秘书实务-课件.ppt

1、第二章第二章 日常事务工作日常事务工作第1节 办公室环境管理 第2节 管理自己与上司的时间 第第3 3节节 上司日程安排上司日程安排 第第4 4节节 接电话与处理邮件接电话与处理邮件 第5节 印信管理与保密工作 6节 办公室领用现金管理 与商务费用报销 办公室环境管理办公室环境管理 通过秘书办公室管理工作的学习通过秘书办公室管理工作的学习和训练和训练,掌握办公室环境的设计和布置能掌握办公室环境的设计和布置能力；妥善管理办公用品的能力。力；妥善管理办公用品的能力。项目1 办公环境管理一、办公环境的含义一、办公环境的含义:是指一定的组织机构的秘是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。书部门

2、工作所处的自然环境。主要分主要分硬环境硬环境和和软环境软环境，包括，包括空间环境、视觉环境、听觉环空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境、空气环境、健康与安全环境、社会环境、文化氛围等。境、社会环境、文化氛围等。二、二、办公室布置的三大原办公室布置的三大原则则 1、便于沟通2、利于监督3、协调舒适办公室环境的构成及布置办公室环境的构成及布置要求：1、办公室布局及绿化2、空气环境：空气清新，无异味，有流动；温度适中；湿度合理；气味芬芳。3、办公室声音：安静，无噪音、办公室声音：安静，无噪音 避免户外声音干扰；避免户外声音干扰；避免办公室内声音干扰；避免办公室内声音干扰；避免办公设

3、备声音干扰。避免办公设备声音干扰。4、空间环境：无障碍、空间环境：无障碍 桌椅摆放合理，便于行走：桌椅摆放合理，便于行走：没有私拉乱扯电线或电话线；没有私拉乱扯电线或电话线；常用档案柜及其设备应就近摆放；常用档案柜及其设备应就近摆放；公共走道或安全出口不能摆放其他物品；公共走道或安全出口不能摆放其他物品；秘书座位与上司座位临近，便于沟通。秘书座位与上司座位临近，便于沟通。办公桌面整洁有序。桌椅配套舒适。办公桌多以平面转交电桌椅配套舒适。办公桌多以平面转交电脑办公桌为好，办公椅以有轮子有靠背能脑办公桌为好，办公椅以有轮子有靠背能升降为佳。升降为佳。电脑电话放在左手边，便于使用和接听，电脑电话放在

4、左手边，便于使用和接听，也便于读写。也便于读写。办公必需品齐备。办公必需品齐备。私人用品及个性化的物品不要放置桌面。私人用品及个性化的物品不要放置桌面。适当美化：办公室美化应与单位性质和适当美化：办公室美化应与单位性质和企业文化适应。可用盆景、挂画等，但应企业文化适应。可用盆景、挂画等，但应该高档而有品位。该高档而有品位。5、视觉（光线）环境：、视觉（光线）环境：办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和光线。办公室内覆盖物:(1)(1)有效地使用颜色。有效地使用颜色。(2)(2)地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁、地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁、天花板的颜色协调一致，以保证一个统一天花板的颜色协调一致

5、，以保证一个统一的、和谐的环境。的、和谐的环境。照明：指为完成办公室的指定工作而提供适当的光线系统。光亮光亮宜遵循以下原则设计：减少光源的宜遵循以下原则设计：减少光源的强度，避免用一个发光体，宜多用几盏灯，强度，避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源强度，避免集束光而用匀散光；降低光源强度，避免集束光而用匀散光；窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光；光源宜置高处，并从后方或左侧射接光；光源宜置高处，并从后方或左侧射入。入。（自然采光；照明光自然采光；照明光）6、办公室的安全环境管理、办公室的安全环境管理 识别办公室安全隐患识别办公室安全隐患 办公建筑隐

6、患：这主要指地、墙、天花板及门、窗等，办公建筑隐患：这主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。锁门等。办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当。湿度调节欠佳，噪音控制不当。办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。多东西有倾斜倾向等。办公设备及操作

7、中的隐患：如电线磨损裸露，办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。光，复印机的辐射，违规操作等。工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识别有关的安全标识。办公室里抽烟，不能识别有关的安全标识。消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或

8、过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等。时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等。案例分析：案例分析：“如果是你，你会怎么办呢？如果是你，你会怎么办呢？”（二）办公室的设备设施管理 随着物质的丰富和办公条件的改善，办公 室的设备设施也日益复杂，设备设施管理成为 办公室管理中一项重要的内容。办公房间、桌椅、文具柜和文具的管理办公房间、桌椅、文具柜和文具的管理 办公房间自然以朝向好、通风、采光好为 宜，但秘书选择办公房间还要照顾 到许多便于工作的因素。秘书办公室的配置要根据单位的普遍情况 来设计。值得注意的是秘书伏案工作时间长，办公桌椅最讲究久坐舒适的要求。桌和椅的高 度既要适合秘书的身高需要，又要搭

9、配起来适 宜伏案。文具柜的选择要考虑工作中存放文书 材料的需要。为方便不同文书资料的存取，文 具柜可以不同的式样搭配配置，但要总体风格一致。办公机械设备和电器设备的管理科学合理办公机械设备和电器设备的管理科学合理 地使用做好资产登记地使用做好资产登记 不同的办公室，设备配置不一，配置的依 据应当是秘书工作的需要。目前秘书办公室比 较普遍的办公机械设备和电器设备包括电话机、移动通讯终端（手机）、寻呼机、传真机、复 印机、裁纸机、装订机、碎纸机、号码打制器、打孔器、计算机、扫描仪、打印机、电扇、空 调、饮水机等等。有的办公室还配有桌面印刷 系统和过塑设备、摄影摄像设备、投影设备和 笔记本电脑。秘书

10、部门对办公机械设备和电器设备的管理 主要应有三个方面。做好资产登记定时定人负责维护保养科学合理地使用对设备的管理（三）办公室的环境管理 秘书的办公室环境是指秘书在工作中所处 的场所和氛围，因此包括物质环境，也包括人文环境。办公室环境安排 是指办公房间、桌椅、文具柜的安排和秘 书人员相对固定的办公座位格局。秘书有两种办公形式：办公的形式封闭式办公一两名秘书在一间办公室开放式办公若干秘书同在一间办公室开放式办公室掌握不同类型办掌握不同类型办公室的优缺点公室的优缺点 封闭式办公室 优点：相对独立、可集中注意力，保护资料的隐 密性 缺点：成本高、不易于监督 开放式办公室 优点：成本低、便于相互交流 缺

11、点：室内空气质量差、电器多导致强辐射 不同的办公室环境安排不仅是由秘书的工 作内容决定的，也和办公室的管理理念、管理 水平有关。开放式办公室中几十人办公，各自 默默忙碌，低声言语，领导可以一目了然井然 有序的办公状态。办公室环境布置 是指办公室桌上物品的摆放，窗帘、灯具、墙上装饰品等的布置。秘书的办公室是一扇体 现机关整体水平的窗口，办公室环境的布置应 当和机关的整体风格和格调一致，应当使办公物品烘托环境的庄重、整洁和雅致。灯具：办公室灯具应选择样式朴素、光照明亮的。窗帘：窗帘应选择颜色柔和且便于保洁的材料。布料窗帘应便于洗涤，百叶窗尽量选择不易落尘的竖 条式。办公环境的窗帘不选择幕布式样，不

12、加配任何 流苏。物品的摆放：秘书的办公桌上物件的摆放应简单 有序，一些常用的小件文具要盛放在文具盒或抽屉中，避免给人凌乱的感觉。电话机应放在比较固定的位置，一般放在秘书办公桌左前方，要保证电话机的洁净。办公桌如果配备玻璃板，下面应放置电话联络表、机 构示意图等和工作有关的东西。过于生活化的物件，像玩具、正在织的毛线之类不宜出现在办公室。办公室环境是秘书工作中形成的布置，人 们很容易由办公室环境风格认识秘书的工作风 格、工作作风，因此必须加以注意。办公室氛围的营造 指办公室秘书人员的素质、彼此之间的人 际关系和工作氛围，特别是在工作中体现出的 办公室的工作作风和工作风格。秘书的工作和 在工作中体

13、现的风格作风，是最能 表现办公室管理水平的。主要应注意以下三点：注意事项注意培养秘书人员宽容开朗的性格形成秘书间的合作精神和团队精神保持办公室健康文明的氛围 办公室，说到底是秘书工作的场所，有别 于家庭亲友的环境，在任何时候保持同事间的 互尊、互敬和礼貌有利于营造良好的秘书工作 氛围。三、办公环境的维护1、工作方法经常清理责任区a.个人区域b.公共区域c.上司办公区域设备物品放置适当，取用有序a.本人b.公共四、办公用品的管理 1、办公用品的计划a.分类；b.计划与采购 2、办公用品的发放 a.专人负责；b.定时发放；c.填写物品申请表 3、节约使用的措施a.复印；b.传真；c.计算机、打印机、因特网；d.电话、移动电话；e.办公资源的调配