与相关概念的关系 专门档案与专业档案的关系专门档案主要是根据档案的形成领域并结合档案的内容性质这一标准进行划分后得到的结果按照这种标准，我们可以把档案划分为普通档案（党政档案）和专门档案两大类，专门档案又可细分为科技档案和一般专门档案两个属类专业档案则是根据社会行业分工这一标准进行划分的结果它包括一个行业范围内形成的各种类型的档案，其中既有文书档案，也有一般专门档案和科技

4、档案第一节第一节 专门档案的概念专门档案的概念二、专门档案与相关概念的关系 专门档案与照片档案等特种载体档案的关系照片档案、缩微档案等，是从档案的物质载体的角度进行划分所得到的分类结果按照这种标准，可以把档案划分为传统载体档案和新型载体档案传统载体档案又可分为石刻档案、金文档案、甲骨档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案等新型载体档案又可分为照片档案、影片档案、缩微档案、磁介质档案、光磁介质档案等专门档案中既有传统载体类型的专门文件和材料，也有新型载体类型的专门文件第一节第一节 专门档案的概念专门档案的概念二、专门档案与相关概念的关系 专门档案与电子文件的关系电子文件是文件存在的一种方式，任何社会

5、领域中形成的文档记录都可以选择这种方式生成、传播和积累保存电子文件是有关种类的专门档案的一种存在方式，这种存在方式的出现，要求我们在管理专门档案的实践中，必须重视吸纳新的管理理念、管理思想和理论，运用新的管理规则和方式方法第一节第一节 专门档案的概念专门档案的概念二、专门档案与相关概念的关系 专门档案与专业资料的关系在一般情况下，人们通常把对从事某一项专业性活动有参考价值的材料，都称为专业资料只要专门档案可以用于这种目的，也可以被称为专业资料，是第一手的专业资料但是，专门档案本身提供直接的具有法律效力的证据；而第二手的专业资料则通常不具有这种直接记录性，一般仅具有参考价值第一节第一节 专门档案

6、的概念专门档案的概念三、专门档案的历史溯源 专门档案应当是随着专业性业务活动的兴起而出现的 我国历朝历代都非常重视统计工作，并形成了一定数量的统计档案，但是我国近代意义的统计档案的产生，应当在西方发达国家之后，即20世纪初期 新中国成立后，特别是20世纪60年代后，党和国家在加强对文书档案和科技档案的管理的同时，也开始关注专门档案的管理和研究。但是，直到20世纪80年代以后，我国的一些专门档案的管理工作才开始走上科学化管理的道路第二节第二节 专门档案的种类和属性特征专门档案的种类和属性特征一、专门档案的种类划分 专门档案，是在相对说来专门性的业务工作活动中形成的档案，它包括通常所说的科学技术档

7、案及其他专门档案 胡绍华等14位同志编写的32种专门档案管理方法一书，则详细地列出了32种专门档案，其中包括：人民法院诉讼档案、人民检察院诉讼档案、公证档案、律师业务档案等 门档案管理问答的第一辑列举了9个门类的专门档案，即会计档案、审计档案、诉讼档案、公证档案、艺术档案、教学档案、地名档案、标准档案、商标档案等，第二辑又列举了8个门类的专门档案 我们在研究专门档案管理的实践和理论的过程中，也可以尊重这种“约定俗成”的思路来进行第二节第二节 专门档案的种类和属性特征专门档案的种类和属性特征二、专门档案的一般属性 历史纪录性 原始性 凭证性和参考性 定向积累性 有机联系性第二节第二节 专门档案的

8、种类和属性特征专门档案的种类和属性特征三、专门档案的特殊属性 专业性 现实性 独立性 规范性 准确性第三节第三节 专门档案的利用价值、功能和作专门档案的利用价值、功能和作用用一、专门档案的利用价值 专门档案的利用价值，是指各种类型的专门档案所含有的数据、信息、知识，对满足人类从事各种相应的专业性管理活动、业务活动、研究活动等所具有的有用性和有益性 对专门档案的利用价值可以依据不同的标准进行不同的分类第一，根据专门档案利用价值的显现程度，可以将其划分为现实社会已认识和把握的利用价值与尚未认识和把握的潜在利用价值第二，根据专门档案利用价值实现的时间长短，可以将其划分为短期价值、长期价值、永久价值，

9、或现实价值与长远历史价值第三节第三节 专门档案的利用价值、功能和作专门档案的利用价值、功能和作用用一、专门档案的利用价值 对专门档案的利用价值可以依据不同的标准进行不同的分类第三，根据专门档案利用价值实现的领域，可以将其划分为经济与财产管理价值、人类资源管理价值、司法监督价值、产权保证价值、审计监督价值、地名规范与管理价值、婚姻管理价值、商标管理价值、信用保证价值、税收保障价值、艺术管理与规范价值、教学管理价值、标准保证价值、诉讼管理价值、土地管理价值、统计监督价值、信访管理价值、出版管理价值、病人管理与医疗研究价值等第三节第三节 专门档案的利用价值、功能和作专门档案的利用价值、功能和作用用一

10、、专门档案的利用价值 对专门档案的利用价值可以依据不同的标准进行不同的分类第四，根据专门档案利用价值所涉及的效益大小，可以将其划分为一般价值和重要价值或重大价值第五，根据专门档案利用价值的性质不同，可以将其划分为政治价值、经济价值、文化价值、财务价值、法律价值等第六，根据专门档案利用价值的基本构成，可以将其划分为现实专业性活动的管理工具价值、专业性活动过程与结果的记忆价值、社会历史文化研究价值等第三节第三节 专门档案的利用价值、功能和作专门档案的利用价值、功能和作用用二、专门档案的功能 数据和信息储备功能 依据功能第三节第三节 专门档案的利用价值、功能和作专门档案的利用价值、功能和作用用三、专门档案的作用 专业数据和信息的保障作用 维系专业工作正常进行的工具作用 保证各项专业工作合法进行的监督检查作用 再现历史、佐证历史的印证作用第四节第四节 专门档案发挥作用的一般规律性专门档案发挥作用的一般规律性 专门档案发挥作用的突出性 专门档案发挥作用的定向性 专门档案发挥作用的弹性 专门档案发挥作用的整体效应性 专门档案发挥作用的衰减性本章思考题本章思考题 如何正确理解和认识专门档案的概念？专门档案的种类有哪些？它们的基本性质是什么？说明专门档案的价值、功能和作用。专门档案发挥作用的一般规律有哪些？认识这些规律对做好专门档案的管理工作有何指导意义？