高效能总务行政管理实务(讲座培训课件).ppt

1、1高高效效能能总总务务行行政政管管理理实实务务2高效能总务行政管理实务高效能总务行政管理实务一、总务人员应有的理念与变革二、总务制度的规划与作业流程三、总务管理策略与目标管理四、总务采购与庶务管理之技巧五、推动节省成本的要诀及措施六、总务绩效管理之效益分析七、总务行政实务案例说明：庶务采购、文书管理、车辆管理、集会管理 财产管理、宿舍管理、餐厅管理、环境管理 警勤管理、危机管理、劳资关系、职工福利八、实务沟通座谈 3一、现任：1.中国生产力中心-讲师 2.中华采购管理协会-监事 3.中华企业管理发展中心-顾问二、经历：1.中兴电工采购处长，负责采购工作16年；总务行政经理八 年；建工处副处长；

2、生管、仓储、总务等经理；总经理特 别助理；产业工会秘书及福委会总干事；曾膺选83年中华 民国企业总务经理人；拥有实务工作经验近30年 2.大同公司，生管与财务管理及董事长机要秘书 3.在CPC、CAPM、公民营企业与顾问公司等讲师14年 简简 历历4主讲课程与单位主讲课程与单位一、总务行政管理实务二、财产管理工作实务三、职工福利运作实务四、政府投标与工程外包实务五、工程采购与议价技巧实务六、总务庶务采购与营缮外包七、采购管理实务：1.采购价格与成本降低策略 2.供应商管理与评价分析 3.采购降低成本管理实务 4.采购谈判与议价技巧实务 5.采购策略与绩效管理实务 6.采购稽核与内部控制管理 7

3、.采购问题分析与解决要诀 8.采购VA/VE成本改善管理一、中国生产力中心(CPC)二、中华采购管理协会(CAPM)三、亚太教育训练网及竹科公会四、中华民国中小企业协会五、中小企业联合辅导中心六、全国工业总会与商业总会七、中华企业管理发展中心八、中华工商研究院及经理协会九、惠群、科园等企管顾问公司十、县市工业策进会及工业会十一、南山、中汽、福特、鸿海 、合泰、明碁、致伸、力晶 、可成、宝成、集保、大栋 、松下、国碁、亿光、希喜 艾、正隆等公、民营企业 5高效能总务行政管理实务高效能总务行政管理实务一、总务人员应有的理念与变革6总务行政专业管理总务行政专业管理总务专业管理KNOWLEDGE总务专

4、业知能SKILLS总务管理技能ABILITIES管理决策能力7高效能的总务管理高效能的总务管理一、顾客满意 Customer Satisfaction二、变革管理 Change Management三、成本竞争力 Cost Competitiveness四、企业整合力 Business Integration五、信息科技管理 IT Management8总务行政的管理机制总务行政的管理机制一、整合公司资源做最佳运作二、建立总务行政服务团队 三、IT部门参与庶务管理四、庶务采购降低成本五、有效管理企业财产六、紧急事故应变处理中心七、改善总务管理之作业流程八、专业人员之观念与培训九、实时性与有效性

5、的服务十、总务行政之控管与绩效9一、具备专长与知识二、国际观与人际关系三、建立观念与共识 四、独当一面之责任感 五、主动积极之态度 总务人员应扮好之角色总务人员应扮好之角色 六、整合团队之管理 七、创新与信息科技 八、谈判及说服能力 九、培养敬业与热忱十、接受挑战与学习10一、计 划 Planning 二、制 度 System三、成 本 Cost 四、效 率 Efficiency五、创 新 Innovation六、整 合 Integration总务人员的主动与敬业总务人员的主动与敬业11高效能总务行政管理实务高效能总务行政管理实务二、总务制度的规划与作业流程12总务管理制度与组织总务管理制度与

6、组织NO主 题说 明 一订定制度与组织1、组织架构2、管理制度3、权责划分4、作业流程5、会同法务、企划、稽核、会计等共同研商订定二作业流程1、依办法内容分别写明简单工作流程2、各部门依其职责分工负责三实施前沟通1、办法公布2、事前讲习3、观念共识4、做法一致四彻底执行1、依办法规定办理2、部门共同配合执行13总务庶务工作要点总务庶务工作要点 1.劳资关系 2.公关管理 3.经营管理 4.餐厅管理 5.文书管理 6.股务管理 7.财产管理 8.车辆管理 9.环境管理 10.警勤管理 11.采购管理 12.物品管理 13.营缮管理 14.安卫管理 15.集会管理 16.接待管理 17.财务管理

7、18.庶务管理 19.职工福利 20.宿舍管理 21.国际庶务 14行政庶务管理行政庶务管理一、文件收发二、印信档案三、Information四、总机接待五、会议室管理六、办公室整洁七、报纸分发八、费用缴销九、证照办理十、过年及开工布置十一、行事历编制十二、其他事务15推动文件电子化的优点推动文件电子化的优点一、资料不会遗失二、提高作业效率三、节省作业成本 与管理成本四、与外界互动方便五、改善生活与工作质量16总务部门组织与权责总务部门组织与权责 一、庶 务 二、工 务 三、采 购 四、膳 勤五、福 利六、安 卫七、宿 舍八、医 务17高效能总务行政管理实务高效能总务行政管理实务三、总务管理策

8、略与目标管理18总务总务 年度工作计划年度工作计划 一、成立采购团队 二、Cost Down目标 三、春节团拜四、股东会五、董事会六、推动股票上市 七、财产管理计算机化八、餐厅自办改外包九、餐厅用餐刷卡十、大楼管理与出租 十一、电话通讯管理十二、电力自动化十三、福利社制度化十四、制服订作十五、保险经纪商十六、交通车发包十七、公务车租用十八、水井清洗十九、人力精减二十、e化之推动总务室总务室 年度工作计划年度工作计划20股票上市前法说会发表股票上市前法说会发表时间:地点:程序:1.宣布业绩发表会开始 2.主席致词 3.贵宾致词 4.公司影片简介 5.公司简报 6.审查专家意见报告 -技术专家报告

9、 7.证券承销商评估报告 8.公开承销价格计算报告 -承销商价格计算说明 -会计师复核报告 -财务分析专家意见 -证券专家意见 9.解答问题 10.散会21总务行政管理的策略总务行政管理的策略 一、推动计算机化的管理 二、简化公司作业流程三、降低庶务采购成本四、节省行政费用策略五、提高服务质量策略23高效能总务行政管理实务高效能总务行政管理实务四、总务采购与庶务管理之技巧24总务庶务总务庶务采购内容采购内容 一、财产设备 二、杂项购置 三、消耗物品 四、印刷品类 五、非生产料 六、营建工程 七、修缮工程 八、其他外包25采购之主要目标采购之主要目标 在符合质量要求的情况下，以最低价格购买 达成

10、高存货周转率 保持供应之连续性 保持一定与一致之物料质量 发展可靠之替代供应货源 减少取得成本 雇用、发展、激励、训练人员 发展与维持良好之供应商关系 与使用部门之高度合作与协调 保持良好记录与控制26采购运畴管理之理念采购运畴管理之理念 Right supplier从合格的供应商处 Right time在需求的时间内 Right price以合理的价格 Right quantity取得正确数量 Right quality符合质量要求的物品与服务27物品管制的方法物品管制的方法一、物品消耗量大，易造成浪费。二、物品使用日广，好坏影响工作效率。三、使用物品质量要求，提升公司形象。四、采购成本合理

11、化，降低成本。五、减低物品库存量，节省费用。六、VMI或Consignment管理28外包服务外包服务 Outsourcing A version of the make-or-buy decision in which an organization elects to purchase an item that previously was made or a service that was performed in-house;often utilized for services.It involves sourcing and using a supplier that provi

12、des the completed item or service rather than buying the components and manufacturing them in-house.外包服务 自制或外购决策的一种说法，公司将原来内部做的一个项目选择向外采购；普遍用于服务业。注：餐厅、警卫、环境、车辆等。-NAPM Glossary of Key Purchasing Terms29及时供货采购及时供货采购 Just-In-Time主要使用时机：降低整体供应链上的浪费与成本 提高产品质量 降低储存空间30Stockless Purchasing Systems零库存采购系统零库

13、存采购系统 意义：买方的存货由供应商来管理。应用：为公用品、电子、水电、维修器材等标 准规格品。操作：因为供应商的物流系统相当可靠和有效 率。所以买方就不用去担心安全库存。效益：运用电子数据交换系统(EDI Electronic Data Interchange)，可降低采购、交货、采购行政、开具发票和付款作业等成本。31物品采购之要点物品采购之要点一、消耗性物品之存量控制二、非消耗物品依需求请购三、物品采购应以批量为原则四、物品采购以年度议价为基准五、以竞标方式采购六、寻找配合度高供应商32议价谈判双赢的策略议价谈判双赢的策略 知己知彼，百战百胜 了解成本结构，切忌漫天杀价 提出具体数据 每

14、供应商必须降价一定百分比的作法并不切实际 尽量不要降低供应商的利润部份 善于利用上级主管的议价能力 价格协商应基于情、理、法 达到双赢 Win-Win的目标 价格并不是唯一的谈判重点价格管理价格管理NO重重 点点说说 明明一合理价格1.双方开诚布公检讨、决定合理价格。2.不是减价，杀价。（用VA/VE或VI）3.如：售价与成本分析。二公开招标1.规范签证、投标须知、报价分析表等。2.资格审查，订定合理底价，会同公开开标或价。3.如：估算小组提供分析底价。三比价议价1.一家或二家以上厂商同时或分开比、议价。2.公正、合理之合议价格。3.分析、了解、谈判、说服、诚心。四统一采购1.经常性请购项目，

15、如：物料、五金、电料、具、纸张、办公设备、劳务搬运等。2.年度、半年、季等预估量议价。3.使用单位视实际量交货，月结付款。五竞争价格1.双赢共识、共存共荣之理念。2.业主要求降价而协力厂商配合减价。3.如：.或批量共同.。六折让价格1.大量采购或一次请购。2.付款90天改为60天或30天支付之现金折让。七零星采购1.议价后，金额小于贰仟元之庶务采购案。2.免开立请购单办理。34高效能总务行政管理实务高效能总务行政管理实务五、推动节省成本的要诀及措施35企业电子化企业电子化ERPERP企业资源规划企业资源规划生产管理研究开发财会行政采购后勤广告、营销、客服顾客上下游厂商extranetintra

16、netinternetB2Be-BusinessB2CSCM(i2,Manugistics)ERP(SAP,Baan,Oracle)CRM(DW,DM)36推动节省费用方案推动节省费用方案一、水电节约能源二、电话通讯管制三、财产移转节省四、交通车合并案五、餐厅外包管理六、公务车之管理七、股务管理外包八、文具用品减量九、设备改变租赁十、采购降低策略37电话与通讯节省方法电话与通讯节省方法一、全省24小时二、全省夜切上班时间三、台北24小时四、台北夜切上班时间五、三分钟自动切断六、内线使用七、专线电话及手机八、国外电话管制38庶务管理统计与分析庶务管理统计与分析一、水电费用节约二、电话及手机通讯费

17、三、财产移转费用四、交通车合并分析五、餐厅自办改外包六、公务车费用七、影印纸减用八、文具用品库存九、降低成本分析十、客服中心件数39总务推动节约能源方式总务推动节约能源方式1.空调冷气28度C以上开放2.冷气及水塔下班前30分关机3.下班及午休关灯4.除必要外工作场所照明关闭5.不使用高耗量电器6.下班后计算机主机及荧幕关妥7.文具与纸张再利用8.废弃物木分类贮存及减量9.加强机具设备维修保养10.印刷及影印管制40总务推动节约能源方式总务推动节约能源方式11.水管及水龙头是否漏水12.电力负载系统管理13.餐厅空调开、关控制14.厂区路灯调整开关15.仓库、宿舍等灯光管制16.电话使用管制1

18、7.除开会、外宾外少用纸杯18.公文卷宗与信封袋重复使用19.洗手间清扫管理20.计算机 e 化运作与处理41高效能总务行政管理实务高效能总务行政管理实务六、总务绩效管理之效益分析42推动总务推动总务C.DC.D效益效益一、餐厅自办改外包二、用餐改用计算机刷卡三、办公大楼出租管理四、福利社制度化五、财产移转节省六、交通车合并节省 七、电话通讯费节省八、节约能源节省九、股票上市外包十、文件管理计算机化十一、设备租赁管理十二、文具用品减少十三、信封使用节省十四、影印纸统购十五、客户服务管理十六、降低采购成本43年度股东常会工作计划年度股东常会工作计划一.日期确定二.决定地点三.预算编列四.邀请名单

19、五.选举作业六.资料礼品七.程序表八.组织分工 1.会场布置 2.报到接待 3.保全交通 4.司仪记录 5.摄影水电 6.庶务管理44工程开工典礼工作计划工程开工典礼工作计划一.日期确定二.决定地点三.预算编列四.组织分工五.邀请名单六.程序表七.资料礼品八.会场布置九.签名接待十.交通服务十一.水电音响十二.司仪十三.记录十四.庶务开工动土典礼程序表开工动土典礼程序表一、典礼开始鸣炮二、主持人致词三、贵宾致词四、工程简报自行决定五、开工动土祝祷 1 主典者就位 2 与典者就位 3 上香司仪宣读祝祷文 4 三献礼献酒、献果、献肴六、恭请开工动土 1 主典者就位 2 与典者就位 3 奉锹 4 动

20、土 1 第一铲：开地平安 2 第一铲：动土顺利 3 第一铲：圆满吉祥七、礼成鸣炮47贡品之位置图贡品之位置图 香炉凤 梨苹 果香 焦猪头尾 梨猪 肝蠋花 鸡 饼 干贡酒盘蠋鸭鱼花金 纸酒茶48餐厅营运管理的要点餐厅营运管理的要点一、严格执行卫生管理。二、精密管理员工用餐营养。三、降低成本挑战。四、计划性菜单，变化多，减少重覆次数。五、一流的调理技术，口味适合大众。六、管理效率及供应时效。七、防止室外噪音，优雅气氛进餐。八、有规律、有秩序、整齐、清洁。九、增进人际关系的场所。十、良好的育乐休息场所。49餐厅经营管理的方式餐厅经营管理的方式一、自 办二、外 包 1.提供设备 2.外烩方式 3.便当

21、方式50餐厅改善之步骤餐厅改善之步骤一、工会及福委会协商二、拜访他公司餐厅做法三、公司同仁伙食意见调查四、提报外包绩效分析五、找寻合格餐厅厂商与询价六、餐厅人员沟通与要求七、效果评估51高效能总务行政管理实务高效能总务行政管理实务七、总务行政实务案例说明：庶务采购、文书管理、车辆管理、集会管理 财产管理、宿舍管理、餐厅管理、环境管理 警勤管理、危机管理、劳资关系、职工福利52 财产管理之内容财产管理之内容一、土地二、房屋及建筑三、机械与设备四、电器设备五、交通运输设备六、杂项设备七、工具器具八、办公器具九、其他设备53公司财产分类公司财产分类一、有帐财产 1.土 地 2.房屋设备 3.机器设备

22、 4.电气设备 5.运输设备 6.杂项设备二、无帐财产 1.折旧后财产 2.赠送品财产 3.杂项购置财产54财产管理制度之规划财产管理制度之规划一、编列预算二、投资分析三、采购作业四、交货验收五、分类编号六、帐务管理七、保管保养八、财产移转九、报废处理十、保险作业十一、财产盘点十二、e 化管理57保险规划保险规划一、风险分析与保险设计二、理赔处理与分析三、纺织业：费率降低10%CD90万四、零售业：费率降低30%CD120万五、利德保险经纪公司：58财产与存货盘存财产与存货盘存一.召开盘存会议二.确定日期三.盘存内容四.权责分工五.作业方式六.盘存卡印制七.盘存检讨会议八.盘盈亏调整59车辆管

23、理制度之规划车辆管理制度之规划一、订定车辆管理办法二、车辆管理方式三、驾驶人管理四、费用管理与控制五、预防交通事故发生六、违规、违警、失窃赔偿60公务车辆管理的要诀公务车辆管理的要诀一、指定专人负责车辆管理、调配、保养、维修及报销。二、财管单位负责换照、缴税、规费等手续，并处理违规及 交通事故。三、车辆保险由总务单位统筹办理。四、车辆使用应设置登记簿管制，借用时应填具借用申请单。五、车辆开车前后应检查，预防交通事故发生。六、车辆保管人异动时，应办理移交。七、车辆移转时，应依规定办理。62 一、每月固定给予补助津贴 二、按每次外出之公里数补贴金额 三、依实报实销方式补助 私车公用补助方式私车公用

24、补助方式63 一、确定日期 二、选择适当地点 三、预估费用金额 四、签报执行内容 五、作业分工：1.布置 2.邀请 3.参观 4.酒会 5.接待 6.展示 7.信息 8.交通 9.摄影 10.广播 11.报到 12.礼品 13.司仪 14.安全 15.财务 16.庶务集会活动之规划方法集会活动之规划方法64参观活动作业参观活动作业一、填写申请单二、会议室安排三、派车接送支援四、餐点服务五、参观工厂六、准备纪念品65会议管理之要诀会议管理之要诀一、会议系统化：1.会议如期有效举行，以达预期功能的管理。2.制定会议体系规则，上网登记时间与使用。二、会议组织化：1.例行会议编列集会行事历内并印发各部

25、门。三、会议制度化：1.总务部门主办会议的直接管理。2.总务部门协办会议的间接管理。3.编制会议管理注意事项。66会议管理注意事项会议管理注意事项一、会议室检查：1.灯光、灯管或灯泡 2.空气调节设施 3.扩音设备 4.计算机设备(NB)5.单枪、银幕、投影机 6.白板、笔具、图架、雷射笔 7.便条、笔、座位卡 8.挂钟对时、幻灯机 9.茶水服务 10.会场(盥洗室)整洁 二、配合事项：(填写表单)1.餐饮及点心 2.录音及资料 3.座位表三、交通车接送服务四、服务礼仪67安全卫生训练与管理安全卫生训练与管理一、工厂门禁管理二、安全卫生规定三、工业安全指导四、工厂现场纪律五、安全管理教导六、意

26、外事故处理注：天灾、意外、职业、交通等灾害68 一、门禁管理 二、出勤管理 三、交通指挥 四、巡逻管理 五、财物查缉 六、预防灾害 七、防止暴乱 八、厂际纪律九、急救服务十、抢救管理十一、接待管理十二、参观引导十三、沟通协调十四、交办事务 警勤管理之业务规划警勤管理之业务规划69厂区门禁之管理厂区门禁之管理一、人员、车辆、物品等出入厂一律受检。二、来宾与厂商洽公应登记换证并与单位连络。三、被访问人前来接待并于公司固定地点会客。四、访客非因公务不得入厂。五、员工凭挂于胸前之识别证进出厂区。六、工作时间外出，须有外出证或请假单。七、员工自用车辆应将登记标志贴于指定位置。八、车辆应依指定之停车场规定

27、停放。九、携带公私物品得持出门证或搬出证，始予放行。十、全日出入情形应记录于警勤日志。70企业紧急事故之应变措施企业紧急事故之应变措施一、订定应变组织与制度二、通报处理之作业流程三、紧急事故之任务分组四、紧急事故之复建与重建五、事前实务演练作业六、事故检讨会议紧急事故通报反映处理程序紧急事故通报反映处理程序事故发生单位现场实施应变处理控制上级单位(二级)安卫室协调上级单位(一级)行政处呈报协调公司是否警察单位消防单位政府相关单位医疗单位急救通报协助处理报告内容：1.何时发生。2.何处发生。3.发生何事。4.如何发生。5.紧急处理初步状况及可能需要之协助。善后处理(含处理结果报告)72意外事故处

28、理要点意外事故处理要点一、保留现场：安卫部门二、警察局：检察官、笔录三、劳检所：工安检查四、家属：慰问金、和解五、证人说词：沟通六、公司：设施、因应73环境管理环境管理 5 5R R 信信念念一、减 量 Reduce：减少用量、少用有害物资、省能源二、再利用Reuse：废容器、旧器材、公文袋、废纸等三、回 收Recycle：纸、瓶、罐、玻璃、塑胶、电池 、碳粉匣、灯管等分类回收四、拒 用Refuse：拒用没环保观念的产品五、修 复Repair：堪用品可修复后再使用 74总务总务 5 5 S S之做法之做法一、整理SEIRI ARRANGE二、整顿SEITON PUT IN ORDER三、清扫S

29、EISO CLEARN四、清洁SEIKEYSU CLEANSE五、整心SHITSUKE TRAIN75宿舍管理要点宿舍管理要点一、订定宿舍管理办法二、住宿管理公约三、成立自治会四、宿舍生活辅导五、辅导老师的管理 76宿舍生活辅导之职责宿舍生活辅导之职责一、辅导生活起居与正当休闲二、反映住宿意见协调处理三、协助处理公共安全设施维护四、公司要求配合事务与沟通 五、日常服务工作：1.休闲娱乐 2.读物供应 3.作息辅导 4.生活服务 5.纪律维护 6.安全管理 7.水电管制 8.邮电服务 9.环境美化 10.建教合作 11.进退记录 12.住宿日志 77住宿人员守则住宿人员守则一、室内保持整齐清洁二

30、、每日起居时间生活管理三、垃圾每日清晨上班前放置固定地点四、整理棉被、枕头、衣物等共同美化寝室五、爱护公物毁损者应照价赔偿六、携出物品须由辅导老师签章七、不得私自调换房间及更换公用设备八、上班时间不得在宿舍逗留九、贵重物品不要置于室内十、严禁外人进入宿舍十一、禁止逾时回宿舍十二、严禁外宿十三、宿舍内严禁不法行为及私藏违禁品十四、不得私设炉电及电器设备78劳资和谐共识劳资和谐共识一、观念与共识二、社会责任三、劳资合作四、共存共荣五、劳资合作六、法令倡导七、辅导工会八、沟通管道80劳资团体协约重点劳资团体协约重点一、出勤管理 1.弹性上班 2.人性管理二、特别休假 1.未休假者发给奖金 2.可计算退休金三、其他 1.三节奖金 2.资深员工年资奖 3.团体保险 4.抚恤金82职工福利金的提拨职工福利金的提拨一、资本总额提拨：1%至5%二、每月营业收入：0.05%至0.15%三、每月会员薪资：0.5%四、公司下角料变卖：40%84结结 论论一、用 心二、节 省三、e 化四、主 动五、技 巧六、整 合85Q&A