优秀班组长培训之时间管理课件.ppt

1、时间掌控能力测试01.你通常工作很长时间吗？02.你通常把工作带回家吗？03.你感到很少花时间去做你想做的事吗？04.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？05.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很 多压力？06.你的案头有许多并不重要但长时间处理的文件？07.你时常在做重要工作时被打断吗？下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需要回答“Yes”Or“No”时间掌控能力测试10.你在办公室用餐吗？11.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？12.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完 它们？13.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？14.你总是感到需要做一

2、些事情而保持繁忙吗？15.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？16.你常无暇阅读与工作有关的书籍？17.你是否忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标 一致的大事？时间掌控能力测试18.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于 未来？测试结果说明12-16“Yes”救命！你在时间管理上需改进8-12“Yes”当心！你需要重新审视你的时间行为指南4-8“Yes”可以！方向正确，但需要提高冲劲0-4“Yes”恭喜！坚持并保留你的方法目 录时间意识时间管理的误区时间管理理论的发展时间管理的基本原理时间分配合理授权目标设定警示人歌今日复明日，今日何其少！今日又不为，此事何时了？人生百年几今日，今

3、日不为真可惜。若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。为军聊赋今日诗，努力请从今日始！今日歌明日复明日，明日何其多！我生待明日，万事成蹉跎。世人苦被明日累，春去秋来老将至。朝看水东流，暮看日西坠。百年明日能几何？请君听我明日歌。明日歌时间就是生命、时间就是金钱每一个人都应该去探索如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标，延长自己的有效生命。浪费自己的时间就是“自杀”！浪费别人的时间就是“谋杀”！睡觉：21年一个活了72岁美国人的时间账单个人卫生：7年旅行：6年学习：4年打电话：2年其它：3年工作：14年吃饭：6年排队：6年开会：3年找东西：1年案例分享：时间特性时间的独特性供给毫无弹性：每一个人都应该

4、去探索如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标，延长自己的有效生命。无法储蓄：时间不像其它资源那样可以积蓄储藏。我们都必须消费时间，所以无法节流。时间的独特性无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌。因此，时间是无法取代的。无法失而复得：时间一旦丧失，则会永远丧失。倘若挥霍了时间，无法象失物一样失而复得。什么是时间？1930年胡适先生在一次毕业典礼上的演讲：“时间就是效率”“时间就是金钱”“时间就是生命”“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”胡适（1891.12.17 1962.2.24），汉族，徽州绩溪县上庄村人。现代著名学者、诗人、历史家、文学家、哲学家。因提倡文学革命而成为新文化运动的领袖之

5、一。什么是时间管理？“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。目 录时间意识时间管理的误区时间管理理论的发展时间管理的基本原理时间分配合理授权目标设定时间管理误区 之 工作缺乏计划1.因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；2.不做计划也能获得实效；3.不了解做计划的好处；4.计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；5.不知如何做计划；误区一时间管理误区 之 组织工作不当1.职责权限不请，工作内容重复2.事必躬亲，亲力亲为3.沟通不良4.工作时断时续误区二案例分享：忙人的恶性循环时间管理误区 之 时间控制不够1.习惯拖延时间2.不擅处理不速之客的打扰

6、3.不擅处理无端电话的打扰4.泛滥的“会议病”困扰误区三案例分享：拖延商数测验时间管理误区 之 整理整顿不足1.整理出必要的事情和必要的东西2.把不必要的东西清理干净3.整理和整顿你的时间4.“帕金森定律”的延伸版 工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间误区四案例分享：混乱的办公室时间管理误区 之 进取意识补强1.个人的消极态度2.做事拖拉，找借口不干工作3.唏嘘不已，做白日梦4.工作中闲聊误区五珍惜你的每一分钟 你的一分钟多少钱？昨天 明天 今天昨天是一张已被注销的支票明天是一张尚未到期的本票今天是随时可运用的现金，请善用它！目 录时间意识时间管理的误区时间管理理论的发展时间管理的基本原理

7、时间分配合理授权目标设定时间管理发展的四个阶段备忘录型时间管理理论第一代“规划与准备”管理理论，其特色是使用行事历与记事薄第二代以效率为主旨的时间管理学第三代一切以未来目标为中心的罗盘理论第四代案例分享：罗盘理论目 录时间意识时间管理的误区时间管理理论的发展时间管理的基本原理时间分配合理授权目标设定时间管理六项原则 之 明确目标1.目标刺激我们奋勇向上2.如何制定目标3.制定目标的SMART原则原则一案例分享：SMART原则时间管理的六项原则 之 有计划、有组织地工作1.将有联系的工作进行分类整理2.将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列3.按排列顺序进行处理4.为制定上述方案需要安排一个

8、考虑的时间5.由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，哪些是可以同时进行的工作原则二制定计划的步骤1.确立目标2.探寻完成目标的各种途径3.选定最佳的完成方式4.将最佳途径转化成月/周/日的工作事项5.编排月/周/日的工作次序并加以执行6.定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径和可行性时间管理的六项原则 之 分清工作的轻重缓急 轻重缓急的四个象限原则三石块、碎石、沙子和水的故事有下列四种东西要放到瓶里：沙子、石块、碎石、水，为了充分利用瓶子的空间，你会用什么样的次序放这四种东西？事情的轻重缓急和瓶中的东西时间管理的六项原则 之 合理地分配时间巧妙应用20/80

9、原理原则四故事分享：穆尔的故事时间管理的六项原则 之 与别人的时间取得协作1.互相尊重对方的时间安排2.认清并适应组织的节奏性和周期性3.预约对方，共同达成有关时间、地点、人员的安排原则五时间管理的六项原则 之 制定规则、遵守纪律1.在进行工作时，一定要念念不忘这个工作应于何时截止2.即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标3.由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内原则六目 录时间意识时间管理的误区时间管理理论的发展时间管理的基本原理时间分配合理授权目标设定打出余量1.无论如何必须要做的事（会议等）2.重要并想做的事（第2领域）3

10、.重要并应该做的事（第1领域）4.归纳整理等杂事5.其他时间（空余时间）要点如果不确保先做第2领域的事，那么最终结果肯定是只把第1、第3领域的事完成了最初应预留出一定的空余时间对于电话.Email等处理类工作可归纳整理后统一处理限定自己做的范围计划制定好后的时间分配，突发事件的应对！自己马上应对自己之后应对委托人不做利用空余时间或相应调整其他工作处理工作时按处理品质.期限方面委托他人，自己承担责任工作迅速的人，非常清楚这一点选择时间分配工具时间安排表 JMI（Just Manage It）关键路径法 CPM（Critical Path Method）案例分享：关键路径法目 录时间意识时间管理的

11、误区时间管理理论的发展时间管理的基本原理时间分配合理授权目标设定权力的艺术权力和义务都被控制控权权力、责任和义务都下放放权权力和义务都下放，承担责任授权超越权限获取权力，又不承担责任和义务越权目 录时间意识时间管理的误区时间管理理论的发展时间管理的基本原理时间分配合理授权目标设定故事分享：功亏一篑“梦想”和“目标”1.没有基准来衡量是否能够达成没有基准来2.连自己也不能确信是否能够实现3.对于如何通过具体的行动来实现，没有概念什么是梦想1.有具体的基准来衡量是否可以达成2.以能够实现为前提来思考3.有明确的、具体的行动概念什么是目标“梦想”和“目标”没有行动的设想，只是一个永远无法实现的梦想，

12、不可能成为人们奋斗的目标。目标 梦想Why 要设定目标？哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查，对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现：27%的人没有目标60%目标模糊10%有清晰但较短期的目标3%有清晰且长期的目标Why 要设定目标？27%没有目标的人25年后调查发现60%目标模糊的人10%有清晰但较短期目标的人3%有清晰且长期目标的人社会的最底层，抱怨整个世界社会的中下层面，安稳地生活与工作成为各行业的专业人士成为社会各界的顶尖人士目标设定案例一个男孩今年六岁，他立志要当飞行员，他的父母也非常支持他的理想。于是为他设定了培养目标。案例分享 时间特性假设：有一家银行每天早上都在

13、你的帐户里存入￥86,400，可是每天的帐户余额都不能结转到明天，一到结算时间银行就会把你当日未用尽的款项全数删除这种情况下你会怎么做？当然：每天不留分文地全数提领是最佳选择！你可能不晓得其实我们每个人都有这样的一个银行，它的名字是时间(Time)每天时间银行会为你在帐户里自动存入86,400秒返回案例分享 忙人的恶性循环返回案例分享 拖延商数测验请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意1.为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。2.为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。3.我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是

14、困难的工作。4.我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。5.当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。6.我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。7.试图令他人为管理者执行不愉快的工作。8.我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。案例分享 拖延商数测验9.我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理 所面对的困难任务。10.在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。“非常同意”评4分 “略表同意”评3分 “略表不同意”评2分 “极不同意”评1分 总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。总分在

15、21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。返回案例分享 混乱的办公室返回案例分享 罗盘理论罗盘理论又称指北理论，意思是将人的所有行动类似的比喻为罗盘之中的指针，在人们在生活中没做出一个选择和决定就像是人拿着罗盘向某个方向走动一步，可以想象，同样的是走一步，罗盘的转动幅度可以是0-180度，而这个转动幅度的大小就等于告诉我走出的们这一步让我们偏离北方这个方向多少度，转动幅度越大说明我们方向偏离越大而我们就离正北那个目标比走动前更远了。罗盘理被引入用到时间管理之中就可以形象的说明生活中每一次选择和每一步行动都将导致我们将是更加远离或者更加接近

16、于我们的目标。返回案例分享 SMART原则1.绩效指标必须是具体的（Specific）2.绩效指标必须是可以衡量的（Measurable）3.绩效指标必须是可以达到的（Attainable）4.绩效指标是实实在在的，可以证明和观察(Realistic)5.绩效指标必须具有明确的截止期限（Time-based）无论是制定团队的工作目标还是员工的绩效目标都必须符合上述原则，五个原则缺一不可。制定的过程也是自身能力不断增长的过程，经理必须和员工一起在不断制定高绩效目标的过程中共同提高绩效能力。返回故事资料 穆尔的故事穆尔于1939年大学毕业后，在哥利登油漆公司找到业务员的工作。当时的月薪是160美元

17、，但满怀雄心壮志的他仍拟定了一个月薪1000美元的目标。当穆尔逐渐对工作感到得心应手后，他立即拿出客户资料以及销售图表，以确认大部分的业绩来自哪些客户。他发现，80%的业绩都来自于20%的客户中，同时，不管客户的购买量大小，他花在每个客户身上的时间都是一样的。于是，穆尔的下一步就是将其中购买量最小的36个客户退回公司，然后全力服务其余20%的客户。结果如何？第一年，他就实现了月薪1000美元的目标，第二年便轻易地超越了这个目标，而成为美国西海岸数一数二的油漆制造商。最后还当了凯利穆尔油漆公司（Kelly-Moore Paint Company)的董事长。故事资料 穆尔的故事这个故事除了告诉我们

18、树立正确的目标的重要性，还体现了巴列特定律（也称80/20原理）：总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。按事情的“重要程度”编排行事优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。返回案例分享 关键路径法关键路径法(Critical Path Method,CPM)是一种基于数学计算的项目计划管理方法，是网络图计划方法的一种，属于肯定型的网络图。关键路径法将项目分解成为多个独立的活动并确定每个活动的工期，然后用逻辑关系（结束-开始、结束-结束、开始-开始和开始结束）将活动连接，从而能够计算项目的工期、各个活动时间特点（最早最晚时间、时差）等。在关键路径法的活动上加载资

19、源后，还能够对项目的资源需求和分配进行分析。关键路径法是现代项目管理中最重要的一种分析工具。返回故事分享：功亏一篑1952年7月4日清晨，美国加利福尼亚海岸笼罩在浓雾中。在海岸以西21英里的卡塔林纳岛上，一位34岁的妇女跃入太平洋海水中，开始向加州海岸游去。要是成功的话，她就是第一个游过这个海峡的妇女。这名妇女叫弗罗伦丝查德威克。在此之前，她是游过英吉利海峡的第一个妇女。那天早晨，海水冻得她全身发麻。雾很大，她连护送她的船都几乎看不到。有几次，鲨鱼靠近了她，被人开枪吓跑了。她仍然在游着。15个小时之后，她又累又冷，她知道自己不能再游了，就叫人拉她上船。她的母亲和教练在另一条船上。他们都告诉她离

20、海岸很近了，叫她不要放弃。但她朝加州海岸望去，除了浓雾什么也看不到。几十分钟后，从她出发算起故事分享：功亏一篑也就是15个小时55分钟之后，人们把她拉上船。又过了几个小时，她渐渐觉得暖和多了，这时却开始感到失败的打击。她不假思索地对记者说：说实在的，我不是为自己找借口。如果当时我能看见陆地，也许我能坚持下来。人们拉她上船的地点，离加州海岸只有半英里！查德威克一生中就只有这么一次没有坚持到底。两个月之后，她成功地游过同一个海峡。查德威克失败的原困是因为她在浓雾中看不到目的地。如果那天没有大雾，她就不会丧失信心而放弃最后的努力。这个故事告诉我们：要想获得成功，就必须要确定一个清晰可见的目标，因为目标是人奋勇向前的动力源泉。目标是成功的方向没有目标，就没有计划的内容。简单地说，计划就是实施你为自己设定的目标。如果想减去5磅或50磅的体重，你可以通过在日常计划中增加练习和减肥活动来实现这一目标。如果目标是购置一套新房，那么你的计划就要从调查和列出自己目前可以用来支付首付的收入来源、按揭贷款、保险、月供、水电气费、绿化费、装修、修理、搬家费用、小区学校和休闲娱乐设施及其他因素等方面开始。你可以随意地制定目标，但是越随意，实现梦想的机会就越小。返回