5S管理在办公室的运用教材课件.ppt

1、5S管理在办公室的运用目录目录 一、认识一、认识5S5S 二、二、5S5S的重要性的重要性 三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室 四、四、5S5S推行中常见的问题推行中常见的问题 5S起源于日本，指的是在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效管理，是日式企业独特的一种管理方法。现已被世界各国管理界认同及应用。1955年,为了确保作业空间和安全,日本开始推行2S(整理、整顿),宣传口号为“安全始于整理，终于整理、整顿。”一、认识一、认识5S5S1 1、5S5S的起源的起源 后因生产和品质控制的需要而又逐步提出了3S，即清扫、清洁、素养。1986年，日本的首本5S著作问世，对

2、生产现场管理模式起到了冲击作用，并掀起了5S的热潮，5S运动从此成为日式企业工厂管理的基础。1 1、5S5S的起源的起源一、认识一、认识5S5S 西方国家一般将5S定义为分类、定位、刷洗、制度化和标准化，这五个英语单词的首个字母也是S开头。后来，有人在5S基础上增加了安全就变成了6S，加上节约就变成7S，加上服务就变成8S，再加上顾客满意就变成了9S。西方和日本的说法虽然不同，但5S本质的意义是一致的。5S不是文字上的东西，而是一种思想，一种意识。1 1、5S5S的起源的起源一、认识一、认识5S5S整理整理 Seiri 整顿整顿 Seiton清扫清扫 Seiso清洁清洁 Seiketsu素养素

3、养 Shitsuke 5S5S的日语发音都是以的日语发音都是以“Si”Si”开头，所以称为开头，所以称为5S5S。5S2 2、何为、何为5S5S？一、认识一、认识5S5S(1).(1).整理整理 定义：定义：区分要用和不要用的，不要用的清除掉。目的：目的：把“空间”腾出来活用,防止误用。(2).(2).整顿整顿 定义：定义：要的东西按规定位置摆放整齐，明确数量，明确标示。目的：目的：不浪费“时间”找东西。(3).(3).清扫清扫 定义：定义：清除职场内的脏污，并防止污染的发生。目的：目的：消除“脏污”，保持职场干干净净、整整齐齐。2 2、何为、何为5S5S？一、认识一、认识5S5S(4).清洁

4、清洁 定义：定义：将上面3S实施的做法制度化，规范化，维持其成果。目的：目的：通过制度化来维持前3S成果。(5).素养素养 定义：定义：对于规定了的事情，都按要求去执行，并养成一种习惯。目的：目的：遵守规章制度，培养良好素质习惯人才，铸造团队精神。2 2、何为、何为5S5S？一、认识一、认识5S5S确定什么是必要的，什么是不必要的确定什么是必要的，什么是不必要的 各得其所、各就其位各得其所、各就其位 识别不清洁的来源识别不清洁的来源 执行过程以维持执行过程以维持/改善前改善前3个个S的标准的标准工作场所中保持、自律的工作场所中保持、自律的5S文化文化 1SSeiri（整理）（整理）2S Sei

5、ton（整顿）（整顿）3SSeiso（清扫）（清扫）4SSeiketsu（清洁）（清洁）5SShitsuke（素养）（素养）归纳归纳2 2、何为、何为5S5S？一、认识一、认识5S5S整理是整顿的基础；清扫在整理整顿之后；三项工作的保持即为清洁；要把以上工作做好，还要依靠人的素养。素养素养整理整理整顿整顿清扫清扫清清洁洁3 3、5S 5S之间的关系之间的关系一、认识一、认识5S5S制度化制度化形式化形式化素养素养清洁清洁清扫清扫整顿整顿整理整理创造基础创造基础得心应手得心应手维持以上维持以上习惯化习惯化态度态度行为行为3 3、5S 5S之间的关系之间的关系一、认识一、认识5S5S只有整理没整顿

6、，物品真难找得到。只有整顿没整理，无法取舍乱糟糟。整理整顿没清扫，物品使用不可靠。3S效果怎保证？清洁出来献一招。标准作业练素养，安全生产最重要。日积月累勤改善，公司管理水平高。3 3、5S 5S之间的关系之间的关系一、认识一、认识5S5S改善作业环境；提高作业效率；提高作业质量；鼓舞人员士气；二、二、5S5S的重要性的重要性1 1、为什么要推行为什么要推行5S？5S活动是一套行之有效的管理方法，是其他管理活动有效开展的基石之一。(1).1).5S5S是最佳推销员（是最佳推销员（SalesSales）清爽、明朗、洁净的工作环境，员工工作时心情愉快，能提高企业的知名度和形象，还会吸引优秀的人才到

7、这样的公司工作，全员参与的5S活动，能塑造出良性的企业文化。(2).(2).5S5S是节约专家（是节约专家（SavingSaving）可减少很多不必要的材料以及工具的浪费；可降低采购时间，节省很多宝贵的时间；还可节省工作场所。2 2、推行、推行5S5S有哪些好处？有哪些好处？二、二、5S5S的重要性的重要性(3).(3).5S5S对安全有保障（对安全有保障（SafetySafety）全体员工遵守作业标准，不易发生工伤事故；危险点有预防措施和警告标识；5S活动强调源辨识及风险评价和应急预案响应演练，安全得以保障。(4).(4).5S5S是标准化的推动者（是标准化的推动者（Standardizat

8、ionStandardization）5S强调作业标准的重要性，员工能遵守作业标准，服务质量提高而且稳定；通过目视管理的运用与标准化，能防止问题的发生。2 2、推行、推行5S5S有哪些好处？有哪些好处？二、二、5S5S的重要性的重要性u现场检查：对工作现场进行全面检查（看到的看不到的）；u区分必需品与非必需品：使用频率在每小时、每天、每周的物品即为必需品；u清理非必需品：将必需品留下,非必需品移出工作区域。u非必需品的处理：无使用价值：折价变卖、转移它用；有使用价值：特别处理、分类后出售。u每天循环整理：日日做、时时做。4.5.杂三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室1 1、整理阶段整理

9、阶段怎么要区怎么要区分对待分对待?马上要用的暂时不用的长期不用的1 1、整理阶段整理阶段三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室类别使用频率处理办法备注必需品每小时放工作台或随身携带每天工作区域存放每周工作区域存放非必需品每个月定点存储三个月定点存储定期检查半年定点存储定期检查一年定点存储（封存）定期检查两年定点存储（封存）定期检查未定有用定点存储定期检查不需要用变卖/废弃定期清理不能用变卖/废弃立即废弃（1 1）.区分必需品和非必需品区分必需品和非必需品1 1、整理阶段整理阶段三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室（2 2）.如何处置如何处置“不要不要”的物品的物品不要不要的物品的

10、物品 将来将来是否有用是否有用 放入放入待处理区待处理区 丢弃丢弃 归还归还或转赠或转赠 出租出租 或转卖或转卖 是否是否公司内部公司内部 是否是否对他人有用对他人有用 是否是否 经常用经常用 放在放在现场附近现场附近 放入仓库放入仓库 否否否否否否否否是是是是是是是是不清楚不清楚1 1、整理阶段整理阶段三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室u将不再使用的文件资料或破旧书籍、过期报纸等按要求废弃；u将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放于文件柜中；u将经常使用的文件资料进行分类整理，整齐放于办公桌抽屉中；u将正在使用的文件资料分为待处理、正处理、已处理三类，整齐 放于办公桌面或文件筐

11、内，做到需要的文件资料能快速找到。（3 3）.办公室文件整理标准：办公室文件整理标准：1 1、整理阶段整理阶段三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室清理前清理前清理后清理后1 1、整理阶段整理阶段三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室u 分析现状：从物品的名称、分类、放置进行规范化。u 物品分类：根据物品特征进行分类。u 决定储存方法：物品存放进行定置管理，实现人与物最佳结合。u 实施：按照决定的储存方法，对物品进行存放。乱2 2、整顿阶段整顿阶段三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室2 2、整顿阶段整顿阶段三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室彻底整理，只留彻底整理，

12、只留下需要的物品下需要的物品 合理利用空间，合理利用空间，100%100%定位放置定位放置根据根据种类、空间、区域、防护种类、空间、区域、防护规定摆放方法规定摆放方法科学布局，取用快捷。科学布局，取用快捷。一物一位，物归其位，定点，定容，定量并标识。一物一位，物归其位，定点，定容，定量并标识。2 2、整顿阶段整顿阶段三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室物品分类存放记录类别序号物品名称存储位置备注（1 1）.物品的分类存放及登记物品的分类存放及登记2 2、整顿阶段整顿阶段三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室将电脑放置于桌面中央，主机箱放置于电脑桌面下方；以电脑中心位置为分界，电脑

13、左侧位置为未处理文件，右侧为已处理文件；水杯、电话、鼠标等根据个人实际使用情况摆放在两区域内，放置成水平直 角；留言条、记事贴位于电脑左下方处；下班后，将待处理的文件与已处理文件收集至右边最上层抽屉内，保证桌面 剩余物品仅为电脑、文件筐、水杯、办公用具（电话、对讲机、鼠标、鼠标 垫）。（2 2）.办公室个人区域物品摆放标准：办公室个人区域物品摆放标准：2 2、整顿阶段整顿阶段三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室地面、窗台、箱柜及办公设施上无水渍、印痕、杂物、灰尘及非必需品；办公设施（打印机、复印机、传真机、碎纸机）周围区域整洁有序；办公室墙面无过期张贴物；展示板要保持整洁、规矩、展示与

14、工作相关的信息，并要及时更新；材料不随意堆放在办公桌上或椅子上；所有相关的物品都要集中放置；书柜、抽屉、办公用品区域要有适当的标识；电话线、电源线、网线布置安全、整齐、得当。（3 3）.办公室公共区域物品摆放标准：办公室公共区域物品摆放标准：2 2、整顿阶段整顿阶段三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室l资料整理 将所有资料柜明确责任人；将文件夹按照编号、责任人、名称、保管期限进行定位。l资料柜整理 粘贴规范的标识；柜内区域标识；柜外表面进行标识。分类管理物品定置粘贴标识（4 4）.办公室资料柜摆放标准：办公室资料柜摆放标准：2 2、整顿阶段整顿阶段三、将三、将5S5S运用到办公室运用到

15、办公室整顿前整顿前整顿后整顿后简单的目视化管理体系，清楚显示了归属及是否遗失什么东西；目视化管理使你能进行“例外管理”。（4 4）.办公室资料柜摆放标准：办公室资料柜摆放标准：2 2、整顿阶段整顿阶段三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室 文件的取用非常少（如果有）；将这些文件移至远距离存放；按有效期分类，这样新文件移入远距离存放时，将过期数据丢弃。（5 5）.档案文件：档案文件：2 2、整顿阶段整顿阶段三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室姓名：xxx（负责人名字）柜子材质：xxx（表明此柜子的材质）档案标签：（6 6）.整顿档案柜：整顿档案柜：2 2、整顿阶段整顿阶段三、将三、

16、将5S5S运用到办公室运用到办公室库柜层位档案编号档案名称归档年度保存期限数量档案柜标签（6 6）.整顿档案柜：整顿档案柜：2 2、整顿阶段整顿阶段三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室标签系统分为：标签系统分为：资产类标签、抽屉类标签、文件类标签、警示类标签、状态类标签。要用的办公用品按规定位置摆放整齐，明确数量，明确标示。2 2、整顿阶段整顿阶段三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室用于标识资产的管辖责任人以及资产相关信息的标签，标签必须包含的信息有：公司LOGO、公司名称、责任部门、资产名称、资产编号、责任人（可2名）；规格是长4.5cm，宽3.7cm；制作要求：彩色打印后过

17、塑处理后按要求裁剪；粘贴部位：a.文件柜：正面右下角办；b.办公桌（台）：台面右侧边上部靠近前沿处；c.办公椅：靠背中部。（7 7）.资产标签资产标签2 2、整顿阶段整顿阶段三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室用于对公司放置物品的抽屉、文件柜、文件架、货架以及其他物品放置场所进行小区域分类的标签，标签包含的信息有：公司LOGO、公司名称、分类名称；规格是长7cm，宽1.2 cm；制作要求：彩色打印后过塑处理后按要求裁剪；粘贴部位：a.办公抽屉：正面右上角；b.柜架区域：区域正前方。（7 7）.抽屉类标签抽屉类标签2 2、整顿阶段整顿阶段三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室用于明

18、确各类文件夹、文件盒信息的标签，包含信息有：公司LOGO、公司名称、文件夹（盒）名称、所属部门、文件编号（各部门自行编号）等信息；a.文件栏标签:规格是长5.5cm，宽5cm；制作要求：彩色打印后按要求裁剪；粘贴方式：直接插入文件栏标签插入处；b.文件夹标签:规格是长19cm，宽2.8cm,粘贴部位：直接插入文件夹标签插入处。（7 7）.文件类标签文件类标签2 2、整顿阶段整顿阶段三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室用于警示、提醒涉及到消防、安全、重要流程或工序等通过视觉来提醒操作者的标签，标签包含的信息根据具体实现需要而定；规格:A4纸大小；制作方式：由公司行政部门统一制作并过塑；粘

19、贴部位：消防设备放置正上方墙面醒目位置。（7 7）.警示类标签警示类标签2 2、整顿阶段整顿阶段三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室包括:灭火器责任标签、消防栓责任标签、大型设备责任标签、备件库标签系统、工具房使用标签系统等。2 2、整顿阶段整顿阶段（8 8）.其他标签其他标签三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室从工作岗位扫除一切垃圾灰尘：自己亲自动手，不留死角；清扫后检查：工作区干干净净，每天均要保持；整修：清扫中发现问题及时整修或保养；查明污垢的发生源：从根本上彻底解决；实施区域：实行区域卫生责任制，责任到人；制定相关的清扫标准：明确清扫的对象、方法、周期、使用工具、责任人

20、等。脏3 3、清扫阶段清扫阶段三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室（1）.办公室门要里外清洁，门框上无灰尘；（2）.地面及四周踢角干净，要显露本色，无灰尘、污迹；（3）.室内墙壁做到无污染、无爆皮、无蜘蛛网；墙上不许乱贴 乱画、乱挂、乱钉；（4）.窗玻璃干净透明，无水迹、雨迹、污迹；窗框洁净无污迹 窗台无杂物灰尘；门玻璃干净透亮，不挂贴报纸和海报；（5）.窗帘整齐洁净、无灰尘，悬挂整齐；（6）.暖气片、暖气管道上无尘土，不搭放任何物品；（7）.灯具、电扇、空调、微机、打印机等电器，表面洁净，无 灰尘；各种电器开关、线路无灰尘、无安全隐患。3 3、清扫阶段清扫阶段三、将三、将5S5S运用

21、到办公室运用到办公室（8）.文件柜顶、表面要保持洁净、无灰尘、无污迹；（9）.更衣柜内物品分类摆放，要求工作服、毛巾等个人用品叠放整齐，柜内、柜外、柜顶保持洁净、无灰尘、无杂物；（10）.办公桌面、挡板内外、长柜内外应保持洁净、无灰尘、无污迹；（11）.电话要擦拭干净，整齐放于办公桌横板处或办公桌面，电话线要整齐有序，不凌乱；（12）.垃圾筐及时倾倒，不能装的太满，门后禁止存放垃圾，条帚、墩布、簸箕等清洁用具整齐放于门后，抹布可叠好放于盆架上，或整齐搭挂于门后。3 3、清扫阶段清扫阶段三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室u整理、区分工作区的必需品和非必需品；u撤走各个岗位的非必需品；u

22、整顿、规定必需品的摆放场所；u规定物品的摆放方法；u粘贴规范统一的标识；u将放置和识别的方法对员工进行说明；u清扫并在地板上划出曲线，明确责任区及责任人。亮4 4、清洁、清洁阶段阶段三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室4 4、清洁、清洁阶段阶段花时间改掉坏习惯及眼不见为净的态度。三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室（1）.每天上班前5分钟对自己的卫生区进行清扫；（2）.上班时间随时保持；（3）.自我检查，对发现的不符合项随时整改；（4）.下班前整理好当天的资料、文件、票据，分类归档；（5）.下班后整理办公桌上的物品，放置整齐；整理好个人 物品，定置存放。4 4、清洁、清洁阶段阶

23、段三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室具备了成功的修养。成为他人的榜样。努力遵守规章制度。深刻理解各项规章制度。认真仔细的学习公司的各项规章制度。习惯5 5、素养、素养阶段阶段三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室5 5、素养、素养阶段阶段持续推动4S活动直至习惯化 严格遵守公司的规章制度 不断地培养责任感、改变意识 充满热情的开始每一天的工作 三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室6 6、5S样板样板三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室与组织和纪律有关和“突击大扫除”无关是有益于整个组织的工具不是“仅适用于车间”的工具 是一个持续的过程不是一次性活动每个人都有份不

24、是“其他某个人”的责任是所有其他改进的基础不是可有可无的7 7、总结、总结5S5S三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室7 7、总结、总结5S5S三、将三、将5S5S运用到办公室运用到办公室1.对5S的认识不透彻，只做了前三个S中的一部分；2.5S中每个S的关键点没有落实；3.缺乏有效的推行计划与组织；4.领导的核心作用没有发挥；5.缺乏保证运作的体系文件和考核制度；6.5S活动自主化没有合适的载体。四、四、5S5S推行中常见的问题推行中常见的问题现场并没有大的改观；仅仅是干净了些而已，生产和工作仍旧混乱不堪；现场看上去干净整洁有序，可是信息不直接，员工掌握这些方法非常困难，叫苦连天；好

25、的做法得不到及时确认和固定，很快就又回到原来的样子。1.1.对对5 5S S认识不透彻，只做了前三个认识不透彻，只做了前三个S S中的一部分中的一部分四、四、5S5S推行中常见的问题推行中常见的问题（1）.整理的关键点没有落实 所有的东西最后都舍不得清理出现场；一开始就不彻 底，以后就越来越困难；（2）.整顿的关键点没有落实 定置还不如不定置，员工反而更不方便；（3）清扫清洁的关键点没有落实 以为5S就是打扫卫生；员工心里抵触清洁工作，因为 它太简单；2.2.5 5S S中每个中每个S S的关键点没有落实的关键点没有落实四、四、5S5S推行中常见的问题推行中常见的问题（4）素养中标准化的关键点

26、没有落实 谁都不知道正确的是如何，员工总是感到茫然，不知 所措；（5）素养中坚持的关键点没有落实 改进工作难以展开，员工不会认为5S非常重要。2.2.5 5S S中每个中每个S S的关键点没有落实的关键点没有落实四、四、5S5S推行中常见的问题推行中常见的问题没人做事，遇事没人负责；推行难以彻底，总是变化，疲于应付；员工没有统一明确的目标，心气不高；没有良好的工作氛围，慢慢地5S工作被放在了其他的工作后面，不了了之。3.3.缺乏有效的推行计划和组织缺乏有效的推行计划和组织四、四、5S5S推行中常见的问题推行中常见的问题4.4.领导的核心作用没有发挥领导的核心作用没有发挥领导不关心的事一定不重要

27、，应付了事；为了5S推行，有些问题涉及到其他相关部门，可是始终得不到支持，看来只是对操作工的要求，不公平；5S工作有时也需要投资，领导对投资的态度可能影响5S工作的进程。四、四、5S5S推行中常见的问题推行中常见的问题原来没有的事情，现在多出来了；5S是不错，可是该怎么做；反正没人检查，能偷懒就偷懒；做到什么程度就算好了，没有标准没法做；今天这个来检查，明天那个来检查，标准都不一样，到底听谁的，5S作成了负担谁还做呀；做的好又怎么样呢？还不是一样。5.5.缺乏保证运作的体系文件和考核制度缺乏保证运作的体系文件和考核制度四、四、5S5S推行中常见的问题推行中常见的问题6.5S6.5S活动自主化没

28、有合适的载体活动自主化没有合适的载体我们做过5S了，比以前好多了；做了半年5S，还真的有很多变化，可是最近好像又恢复到以前的样子了；员工有一些关于5S的好的想法，可是没有一个确定的途径可以反映，时间一长也就不关心了；员工好象总是没有积极性，也有合理化建议的持续改进方式，但效果总是不好。四、四、5S5S推行中常见的问题推行中常见的问题46凡事不要说我不会或不可能，因为你根本还没有去做！47成功不是靠梦想和希望，而是靠努力和实践48只有在天空最暗的时候，才可以看到天上的星星49上帝说：你要什么便取什么，但是要付出相当的代价50现在站在什么地方不重要，重要的是你往什么方向移动。51宁可辛苦一阵子，不

29、要苦一辈子52为成功找方法，不为失败找借口53不断反思自己的弱点，是让自己获得更好成功的优良习惯。54垃圾桶哲学：别人不要做的事，我拣来做！55不一定要做最大的，但要做最好的56死的方式由上帝决定，活的方式由自己决定！57成功是动词，不是名词！28、年轻是我们拼搏的筹码，不是供我们挥霍的资本。59、世界上最不能等待的事情就是孝敬父母。60、身体发肤，受之父母，不敢毁伤，孝之始也；立身行道，扬名於后世，以显父母，孝之终也。孝经61、不积跬步，无以致千里；不积小流，无以成江海。荀子劝学篇62、孩子：请高看自己一眼，你是最棒的！63、路虽远行则将至，事虽难做则必成！64、活鱼会逆水而上，死鱼才会随波

30、逐流。65、怕苦的人苦一辈子，不怕苦的人苦一阵子。66、有价值的人不是看你能摆平多少人，而是看你能帮助多少人。67、不可能的事是想出来的，可能的事是做出来的。68、找不到路不是没有路，路在脚下。69、幸福源自积德，福报来自行善。70、盲目的恋爱以微笑开始，以泪滴告终。71、真正值钱的是分文不用的甜甜的微笑。72、前面是堵墙，用微笑面对，就变成一座桥。73、自尊，伟大的人格力量；自爱，维护名誉的金盾。74、今天学习不努力，明天努力找工作。75、懂得回报爱，是迈向成熟的第一步。76、读懂责任，读懂使命，读懂感恩方为懂事。77、不要只会吃奶，要学会吃干粮，尤其是粗茶淡饭。78、技艺创造价值，本领改变命运。79、凭本领潇洒就业，靠技艺稳拿高薪。80、为寻找出路走进校门，为创造生活奔向社会。81、我不是来龙飞享福的，但，我是为幸福而来龙飞的！82、校兴我荣，校衰我耻。83、今天我以学校为荣，明天学校以我为荣。84、不想当老板的学生不是好学生。85、志存高远虽励志，脚踏实地才是金。86、时刻牢记父母的血汗钱来自不易，永远不忘父母的养育之恩需要报答。87、讲孝道读经典培养好人，传知识授技艺打造能人。88、知技并重，德行为先。89、生活的理想，就是为了理想的生活。张闻天90、贫不足羞，可羞是贫而无志。吕坤