行政公文应用文写作课件.ppt

1、2023-1-26行政公文应用文写作行政公文应用文写作行政公文应用文写作行政公文应用文写作第一节第一节 公文概述公文概述l一、公文的概念、特点和作用一、公文的概念、特点和作用l1 1、概念：行政公文，简称公文，是、概念：行政公文，简称公文，是行行政机关政机关在行政管理过程中所形成的在行政管理过程中所形成的具具有法定效力和规范体式有法定效力和规范体式的公务文书。的公务文书。行政公文应用文写作2、特点：、特点：l（1）权威性）权威性l（2）规范性）规范性l（3）工具性）工具性不能滥用和亵渎不能滥用和亵渎行政公文应用文写作l3、作用：、作用：l（1）指导作用）指导作用l（2）沟通作用）沟通作用l（3

2、）凭证作用）凭证作用行政公文应用文写作二、种类：主要包括二、种类：主要包括13种种l（1）命令）命令 （2）决定）决定 （3）公告）公告 （4）通告）通告 （5）通知）通知 （6）通报）通报 （7）议案）议案 （8）报告）报告 （9）请示）请示 （10）批复）批复 （11）意见）意见 （12）函）函 （13）会议纪要）会议纪要行政公文应用文写作三、格式三、格式l（1）眉首（文头）眉首（文头）l必备项目：发文机关、发文字号必备项目：发文机关、发文字号l（2）内文）内文标题、主送机关、正文、附件、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间印章、成文时间l（3）版记（文尾）版记（文尾）附注、主题词、

3、抄送机附注、主题词、抄送机关、印发机关、印发时间、印刷份数关、印发机关、印发时间、印刷份数行政公文应用文写作 行政公文应用文写作 l置于公文首页红色置于公文首页红色反线以上的各要素反线以上的各要素统称为眉首；统称为眉首；l置于红色反线（不置于红色反线（不含）以下至主题词含）以下至主题词（不含）之间的各（不含）之间的各要素统称主体；要素统称主体；l置于主题词以下的置于主题词以下的各要素统称版记。各要素统称版记。行政公文应用文写作 l上行文上行文（下对上，请示、工作报告、情（下对上，请示、工作报告、情况报告）况报告）l平行文平行文（同级或不相隶属，公函、证明同级或不相隶属，公函、证明信）信）l下行

4、文下行文（上对下，命令、指示、批复）（上对下，命令、指示、批复）l泛行文泛行文（可上行、下行、平行，还可以（可上行、下行、平行，还可以向社会公布。公告、通告）向社会公布。公告、通告）公文基本常识公文基本常识行政公文应用文写作 l称谓的习惯用法：称谓的习惯用法：上行文上行文：自称：自称“我（们）我（们）”、“我（本）部我（本）部”等，等，而不用发文机关名称，有真实、恳切之感；对称用而不用发文机关名称，有真实、恳切之感；对称用“上级、领导上级、领导”或受文机关名称，而不用或受文机关名称，而不用“你你（们）（们）”、“你部你部”，有尊重、避讳之意。，有尊重、避讳之意。下行文下行文：自称用发文机关名称

5、，显其庄严肃穆。对称：自称用发文机关名称，显其庄严肃穆。对称一般用一般用“你（们）你（们）”、“你部等，而不用受文机关你部等，而不用受文机关名称，有叮咛嘱咐、严而可亲之感。名称，有叮咛嘱咐、严而可亲之感。平行文平行文：自称：自称“我（们）我（们）”、“我部我部”、对称、对称“你你（们）（们）”、“你部你部”等，显得亲切平易，不打官腔。等，显得亲切平易，不打官腔。行政公文应用文写作（一）眉首l眉首位于公文首页上端，眉首位于公文首页上端，一般约占一般约占A4型公文纸型公文纸的的1/3或或2/5面积。面积。l包括包括:1.公文份数序号公文份数序号 2.2.秘密等级和保密期限秘密等级和保密期限 3.3

6、.紧急程度紧急程度 4.4.发文机关标识发文机关标识 5.5.发文字号发文字号 6.6.签发人签发人 7.7.红色反线红色反线 行政公文应用文写作 行政公文应用文写作 l1.1.公文份数序号。同一公文印多少份公文份数序号。同一公文印多少份就有多少个份数序号。根据所需公文就有多少个份数序号。根据所需公文份数来决定编几位数，至少两位，只份数来决定编几位数，至少两位，只有个位时，前面加有个位时，前面加“0”0”。0101，001001l放置在版心左上角第一行放置在版心左上角第一行l不需要保密的一般公文，不必编号。不需要保密的一般公文，不必编号。行政公文应用文写作 l秘密等级和保密期限秘密等级和保密期

7、限l放置在版心右上角第一行，需要同时放置在版心右上角第一行，需要同时标注秘密等级和保密期限的，中间加标注秘密等级和保密期限的，中间加“”隔开。隔开。l密级：绝密、机密、秘密密级：绝密、机密、秘密l如果不特别注明保密期限的话，按密如果不特别注明保密期限的话，按密级分别保密级分别保密30年、年、20年、年、10年。年。行政公文应用文写作 l紧急程度紧急程度l对公文送达和办理的时间要求。对公文送达和办理的时间要求。l平件和急件平件和急件l急件：特急、急件急件：特急、急件 具体时间要求由具体时间要求由各主管部门自行确定。如：特急随到各主管部门自行确定。如：特急随到随办，不超过随办，不超过24小时；急件

8、小时；急件3天内处理天内处理完毕。完毕。l顶格标在版心右上角第一行，如标密顶格标在版心右上角第一行，如标密级，放在密级下。级，放在密级下。行政公文应用文写作 l发文机关标识发文机关标识l由发文机关全称或规范化简称后加由发文机关全称或规范化简称后加“文件文件”组成。组成。l联合行文时主办机关名称在前，同级联合行文时主办机关名称在前，同级的话，按党、政、军、群顺序排列，的话，按党、政、军、群顺序排列，然后把然后把“文件文件”二字置于发文机关右二字置于发文机关右侧，上下居中排布。侧，上下居中排布。l如果发文机关过多，需调整行距和字如果发文机关过多，需调整行距和字体，保证首页显示正文。体，保证首页显示

9、正文。行政公文应用文写作 行政公文应用文写作 l发文字号发文字号l是发文机关按年度对公文排序的代号，由发文是发文机关按年度对公文排序的代号，由发文机关代字、年份加该年发文的顺序号组成。机关代字、年份加该年发文的顺序号组成。l机关代字由大到小排列：地名代字机关代字由大到小排列：地名代字+机关代字机关代字+分类代字分类代字 山东省人事厅干部培训处：山东省人事厅干部培训处：“鲁人干鲁人干”l年份：阿拉伯数字标全称，用年份：阿拉伯数字标全称，用“”括入，括入，2005 2005 表示表示20052005年制发的文件。年制发的文件。l序号不编虚位，不加序号不编虚位，不加“第第”字。字。l联合行文只标注主

10、办机关的发文字号。联合行文只标注主办机关的发文字号。返回返回行政公文应用文写作 l签发人签发人l上报公文需要标注上报公文需要标注签发人姓名。签发人姓名。l在主权范围内签发，在主权范围内签发，不得越级签发。不得越级签发。l签发人平行排列在签发人平行排列在发文字号右侧。发文字号右侧。行政公文应用文写作（二）主体（二）主体 l主体部分包括：主体部分包括：（一）标题（一）标题 （二）主送机关名称（二）主送机关名称（三）正文（三）正文 （四）附件说明（四）附件说明 （五）成文日期（五）成文日期 （六）公文生效标识（六）公文生效标识 （七）附注（七）附注 行政公文应用文写作 l公文标题公文标题 完整的公文

11、标题一般完整的公文标题一般由三部分构成：发文由三部分构成：发文机关、事由、文种。机关、事由、文种。国务院关于实行公民国务院关于实行公民身份号码制度的决定身份号码制度的决定可省去发文机关或事由：可省去发文机关或事由：关于工业生产情况的关于工业生产情况的报告报告、广州市人广州市人民政府命令民政府命令。行政公文应用文写作 l标题中标题中“关于关于”主要指明事由所涉及主要指明事由所涉及的范围，在转发、批转性通知中，不的范围，在转发、批转性通知中，不需在事由前加需在事由前加“关于关于”。国务院办公厅转发交通部等部门国务院办公厅转发交通部等部门关于关于继续做好公路养路费等交通规费征收继续做好公路养路费等交

12、通规费征收工作意见工作意见的通知的通知行政公文应用文写作【案例】语法上无错，但看着别扭，念着拗口，需要简化转发有关严明纪律确保非典型肺炎防治工作顺利进行的紧急通知行政公文应用文写作 l除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。符号。国务院关于提请审议国务院关于提请审议 的议案的议案l概括要确切。概括要确切。l广东省人民政府关于禁止赌博的处罚条例广东省人民政府关于禁止赌博的处罚条例改为改为广东省禁止赌博条例广东省禁止赌博条例。行政公文应用文写作 l主送机关主送机关l公文发送的主要对象，应当办理公文的机关。公文发送的主要对象，应当办理公文的机关。l如主送

13、机关名称过多，使得公文首页不能显示如主送机关名称过多，使得公文首页不能显示正文，应将主送机关名称移至版记中主题词之正文，应将主送机关名称移至版记中主题词之下，标识方法同抄送。下，标识方法同抄送。l下行文，如需所属各机关都了解和执行的，一下行文，如需所属各机关都了解和执行的，一般用般用“各各”句式。如同一系统用了顿号，句式。如同一系统用了顿号，那不同系统间要用逗号，如那不同系统间要用逗号，如“各省、自治区、各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构构”。l上行文一般只写一个主送机关，如需同时送其上行文一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应用

14、抄送的形式。他机关，应用抄送的形式。行政公文应用文写作 l公文正文公文正文l主送机关下一行，每自然段空主送机关下一行，每自然段空2格写起，格写起，数字、年份用阿拉伯数码标识，不能数字、年份用阿拉伯数码标识，不能回行。回行。l正文结构：原由正文结构：原由+事项事项+结尾结尾行政公文应用文写作 l原由：导言，为什么制发该公文。原由：导言，为什么制发该公文。l事项：叙述情况，分析问题，说明做法，事项：叙述情况，分析问题，说明做法，提出要求。提出要求。l结尾：执行要求或惯用语，有些无结尾。结尾：执行要求或惯用语，有些无结尾。l结构层次序数：结构层次序数：“一一”，“（一）（一）”，“1.”，“（1）”

15、。可跨越，不可颠倒。可跨越，不可颠倒。行政公文应用文写作 l附件附件l补充公文主件内容的材料，如文件中补充公文主件内容的材料，如文件中的人员名单、报表、照片、典型材料、的人员名单、报表、照片、典型材料、证明文件等有关资料。证明文件等有关资料。l公文的附件是正文的组成部分，与公公文的附件是正文的组成部分，与公文具有同等的效力。文具有同等的效力。l公文如有附件，必须在正文后注明。公文如有附件，必须在正文后注明。l标识方法标识方法行政公文应用文写作 行政公文应用文写作 l成文日期成文日期l公文正式生效、执行的日期。公文正式生效、执行的日期。l成文时间以领导人签发的日期为准；联合发文，成文时间以领导人

16、签发的日期为准；联合发文，以最后签发机关领导人签发日期为准；会议讨以最后签发机关领导人签发日期为准；会议讨论通过的公文，以会议讨论通过的日期为准；论通过的公文，以会议讨论通过的日期为准；电报以发出的日期为准。电报以发出的日期为准。l位于正文之后的右下方，右空四字专行标注。位于正文之后的右下方，右空四字专行标注。l用汉字书写公元纪年全称，零写为用汉字书写公元纪年全称，零写为“O”。一九九八年八月九日；二一九九八年八月九日；二OOOO一年十月一日。一年十月一日。行政公文应用文写作 l公文生效标识公文生效标识l即印章。即印章。l除会议纪要及电报外，公文都应该加盖印章；除会议纪要及电报外，公文都应该加

17、盖印章；联合上报的文件，由主办机关加印即可；联合联合上报的文件，由主办机关加印即可；联合下发公文，发文机关都应加盖印章。下发公文，发文机关都应加盖印章。l加盖印章应距正文加盖印章应距正文2-4mm，端正、居中，下，端正、居中，下压成文日期，年月日露出，压成文日期，年月日露出，“骑年盖月骑年盖月”，印，印章用红色。章用红色。l排版后空白处容不下印章位置时，应调整行距、排版后空白处容不下印章位置时，应调整行距、字距，务使印章与正文同处一面，不得采用标字距，务使印章与正文同处一面，不得采用标识识“此页无正文此页无正文”的方法解决。的方法解决。行政公文应用文写作 行政公文应用文写作 l附注附注l对公文

18、的发送范围、对公文的发送范围、使用时需注意的事使用时需注意的事项加以说明。项加以说明。“此件发至县、团此件发至县、团级级”，“此件可见此件可见报报”l位置：成文日期下位置：成文日期下一行一行l请示须注明联系人请示须注明联系人姓名、电话时，标姓名、电话时，标注在附注位置。注在附注位置。行政公文应用文写作 l附件附件l应和正文一起装订。应和正文一起装订。l附件左上角顶格标附件左上角顶格标识识“附件附件”，有序，有序号时标识序号。号时标识序号。行政公文应用文写作 如附件与正文不能一起装订，如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第应在附件左上角第1 1行顶格标识行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附

19、公文的发文字号并在其后标识附件名称（或带序号）。件名称（或带序号）。行政公文应用文写作（三）版记（三）版记 l版记包括：版记包括：（一）主题词（一）主题词 （二）抄送机关（二）抄送机关 （三）印发机关和印发日期（三）印发机关和印发日期 （四）版记中的反线（四）版记中的反线 （五）版记的位置（五）版记的位置 行政公文应用文写作 l主题词主题词l公文检索标识，表达文件所论述的具体对象和公文检索标识，表达文件所论述的具体对象和内容。内容。l标引顺序：类别词、类属词、文种（由大到小、标引顺序：类别词、类属词、文种（由大到小、由内容到形式）由内容到形式）l不少于不少于3个，不多于个，不多于5个个l标引地

20、名、人名时，尽量使用全称标引地名、人名时，尽量使用全称l国务院关于加强水土保持工作的通知国务院关于加强水土保持工作的通知l主题词：农业主题词：农业 水土保持水土保持 通知通知行政公文应用文写作 l抄送机关抄送机关l与文件有关系，需要了解文件内容而不需要办与文件有关系，需要了解文件内容而不需要办理的机关，如双重领导的机关、越级越过的机理的机关，如双重领导的机关、越级越过的机关等。关等。l位置：主题词下一行，左空一字后标识位置：主题词下一行，左空一字后标识“抄抄送送”，后冒号；抄送机关之间逗号隔开，回行，后冒号；抄送机关之间逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送时与冒号后的抄送机关

21、对齐；在最后一个抄送机关后加句号。机关后加句号。行政公文应用文写作 l排列顺序：排列顺序：一行为上级机关，一行为上级机关，一行为同级党的机关、一行为同级党的机关、军事机关、人民团军事机关、人民团体、民主党派，体、民主党派，一行为人大常委会机一行为人大常委会机关、政协机关、法关、政协机关、法院、检察院，院、检察院，一行为新闻、企业、一行为新闻、企业、事业单位，事业单位，一行为其他单位。一行为其他单位。行政公文应用文写作 l印发机关和印发日期印发机关和印发日期l负责把公文文稿印刷、封发的机关名负责把公文文稿印刷、封发的机关名称。称。l印发日期以公文付印的日期为准，一印发日期以公文付印的日期为准，一

22、般在发文日期后般在发文日期后5天内印好发出。天内印好发出。l位置：抄送机关下，占一行。印发机位置：抄送机关下，占一行。印发机关左空一字，印发时间右空一字。关左空一字，印发时间右空一字。行政公文应用文写作 l版记中的各要版记中的各要素下均加一条素下均加一条反线。反线。l版记的最后一版记的最后一个要素位于最个要素位于最后一行。后一行。行政公文应用文写作 行政公文应用文写作公文的特定格式公文的特定格式l信函格式信函格式l发文机关标识不同。发文机关标识不同。不加不加“文件文件”二字。二字。l界栏线标识不同。界栏线标识不同。发文机关下发文机关下4mm处为红处为红色武文线，距下页边色武文线，距下页边20m

23、m处为红色文武处为红色文武线。线。l密级和紧急程度标识不同。密级和紧急程度标识不同。在武文线下一在武文线下一行左边顶格标识。行左边顶格标识。l发文字号的编排和位置不同。发文字号的编排和位置不同。发文机关代发文机关代字字+函函+年份年份+该年发文顺序号该年发文顺序号，在武文线，在武文线下右上角顶格。下右上角顶格。行政公文应用文写作 发文机关标识不加发文机关标识不加“文件文件”二字。二字。界栏线标识不同，界栏线标识不同，发文机关下发文机关下4mm处为红色武文线，处为红色武文线，距下页边距下页边20mm处处为红色文武线。为红色文武线。返回行政公文应用文写作 l命令格式命令格式l发文机关名称不能用简称

24、发文机关名称不能用简称l以领导人个人名义发布的命令，令号以领导人个人名义发布的命令，令号的编制自发第的编制自发第1号令开始，不受年度限号令开始，不受年度限制。制。l命令用命令用“分送分送”的形式。的形式。行政公文应用文写作 l会议纪要格式会议纪要格式l标识：标识：XXXXX会议纪要会议纪要l不加盖印章不加盖印章行政公文应用文写作 l需了解更多公文办文规定及相关知识，请参需了解更多公文办文规定及相关知识，请参看：看：l张元忠、张东风编著张元忠、张东风编著公务应用文写作与评公务应用文写作与评析析20072007年年4 4月第一版，华中科技大学出版社。月第一版，华中科技大学出版社。l栾照钧著栾照钧著公文写作逆释答疑公文写作逆释答疑300300题题20042004年年2 2月版，中国档案出版社。月版，中国档案出版社。2023-1-26行政公文应用文写作