财务与会计数据处理-以Excel为工具第1章-Excel应用基础课件.pptx

1、通过本章的学习，读者要知悉通过本章的学习，读者要知悉Excel是什么？是什么？有哪些功能？能帮助管理者做什么？如何做？有哪些功能？能帮助管理者做什么？如何做？掌握应用掌握应用Excel处理业务（数据）的过程以及处理业务（数据）的过程以及建模的概念；熟悉建模的概念；熟悉Excel的操作方法；掌握的操作方法；掌握Excel公式和函数的概念和使用；掌握应用公式和函数的概念和使用；掌握应用Excel进行简单的数据处理（排序、分类汇总进行简单的数据处理（排序、分类汇总等）和数据分析的方法；掌握应用等）和数据分析的方法；掌握应用Excel对数对数据进行图形分析的方法。据进行图形分析的方法。一、一、Exce

2、l是是什么什么Excel是微软公司（是微软公司（Microsoft Corp）开发的用于）开发的用于数据表处理和图表处理的应用软件，是一种办公数据表处理和图表处理的应用软件，是一种办公用的工具软件，是用的工具软件，是Micro Office的套件之一。的套件之一。Excel为各行各业的管理者提高工作效率、提高为各行各业的管理者提高工作效率、提高数据处理和数据管理能力，以及应用信息的能力数据处理和数据管理能力，以及应用信息的能力提供了技术支持。提供了技术支持。Excel是当前财务、会计、审是当前财务、会计、审计等管理人员应掌握的必不可少的工具之一。与计等管理人员应掌握的必不可少的工具之一。与大型

3、财务软件系统相比，大型财务软件系统相比，Excel更适合小型、灵更适合小型、灵活的数据处理和办公环境，尤其是中小企业的财活的数据处理和办公环境，尤其是中小企业的财务管理和会计审计数据处理。务管理和会计审计数据处理。（一）运用（一）运用Excel进行业务处理的步骤进行业务处理的步骤运用运用excel进行业务（或业务数据）处理要按进行业务（或业务数据）处理要按照一定的步骤进行。照一定的步骤进行。1明确要处理的业务和达到的目标，即首先明确要处理的业务和达到的目标，即首先要明确运用要明确运用Excel最终要解决业务处理中哪些最终要解决业务处理中哪些问题，实现的目标要求。问题，实现的目标要求。2依据业务

4、相关的理论确定解决该问题应该依据业务相关的理论确定解决该问题应该采用的方法（计算公式或模型），以及该方采用的方法（计算公式或模型），以及该方法如何在法如何在Excel中实现，即明确模型的具体形中实现，即明确模型的具体形式式。（一）运用（一）运用Excel进行业务处理的进行业务处理的步骤（续）步骤（续）3利用利用Excel工具建立起已经确定的业务处理模型，这是应用能否成功的工具建立起已经确定的业务处理模型，这是应用能否成功的关键。一般要建立的模型包括原始数据、业务处理的数学公式、模型的关键。一般要建立的模型包括原始数据、业务处理的数学公式、模型的约束条件等几个部分。其中，原始数据是指需要进行分析

5、和处理的数据，约束条件等几个部分。其中，原始数据是指需要进行分析和处理的数据，这些数据可以是用户手工输入的数据，也可以是利用数据获取方法从外这些数据可以是用户手工输入的数据，也可以是利用数据获取方法从外部数据库获得的数据；这些数据可以存放在同一个工作簿的同一个工作部数据库获得的数据；这些数据可以存放在同一个工作簿的同一个工作表内，也可以存放在同一个工作簿的不同工作表内，还可以存放在不同表内，也可以存放在同一个工作簿的不同工作表内，还可以存放在不同工作簿的工作表中。数学公式是用数学语言表示的对问题进行定量分析工作簿的工作表中。数学公式是用数学语言表示的对问题进行定量分析的公式，模型中必须用的公式

6、，模型中必须用Excel的工具把数学公式表示出来。模型的约束条的工具把数学公式表示出来。模型的约束条件是指保证数学公式在业务中有效的一些前提要求。件是指保证数学公式在业务中有效的一些前提要求。4利用利用Excel工具自动完成模型求解。因为通过数学公式已经建立了数据工具自动完成模型求解。因为通过数学公式已经建立了数据之间的动态链接，所以只要原始数据发生改变，系统就可以自动或在用之间的动态链接，所以只要原始数据发生改变，系统就可以自动或在用户的控制下按公式进行计算，并更新计算结果。户的控制下按公式进行计算，并更新计算结果。5把模型的计算结果用适当的形式表示出来，对计算结果进行分析、评把模型的计算结

7、果用适当的形式表示出来，对计算结果进行分析、评价，给出业务处理结果和建议，并将业务处理的结果和建议发布出来。价，给出业务处理结果和建议，并将业务处理的结果和建议发布出来。（二）运用（二）运用Excel进行业务处理举例进行业务处理举例【例例1-1】某公司准备发行面值为某公司准备发行面值为500万元的万元的5年期债券，票面利率为年期债券，票面利率为9%，按年付息，到期，按年付息，到期一次还本，发行费用率为一次还本，发行费用率为4%，公司的所得税，公司的所得税税率为税率为25%。分别计算平价、溢价（发行价。分别计算平价、溢价（发行价格为格为600万元）发行该债券的资本成本。万元）发行该债券的资本成本

8、。根据处理步骤，首先要弄清业务处理的问题和目标，根据处理步骤，首先要弄清业务处理的问题和目标，以及该业务本身的计算公式或计量模型。以及该业务本身的计算公式或计量模型。该业务属于企业长期债券筹资决策内容，筹资的资该业务属于企业长期债券筹资决策内容，筹资的资本成本是重要考虑的因素。根据债券筹资相关理论，本成本是重要考虑的因素。根据债券筹资相关理论，发行债券的成本主要指债券利息和筹资费用。按照发行债券的成本主要指债券利息和筹资费用。按照一次还本，分期付息的方式，长期债券资本成本一次还本，分期付息的方式，长期债券资本成本（不考虑资金的时间价值）的计算公式为（不考虑资金的时间价值）的计算公式为：图1-1

9、长期债券资本成本的excel模型1建立建立Excel工作表，并在表中输入债券筹资的相关数据，工作表，并在表中输入债券筹资的相关数据，如图如图1-1所示，分别在单元格所示，分别在单元格C2、C3、C4、C5、C6中输入中输入债券价格、债券面值、债券票面利率、债券筹资费用率和债券价格、债券面值、债券票面利率、债券筹资费用率和所得税税率（即模型的原始数据）。所得税税率（即模型的原始数据）。2.在计算债券成本数据的单元格中输入公式，可直接在在计算债券成本数据的单元格中输入公式，可直接在C7单元格中输入公式单元格中输入公式“=C3*C4*(1-C6)/（C2*(1-C5)）”，也可在公式输入栏输入，如也

10、可在公式输入栏输入，如D7“=D3*D4*(1-D6)/(D2*(1-D5)”，如图，如图1.1所示，即可计算出该项债券筹资的平价、所示，即可计算出该项债券筹资的平价、溢价发行的资本成本分别为溢价发行的资本成本分别为7.03%和和5.86%。Excel作为一种电子表格数据处理工具，还提供了非常丰富作为一种电子表格数据处理工具，还提供了非常丰富的函数（如统计函数、财务函数等）将一些常规业务的数的函数（如统计函数、财务函数等）将一些常规业务的数学公式、数据处理模型进行了预先定义，可以帮助管理者学公式、数据处理模型进行了预先定义，可以帮助管理者简化业务建模和数据处理过程。简化业务建模和数据处理过程。

11、【例例1-2】某女士某女士2016年年末存入银行年年末存入银行5万元，万元，年利率年利率3.75%，假设年利率保持不变，每年年，假设年利率保持不变，每年年末将利息转存本金（复利计算），求第末将利息转存本金（复利计算），求第5年年年年末该女士可以从银行取回多少钱？末该女士可以从银行取回多少钱？复利计算公式如下：图1-2用计算公式或函数建模 对例1-2用Excel单元格中输入计算公式的方式建立Excel模型（C5），以及用Excel函数调用方式建立Excel模型（C6）,如图1-2所示，计算的结果一致（二）功能区（三）编辑栏（一）快速访问工具栏（四）工作表编辑区活动单元格行号（六）名称框列标（七）

12、单元格标题栏图1-3Excel2010主窗口界面（一）创建（一）创建工作簿工作簿（二）保存（二）保存工作簿工作簿（三）恢复工作簿文件（三）恢复工作簿文件（一）插入新工作（一）插入新工作表表（二）重命名工作（二）重命名工作表表（三）删除工作（三）删除工作表表（四）移动和复制工作表（四）移动和复制工作表（一）单元格或区域的选择（二）单元格或区域中输入数据（二）单元格或区域中输入数据（三（三）单元格或区域的插入与）单元格或区域的插入与删除删除一、公式的含义与组成一、公式的含义与组成Excel的公式是以的公式是以“=”号为引导，通过运算符按照一定的顺序组合号为引导，通过运算符按照一定的顺序组合进行数据

13、运算处理的等式。简单的公式有加减乘除等计算，复杂的进行数据运算处理的等式。简单的公式有加减乘除等计算，复杂的公式则可能会包含函数以及各种引用等内容。公式则可能会包含函数以及各种引用等内容。使用公式是为了有目的计算结果，或依据计算结果改变其所作用单使用公式是为了有目的计算结果，或依据计算结果改变其所作用单元格的条件格式、设置规划模型等。要熟练地使用公式，就要对元格的条件格式、设置规划模型等。要熟练地使用公式，就要对Excel中公式的基本结构进行了解。中公式的基本结构进行了解。Excel公式的组成要素有等号公式的组成要素有等号“=”、运算符号、常量、单元格引用、运算符号、常量、单元格引用、函数和名

14、称等。以等号开头输入函数和名称等。以等号开头输入Excel单元格中的以下内容，都可单元格中的以下内容，都可看作公式：看作公式：“=5+2”是包含常量运算的公式；是包含常量运算的公式；“=A3*$B$5”是包含单元格引用的公式；是包含单元格引用的公式；“=(语文成绩语文成绩+数学成绩数学成绩)2”是包含名称的公式；是包含名称的公式；“=SUM(D:D)”是包含函数的公式。是包含函数的公式。二、公式的输入、编辑与删除二、公式的输入、编辑与删除单元格的数据类型被事先设置为单元格的数据类型被事先设置为“文本文本”，当以，当以“=”号作为开始在单元号作为开始在单元格输入时，格输入时，Excel将自动变为

15、输入公式状态，以将自动变为输入公式状态，以+、“-”号作为开始输入号作为开始输入时，系统会自动在其前面加上等号变为输入公式状态。时，系统会自动在其前面加上等号变为输入公式状态。在输入公式状态下，鼠标选中其他单元格区域时，被选区域将作为引用在输入公式状态下，鼠标选中其他单元格区域时，被选区域将作为引用自动输入到公式中。按下自动输入到公式中。按下Enter键或者键或者Ctrl+Shift+Enter组合键，可以结组合键，可以结束普通公式和数组公式输入或编辑状态。束普通公式和数组公式输入或编辑状态。如果需要对已有公式进行修改，可以通过以下如果需要对已有公式进行修改，可以通过以下3种方式进入单元格编辑

16、状种方式进入单元格编辑状态。态。第一种方式，选中公式所在单元格，并按下第一种方式，选中公式所在单元格，并按下F2键；键；第二种方式，双击公式所在单元格第二种方式，双击公式所在单元格(可能光标位置不会处于公式起始位置可能光标位置不会处于公式起始位置)；第三种方式，选中公式所在单元格，单击列标上方的编辑栏。第三种方式，选中公式所在单元格，单击列标上方的编辑栏。选中公式所在单元格，按选中公式所在单元格，按Delete键即可清除单元格中的全部内容，或者进键即可清除单元格中的全部内容，或者进入单元格编辑状态后，将光标放置在某个位置并使用入单元格编辑状态后，将光标放置在某个位置并使用Delete键或键或B

17、ackspace键删除光标后面或前面的公式部分内容。当需要删除多单元格键删除光标后面或前面的公式部分内容。当需要删除多单元格数组公式时，必须选中其所在的全部单元格再按数组公式时，必须选中其所在的全部单元格再按Delete键。键。三、公式的复制与填充三、公式的复制与填充当需要使用相同的计算方法时，可以像一般单元格内当需要使用相同的计算方法时，可以像一般单元格内容一样，通过容一样，通过“复制复制”（快捷键：（快捷键：Ctrl+C）和）和“粘粘贴贴”(快捷键：快捷键：Ctrl+V)的方法进行操作，而不必逐个的方法进行操作，而不必逐个单元格编辑公式。此外，可以根据表格的具体情况使单元格编辑公式。此外，

18、可以根据表格的具体情况使用不同的操作方法复制与填充公式，提高效率。用不同的操作方法复制与填充公式，提高效率。包含单元格引用的公式进行复制与填充时，由于单元包含单元格引用的公式进行复制与填充时，由于单元格引用方式的不同，公式的运算内容和返回结果可能格引用方式的不同，公式的运算内容和返回结果可能会发生很大变化。因此，在了解公式复制与填充的操会发生很大变化。因此，在了解公式复制与填充的操作方法后，还需要对单元格引用的方式有充分的理解作方法后，还需要对单元格引用的方式有充分的理解认识，才能利用认识，才能利用Excel为工具，更好的为财务会计数据为工具，更好的为财务会计数据处理服务。处理服务。四、单元格

19、引用与名称四、单元格引用与名称单元格是工作表的最小组成元素，以左上角单元格是工作表的最小组成元素，以左上角第一个单元格为原点，向下向右分别为行、第一个单元格为原点，向下向右分别为行、列坐标的正方向，由此构成单元格在工作表列坐标的正方向，由此构成单元格在工作表上所处位置的坐标集合。在公式中使用坐标上所处位置的坐标集合。在公式中使用坐标方式表示单元格在工作表中的方式表示单元格在工作表中的“地址地址”实现实现对存储于单元格中的数据的调用，这种方法对存储于单元格中的数据的调用，这种方法成为单元格引用。成为单元格引用。（一）单元格引用（一）单元格引用在公式中的引用具有以下关系：如果单元格在公式中的引用具

20、有以下关系：如果单元格A1包含公式包含公式“B1”，那么，那么B1就是就是A1的引用单的引用单元格，元格，A1就是就是B1的从属单元格。从属单元格的从属单元格。从属单元格与引用单元格之间的位置关系称为单元格引与引用单元格之间的位置关系称为单元格引用的相对性，可分为用的相对性，可分为3种不同的引用方式，即种不同的引用方式，即相对引用、绝对引用和混合引用。相对引用、绝对引用和混合引用。【例例1-4】如图如图1-15对对A列与列与B列求和。在列求和。在C3单元格输入计算单元格输入计算公式公式“=$A$2+$B$2”，在，在D3单元格输入计算公式单元格输入计算公式“=$A$2+B2”，在，在E3单元格

21、输入计算公式单元格输入计算公式“=A2+B2”；并把；并把C3至至E3单元格的公式内容向下复制到同列其他单元格中，计单元格的公式内容向下复制到同列其他单元格中，计算结果会如何变化？算结果会如何变化？（二）名称的使用（二）名称的使用在在Excel中，名称是一种较为特殊的公式，多数由用户自行中，名称是一种较为特殊的公式，多数由用户自行定义，也有部分名称可以随创建列表、设置打印区域等操定义，也有部分名称可以随创建列表、设置打印区域等操作自动产生。作为一种特殊的公式，名称也是以作自动产生。作为一种特殊的公式，名称也是以“=”号开号开始，可以由常量数据、常量数组、单元格引用、函数与公始，可以由常量数据、

22、常量数组、单元格引用、函数与公式等元素组成，并且每个名称都具有一个唯一的标识，可式等元素组成，并且每个名称都具有一个唯一的标识，可以方便在其他名称或公式中调用。以方便在其他名称或公式中调用。与一般的公式所不同的是，普通公式存在于单元格中，名与一般的公式所不同的是，普通公式存在于单元格中，名称保存在工作簿中，并在程序运行时存在于称保存在工作簿中，并在程序运行时存在于Excel的内存中，的内存中，并通过其唯一标识并通过其唯一标识(即名称的命名即名称的命名)进行调用。进行调用。合理地使用名称，可以方便编写公式，有增强公式的可读合理地使用名称，可以方便编写公式，有增强公式的可读性、方便于公式的统一修改

23、、可代替需重复使用公式以简性、方便于公式的统一修改、可代替需重复使用公式以简化公式、可代替单元格区域存储常量数据等优点。化公式、可代替单元格区域存储常量数据等优点。五、公式中的运算符五、公式中的运算符公式中需要使用运算符号，公式中需要使用运算符号，Excel运算符号主要包括四种：算术运运算符号主要包括四种：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。算术运算符：主要用于加、减、乘、除、百分比以及乘幂等常规的算术运算符：主要用于加、减、乘、除、百分比以及乘幂等常规的算术运算。算术运算。比较运算符：用于比较数据的大小，包括对文本或数值的比较，返比较运算

24、符：用于比较数据的大小，包括对文本或数值的比较，返回值为回值为“TRUE”或或“FALSE”。文本运算符：主要用于将文本字符或字符串进行连接和合并。文本运算符：主要用于将文本字符或字符串进行连接和合并。引用运算符：这是引用运算符：这是Excel特有的运算符，主要用于在工作表中进行特有的运算符，主要用于在工作表中进行单元格的引用。单元格的引用。通常情况下，通常情况下，Excel按照从左向右的顺序进行公式运算，当公式中按照从左向右的顺序进行公式运算，当公式中使用多个运算符时，使用多个运算符时，Excel将根据各个运算符的优先级进行运算，将根据各个运算符的优先级进行运算，对于同一级次的运算符，则按从

25、左向右的顺序运算。具体的优先顺对于同一级次的运算符，则按从左向右的顺序运算。具体的优先顺序如表序如表1-2所示。所示。表1-2 公式中运算符与优先级列表类别运算符运算功能优先级引用：区域运算符，用于引用单元格区域。1引用，联合运算符，将多个引用合并。2引用空格交叉运算符，用于引用两个单元格区域的重叠部分。3算数()括号4算数-负号5算数%百分号6算数乘方7算数*和/乘除8算数+和-加减9文本&文本连接，将两个文本连接起来合并成一个文本。10逻辑=、=、等于、小于、大于、小于等于、大于等于、不等于11六、六、Excel的数据类型的数据类型在介绍在介绍Excel公式后，还需要对公式后，还需要对Ex

26、cel的数据类的数据类型做一个简单的了解。在单元格中可以输入型做一个简单的了解。在单元格中可以输入和保存的数据包括和保存的数据包括4种基本类型：数值、日期、种基本类型：数值、日期、文本和公式。除此以外，还有逻辑值、错误文本和公式。除此以外，还有逻辑值、错误值等一些特殊的数值类型。值等一些特殊的数值类型。七、公式使用中的常见错误七、公式使用中的常见错误在使用公式计算的过程中，常常会出现一些无法显示正确值在使用公式计算的过程中，常常会出现一些无法显示正确值的情况，依据错误情况的不同，的情况，依据错误情况的不同，Excel返回的错误信息也不相返回的错误信息也不相同。表同。表1-3为为Excel函数与

27、公式使用中常见错误值及其说明。函数与公式使用中常见错误值及其说明。表表1-3 Excel1-3 Excel函数与公式使用中常见错误值及其说明函数与公式使用中常见错误值及其说明#输入到单元格的数值太长，在单元格中显示不下，可以通过调整单元格大小来修正。#VALUE!#VALUE!使用了错误的参数和运算对象类型。#DIV/0!#DIV/0!公式被0除时。#NAME#NAME？公式中产生不能识别的文本，产生的错误值。#N/A#N/A 函数或公式中没有可用的数值，产生的错误值。#REF!#REF!单元格引用无效。#NUM!#NUM!公式或函数中的某个数字有问题。#NULL!#NULL!试图为两个并不相

28、交的区域指定交叉点时产生的错误值。一、函数的含义与组成一、函数的含义与组成为了方便用户使用，为了方便用户使用，Excel提供了大量的函数。提供了大量的函数。Excel函数是由函数是由Excel内部内部预先定义并按照特定的顺序、结构来执行计算、分析等数据处理任务的预先定义并按照特定的顺序、结构来执行计算、分析等数据处理任务的功能模块。功能模块。Excel函数的概念与数学中函数的概念类似，它是一些预定义函数的概念与数学中函数的概念类似，它是一些预定义的公式，这些公式使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进的公式，这些公式使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算，因此，行计算，因此

29、，Excel函数也常被人们称为函数也常被人们称为“特殊公式特殊公式”。与公式一样，。与公式一样，Excel函数的最终返回结果为值。以下为一个函数的最终返回结果为值。以下为一个Excel函数的基本语法结构：函数的基本语法结构：函数名函数名(参数参数1,参数参数2,参数参数3,参数参数N)函数只有唯一的函数名且不区分大小写，函数名表达函数的含义，由一函数只有唯一的函数名且不区分大小写，函数名表达函数的含义，由一个字符串来表示。每个函数都有特定的功能和用途。个字符串来表示。每个函数都有特定的功能和用途。函数名后面是用圆括号括起来的参数，多个参数之间要用半角的逗号分函数名后面是用圆括号括起来的参数，多

30、个参数之间要用半角的逗号分隔，函数参数具有固定的位置。函数的参数可分为：可选参数与必须参隔，函数参数具有固定的位置。函数的参数可分为：可选参数与必须参数。在数。在Excel函数语法中，可选参数一般用一对方括号函数语法中，可选参数一般用一对方括号“”包含起来。包含起来。当函数有多个可选参数时，可从右向左依次省略参数。例如当函数有多个可选参数时，可从右向左依次省略参数。例如OFFSET函数函数语法为语法为:OFFSET(reference,rows,cols,height,width)其中其中height、width参数都为可选参数，如果参数都为可选参数，如果OFFSET函数仅使用函数仅使用4个参

31、数，则第个参数，则第4个参个参数会识别为数会识别为height而不是而不是width参数。参数。二、函数的分类二、函数的分类在数据处理过程中，某些简单的计算可以通在数据处理过程中，某些简单的计算可以通过自行设计公式来完成，但如果要对多个单过自行设计公式来完成，但如果要对多个单元格进行复杂操作，则需要使用元格进行复杂操作，则需要使用Excel函数，函数，以使数据的处理过程高效、简单，降低出错以使数据的处理过程高效、简单，降低出错的概率。另外，类似的概率。另外，类似RAND函数产生大于等于函数产生大于等于0小于小于1的随机值的功能也是自编公式无法完的随机值的功能也是自编公式无法完成的。在成的。在E

32、xcel函数中，依据来源的不同，函函数中，依据来源的不同，函数可分为以下四个种类。数可分为以下四个种类。三、函数的输入和编辑三、函数的输入和编辑如果对要使用的函数非常熟悉，可以在单元格中直接输入如果对要使用的函数非常熟悉，可以在单元格中直接输入函数公式，然后单击编辑栏中函数公式，然后单击编辑栏中“=”按钮，系统将根据输入按钮，系统将根据输入的函数公式自动进行计算，并把计算结果显示到该单元格的函数公式自动进行计算，并把计算结果显示到该单元格中。除了直接输入函数公式外，还可以使用中。除了直接输入函数公式外，还可以使用Excel提供的提供的【插入函数插入函数】的工具完成函数的输入和使用。的工具完成函

33、数的输入和使用。（一）使用（一）使用“自动求和自动求和”按钮插入按钮插入函数函数（二）使用函数库插入已知类别的（二）使用函数库插入已知类别的函数函数（三）使用（三）使用“插入函数插入函数”向导搜索函数向导搜索函数（四）四）使用使用“公式记忆式键入公式记忆式键入”手工输入手工输入函数函数（五）灵活使用（五）灵活使用“函数屏幕提示函数屏幕提示”工具工具一、数据的有效性一、数据的有效性数据有效性工具通常用来限制单元格中输入数据的类型和范围，防数据有效性工具通常用来限制单元格中输入数据的类型和范围，防止用户输入无效数据，保证输入数据的正确性是数据处理与分析的止用户输入无效数据，保证输入数据的正确性是数

34、据处理与分析的前提要求。前提要求。（一）数据有效性的设置与使用（一）数据有效性的设置与使用要对某个单元格或单元格区域设置数据有效性，可以按以下步骤操要对某个单元格或单元格区域设置数据有效性，可以按以下步骤操作。作。1.选中要设置数据有效性的单元格或单元格区域，如图选中要设置数据有效性的单元格或单元格区域，如图1-23性别列。性别列。2.单击功能区中单击功能区中【数据数据】选项卡选项卡【数据工具数据工具】组中的组中的【数据有效性数据有效性】按钮，打开按钮，打开【数据有效性数据有效性】对话框，如图对话框，如图1-23所示。所示。3.【设置设置】选项卡中的验证条件选项卡中的验证条件【允许允许】下拉菜

35、单中选择下拉菜单中选择“序列序列”，【来源来源】输入输入“男，女男，女”，表示允许选择区域中输入文本男或女，表示允许选择区域中输入文本男或女，用半角逗号分隔。用半角逗号分隔。4.点击确定后，有效性设置完成，效果如图点击确定后，有效性设置完成，效果如图1-22右侧所示。右侧所示。图1-23设置数据有效性（二）数据有效性的基本规则在【数据有效性】对话框的【设置】选项卡中，内置了8种数据有效性允许的条件可以对数据录入进行有效地管理和控制。这8中数据有效性允许的条件为：任何值、整数、小数、序列、日期、时间、文本长度和自定义。如图1-24所示。其中，“任何值”为默认选项，即允许在单元格中输入任何数据而不

36、受限制。其他条件则只允许输入相应数据类型的值。较为不易理解的是“序列”、“文本长度”和“自定义”这三种条件。“序列”条件要求在单元格区域中必须输入某一特定序列中的一个内容项。序列的内容可以是单元格引用、公式，也可以手动输入。“文本长度”条件，主要用于限制输入数据的字符个数。例如要求输入某会计一级科目编码必须为4位。“自定义”条件则主要是指通过函数与公式来实现较为复杂的条件。图1-24数据有效性允许的条件二、数据的排序二、数据的排序在日常的数据处理工作中，经常需要对大量的数据按在日常的数据处理工作中，经常需要对大量的数据按某种要求进行排序，如按应发工资数额从小到大排序。某种要求进行排序，如按应发

37、工资数额从小到大排序。我们可以利用我们可以利用Excel提供的排序工具进行处理。排序是提供的排序工具进行处理。排序是对数据的顺序进行重新排列，其中决定数据顺序关系对数据的顺序进行重新排列，其中决定数据顺序关系的数据列被称为关键字。在的数据列被称为关键字。在Excel中，可以按字母、数中，可以按字母、数字或日期等顺序来进行数据排序。排序关键字是字或日期等顺序来进行数据排序。排序关键字是Excel对数据进行排序的依据，在排序之后，主要关键字所对数据进行排序的依据，在排序之后，主要关键字所在的数据列是有顺序的，而其余数据列不一定有序在的数据列是有顺序的，而其余数据列不一定有序。（一）排序的规则（二）

38、排序的操作步骤三、数据筛选三、数据筛选财务数据往往是复杂繁多的，工作人员常常需要财务数据往往是复杂繁多的，工作人员常常需要从海量的数据当中找出一些符合条件的数据，这从海量的数据当中找出一些符合条件的数据，这时就需要利用时就需要利用Excel提供的筛选功能来实现。提供的筛选功能来实现。筛选功能可以把数据表或数据库中所有不满足条筛选功能可以把数据表或数据库中所有不满足条件的数据隐藏起来，只显示满足条件的数据记录。件的数据隐藏起来，只显示满足条件的数据记录。常用的数据筛选方法有自动筛选和高级筛选。常用的数据筛选方法有自动筛选和高级筛选。（一）自动（一）自动筛选筛选（二）高级筛选（二）高级筛选四、数据

39、分类汇总四、数据分类汇总在对数据进行分析时，常常需要将相同类型的数据统在对数据进行分析时，常常需要将相同类型的数据统计出来，这就是数据的分类与汇总。分类汇总是一种计出来，这就是数据的分类与汇总。分类汇总是一种在数据表中快捷地汇总数据的方法，通过分级显示和在数据表中快捷地汇总数据的方法，通过分级显示和分类汇总，可以从大量的数据中提取有用的信息。分类汇总，可以从大量的数据中提取有用的信息。使用使用Excel工具对数据进行分类汇总时，必须确定以下工具对数据进行分类汇总时，必须确定以下内容：首先，要分类汇总的数据区域必须是一个数据内容：首先，要分类汇总的数据区域必须是一个数据表或数据库，且数据表各列必

40、须有列标题；其次，必表或数据库，且数据表各列必须有列标题；其次，必须在数据表中对要进行分类汇总的列进行排序，这个须在数据表中对要进行分类汇总的列进行排序，这个排序的列标就是分类关键字，在进行分类汇总时，只排序的列标就是分类关键字，在进行分类汇总时，只能指定排序后的列标为汇总关键字。能指定排序后的列标为汇总关键字。五、数据透视表五、数据透视表数据透视表是用来从数据透视表是用来从Excel数据列表、关系数据库文件或数据列表、关系数据库文件或0LAP（联机分析处理）（联机分析处理）多维数据集中的特殊字段中总结信息的分析工具。它是一种交互式报表，可以快多维数据集中的特殊字段中总结信息的分析工具。它是一

41、种交互式报表，可以快速分类汇总、比较大量的数据，并可以随时选择其中页、行和列中的不同元素，速分类汇总、比较大量的数据，并可以随时选择其中页、行和列中的不同元素，以达到快速查看源数据的不同统计结果，同时还可以随意显示和打印出你所感兴以达到快速查看源数据的不同统计结果，同时还可以随意显示和打印出你所感兴趣区域的明细数据。趣区域的明细数据。数据透视表有机地综合了数据排序、筛选、分类汇总等数据分析的优点，可方便数据透视表有机地综合了数据排序、筛选、分类汇总等数据分析的优点，可方便地调整分类汇总的方式，灵活地以多种不同方式展示数据的特征。一张数据透视地调整分类汇总的方式，灵活地以多种不同方式展示数据的特

42、征。一张数据透视表仅靠鼠标移动字段位置，即可变换出各种类型的报表。同时，数据透视表也是表仅靠鼠标移动字段位置，即可变换出各种类型的报表。同时，数据透视表也是解决函数公式速度瓶颈的手段之一。因此，该工具是最常用、功能最全的解决函数公式速度瓶颈的手段之一。因此，该工具是最常用、功能最全的Excel数数据分析工具之一。据分析工具之一。数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式动态表格，能帮数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式动态表格，能帮助用户分析、组织数据。例如，计算平均数或标准差、建立列联表、计算百分比、助用户分析、组织数据。例如，计算平均数或标准差、建立列联表

43、、计算百分比、建立新的数据子集等。建好数据透视表后，可以对数据透视表重新安排，以便从建立新的数据子集等。建好数据透视表后，可以对数据透视表重新安排，以便从不同的角度查看数据。数据透视表的名字来源于它具有不同的角度查看数据。数据透视表的名字来源于它具有“透视透视”表格的能力，从表格的能力，从大量看似无关的数据中寻找背后的联系，从而将纷繁复杂的大量数据转化为有价大量看似无关的数据中寻找背后的联系，从而将纷繁复杂的大量数据转化为有价值的信息，以供研究和决策所用。总之，合理运用数据透视表进行计算与分析，值的信息，以供研究和决策所用。总之，合理运用数据透视表进行计算与分析，能使许多复杂的问题简单化并且极

44、大地提高工作效率。能使许多复杂的问题简单化并且极大地提高工作效率。【例1-7】表1-4为各城市程序员专业类型和薪资待遇的列表，请对各城市不同专业类型的薪资待遇分类汇总并进行比较分析，用数据透视表来完成。假设表1-4的工作表已经建立，数据已经输入。城市城市专业类型专业类型薪资待遇薪资待遇深圳深圳平面设计7200深圳深圳UI设计师8600深圳深圳Java程序员9000深圳深圳Android程序员10800深圳深圳PHP程序员10800广州广州平面设计7100广州广州UI设计师7000广州广州Java程序员7400广州广州Android程序员9200广州广州PHP程序员8600北京北京平面设计820

45、0北京北京UI设计师7800北京北京Java程序员12600北京北京Android程序员15000北京北京PHP程序员10200南宁南宁平面设计3700南宁南宁UI设计师5300南宁南宁Java程序员5900南宁南宁Android程序员7300南宁南宁PHP程序员5500柳州柳州平面设计3900柳州柳州UI设计师3500柳州柳州Java程序员4200柳州柳州Android程序员4500柳州柳州PHP程序员4000北海北海平面设计2800北海北海UI设计师2700北海北海Android程序员北海北海Java程序员3500北海北海PHP程序员3500表1-4各城市程序员专业类型与薪资待遇（一）数据

46、透视表的创建步骤1.打开“各城市程序员专业类型与薪资”工作表，单击数据列表区域中任意一个单元格，在【插入】选项卡中单击“数据透视表”图标，弹出“创建数据透视表”对话框，如图1-30。2.保持“创建数据透视表”对话框内默认的选项不变，单击【确定】按钮后即可创建一张空的数据透视表。3.在“数据透视表字段列表”对话框中按照需要分别勾选“行”、“列”和“值”所需的字段，并按住鼠标左键将其拖曳至表格所需位置即可（二）数据透视表的区域从结构上看，数据透视表至少包含3个部分，如图1-31所示。1.行区域：此标志区域中按钮将作为数据透视表的行字段。2.列区域:此标志区域中按钮将作为数据透视表的列字段。3.数值

47、区域：此标志区城中按钮将作为数据透视表的显示汇总的数据。图1-31数据透视表区域一、图表的一、图表的类型类型Excel共提供了共提供了11种标准的图表类型，而每种类型还有多种不同的具体形种标准的图表类型，而每种类型还有多种不同的具体形式式子图表类型可以选择。另外，用户还可以自定义图表类型。下面介子图表类型可以选择。另外，用户还可以自定义图表类型。下面介绍几种常用的图表类型。绍几种常用的图表类型。（一）柱形图（一）柱形图柱形图也称直方图，是柱形图也称直方图，是Excel默认的图表类型，也是我们经常使用的一种默认的图表类型，也是我们经常使用的一种图表类型。柱形图可以描述不同时期数据的变化或描述各分

48、类项之间的图表类型。柱形图可以描述不同时期数据的变化或描述各分类项之间的差异。一般把分类项在水平轴上标出，而把数据的大小在垂直轴上标出，差异。一般把分类项在水平轴上标出，而把数据的大小在垂直轴上标出，这样可以强调数据是随分类项（如时间）而变化的。如图这样可以强调数据是随分类项（如时间）而变化的。如图1-32所示。所示。（二）条形图（二）条形图条形图使用水平的横条或者立体的水平横条的长度来表示数据值的大小。条形图使用水平的横条或者立体的水平横条的长度来表示数据值的大小。条形图强调各个数据项之间的差别情况。一般分类项在垂直轴上标出，条形图强调各个数据项之间的差别情况。一般分类项在垂直轴上标出，而数

49、据的大小在水平轴上标出。这样可以突出数据的比较，而淡化时间而数据的大小在水平轴上标出。这样可以突出数据的比较，而淡化时间的变化。例如，某公司在不同地区的销售情况，分类轴上标出地区名称，的变化。例如，某公司在不同地区的销售情况，分类轴上标出地区名称，而销售额为数值，在水平轴上标出。而销售额为数值，在水平轴上标出。一、图表的一、图表的类型类型Excel共提供了共提供了11种标准的图表类型，而每种类型还有多种不同的种标准的图表类型，而每种类型还有多种不同的具体形式具体形式子图表类型可以选择。另外，用户还可以自定义图表类子图表类型可以选择。另外，用户还可以自定义图表类型。下面介绍几种常用的图表类型。型

50、。下面介绍几种常用的图表类型。（三）折线图（三）折线图折线图以等间隔显示数据的变化趋势，是用直线段将各数据点连接折线图以等间隔显示数据的变化趋势，是用直线段将各数据点连接起来而组成的图形。一般分类轴（起来而组成的图形。一般分类轴（X轴）用来代表时间的变化，并轴）用来代表时间的变化，并间隔相同，而数值轴（间隔相同，而数值轴（Y轴）代表各时刻数据的大小。如图轴）代表各时刻数据的大小。如图1-34所所示。示。（四）饼图（四）饼图饼图是把一个圆面划分为若干扇形面，每个扇面代表一项数据值，饼图是把一个圆面划分为若干扇形面，每个扇面代表一项数据值，一般只显示一组数据系列，用于表示数据系列中的每项占该数据系