办公管理规范课件.ppt

1、第一部分第一部分 办文规范实务办文规范实务成都中医药大学成都中医药大学 党委办公室党委办公室2009年年12月月1一、办文工作中的主要问题一、办文工作中的主要问题 1、内容：文山会海、文牍主义、形式主义 2、文种：混淆不清(请示报告)3、格式：不够规范 4、制发：程序不规范 5、管理：不规范，没有集中统一管理 6、发送：擅自扩大发文范围 7、归档：不归、漏归及其他不规范的问题 8、保密观念不强 。2二、党政机关主要公文二、党政机关主要公文u 中国共产党机关公文处理条例（中办发中国共产党机关公文处理条例（中办发 199614号）（公文种类：号）（公文种类：14）不同：决议、指示、公报、条例u 国

2、家行政机关公文处理办法（国发国家行政机关公文处理办法（国发200023 号）（公文种类：号）（公文种类：13）不同：命（令）、公告、通告u 高校常用公文种类：高校常用公文种类：9种种(以下用红色阿拉伯数字标注以下用红色阿拉伯数字标注)u 公文格式新办法即将出台公文格式新办法即将出台(党政统一格式党政统一格式;启用二维条码启用二维条码)34u 命令命令(党的各级机关通用公文无此文种党的各级机关通用公文无此文种)u 指示指示(国家行政机关不用此文种国家行政机关不用此文种)u 决定（决定（1）u 决议决议(国家行政机关不用此文种国家行政机关不用此文种)u 通知（通知（2）u 通报（通报（3）u 批复

3、（批复（4）u 会议纪要（会议纪要（5）1.指示性公文指示性公文(阿拉伯数字标识为常用文种阿拉伯数字标识为常用文种)45u 议案议案(党的各级领导机关不用此文种党的各级领导机关不用此文种)u 请示（请示（6）u 报告（报告（7）2.呈报性公文呈报性公文56u公告公告(党的各级领导机关通用公文无此文种党的各级领导机关通用公文无此文种)u通告通告(党的各级领导机关通用公文无此文种党的各级领导机关通用公文无此文种)u公报公报3.公布性公文公布性公文674 商洽性公文商洽性公文 函（函（8）5 兼容性公文兼容性公文 意见（意见（9）7 行文关系行文关系 领导关系领导关系 指导关系指导关系 平行关系平行

4、关系 不相隶属关系不相隶属关系 行文方向行文方向 上行文上行文 下行文下行文 平行文平行文8 8同一系统的机关同一系统的机关 同级机关同级机关下级机关下级机关业务上指导与被指导业务上指导与被指导上级业务上级业务主管部门主管部门下级业务部门下级业务部门上级机关上级机关同级机关同级机关平行关系平行关系1.2.3.领导与被领导领导与被领导9非同一系统的机关 此机关此机关彼机关彼机关不相隶属关系不相隶属关系4.10行文规则行文规则1.行文必须确有必要(申请/请示等)2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定3.联合行文的机关应为同级4.机关一般不得越级请示和报告5.行文应分清主、抄送6.行文应协商一致7.

5、对不符合行文规则的上行文，办公室可退回原呈报机关11联合行文联合行文行文规则行文规则 联合行文的条件和规范联合行文的条件和规范:（1）同级机关同级机关 （2）需要协商一致并会签）需要协商一致并会签（3）联合行文的文头将主办机关排在前面）联合行文的文头将主办机关排在前面 只标主办机关的发文字号只标主办机关的发文字号 上行文由主办机关盖印上行文由主办机关盖印12抄送机关的条件抄送机关的条件13怎样做好办文中的协调工作？怎样做好办文中的协调工作？(1)要符合党的路线方针、法律法规；符合上级有关规 定,与有关部门现行规定相吻合(2)涉及相关部门职权范围,主办单位应主动协商会签(3)未经协商一致应将各方

6、意见或方案报上级请求裁决(4)未经协商一致或未经上级批准、裁决的不得各自向 下行文(5)如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤消。14（1 1）文件内容违反法律法规和方针政策；）文件内容违反法律法规和方针政策；（2 2）涉及相关部门职权范围未协商一致；）涉及相关部门职权范围未协商一致；（3 3）违反请示文种的行文规则；）违反请示文种的行文规则；（4 4）其他规定的情况。）其他规定的情况。1516五、常用的文种一：五、常用的文种一：“通知通知”适用范围：适用范围：批转下级机关的公文批转下级机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理的公务事项传达要

7、求下级机关办理的公务事项告知需要有关单位周知或执行的事项告知需要有关单位周知或执行的事项学院关于举办学院关于举办培训班的通知培训班的通知任免人员任免人员（事务性通知：临时沟通、会议通知、启事性（事务性通知：临时沟通、会议通知、启事性通知）通知）1617 各分党委（党总支）、学院、部门：各分党委（党总支）、学院、部门：现将现将XX学校学校XX年工作要点年工作要点印发给你印发给你们，请各单位认真组织学习，并结合部门实际们，请各单位认真组织学习，并结合部门实际，认真制定工作措施，抓好落实。，认真制定工作措施，抓好落实。中共中共XX学校委员会学校委员会 XX学校学校 年年 月月 日日例：关于印发例：关

8、于印发XX学校学校XX年工作要点年工作要点的通知的通知1718批转、转发、发布性通知标题举例批转、转发、发布性通知标题举例 例例 市政府市政府关于关于转发转发省政府省政府 关于转发关于转发人事部关于人事部关于为为同志恢复名誉后享受同志恢复名誉后享受级待遇的通知级待遇的通知的通知的通知 改为改为：市政府转发人事部市政府转发人事部关于为关于为同志恢复名誉后同志恢复名誉后享受享受级待遇的通知级待遇的通知的通知的通知 例例 国家计委国家计委关于关于印发关于施行印发关于施行中华人民共和国优质中华人民共和国优质产品奖励条例补充规定的通知产品奖励条例补充规定的通知 改为：改为：国家计委印发国家计委印发关于施

9、行关于施行中华人民共和国优质产中华人民共和国优质产品奖励条例品奖励条例的补充规定的补充规定的通知的通知18常用的文种二：常用的文种二：“请示请示”（行文规则）（行文规则）不与报告混用不与报告混用/“报告报告”中不得夹带请示事项中不得夹带请示事项不相隶属不行请示不相隶属不行请示不越级不越级不多头主送不多头主送不得以机关名义向上级负责人报送（报告、意见）不得以机关名义向上级负责人报送（报告、意见）一文一事一文一事不同时抄送下级。不同时抄送下级。1919六、注意区分一些容易混淆的文种六、注意区分一些容易混淆的文种请示请示请示请示函函报告报告2021请示与函的区别请示与函的区别文种文种类型类型主送机关

10、主送机关 内容范围内容范围行文语气行文语气办复方式办复方式请示请示 上行文上行文有领导指有领导指示关系的示关系的上级上级请求批准请求批准指示指示尊敬尊敬用用“拟拟”批复批复函函平行文平行文平行、不平行、不相属职能相属职能机关机关讲求批准讲求批准职能事项职能事项互相互相尊重尊重复函复函（审批（审批函）函）2122请示与报告的区别请示与报告的区别文种文种行文目的行文目的主送机关主送机关 篇篇 幅幅时间时间办理办理类别类别行文行文要求要求请示请示 请求批准请求批准逐级行文逐级行文一文一事一文一事行文简短行文简短事前事前行文行文办件办件行文行文规则规则严格严格报告报告 汇报工作汇报工作有时可以有时可以

11、多级行文多级行文有时是综有时是综合性报告，合性报告，篇幅较长，篇幅较长，事后事后或工或工作进作进行中行中行文行文阅件阅件有时有时多头多头主送主送2223【例文例文】指出内容、格式以及行文上的错处指出内容、格式以及行文上的错处 海北社区关于便民早餐店等若干问题的报告海北社区关于便民早餐店等若干问题的报告星湖街道办事处、谭大林主任：星湖街道办事处、谭大林主任：根据青政发根据青政发06年年67号文件号文件青山区人民政府关于推动社区青山区人民政府关于推动社区“早餐工程早餐工程”建设的决定建设的决定精神，为了加快解决社区居民早餐难的问题，我们打算在社区活精神，为了加快解决社区居民早餐难的问题，我们打算在

12、社区活动中心附近兴建便民早餐店（已经规划部门批准），力争在二零零六年三月一动中心附近兴建便民早餐店（已经规划部门批准），力争在二零零六年三月一日开业，产权归海北社区所有，聘请社区内的下岗职工承包经营。便民早餐店日开业，产权归海北社区所有，聘请社区内的下岗职工承包经营。便民早餐店预算建设资金共计一百二十五万元，现已筹集资金八十五万元，还有四十万元预算建设资金共计一百二十五万元，现已筹集资金八十五万元，还有四十万元资金没有着落。为此，要求街道给予支持解决。资金没有着落。为此，要求街道给予支持解决。另，社区活动中心室外建身场的健身器械严重不足，难以满足居民健身需另，社区活动中心室外建身场的健身器械严

13、重不足，难以满足居民健身需要，居民意见很大，故请顺便追加拨款十五万元用于购置健身器械。要，居民意见很大，故请顺便追加拨款十五万元用于购置健身器械。此事关系到社区居民的切身利益，务必批准。此事关系到社区居民的切身利益，务必批准。2006年年2月月1日日（本文主要问题：（本文主要问题：违反请示行文规则，引文、数字、用词不规范违反请示行文规则，引文、数字、用词不规范）23校内行文规范提醒：校内行文规范提醒：上行文原则上交党办或校办转呈（上行文原则上交党办或校办转呈（2-5份）份）（不宜直接送领导个人）不宜直接送领导个人）复杂问题先送相关业务处提出建议意见再送两办复杂问题先送相关业务处提出建议意见再送

14、两办禁止一文多送禁止一文多送校内各单位一般不对外行文（校内各单位一般不对外行文（一般业务工作联系，经分管一般业务工作联系，经分管校领导审核同意，以处室名义行文，可用便函。校领导审核同意，以处室名义行文，可用便函。）24第二部分第二部分 公文格式公文格式2526&公文用纸幅面及版面尺寸公文用纸幅面及版面尺寸：A4A4纸（纸（210mm210mm297mm297mm）天头（上白边）天头（上白边）37mm37mm1mm1mm 订口（左白边）订口（左白边）28mm28mm1mm1mm 版心尺寸（不含页码）版心尺寸（不含页码）156mm156mm225mm225mm&排版规格排版规格 正文用正文用3 3

15、号仿宋体字号仿宋体字 （印发、转发文件时用（印发、转发文件时用3 3号楷体字）号楷体字）每面排每面排2222行行 每行排每行排2828字字2627&公文中各要素标识公文中各要素标识 眉首部分：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人 主体部分：公文标题、主送机关、公文正 文、附件、成文时间、公文生效标识、附注 版记部分：主题词、抄送、印发机关和印发时间2728 No000015（6位数位数）机机 密密 加加 急急 4 川川 省省 X X 厅厅 文文 件件川川XX办办200367号号 2829发文字号发文字号 规范用法规范用法 川川 X 办办200515号号 地

16、地 单单 职职 域域 位位 能能 代代 代代 代代 字字 字字 字字一个公文只有一个发文字号一个公文只有一个发文字号几个机关联合行文几个机关联合行文,只标主办机关发文字号只标主办机关发文字号2930年份置于六角括号中年份位于机关代字与序号之间序号前也不写 “第”序号不编虚位,不用0占虚位(即1不编01)30不同类型的行文不同类型的行文,发文字号的位置不同发文字号的位置不同平行文、下行文：发文字号位于公文名称下面居平行文、下行文：发文字号位于公文名称下面居中排一行中排一行上行文：发文字号居左空一字上行文：发文字号居左空一字函式公文：发文字号位于文武线下行，版心右函式公文：发文字号位于文武线下行，

17、版心右边缘顶格标识边缘顶格标识313132签发人签发人标注方式标注方式 单一行文单一行文 联合行文联合行文3233联合行文标注方式联合行文标注方式 县县局局 县县局文件局文件 县县局局 签发人：200310号 3334规范公文正文规范公文正文 1.标题标题(2号小标宋号小标宋)规范构成及省略规范构成及省略 四川省人民政府四川省人民政府 关于下达全省最低工资标准的关于下达全省最低工资标准的 通知通知 发文机关发文机关 事事 由由 文种文种3435标题排列方式标题排列方式3536标题一般不使用标点符号标题一般不使用标点符号 书名号使用书名号使用 只用于批转、转发、发布、印只用于批转、转发、发布、印

18、发法规、规章和管理规章发法规、规章和管理规章 标题中不用标题中不用:;?!。等标点符号。等标点符号 ()“”的使用的使用3637 专指性要强专指性要强 用规范全称、简称、统称用规范全称、简称、统称 一般不送领导者个人一般不送领导者个人 一般要逐级行文一般要逐级行文 2.主送机关主送机关（单位）（单位）3738正文正文规范格式规范格式：一、一、（一）（一）1.（1）3839科技论文序号举例科技论文序号举例引言引言1 正文正文2 2.1 2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.2.1 2.3.2.23940规章制度层次序数规章制度层次序数则则 总则总则 分则分则 附则附则章章 第一章第一章

19、节节 第一节第一节条条 第一条第一条 一、一、款款项项 （一）（一）（一）（一）目目 1.1.4041引用公文引用公文 先引标题，后引发文字号。先引标题，后引发文字号。你所化材所发你所化材所发200520057878号文收悉。号文收悉。你所你所7 7月月5 5日请示收悉。日请示收悉。你所你所关于调整所属有关机构的请示关于调整所属有关机构的请示收悉。收悉。你所你所关于调整所属有关机构的请示关于调整所属有关机构的请示（化材所发（化材所发200520053838号）收悉号）收悉 根据省委、省政府川委办根据省委、省政府川委办200020002727号文件的精神号文件的精神 根据省委、省政府根据省委、省

20、政府关于进一步减轻企业负担的意见关于进一步减轻企业负担的意见的的精神精神 根据省委、省政府根据省委、省政府关于进一步减轻企业负担的意见关于进一步减轻企业负担的意见（川委办（川委办200020002727号）的精神号）的精神4142附附 件件一般在正文后空一行,提行空两格标写冒号后再分别标明附件标题份数后面不加标点符号.42433 3.成文日期成文日期(起草日期起草日期 生效日期生效日期 印发日期印发日期)确定方式：确定方式：一般文件：签发日期 联合行文 会议文件 电报标注方式：标注方式：党内文件 2005年年7月月27日日 政府文件 二二OO五年七月二十七日五年七月二十七日行政机关公文不标识发

21、文机关名称行政机关公文不标识发文机关名称4344主题词：主题词：抄送：抄送：，。主题词：主题词：主送：主送：，(一般不用一般不用)抄送：抄送：，。（纪要为：（纪要为：“送送”）标印方式标印方式4445控制抄送范围：控制抄送范围：需要执行或知晓公文的其他机关、单位需要执行或知晓公文的其他机关、单位 （涉讼案例）（涉讼案例）不抄送本单位、不标不抄送本单位、不标“存档存档”一般不抄送领导者个人一般不抄送领导者个人一律用抄送一律用抄送标印方式标印方式2.抄送机关（单位）抄送机关（单位）45464 4.印章印章单一发文单一发文 印章下弧有无文字时印章下弧有无文字时联合行文联合行文 两个单位两个单位 多个

22、单位多个单位盖印要规范（盖印要规范（例例1、例例2、例例3、例例4、例例5）党政联合行文署名党政联合行文署名 印章必须与正文同处一页印章必须与正文同处一页 党内成批下发件可不盖印章党内成批下发件可不盖印章4647上不压正文，下骑年盖月上不压正文，下骑年盖月474848494950l党的机关落单位和日期,一般不加盖印章5051主题词主题词：抄送：抄送：，。办公室办公室 2004年年月月日印发日印发 （共印（共印 份）份）行政发文：印发机关左空一字，印发日期右空一字，最后注明是印发还是翻印5152党内文件：左右顶格标识版记的最后一个要素要置于最后一行5253公文排版规格公文排版规格（重要）（重要）

23、字体字号规格：字体字号规格：版头版头 小标宋体字小标宋体字 小于小于22 mm15 mm秘密等级、紧急程度、秘密等级、紧急程度、主题词主题词（词目用（词目用3号小标宋体字加粗号小标宋体字加粗）正文中正文中：(正文正文及其他组成部分：及其他组成部分：（签发人姓名用签发人姓名用）转发印发转发印发文件时文件时,正文部分用正文部分用5354印刷装订要求印刷装订要求印刷印刷 双面印刷双面印刷 版面版面 用墨用墨装订装订 平订平订 要求要求 开切纸张开切纸张 骑马订骑马订 夹粘夹粘5455发文程序发文程序 55收文办理收文办理1、有时限的办文有时限的办文按时限办按时限办2、无明确时限的办文在无明确时限的办

24、文在15个工作日内个工作日内完成完成3、未在规定时限内办结的，要向办公室或有关未在规定时限内办结的，要向办公室或有关部门部门说明情况和原因说明情况和原因4、对不属于本部门职权或不适宜本部门办理的对不属于本部门职权或不适宜本部门办理的应在收文应在收文当日退回分送部门当日退回分送部门并说明理由并说明理由5657归档中需要注意的问题归档中需要注意的问题1.以校字、党字发的文件，归档时应将底稿、以校字、党字发的文件，归档时应将底稿、领领导批示（修改原）件导批示（修改原）件、正式文件、发文签字单、正式文件、发文签字单）一并归入学校办公室）一并归入学校办公室2.以学校校字、党字名义发的请示，必须将以学校校字、党字名义发的请示，必须将上级上级批复原件批复原件归入学校办公室，部门只留存复印件归入学校办公室，部门只留存复印件3.个人不得保存个人不得保存应当归档的公文应当归档的公文4.各部门需用原件办理相关业务时，请到学校档各部门需用原件办理相关业务时，请到学校档案室领取原件案室领取原件5758放映放映结束！结束！无悔无愧于昨天，丰硕殷实无悔无愧于昨天，丰硕殷实的今天，充满希望的明天。的今天，充满希望的明天。59