10《会议管理》课件 第十章.pptx

1、第十章会议财务管理会议会议财务管理财务管理的的概念与内容概念与内容编制会议预算编制会议预算会议资金管理会议资金管理会议财务预测会议财务预测会议成本控制会议成本控制会议财务管理的基本概念与内容会议日常财务管理是指按国家有关财务管理制度，按照组织委员会批准的会议预算，由财会部门和人员进行的会议日常财务管理工作。会议日常财务管理的内容包括会议资金管理、费用管理和会议余款的处理。会议日常财务管理会议日常财务管理会议财务管理首先是从财务计划管理开始。在策划会议时，会议组织者必须根据我国举办会议的有关财务管理制度、参照以往举办会议的历史资料，在资金运作规律的基础上编制出会议财务计划。会议的预算是会议财务计

2、划管理的重要依据，它使会议组织者有计划地筹措资金，包括资金的数额、来源；按预算进行各项支出，包括支出的项目和支出标准。预算是会议财务计划管理中最重要的内容。会议财务计划管理会议财务计划管理会议财务管理是利用价值形式对会议财务活动的管理。会议财务管理的本质是对会议资金的会议财务管理是利用价值形式对会议财务活动的管理。会议财务管理的本质是对会议资金的管理，其主要内容是研究会议运作时资金活动的过程及其规律。会议运作时的资金活动主要管理，其主要内容是研究会议运作时资金活动的过程及其规律。会议运作时的资金活动主要包括筹集资金、运用和分配资金。会议要努力开辟资金渠道，合理分配和使用资金，以确保包括筹集资金

3、、运用和分配资金。会议要努力开辟资金渠道，合理分配和使用资金，以确保会议取得成功。为此，在会议筹备初期，必须首先制定出会议财务目标。会议取得成功。为此，在会议筹备初期，必须首先制定出会议财务目标。会议财务目标分为营利性和非营利性两种。目前，在我国举办的大多数会议都不是纯粹商业营利性活动，财务目标一般为非营利性的。会议财务分析会议财务分析会议财务分析是对会议财务状况的分析和研究，对流动资金的使用和开支的分析，检查会议的财务运作状况，以便发现问题，及时解决。会议财务分析的目的是要保证会议实现财务目标。会议财务预测会议财务预测会议财务预测的含义会议财务预测数据是编制会议预算的基础，会议组织者要依据会

4、议活动的客观发展规律，利用已经掌握的财务知识和手段，对会议未来的财务状况做预先推测和判断，以保证会议财务工作井然有序，并切合会议实际，顺利实现会议财务管理的最终目标。会议财务预测经常使用的方法是：专家调查法、报表调查法、历史类比法、集合意见法。会议财务预测的内容一般可采用一般可采用历史类比法历史类比法对数据进行判断对数据进行判断会议预算是以会议规模为最主要数据编制的。会议规模即是指有多少人参加会议。在会议筹备初期，会议人数带有很大的不确定性，这给编制会议预算带来了很大的难度。会议规模的预测会议规模的预测会议支出的预测会议保本人数的预测会议收入的预测经济环境的预测如参考前三届会议的与会人数，可向

5、这几届会议的主办单位索取代表通讯录，对参加会议的人进行分析，这样可以粗略推算出本届会议可能参加的人数。会议财务预测的内容固定支出是不随会议人数的变化而变化的支出，固定支出是不随会议人数的变化而变化的支出，即使将来会议的实际收入少于预期收入，固定即使将来会议的实际收入少于预期收入，固定支出也不会有很大变动。如会议筹备期间的印支出也不会有很大变动。如会议筹备期间的印刷费和邮寄费等。由于会议的许多固定支出发刷费和邮寄费等。由于会议的许多固定支出发生在会议筹备期间，这就需要有一定的启动资生在会议筹备期间，这就需要有一定的启动资金。因此，预测会议固定支出对筹集会议启动金。因此，预测会议固定支出对筹集会议

6、启动资金也有指导意义。资金也有指导意义。会议支出分为两类：固定支出和可变支出。会议会议支出支出的预测的预测会议规模的预测会议保本人数的预测会议收入的预测经济环境的预测会议的可变支出是随着会议人数的变化而会议的可变支出是随着会议人数的变化而变化的，如会议期间的餐费、住宿费等。变化的，如会议期间的餐费、住宿费等。在对会议规模进行预测后，应尽快根据预在对会议规模进行预测后，应尽快根据预测的数据对会议固定支出进行预测，以此测的数据对会议固定支出进行预测，以此为基础，预测出会议的保本人数和注册费为基础，预测出会议的保本人数和注册费收取的水平。这两项数据对于完成会议的收取的水平。这两项数据对于完成会议的财

7、务目标至关重要。财务目标至关重要。会议财务预测的内容但是会议其他一些收入，如但是会议其他一些收入，如旅游收入旅游收入，不，不同的会议收入会有所不同。同的会议收入会有所不同。通常在会议各项收入中注册费收入是相对稳定的，只要人数预测准确，预算收入和实际收入不会有很大差别。会议会议收入收入的预测的预测会议规模的预测会议保本人数的预测会议支出的预测经济环境的预测从历史来看，来我国参加国际会议的代表很少采用组团形式参会，他们从历史来看，来我国参加国际会议的代表很少采用组团形式参会，他们大多希望能够参加会议举办的各种旅游活动，这样，会议在旅游服务方大多希望能够参加会议举办的各种旅游活动，这样，会议在旅游服

8、务方面就会获取一定收入。赞助费也是会议的主要收入，许多会议的盈亏最面就会获取一定收入。赞助费也是会议的主要收入，许多会议的盈亏最终取决于赞助费的多少。因此，对赞助费的预测也是至关重要的。终取决于赞助费的多少。因此，对赞助费的预测也是至关重要的。会议财务预测的内容保本人数会议固定支出保本人数会议固定支出（注册（注册费每位代表的可变支出）费每位代表的可变支出）举办会议最基本的财务目标是保证会议不出现亏损。会议会议保本人数保本人数的预测的预测会议规模的预测会议收入的预测会议支出的预测经济环境的预测由于会议收入主要决定于注册费高低和参会人数，而当会议注册费标准基本确定之后，会议的收入就完全取决于会议代

9、表人数的多少，因此，会议财务预测时，一定要预测会议保本人数。会议财务预测的内容筹备大型会议需要几年时间，这期间国内外经济环境的变化等因素最终都会反映到价格上。经济环境的预测经济环境的预测会议规模的预测会议收入的预测会议支出的预测会议保本人数的预测如果是举办国际会议，汇率的调整变化经常是影响国际会议财务管理的重要因素。因此还要注意预测经济环境。编制会议预算编制会议预算编制会议预算的目的在会议财务预测的基础上编制会议预算，能够提供一个定量的会议财务计划，会议预算既能反映会议固定支出，也可反映会议的可变支出，同时也估算了会议的大致收入。通过预算，能够初步反映会议的盈亏。预算对于会议财务管理至关重要的

10、另一个原因是，通过预算可以清楚地了解需要多少会议启动资金，避免出现由于启动资金不足而影响会议正常筹备的被动局面。会议预算的内容组成会议预算主要是由会议收入和支出两部分组成。支出部分又分为固定支出和可变支出。会议财务预测提供了编制预算的许多相关数据，根据会议举办城市的价格标准和会议支出的项目编制出会议预算表。会议预算表的内容包括：会议的固定支出、可变支出和收入。会议固定支出必不可少不随人数变化而变化不随人数变化而变化1 1申办费申办费申办费主要指在申办和竞标会议时所支出的费用。办公费办公费办公费是整个会议筹备期间运作所需的办公费用。包括会议秘书处购置设备费、日常办公费、通信费、财务管理费。同声传

11、译译员劳务费同声传译译员劳务费对于国际会议，一般要求安排同声传译，会议须支付同声传译译员劳务费。以中文为同声传译，译员的服务价格相对便宜；以其他语言为传译，译员的服务价格会很高。公共宣传费公共宣传费公关宣传费是为扩大会议的影响力，吸引更多人参加会议，为开拓市场而进行的公关宣传活动所需的费用。人工费人工费人工费是指会议工作人员的工资、奖金和其他福利费用。应按规定发给他们加班费。服务费服务费指通过为客户组织、经办会议而获取收入的专业的会议组织机构）的服务是一种商业行为，其目的是为了获取利润。3 35 52 24 46 61.选择所举办会议领域中最有权威的杂志刊登广告2.散发会议预通知会议经常使用的

12、公关宣传方式3.散发招贴画4.制作会议网页会议固定支出必不可少不随人数变化而变化不随人数变化而变化1 1申办费申办费申办费主要指在申办和竞标会议时所支出的费用。办公费办公费办公费是整个会议筹备期间运作所需的办公费用。包括会议秘书处购置设备费、日常办公费、通信费、财务管理费。同声传译译员劳务费同声传译译员劳务费对于国际会议，一般要求安排同声传译，会议须支付同声传译译员劳务费。以中文为同声传译，译员的服务价格相对便宜；以其他语言为传译，译员的服务价格会很高。公共宣传费公共宣传费公关宣传费是为扩大会议的影响力，吸引更多人参加会议，为开拓市场而进行的公关宣传活动所需的费用。人工费人工费人工费是指会议工

13、作人员的工资、奖金和其他福利费用。应按规定发给他们加班费。服务费服务费指通过为客户组织、经办会议而获取收入的专业的会议组织机构）的服务是一种商业行为，其目的是为了获取利润。3 35 52 24 46 6即帮助组织、运作、管理会议后，不管与会人数的多少，一次性收取一笔费用。包价包价完全按照工作时间收费。按小时收费按小时收费完全根据参会人数多少提取费用。按参会人数收费按参会人数收费完成一个会议，除收取基本费外，再按参会人数提取一定费用。基本费用加基本费用加依据依据参会参会人数收取人数收取费用费用服务费服务费PCO会议固定支出必不可少不随人数变化而变化不随人数变化而变化7 7会议组织机构活动费会议组

14、织机构活动费会议筹备期间各委员会和秘书处定期开会和活动时的费用。考察活动费考察活动费这部分的费用主要包括：交通费、住宿费、餐费、考察活动费。会场和设备租金费用会场和设备租金费用征文通知书印刷费和邮寄费征文通知书印刷费和邮寄费会议组织者为了扩大会议影响，邀请到更多参会人和参会报告，在会议筹办初期，通常会印刷大量征文通知书。特邀报告人的参会费特邀报告人的参会费报告费支付的标准可根据以往惯例或参照相应会议的支付标准支付。9 911 118 81010 主会场租金在我国基本上所有的会议中心和宾馆的会场租金都是按单元计价的，每半天为一个单元，不管租用时间是半个小时还是个小时，费用相同。为节约成本，组织会

15、议时应尽量将开幕式、闭幕式等大型活动集中在几个单元。分会场租金根据会议分组情况选定分会场，应尽可能选择与分会场人数相适应大小的会场，避免不必要的浪费。设备租金包括视听设备和同声传译设备。会议组织者一定要做好充分调查，合理安排和使用设备。同声传译设备租金昂贵，因此，一般只在会议的开幕式和特邀专家报告时才安排。网吧专供代表上网使用。这部分的费用包括租用计算机和租用网络专用电缆两项费用。大会组织机构办公用房费用大会秘书处办公用房虽然不多，但从会议筹备到会议结束，时间较长，也是一笔不小的开支。一般在会议筹办初期，大会组织机构办公室会附设在会议承办单位，待会议召开前，再迁往会议中心，这样，就节省了不小的

16、开支。会议可变支出随人数变化而变化随人数变化而变化1 1餐饮餐饮餐饮费是可变支出中比例最大的一笔费用，包括：宴会费用、招待会费用、茶歇、会议午餐。邮寄费邮寄费邮寄费主要包括论文录取通知书、注册通知书、签证邀请信。会议纪念礼品费会议纪念礼品费印刷费印刷费印刷费是仅次于餐饮费的支出。印刷的文件包括：论文集、会议内容摘要、会议资料汇编、程序手册、会议指南等。代表用品费代表用品费代表用品费是最直观的可变支出，支出的项目包括：名卡制作或购买的费用、请柬和各类票证制作的费用、文件袋、笔和笔记本等购买费用。3 35 52 24 4纪念礼品因人数的多少而定6 6租车及其他交通费租车及其他交通费会议期间的用车及

17、其他交通费用因参会人数多少而变化，合理使用车辆可以节约会议成本。7 7不可预见费不可预见费计算会议的可变支出时，可根据具体情况设不可预见费一项。通常不可预见费按520来计算。会议的收入注册费是会议最主要的收入，是决定会议能否做到收支平衡的重要因素，对它的定价至关重要。注册费的种类包括：代表注册费、会员注册费、特邀报告人注册费、陪同人员注册费等。会议注册费会议注册费宾馆经常会在各方面给会议提供一些优惠条件。如当会议用房超过一定数量，会议可以免费使用宾馆的会场或设备。还有的宾馆提供一些免费房间或低价房间供会议使用。总之不论是哪种方式，都会增加会议的收入或者减少会议的支出。宾馆的优惠宾馆的优惠当发现

18、会议注册费不能支付会议全部支出时，要使会议的财务预算做到平衡，首先考虑的是寻求对会议的赞助。目前，在我国举办的各类会议或多或少都能得到一些赞助。企业赞助是会议最主要的赞助来源，除此之外，会议还可以获取政府机构的补助、基金会的赞助、国际组织的赞助以及私人赞助。赞助费赞助费会议的收入旅游活动收入是会议组织的在举办地周边旅游所获取的费用。除特殊情况外，每次会议总有部分代表报名参加会议组织的旅游活动。会议组织者通常采用竞标方式，将会议的旅游活动承包给旅行社。旅行社会将会议旅游的部分利润返还给会议组织者，作为会议的一部分收入。旅游活动收入旅游活动收入在一些专业性会议上利用各种方式为产品做广告，是很多企业

19、主特别看重的机会。会议可通过会议论文集、制发宣传单页、标语或直接在纪念品、文具、矿泉水等物品上标志企业广告等多种形式为企业主发布广告，并收取一定广告费。会议广告收费会议广告收费会议附设展览一方面是会议内容的补充，丰富了会议；另一方面也是为增加会议经费。展览会可由会议组织者自己筹备，也可承包给专门的展览公司。在初期的会议预算中有些会议组织先不计算此笔收入。会议附设展览所收展位费会议附设展览所收展位费会议资金管理会议资金管理筹集会议启动资金筹集会议启动资金是会议全部资金活动的第一个阶段，也是最重要的阶段。从会议最初酝酿和策划时就开始有了资金支出，而会议本身的资金收入却要等到会议召开前的3-4个月，

20、收到会议代表的注册费才会有。在漫长的会议筹备期间，必须要寻求到筹备会议的启动资金，这是会议面临的第一个财务问题。会议规模的大小不等，需要的启动资金也相差很大。举办中小型会议时，几万元的启动资金比较容易解决。如果会议规模达到几千人，筹备时间长达两三年，有的甚至达到七八年，能否顺利进行筹备就成为首要问题。筹集会议启动资金的渠道行政事业费行政事业费会议规模如果不大，筹备期间垫支经费也不多的情况下，可向所在单位的主管部门提出申请，经批准后主办单位用行政事业费垫支，待会议结束后偿还即可。目前，大多数会议都是采取这种方法解决会议启动资金的。专业会议管理机构垫支专业会议管理机构垫支筹备千人以上的大型会议，为

21、解决前期启动资金问题，常常会选择一个专业会议管理机构来承办会议。而选择专业会议管理机构的重要条件就是其资金垫支能力。专业会议管理机构可以给会议在整个筹备期间提供充足的启动资金，通常不计利息，因而在举办大型会议时，不失为一种首选的集资方式。企业专门性资金与企业赞助企业专门性资金与企业赞助企业为促进自身发展而举办的一些会议，如客户联谊会、产品介绍会、技术座谈会以及表彰奖励等方面的会议，通常资金主要来自企业的专门性资金，是从企业税后利润中提取的。一些会期比较短，会议议题以及影响力惹人关注的会议通常会得到一些企业的资助，以获取会议的启动资金。筹集会议启动资金的渠道注册费管理注册费管理注册费收入是会议收

22、入的主要来源。注册费的收取是一件较为复杂的工作，由于收费标准不同，交纳时间和交纳方式不一样，如有用支票交纳、有通过银行或邮局汇款，还有使用信用卡等。因此注册费收取后，应反复核准以确保准确无误。赞助费管理赞助费管理赞助费通常是那些规模较大、综合实力较强的企业提供的。而这些企业往往因为机构管理层次复杂而在支付赞助费时经常拖延，因此，要保证会议筹备资金能准时到位，不影响会议的正常召开，会务工作机构要常催促，直到赞助款项到位。其他收入管理其他收入管理旅游、附设展览、广告等收入要在会议结束后才能明确金额的多少，因此，在会议期间仅能粗略估算，实际收入经常会与估算收入有很大差距。在会议的各种收入中，代收代支

23、的款项占了很大比重，例如，住房费用转给宾馆，旅游费用转给旅行社。这是会议收入中很重要的一个特点。因此在管理中，要经常对会议的各项收入进行确认和时间上的界定。会议成本控制会议成本控制会议启动资金的控制在漫长的会议筹备期间，支持会议筹备的经费只有会议启动资金。因此，对启动资金的支出要严格控制，尽量降低会议成本是会议财务管理的工作重点。筹备期间产生的会议成本有活动费用、人工费用和管理费用，其中活动费用是最主要的。筹备期间的活动主要是印刷和邮寄会议通知，通常这两项费用可以占到全部会议启动资金的70左右。筹备大型国际会议时，这两项费用经常可以达到几十万元。财务管理人员要与会议工作人员密切配合，开拓思路，

24、尽量控制和减少印刷和邮寄费用，降低会议成本。例如，非正式通知采用电子邮件传递；正式通知尽量提早发出，用平邮或大宗印刷品寄出，这样可以减少使用快递的邮资等。会议支出项目的控制餐饮费的控制餐饮费的控制餐饮费是会议举行期间一项最大的支出，通常占到会议总支出的25。餐饮费又是会议非固定支出的主要部分，会议期间餐饮费的成本控制是最重要的环节。会场和设备费用控制会场和设备费用控制由于每天参加会议人数的递减，有时会议还要将原预订的大会议室改为小会议室，或将原预订的比较多的分会场减少几个，这样的做法并不仅仅只是为了减少一些开支，主要也是考虑到会议交流的效果。在租借同声传译的接收设备时，要统计好人数，并事先了解

25、与会者的需要，会议应将未使用的接收设备尽早返还给设备公司。工作人员劳务工作人员劳务支出支出等费用等费用的控制的控制会议召开最初的几天，工作尤为忙碌和繁杂，有多少会务工作人员都觉得不够，但是，随着注册和开幕式等重要活动完成后，工作人员的工作就越来越少。会议要根据实际情况不断减少会务工作人员，这样可以有效地减少人员成本。会议也尽量不安排工作人员的住宿，因为交通费比房费要便宜得多。会议日程要安排紧凑，进驻时间和撤离时间尽可能压缩，这些都是减少工作人员和租用办公室费用的经验。招待会欢迎招待会如果安排在会议正式举行的第一天晚上，绝大多数的会议代表都会前去参加；若安排在注册日的晚上，由于各种原因会有相当数

26、量的代表不能参加；特别是在举办国际会议时，要根据以往举办会议的经验估算出参加招待会的可能人数。闭幕宴会如果宴会票是要求参加者购买的，就不用担心人数的问题。如果宴会是包含在注册费中的，就一定要格外注意。通常闭幕宴会是安排在会议的最后一天，要考虑到一些代表会因各种原因提前离会，主管部门的领导和合作机构的负责人通常也不会参加这种宴会，因此一定要做好参加人数的判断，避免出现浪费。茶歇和午餐统计会议人数遵循递减的规律，即参会的人数只会越来越少，参加下午会议的人数会比参加上午会议的人数少一些，参加分组会的人数比参加大报告会的人数又要少一些。根据这种规律可适当递减每次茶歇和午餐的预订人数。思考与练习一、会议

27、财务管理的含义是什么？(ppt6)二、会议财务预测包含哪些内容，怎样进行会议规模的预测？(ppt7-25)三、控制会议成本的意义是什么，从哪些方面入手控制会议成本?(ppt30-33)四、案例分析2009年9月12日 广州日报刊发了一则新闻，题为 广州政协委员开会吃盒饭节约经费。报道称，为了节约经费、提高效率，广州市政协一改在白云国际会议中心开培训会议的惯例，把此次为期一天的学习培训班安排在市政协机关大楼，并特意安排这些平时“吃惯大餐”的委员们“屈就”食堂吃盒饭。饭后也只能在会议厅休息。为了把食堂让给委员们，机关工作人员都把盒饭捧回了办公室。一碗瘦肉汤，两个鸡翅，几块叉烧，若干青菜，这就是广州

28、市政协参加学习培训班的委员们的“盒饭菜谱”。上午的培训结束后，委员们每人手持一张粉色午餐券，陆续来到位于市政协办公楼负二层的食堂。排队，领餐，取筷子然后就座于四人餐桌进餐，谈笑风生，兴致盎然。政协委员韩志鹏告诉记者，以往委员培训班都在白云国际会议中心举行，吃的都是“大餐”，中午还能开房睡午觉。平常一些委员会议也会在附近酒店“加餐”。这次能够把午餐速战速决解决实属难得。他说：“以前开会在酒店吃饭，一吃就是一个中午，既费时间又浪费钱。在市政协机关开会、吃饭，既省了钱又节约了时间，实在是一顿节能高效的午餐。”问题思考：会议的经费预算包括哪些内容？如何降低开会成本？(ppt16-25、30-33)如何从不浪费时间和不浪费金钱两个方面控制会议数量，提高会议质量？(ppt26-33)