1《会议管理》课件 第一章.pptx

1、第一章会议概述会议的含义与属性会议的含义与属性会议的构成要素会议的构成要素会议的作用会议的作用会议的会议的类别类别会议的含义会议的含义与属性会议是实施民主政治的方式，为达到群策群力，在与会者之间实现多向而不是单向的或双向的沟通。4.会议是一种多向沟通会议是一种多向沟通这种活动是一种有人召集的、有协调、有“组织”的议事行为。会议在现代，依然遵循一定的组织原则召开。英、美、意等多个国家对会议的举行都有明确规定：要求“会议应为特定目的而召开，2.会议是按一定组织原则聚合的会议是按一定组织原则聚合的遵循一定的程序开会是实现会议功能的必然要求，也是维持会场秩序的基本手段。许多国家将会议的程序以法律形式约

2、定下来，比如会议报告的程序、会议发言的程序、会议讨论和表决的程序等，要求大家共同遵守。3会议是按一定规则和程序进行会议是按一定规则和程序进行的的.不少于三人，只有三人和三人以上的群体，才可能进行商议并最终形成决议。1.会议是一种群体活动会议是一种群体活动会议起源于原始社会晚期的部落民主议事制度。从字面上看，会议是集合起来研究问题。5.5.会议既是集合，又要有问题商议。会议既是集合，又要有问题商议。会议在于要商议事情，要对大家共同关注的问题进行研究和讨论，有“议”的程序.会议的定义：会议是指群体依据一定的组织原则，围绕特定目标，有组织、有领导地商议事情的社会交往方式。在现代社会，会议是领导机构进

3、行决策和管理、实现领导职能的一种重要方式，这种活动方式已经被普遍用于政治、经济、科学、文化以及社会生活的各个领域。“会议”与“会展”的区别会展会展与会议不是同一概念系统中的属种关系，不存在与会议不是同一概念系统中的属种关系，不存在相互包含的关系，而是两个具有交叉关系的独立概念。相互包含的关系，而是两个具有交叉关系的独立概念。会展是指以追求经济效益为主要目的，以市场运作方式提供社会化服务，以会议、展览和节事为主要形式的“集体性的物质和文化交流活动”。会展具有经济性、社会化和产业化服务的特征。因此，会展要用会议这种形式介绍产品和销售产品，或以会议形式举办会展开幕式、闭幕式等，但不是所有的会议都属于

4、会展范畴，会展仅包括一部分借助于社会化会议管理和产业化服务并产生一定经济效益的会议。会议会议的的含义与属性属性本质属性本质属性会议传递信息、交流信息和创造信息。一次会议的召开能够传达大量信息。人们不仅在会议上进行信息交流，而且在信息交流的过程中通过思想的碰撞，擦出智慧的火花，从而产生新的思想、新的观点和认识，达成新的共识。信息性信息性 信息信息性是会议最本质的属性。性是会议最本质的属性。会议会议的的含义与属性属性本质属性本质属性会议是人类的一种群体性活动。根据马斯洛需求理论，“社交需求社交需求”是人类五大需求之一。会议的召开，为人们参与社会交往活动提供了很好的平台。会议上的发言、讨论和交流活动

5、，可以树立、提高自己在会议群体中的良好形象和地位，并且，由此扩展并在社会某群体中产生良好影响，从而提高自己的社会地位。会议社会性的属性也是电视会议、电话会议、网络会议等媒体会议无法取媒体会议无法取代传统的代传统的实体实体性会议性会议的根本原因。社会性社会性会议的作用会议的作用发扬民主、科学决策发扬民主、科学决策会议是一种有组织、有目的的多项交流形式，通过会议，与会人员就相关议题发表意见，分析得失，权衡利弊，为问题的解决提供最为积极有效的决策和相应的解决方案。会议作为一种形式，在现代民主进程中发挥重大作用。会议通过集体讨论、投票表决，根据少数服从多数的民主原则作出决定。因此，会议是保障集体领导原

6、则得以实现的重要手段。同时，通过会议，不同的见解得以融合，相互的矛盾得以化解，彼此理解和尊重，充分发挥了会议民主议事的作用。上传下达、信息沟通上传下达、信息沟通从信息的角度看，会议为与会者提供了一个良好的信息交流平台。会议是一种群体性社会活动，以会议的方式沟通信息，具有面广、直接、灵活以及高效的优势，不仅可以当面获得所需要的信息，而且还可以直接传递信息或反馈信息。通过会议这个平台，对内可以上传下达，传达领导的意图，了解下属的情况，交流各自的经验和感情，从而增强组织内部的凝聚力；对外可以发布信息，传播组织发展战略、工作成就等正能量，在组织处于危机时刻，合理有效地应对外界舆论，树立组织良好形象，实

7、现全面有效地沟通。宣传宣传教育、实施管理教育、实施管理报告会、动员会、表彰会、经验交流会等会议不在少数，这类会议旨在通过报告内容，起到传播思想、传授知识、宣传教育、鼓舞斗志的作用。各社会组织经常性的常规性工作会议，则是组织的领导机构实施管理的重要手段。通过会议的沟通交流，可以掌握工作的进展情况、工作效果，了解组织内部人员的工作状况，从而及时发现问题，调整工作进度，查找制度缺口，切实体现组织的有效管理。创造效益、扩大影响创造效益、扩大影响会议经济具有的强大经济辐射功能和产业带动作用，已经成为国内外专业人士认定的不争事实。会议可以促进地区经济发展和产业升级，提升城市知名度，扩大城市和国家的影响。会

8、议提升城市品牌形象，扩大城市影响。会议有利于增进国际间、地区间的交流与合作；有利于本地企业充分利用国内与国际两个市场和两种资源，在国际交往中获得比较利益；有利于提高我国在国际经贸、科技、信息、文化交往等方面的能力，加快国际化城市建设；有利于凸显本地特色、培育城市精神、引导时尚潮流，提升城市的综合实力和城市知名度。1234BACKBACKBACKBACKBACKBACK会议的构成要素会议的构成要素 会议结果 会议时间 会议地点会议主题与议题 会议主办者会议主办者 会议承办者与会人员会议方式 会议主办者会议活动的具体组织者，其任务主要是根据会议的目的和规则制定具体的会议方案并实施，为会议提供必需的

9、场所、设施和服务，确保会议正常进行。会议的发起者主办会议的发起者主办由会议的发起者主办的会议一般是一些协作交流性会议。由领导机关主办由领导机关主办在组织管理系统中，负有领导和管理职权的机关需要通过会议，宣布决定、传达指示、通报情况、布置工作、听取意见和交流思想。轮流主办轮流主办一些合作性和学术性会议，其成员单位都有主办会议的权利和义务，轮流主办会议，可以使每一个成员单位的权利与义务平衡。按申办程序确定主办者按申办程序确定主办者一些重大和重要的会议，由于具有一定的政治经济等方面的影响力，同时，也为提高会议质量，规定要以申办形式，按一定的程序和条件申请主办者。会议的构成要素会议的构成要素 会议结果

10、 会议时间 会议地点会议主题与议题 会议主办者 会议会议承办承办者者与会人员会议方式 会议承办者承办者就是会议组织任务的具体落实者。承办者可以是个人，也可以是机构。会议的承办者与主办者有时有区别，有时则是重合的。（）会议的承办者也即是主办者。一般组织内部的中小型会议和部分学术组织、社团的学术报告会、年会等由组织自己承办。（）会议的承办者与主办者有时有区别。一般来说，组织内部的大型会议和组织以外的中大型会议承办者与主办者有时有区别。会议会议产业产业会议的构成要素会议的构成要素 会议结果 会议时间 会议地点会议主题与议题 会议主办者 会议承办者与会人员与会人员会议方式 与会者正式成员具有与会的正式

11、资格，有表决权、选举权和发言权，是会议活动的主要成员。一些法定性会议的正式成员还必须履行相关的义务。正式成员正式成员一些会议根据需要邀请一定数量的旁听者，其主要目的在于扩大会议影响，让更多的人了解会议。旁听者在会上仅是旁听，既无表决权，也无发言权。旁听者旁听者特邀成员由会议的主办者根据会议需要专门邀请的成员。这类成员的地位和身份一般比较特殊。特邀成员特邀成员列席成员是不具备正式资格，但有一定发言权而无表决权和选举权的会议成员。其相关事项由会议主办者根据会议的实际需要来确定。其人数一般不超过正式成员的人数。列席成员列席成员根据权利与义务根据权利与义务会议的构成要素会议的构成要素 会议结果 会议时

12、间 会议地点会议主题与议题会议主题与议题 会议主办者 会议承办者与会人员会议方式 会议主题与议题会议主题是会议目标的转化，是会议主要内容和实质问题的高度概括。选好会议的主题是会议成功召开的重要因素，会议的所有活动内容的安排都是围绕会议主题设置的。主题主题会议的议题是根据会议主题确定的需要讨论、解决的问题和与其相关的问题，是会议主题的具体化。议题议题议题的产生一般有三种情况：一是由会议领导机构根据会议需要制定；二是由会议组织人员经过调查研究并综合分析信息之后反馈给会议领导，由领导审批决定；三是重大会议的议题，通常先由代表提出“提案”，由大会秘书处整理提交主席团审查通过，而后列入会议议程。主题 议

13、题恰切地设置好议题，使会议目标有主次之分，考虑恰切地设置好议题，使会议目标有主次之分，考虑中心议题和相关议题的区分。中心议题和相关议题的区分。紧紧扣目标和主题、观点明确、科学严谨的议题，能扣目标和主题、观点明确、科学严谨的议题，能促进与会者集思广益，提高会议的效率，增强会议促进与会者集思广益，提高会议的效率，增强会议的效果。议题选择不当或含糊不清，只能造成议事的效果。议题选择不当或含糊不清，只能造成议事的困难，从而影响会议的效率和效果。的困难，从而影响会议的效率和效果。会议的构成要素会议的构成要素 会议结果 会议时间会议时间 会议地点会议主题与议题 会议主办者 会议承办者与会人员会议方式 会议

14、时间会期会议起始时间会议结束时间相关考虑因素：一要考虑是否有充分的时间保证会议组织者完成全部准备工作。二要考虑是否方便与会者出席会议，特别是会议核心人员出席会议。三要考虑会议召开期间的自然因素。会议的构成要素会议的构成要素 会议结果 会议时间 会议地点会议地点会议主题与议题 会议主办者 会议承办者与会人员会议方式 会议地点会议的群体性特征决定了会议召开的当面性以及实时性。因此，传统的会议形式都是先确定会议的时间和地点，把与会人员召集起来，进行面对面的交流与沟通。传统会议传统会议CHANGE随着科学技术的发展，现代会议借助媒体，实现了会议地点的灵活化。与会者可以借助电话、电视、网络，分别在不同的

15、地方参加会议，使会议活动的举行更为灵活自由、更加方便快捷，减少了会议成本，大大提高了会议的效率会议的构成要素会议的构成要素 会议结果会议结果 会议时间 会议地点会议主题与议题 会议主办者 会议承办者与会人员会议方式会议方式 会议方式、会议结果实现手段实现手段最重要的评估指标最重要的评估指标会议结果是指会议形成的结论、议题的解决办法、确定的承办部门以及具体落实的步骤等，也即是会议结束时实现目标的程度。会议方式会议方式会议结果会议结果会议的类别会议的类别按照按照会议规模会议规模划分划分小型会议：不会超过100人。中型会议：人数在100至1000人之间。大型会议：人数在10000人至数千人以上。特大

16、型会议：人数在数万人以上按照会议时间按照会议时间划分划分定期性会议也叫例会，到预定时间如无特殊情况必须按时召开。不定期会议则视情况灵活掌握，必要时随时召开。按照会议阶段划分按照会议阶段划分预备会议是整个会议的组成部分，是为正式会议做准备的会议，在职权和效力上同正式会议有所区别。按照会议性质划分按照会议性质划分12347种按会议性质分按会议性质分 05彰显性会议彰显性会议彰显性会议是以宣传教育和彰显成果为主要目的的会议。这类会议隆重热烈，强调宣传教育效果，会员有广泛性和代表性，会期一般短而精。04学术性会议学术性会议学术性会议是指为研讨、传播学术问题而召开的会议。这类会议学术性强，与会者多为专家

17、学者，具有横向性特点，规模一般以中型为主。03工作性会议工作性会议工作性会议是指各社会组织为布置工作而开的会议。这类会议定期召开或临时召开；有普通会议形式和现场会、电话会等形式。指令性强。02决策性会议决策性会议决策性会议是指组织领导层对工作中的重要问题集体讨论作出决策的会议。这类会议的参会人员必须是该会议的法定组成人员，会议决策对象必须是会议职权范围之内的事；会议应在与会人员充分发表意见和看法的基础上，最后作出相应决议。01法定性会议法定性会议法定性会议是指组织依据相应法规举办的、具有法定效力的会议。这类会议严肃隆重，规模较大，会期较长，法定程序组织严密，对与会者资格要求严格。0607会商性

18、会议会商性会议会商性会议是指以协调商议事项为内容的会议。这类会议代表不相隶属，关系复杂，矛盾较多，涉及各个方面的不同利益。信息性会议信息性会议信息性会议是以发布信息、传播思想为主要目的的会议。这类会议告知性强，也有宣传教育的作用。BACK党代会BACK董事会BACK例会BACK研讨会BACK纪念会BACK座谈会发布会会议的类别会议的类别按照按照会议会议方式方式划分划分6种50101传统传统的的实体实体会议会议0303事件发生的现场事件发生的现场特定的现场感特定的现场感0505通过通过演示演示交流交流切磋切磋0202单向传播单向传播双向传播双向传播0404有线或无线有线或无线0606以计算机以计

19、算机和和通信网络通信网络为为技术手段技术手段常规会议常规会议观摩会观摩会现场会现场会电视会电视会网络会议网络会议广播会议广播会议思考与练习一、什么是会议，你怎样认识会议的特点？ppt6-10二、会议具备哪些构成要素，各要素之间具有什么联系？ppt18-31三、认识会议的分类，为每种类别的会议举出一个会议的实例。ppt33-43四、会议按照性质划分，可以分为哪些种类？你对表彰会、听证会、股东大会、董事会会议有多少了解?ppt34-41五、实训。（）问题：在 年年末，某单位要安排下列会议活动：上级主管部门领导到单位检查年度工作情况，并对下年度工作提出要求；同级相关部门领导准备到单位进行交流活动，并希望实地考察本单位的情况；本单位准备组织中层领导干部述职，进行年度考评；春节之前，准备安排一次退休老干部的座谈会；安排年度总结大会和先进工作者表彰大会；负责质量工作的副总带领相关方面负责人到单位重点项目建设现场，准备解决存在的问题。（）任务：如果你是单位负责会议组织工作的秘书，你能迅速指出以上会议是属于哪些类型吗？ppt33-43筹办这些会议，应当考虑哪些问题？ppt18-31