集团公文规范课件.ppt

1、目录目录一、总则 六、收文办理流程 二、公文种类 七、公文归档及管理 三、公文格式 八、公司各部门以公司名义对外行文 四、公文行文规则 九、其它综述材料五、发文办理流程 一、总则1、目的：为规范管理，统一公司行文标准和要求，制定本制度。2、定义：1）公文是指公司、部门正式发布的令、决定、通知、通报、公告、批复、意见、报告、请示、会议纪要等内部文件。2）其他常用文体如：申请、总结、计划等属综述材料，不在公文的范畴之内。3、管理部门：办公室负责公司公文的管理。4、适用范围：本规定适用于全公司。二、公文种类公文按用途划分公文按层级划分1、公司的公文按用途划分为十类：1）令：适用于总经理直接签发的用于

2、嘉奖、惩处相关单位或人员的公文。2）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，人事任免，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定等事项。3）通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级或平级单位的公文，人事任免，传达要求下级单位办理和需要有关单位了解或者执行的事项。4）通报：适用于表彰先进，批评落后，传达重要精神或事项。5）批复：适用于答复下级单位请示事项。6）意见：适用于对重要问题提出建议和处理办法。7）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。8）请示：适用于向上级单位请求指示、批准。9）会议纪要：适用于记录、传达会议情况和议定事项。10）函：适用于平级单位或

3、无隶属关系的单位之间商洽或联系工作、询问和答复问题。2、公文按层级划分为二层：1）公司级公文：公司级公文是指由公司统一发布的公文，包括机构调整、制度颁发、人事任免、奖惩、公司重大决定与活动、企业理念等，由总经理或总经理助理签发。2）部门级公文：部门级公文是指各部门业务范畴的公文，由办公室主任或独立部门经理签发。三、公文格式发文单位标识字型、字体与间距标准公文用纸落款形式公文收尾1、发文单位标识:发文单位标识:发文字号、标题、正文、附件说明、签发人、签发日期、主题词、主送单位、抄送单位和附件等部分。1）紧急公文应当根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”。2）发文单位标识应当使用发文

4、单位全称；联合行文，主办单位排列在后。3）发文字号应当包括单位简称或代码、年份、序号。4）公文标题应当准确简要地概括主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。5)主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称。6)公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。7)上行文需有签发人。签发人要求签署姓名，清晰可辨。签发日期以负责人签发的日期为准。8)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。9)公文应当标注主题词。10)抄送单位指除主送单位外需要执行或了解公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。11)文字从左至右横排

5、书写。2、字型、字体与间距标准1）大标题：二号小标宋字体2）主送机关：三号仿宋顶格 冒号用全角3）文档号：宋体四号4）正 文：三号、四号、小四号仿宋（红头文件需三号字）5)成文日期：三号仿宋 右空四个字的距离6)主题词：主题词三号黑体 主题词目三号小标宋7)抄 送：宋体小四号 三号仿宋8)页 码：宋体五号居中9)行间距：单倍行距10）字间距：标准3、公文用纸一般采用国际标准A4型(210mmx297mm)，左侧装订，公文页面上间距为20mm，下间距为15mm，左右间距均为25mm。4、落款形式发文单位空二行印制签发人的职务、姓名，职务、姓名上方用顶划线作签字位置，发文单位名称与签发人职务、姓名

6、之间相互对称。签发人职务、姓名下空一行标注发文年、月、日。5、公文收尾公文收尾：包括主题词、抄送、页码三部分。1）主题词为便于计算机检索和管理公文，文件应包含主题词。主题词由类别词和类属词两部分组成。一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写，每个主题词之间空一格。标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。2）抄送单位：整个标注区域用二条等宽的平行实线作界线，平行实线的下面一条位于页面上的最后一行。四、公文行文规则

7、1、行文关系根据隶属关系和职权范围确定。1）属于主管单位职权范围内的具体问题，应当直接报送主管单位处理，一般不得越级请示和报告。2）属于单位职权范围内的事务，应当由单位自行行文。非独立运作部门未经所属部门、分支机构（办事处）负责人签批或授权不得向外单位发文。2、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式。“报告”不得夹带请示事项。3、草拟公文应注意以下事项：1）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的制度、规定等，要切实可行并加以说明。2）情况详实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清晰，用词规范，篇幅力求简短。3）公文应当根据发文目的、发文单位职权

8、、与主送单位的行文关系确定。4）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应具体到年、月、日。5）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1、”，第四层为“(1)”。6)要求使用国家法定计量单位。7)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明中文含义。8)公文中的数字，除日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语及具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它应使用阿拉伯数字。五、发文办理流程1、公司级公文1）公司级公文由办公室起草，统一格式并编号

9、，公文背面由起草人、审核人及部门负责人签字确认，交签发人签发。2）办公室负责公文的编号、分发和登记。在印制公文前，复核审批签发手续是否齐全、附件是否完整、格式是否规范，否则不得下发。2、部门级公文：属部门职权范围内的事务，由相关责任人起草，由部门负责人签发；其中属分管副总经理权限的，必须由分管副总经理签发。六、收文办理流程 1、各部门收到公文后，应及时登记、传达。2、各部门收到公文后，应当进行审核。重点为：是否应由本部门办理；是否符合行文规定；内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定。3、经审核无误的公文，应及时提出拟办意见送部门负责人批示或者交有关人员办理，需要两个以上部门办理的，应当明确主

10、办部门。4、各单位对公文要及时传达，一般文件两个工作日内批复。确有困难的，应及时向发文单位说明原因。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的公文，应当及时退回发文单位并说明理由。5、审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签字视为同意；没有请示事项的，签字表示阅知。七、公文归档及管理 公文发布完毕后，根据公司公文管理制度和其他有关规定，发文部门应及时存档，个人不得保留公文。1）公司级公文发布后原件由总经理办公室存档。2）部门级公文发布后原件由各部门自行存档。八、公司各部门以公司名义对外行文，如业务致函、证明文书、采购单等统一使用公司信笺（带LOGO

11、）。九、其它综述材料 其它综述材料：公司内部的总结、计划、申请等则相对要求不太严格。具体规范如下：1、总结：个人总结可不拘泥于“格式”和“框框”，但以下内容是必须包括的：1)标题。2)基本情况。应以简明扼要的文字写明在本总结所包括的期限内的工作根据、指导思想以及对工作成绩的评价等内容。它是工作总结的引言，便于把下面的内容引出来，只要很短的一段文字就可以了。3)工作回顾。要详细地叙述工作任务、完成的步骤、采取的措施和取得的成效、存在的问题。特别是对步骤和措施，要写得详细、具体，对取得的成效要表达得形象、生动。在写工作回顾的过程中，还要有意识地照应到下一部分的经验教训，使之顺理成章地引出来，不至于

12、造成前后不一的感觉。4)经验教训。应从工作回顾中很自然地归纳提炼出采。一定要写得丰富、充实，并选用具体事例适当地展开议论。使总结出来的经验和教训，有论点，有论据，有血有肉，鲜明生动，确实能给人以启发和教益。5)结语部分。主要写明今后的打算，也只需写很短的一段话。写得长了，反而冲淡了主题。6)总结正文写完以后，应该在正文的右下方(指横行文字)，写上总结部门的名称（个人工作总结应署个人名字）和总结的年月日。2、申请 1）标题：有两种写法，一是直接写“申请书”，另一是在“申请书”前加上内容，如“入党申请书”、“调换工作申请”等，一般采用第二种。2）称谓：顶格写明接受申请书的单位、组织或有关领导。例：

13、尊敬的公司领导：3）正文：正文部分是申请书的主体，首先提出要求，其次说明理由。理由要写得客观、充分，事项要写得清楚、简洁。4）结尾：写明惯用语“特此申请”、“恳请领导帮助解决”、“希望领导研究批准”等，也可用“此致”“敬礼”礼貌用语。5）署名、日期：个人申请要写清申请人姓名，单位申请写明单位名称并加盖公章，注明日期。3、各类归档材料和各级综述材料的排版格式要求(原始材料除外)：(1)页面设置：用纸：A4 装订线：左侧 页码位置：下居中页边距：上2.5厘米;下2厘米、左2.5厘米、右2厘米(2)字体、字号一级标题：小2号黑体 二级标题：3号黑体 正文：4号仿宋体(3)标题格式一级标题：一、二、三、二级标题：(一)(二)(三)三级标题：1、2、3、(4)行距：单倍行距(5)字距：默认