公司常用公文写作培训课件.ppt

1、公文写作与处理规范公文写作与处理规范公文概述（一）眉首：包括发文字号、签发人等。（二）文件名称：由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成，一般采用小标宋体字，用红色标识。发文字号左空一格，用3号仿宋体，签发人右空一格。只有上行文才需注明签发人，签发人姓名用3号楷体字。（三）主体包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识等。(四)红线下空1行为标题位置，用2号小标宋体字。主送机关在标题下空1行，左侧顶格。正文用3号仿宋体字，每面22行28字。标题：由发文标题：由发文机关名称机关名称+关于关于+主要内容主要内容+的的+公文种类构成。公文种类构成。发文机关、主发文机关、主要内容、公

2、文要内容、公文种类称为公文种类称为公文标题三要素。标题三要素。标题中除法规、标题中除法规、规章名称加书规章名称加书名号外，一般名号外，一般不用标点符号。不用标点符号。公 文 如 有公 文 如 有附 件，附附 件，附件 在 正 文件 在 正 文之 后、成之 后、成文 时 间 之文 时 间 之前 注 明 附前 注 明 附件 顺 序 和件 顺 序 和名称。名称。成文日期：成文日期：以领导人签以领导人签发的日期为发的日期为准；联合行准；联合行文，以最后文，以最后签发领导人签发领导人的签发日期的签发日期为准。为准。（四）基本格式（四）基本格式常常 用用 公公 文文总总 结结1 1、综合总结起草格式、综合

3、总结起草格式（1 1）标题。是总结的眉目，要简明、确切。一般）标题。是总结的眉目，要简明、确切。一般由单位名、适用时间、内容、文种组成。如：由单位名、适用时间、内容、文种组成。如：XXXX公公司司XXXX年度安全工作总结年度安全工作总结。（2 2）情况概述。又称导言，主要是用简明的语言）情况概述。又称导言，主要是用简明的语言写明工作的依据、指导思想、工作内容概括和工作的写明工作的依据、指导思想、工作内容概括和工作的收效与成果。语言上一定要高度概括，然后用过渡语收效与成果。语言上一定要高度概括，然后用过渡语“我们的主要做法和体会是我们的主要做法和体会是”、“现将有关情况总结现将有关情况总结如下如

4、下”等转入主体部分。等转入主体部分。（3 3）工作成绩。这部分要详尽、具体的阐述整个）工作成绩。这部分要详尽、具体的阐述整个工作的进展情况，包括所采用的各种措施、方法、步工作的进展情况，包括所采用的各种措施、方法、步骤；在工作中遇到的情况和问题，是如何加以解决的；骤；在工作中遇到的情况和问题，是如何加以解决的；通过工作，取得了哪些成绩，等等。将重点内容反映通过工作，取得了哪些成绩，等等。将重点内容反映出来，才能达到总结的目的。但切忌流水账式的记录，出来，才能达到总结的目的。但切忌流水账式的记录，要按照问题分类归纳，层次分明。要按照问题分类归纳，层次分明。（4 4）存在问题。这部分是综合总结写作

5、不可或缺）存在问题。这部分是综合总结写作不可或缺的部分，但是要简洁概括，文字不宜过多，以免冲淡的部分，但是要简洁概括，文字不宜过多，以免冲淡主旨。主旨。（5 5）经验教训。这部分是总结认识的深入，思想）经验教训。这部分是总结认识的深入，思想的升华，起草者必须潜心研究、总结，写好这部的升华，起草者必须潜心研究、总结，写好这部分内容。分内容。6 6）下一步工作计划。这部分也是总结的重要部）下一步工作计划。这部分也是总结的重要部分，不可或缺。用于交代下一步工作的计划，一分，不可或缺。用于交代下一步工作的计划，一方面有利于自身工作安排，一方面有利于单位整方面有利于自身工作安排，一方面有利于单位整体把握

6、工作进度。体把握工作进度。（7 7）结尾。总结的结尾比较简单，一般要说明总）结尾。总结的结尾比较简单，一般要说明总结写作时间。结写作时间。2 2、专题总结起草格式、专题总结起草格式专题总结撰写模式比综合总结有所简化，专题总结撰写模式比综合总结有所简化，其侧重总结经验，由以下内容构成：其侧重总结经验，由以下内容构成：（1 1）标题。一般采用文章式标题，用简）标题。一般采用文章式标题，用简明扼要的语言，将总结内容加以概括，如明扼要的语言，将总结内容加以概括，如从从落实责任制入手加强企业管理工作落实责任制入手加强企业管理工作。（2 2）情况概述。要用扼要的文字对通篇）情况概述。要用扼要的文字对通篇所

7、要反映的内容进行阐述，突出主题的工作成所要反映的内容进行阐述，突出主题的工作成绩。绩。（3）经验和体会。这部分是专题总结的中）经验和体会。这部分是专题总结的中心。它要准确、具体、有序地将工作过程以心。它要准确、具体、有序地将工作过程以及取得的成绩、经验和体会进行综合阐述，及取得的成绩、经验和体会进行综合阐述，使全文的结论得到论证。使全文的结论得到论证。（4）结尾。专题总结的结尾与综合总结相）结尾。专题总结的结尾与综合总结相同。但省略结尾的情况更为多见。同。但省略结尾的情况更为多见。通通 知知适用于批转下级机关的公文，转适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发上级机关和不相

8、隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。位周知或者执行的事项，任免人员。通知的写作通知的写作要求具体、要求具体、周全、细致周全、细致 会议名称、召开时间、地会议名称、召开时间、地点、内容、参加人员、报到时点、内容、参加人员、报到时间、地点，以及必要的准备。间、地点，以及必要的准备。报报 告告（一）（一）功用功用 适用于向上级机关汇报工作，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。反映情况，答复上级机关的询问。（二）（二）特点特点1.1.汇报性汇报性 2.2.陈述性陈述性1.工作报告工作报告用于汇报某一阶段的正

9、常工作。用于汇报某一阶段的正常工作。2.2.情况报告情况报告用于反映重大问题或带有突发性、偶然性用于反映重大问题或带有突发性、偶然性的情况。的情况。3.3.答复报告答复报告用于答复上级机关查询的事项。用于答复上级机关查询的事项。（三）（三）类类 别别请请 示示1.1.请求批准的请示请求批准的请示2.2.请求指示的请示请求指示的请示3.3.请求帮助支持的请示请求帮助支持的请示（三）（三）类别类别正文重点是两部分内容：正文重点是两部分内容：请示的请示的缘由缘由“为什么要写请示为什么要写请示”请示的事项请示的事项“请示什么请示什么”函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批

10、事项。1.使用的广泛性2.行文的多向性3.写作的灵活性（二）特点根据行文内容，可分为两种：1、便函一般采用书信格式，不拟文件标题，只有上下款和日期，不编文件号，发出时可盖公章，也可签个人姓名。2、公函起草、签发要按照公文处理。从行文方向上看，公函分为来函和复函两种。会议纪要会议纪要（一）（一）功用功用 1.纪实性。会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实，不能随意增减和更改内容，任何不真实的材料都不得写进会议纪要。2.概括性。会议纪要必须精其髓，概其要，以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论。3.条理性。会议纪要要对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括，使之眉目清

11、晰、条理清楚。1.决定性会议纪要用于传达议定事项，供大家遵守执行用于传达议定事项，供大家遵守执行2.2.消息性会议纪要消息性会议纪要用于传达会议精神，供大家了解情况用于传达会议精神，供大家了解情况（三）（三）类类 别别n要突出中心。n注意吸收正确意见。n要条理化、理论化。n要忠于会议的实际内容。n要认真做好会议记录，详尽地占有材料；并且要认真研究会议的精神，以便对材料正确取舍，合理删减。n会议纪要是与会者共同意志的体现，落款应是全体与会单位，故不写落款，不加盖公章，与会者带回去执行就行了。会议记录会议记录起草格式起草格式总结构上看，会议记录一般分为两部分：总结构上看，会议记录一般分为两部分：1

12、、会议的基本情况、会议的基本情况这些情况一般要在会议开始前就写在记录本上。这些情况一般要在会议开始前就写在记录本上。具体包括一下内容：具体包括一下内容：（1）标题。即会议名称，一般由单位名称、会）标题。即会议名称，一般由单位名称、会议事由加上记录构成，如议事由加上记录构成，如河南禹亳铁路发展有河南禹亳铁路发展有限公司总经理办公会议记录限公司总经理办公会议记录（2）时间。一般要具体到年月日时。）时间。一般要具体到年月日时。（3）会议地点。）会议地点。（4）会议出席者。包括出席人员数目，主要出）会议出席者。包括出席人员数目，主要出席人员的姓名、职务。席人员的姓名、职务。（5）缺席者。一般应写清缺席

13、者的姓名和缺席原）缺席者。一般应写清缺席者的姓名和缺席原因，缺席人数较多时，可只写缺席人数。因，缺席人数较多时，可只写缺席人数。（6）列席者。即不属于本次会议的正式成员，一）列席者。即不属于本次会议的正式成员，一般应写清单位、名字和职务。般应写清单位、名字和职务。（7）主持人。写明主持人的姓名、职务。）主持人。写明主持人的姓名、职务。（8）记录人。写上记录者的姓名，必要时注明职）记录人。写上记录者的姓名，必要时注明职务，以示对所做记录的内容负责。务，以示对所做记录的内容负责。2、记录会议的内容、记录会议的内容 这部分一般包括会议主持人的发言，会上的报告这部分一般包括会议主持人的发言，会上的报告

14、或传达了什么事情，讨论了什么问题，做出了什么或传达了什么事情，讨论了什么问题，做出了什么决议等项目。会议上，遇到讨论的关键问题，特别决议等项目。会议上，遇到讨论的关键问题，特别是意见有分歧，一定要详细记录，会后也要征求讨是意见有分歧，一定要详细记录，会后也要征求讨论者意见，以便公布。如果没什么争论、交叉的意论者意见，以便公布。如果没什么争论、交叉的意见，可以抓住每个人发言的中心、要点，简要的记见，可以抓住每个人发言的中心、要点，简要的记录下来。如有讨论决议事项，要记下表决情况。录下来。如有讨论决议事项，要记下表决情况。公文结构及写法公文结构及写法草拟部门核稿办公室文秘依据书面签发意见制作纸质公文登记、发布公文并归档总经理签发领导网上审签发起人申请网上会签