高效会议管理培训课件.ppt

1、课程提纲：1、会议为什么缺乏效率；2、高效会议的特征；3、如何开始一个会议；4、相关人员职责；5、会议记录和检查跟踪；6、个人心得与会议制度参考；7、实践才是硬道理大家关心的会议管理几个问题点：大家关心的会议管理几个问题点：如何选择筹划会议，如何通知会议，如何做会前准备，如何开始会议，如何主持会议/会议记录，如何控制议程，如何快速决策（识别拖延信号），如何安排任务，如何结束会议，如何会后跟踪；这些问题都在这本书里面：哈佛经理会议管理这些问题都在这本书里面：哈佛经理会议管理.docx什么导致会议没有效率？什么导致会议没有效率？会议为什么缺乏效率会议为什么缺乏效率个人观点：个人观点：高效会议高效会

2、议主持人高效会议高效会议主持人首先我表明下我对管理者与员工的理解：我现在完全认定，公司如果出现问题，肯定是管理层的问题，不是员工的问题。【比如经营问题、管理问题、以及我们今天说的会议问题。是管理层的什么问题呢？主导思想，决策方向，公平公正等等。】个人观点引言个人观点引言【主导思想：比如说稳扎稳打，还是突发猛进，比如说爱因斯坦名言：人的成功99后天努力1先天聪明，但是有些人不这么认为，认为我生下来就没有含着金钥匙，所以再努力也。】【决策方向：年底了，老板看了下财务报表，不错，今年有不少利润，明年我们投资房地产】【公平公正：今天员工A说工作计划写了跟没写一样，搬运工有人搬了给钱有人没给，停工待料人

3、安排去搬运，也给钱了。个人观点引言个人观点引言1、欠缺目标或目标不明确。2、欠缺议程。3、与会人选不当(与会者太多或与会者太少)。4、会议时间不当。5、开会通知时间不当(太早通知开会或太晚 通知开会)。6、开会通知内容欠周详。7、会议地点不当。8、会议场地设备欠佳。9、与会者无准备而来。10、未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当。11、会议不能准时开始。12、会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦。13、向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多。比较以下会议图片，我们缺什么比较以下会议图片，我们缺什么1、外界干扰。2、与会者发言离题。3、主持人出难题。4、让没有必要留在会场的人员留在

4、会场。5、犹豫不决。6、资料不充足，却贸然决策。7、少数人垄断会议。8、与会者之间交头接耳，开小差。9、与会者不表明真正感受或意见。10、与会者之间争论。11、与会者与主持人争论。12、视听器材发生故障。13、与会者欠缺热心。14、会议超出预定时间。15、主持人未能总结会议成果。1、欠缺会议记录。2、不能对决议事项进行有效追踪。3、不能对会议结论、成败得失进行检讨总结。4、不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组。5、与会者对会议感到不满。会议效率不高的原因及具体表现会议效率不高的原因及具体表现项 次原因具体表现（1）时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）地点会

5、议地点不适合，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。（6）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。高效会议的特征高效会议的特征高效会议的特征是否要开会？首先开始的准备工作摘自：哈佛经理手册摘自：哈佛经理手册会议只是一种管理工具会议

6、只是一种管理工具；一般人对它有着热衷与厌恶两种极端的态度!热衷会议的人认为会议不可缺少，他们能够举出许多 冠冕堂皇的理由，来维护自己的观点；厌恶会议的人则将会议看作浪费时间与浪费精力的一 种活动。他们也能够举出许多耸人听闻的理由，来支持自己的见解。摘自：哈佛经理手册摘自：哈佛经理手册会议只是一种管理工具会议只是一种管理工具；在这两类人士之中，厌恶会议者似乎在这两类人士之中，厌恶会议者似乎比热衷会议者更多；极具讽刺意味的是：比热衷会议者更多；极具讽刺意味的是：诅咒会议的人往往是些最不懂得开会，诅咒会议的人往往是些最不懂得开会，甚至是最喜欢滥开会议的人甚至是最喜欢滥开会议的人!无需开会的“五个如果

7、”必须开会的“五个如果”要让别人参与集思广益如何有效开始一个会议与会者的选择与会者的选择对实现会议目标有潜在贡献的人 【业务流程讨论】能够因参与会议而获得好处的人 【新人培养】会议时间的选择会议时间必须包括起止时间会议时间以不超过一个半小时为佳会议地点的选择一般性的会议或是为时较短的会议，原则上应在与会者办公室附近召开；特别重要的会议或是为时较长的会议，则应选择远离与会者办公室的地方召开。议程的指定议程的指定按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来会议通知的派发(1)开会的时间(包括日期及起止时间)。(2)开会地点。倘若开会地点并非与会者所熟悉，则应附

8、上确切的位置图及交通路线图。(3)会议的议程。(4)与会者须事先准备的事项。(5)参会者。销售管理（含客户关系管理、报价、分销、多角贸易等）销售管理（含客户关系管理、报价、分销、多角贸易等）0.组织结构组织结构1.国外客户、国外客户、潜在客户潜在客户接触整理接触整理2.国外客户报价国外客户报价3.国外订单确认国外订单确认4.国内客户、国内客户、潜在客户潜在客户接触整理接触整理5.国内分销国内分销6.内销报价流程内销报价流程7.国内订单确认国内订单确认8.订单下给客户流程订单下给客户流程9.订单跟单流程订单跟单流程10.船务制单流程船务制单流程11.外销出货流程外销出货流程12.内销出货流程内销

9、出货流程13.内外销的退货流程内外销的退货流程他山之石调研会议议程会议场地的布置中央政治局常委（9人）来我们公司视察，您如何安排座位？会议主持人职责时间参会者的责任开会前根据个人的观点研究问题依据提供的资料准备论证的材料记下开会的日期、时间、地点做好在会议中尽量表达的心理准备开会中倾听他人的意见积极发表自己的见解关注正在讨论的事项与主持人密切配合以达到会议目的开会后会议达成了什么结果还有哪些事情未完成分配给自己的任务如何完成参会者职责会议记录者的功能作为参会者的会后跟进作为主持人的会后跟进公司会议个人体会与会议管理制度参考导读1、会议主持人适当霸道点：参会人员有领导，不要因为领导身份而受其影响，领导也要听从主持人会议安排，避免偏题。2、会议与头脑风暴的区别：我们很多的会议之所以时间长，很多不是会议，是头脑风暴，很多头脑风暴没有提前做好相关准备和资料提供，所以没有范围。公司会议个人体会公司会议个人体会3、会议之后没有对会上达成事宜确认和后续相关落实、检查的说明。4、讨论问题，编于完美，希望面面俱到都能满足，但执行就很困难，一定要遵循人们对事务认识从模糊到清晰的过程，执行改善也是一样。公司会议个人体会公司会议个人体会会议管理制度参考导读实践是检验真理的唯一标准谢谢