流程优化管理咨询报告-采购部分课件.ppt

1、2023-1-28流程优化管理咨询报告-采购部分流程优化管理咨询报告流程优化管理咨询报告-采购部分采购部分流程优化管理咨询报告-采购部分制定采购战略流程优化管理咨询报告-采购部分制定采购战略说明输入流程K200产品市场预测 输出流程L-010制定物流战略L-020制定物料管理策略P-020实施采购战略 P-030采购政策管理 P-100管理代管存货 P-170管理物料需求订单目的制定所有采购活动的中长期战略规划内容说明确定所需物料的管理流程和规划，确定短期和长期的采购战略，完善和改进与供应商的关系，确定采购的操作技术。采购战略主要包括：组织、人员、质量、技术、风险、市场、行业趋势、价格变化等等

2、。参与部门采购部 生产部市场部主要文档说明主要文档：主要文档：公司战略计划：公司战略计划：公司长期发展的规划，主要包括在未来的5到10年内公司主要的发展方向战略成本分析：战略成本分析：从中长期的发展来看，公司的成本构成情况和变化趋势物料接收政策：物料接收政策：作为公司统一的物料管理指导性文件，其中应该集中描述：存储设备的自建要求、租赁设备的程序和办法、第三方加工的程序和管理办法、物料返工、返回和报废处理的原则、危险物品的管理办法、收货质量检验的方法、收货差异的处理方法、质量问题的解决方法等等。采购调查分析：采购调查分析：采购调查主要包括的项目有物料的价值分析、大宗采购商品调查、供应商调查、采购

3、过程调查。质量管理手册：质量管理手册：这里需要确定采购过程中的质量控制程序和检验方法，主要包括：原材料和设备的合格标准、检验程序、质量评级办法。中长期采购战略：中长期采购战略：这是本流程形成的最终文件，作为对整个采购活动的纲要，应该主要包括的内容有：采购的目标要求、质量（质量与成本）、数量、采购方式（集中式或者分散式、长期的或者短期的、主动或者被动）、采购的人员与组织、采购时机的确定原则、采购价格的原则、采购的区域和供应商选择等等。流程优化管理咨询报告-采购部分制定采购战略主要活动描述主要活动：主要活动：确定长期客户需求：确定长期客户需求：根据公司中长期的战略规划、经营计划、战略成本分析和市场

4、预测，确定公司产品的长期市场需求和发展变化的趋势。制定物料接收政策：制定物料接收政策：主要制定物料接收的原则和政策，包括：自有或者租用存储设备、采用第三方供应商、检验流程、再加工原则、返回和报废原则、危险物品的处理、数量差异情况的处理办法等等。进行采购预测：进行采购预测：确定供应服务和生产、存储设备的能力，主要包括：数量、质量、成本和其他属性。这个活动还要将经营预测转换为对采购和供应的要求，例如对化工原材料和生产设备的需求，对存储设备的技术要求，对存储能力的要求等等。进行供应市场分析进行供应市场分析：供应市场分析是制定供应战略的重要步骤，主要基于采购调查的基础数据。的老流程的新流程缺少从供应战

5、略方面的流程，采购工作的战略工作依赖于个人的经验。通过中长期采购战略和计划的制定和实施，能够更好地组织采购活动，并且有利于形成和供应商的战略关系。公司应该制定3到5年的中长期采购规划来指导采购工作。这个规划并不是一成不变的，它要根据市场、内部环境等各种因素进行调整。这种调整通常每半年到一年进行一次，每两到三年进行一次比较大的评价和调整。新旧业务流程对比分析流程优化管理咨询报告-采购部分实施采购战略流程流程优化管理咨询报告-采购部分实施采购战略说明输入流程P-010制定采购战略输出流程P-130到货质检 P-040供应商资质管理 P-050采购合同及询价管理（主要物料）P-060采购合同及询价管

6、理（非主要物料）M-060制定生产计划目的为实施长期采购战略确定组织结构，以满足采购的要求。通过制定半年、一年或者两年的采购计划来实现采购战略中的目标。内容说明建立公司采购政策和购买流程，并且建立最佳的组织完成采购工作，管理控制主要供应商的选择和库存的目标，制定中短期的采购计划，并且通过采购预算提供给公司管理层。参与部门采购部 生产部研发部主要文档说明主要文档：主要文档：供应商名单：供应商名单：供应商名单至少应该包括的信息有：供应商名称、联系方法、供应商能力和设备的评估情况、供应商的交货情况、供应商的优先顺序等等新产品研发物料需求：新产品研发物料需求：在新产品设计和开发的初期，应该制定比较详细

7、的物料需求计划，这个计划将指导采购活动的具体实施，例如决定购买还是自己制造、购买物料的技术要求和价值情况。物料目标库存管理办法：物料目标库存管理办法：应该根据公司的要求对物料进行必要的分类，针对不同的物料分别设定其库存水平，并且确定库存补充的方法和周期。采购组织结构和岗位职责：采购组织结构和岗位职责：建立和调整岗位职责时应该着重考虑采购的组织形式、人员的岗位设置、岗位的职责描述、与其他部门协调工作的方法和程序以及关键的业绩考核指标等等。采购计划：采购计划：采购计划应该确定在一定时期内（半年或者一个季度）应该采购的数量、价格范围、供应商和侯选供应商、交货要求等等。采购计划是一个中短期采购活动指导

8、书，应该每年或者半年进行一次，并且通过半年、季度和月度的评价进行及时更新和修订。流程优化管理咨询报告-采购部分实施采购战略主要活动说明主要活动：主要活动：确定采购计划：确定采购计划：基于公司的采购战略制定采购计划用以完成采购的战略目标要求。采购计划制定应该包括：对不同类型物料的计划、市场变化对采购物料的影响、采购的优先级、选择供应商的标准和确定长期的供应商名单等活动。进行采购可行性分析：进行采购可行性分析：根据初步的采购计划，确定物料采购的可行性和一些具体的实施方法，主要包括：确定供应商的供应能力、调查外包情况、采购区域的划分、能否通过自己制造完成等等。确定供应商名录：确定供应商名录：根据公司

9、产品市场、生产技术、需求数量等方面的需求考察所有可能的供应商，并且根据一定的规则进行排序，产生供应商名单。确定经济采购量：确定经济采购量：根据不同物料和选定的供应商，确定最经济的采购批量，使采购物料的成本和价值相匹配。确定关键件的备选计划：确定关键件的备选计划：首先确定哪些原材料和备件是生产过程中最重要的，然后确定其首选供应商和备选供应商。对于关键件的备选供应商，同样应该严格满足对物料的各种要求。确定物料库存目标：确定物料库存目标：根据不同物料的需求情况和公司库存对资金占用等的要求，确定每种物料的安全目标库存，并制定目标库存的管理原则和方法。确定物料接收的检验程序：确定物料接收的检验程序：根据

10、公司整体的质量管理手册，确定物料检验的程序和检验的内容。确定合适的采购组织：确定合适的采购组织：根据公司发展战略和采购目标的要求，确定适合的采购组织完成采购活动。在确定采购组织过程中应该重点关注：采购组织的形式（集中式或者非集中式的）、采购组织的岗位设置、每个岗位的职责说明、业绩考核的主要指标。流程优化管理咨询报告-采购部分新老业务流程的对比的老流程的新流程的采购计划是根据生产能力和安排制定的采购数量计划，缺少对采购价格、采购周期、采购时间等的计划和预测。通过本流程形成的采购计划来实施的采购战略。在实施过程中，应该通过采购年度预算进行控制和考核，确保采购计划的有效性。流程优化管理咨询报告-采购

11、部分制定采购政策流程流程优化管理咨询报告-采购部分制定采购政策输入流程P-010制定采购战略输出流程P-040供应商资质管理 P-050采购合同及询价管理（主要物料）P-060采购合同及询价管理（非主要物料）P-080采购物料和服务目的确定和更新采购政策，用以执行采购活动，指导供应商选择和评价活动。内容说明采购政策管理包括：确定采购决策、采用组合采购策略、确定流程和政策（例如采购订单批准、供应商选择和评价等等）、建立采购总成本的模型等等参与部门采购部 主要文档说明主要文档：主要文档：采购授权管理制度：采购授权管理制度：根据不同物料、订单性质、采购数量和金额等不同因素，划分不同的权限，然后共过正

12、式文件的型式授予不同的采购人员。完成以后将是一个授权表。例外采购管理制度：例外采购管理制度：针对例外采购管理制度，应该着重描述例外采购的界定方法，审批的流程和审批的权限。相关法律问题和服务：相关法律问题和服务：在制定标准采购合同规范的时侯，应该聘用法律服务机构并参照必要的法律文件。费用归结和分配表：费用归结和分配表：根据总成本和计算模型，编制费用归结和分配表。采购管理政策：采购管理政策：经过采购政策的制定过程，应该形成采购政策和工作程序手册。该手册能够对新员工进行培训，能够使其快速熟悉并进入岗位。采购政策是一个公司在一定时期内的采购教科书和指导文件。在采购实施过程中应该严格按照各种管理规定执行

13、，同时应该根据采购环境的变化定期修订采购政策。流程优化管理咨询报告-采购部分制定采购政策流程说明主要活动：主要活动：确定主要物料的分类管理政策：确定主要物料的分类管理政策：首先列出本公司所有需要采购的物料，然后根据物料的不同性质进行分类，我们建议将生产中使用的物料划分成化工原材料和技术物料。化工原材料是指化工主料和辅料，技术物料是指备品备件、机电仪表、阀门等生产设备中使用的物料。然后针对不同类别的物料，制定符合其特点的管理政策。确定采购订单管理政策：确定采购订单管理政策：无论供应商是否需要采购订单，公司都应该采用订单管理的方法进行采购的规范管理。因此在制定采购订单管理政策时要充分考虑的因素有：

14、如何区分订单的紧急程度、如何划分订单的优先级、如何针对不同的订单进行跟踪和审计控制等等制定争端解决流程：制定争端解决流程：采购活动中的争端不可避免，主要来自于交货日期的延迟、质量问题、数量差异等等。公司应该制定标准的工作流程来解决出现的争端。制定报价评审制度：制定报价评审制度：针对供应商的报价，公司应该针对不同的物料制定不同的评审制度，确保能够采购质优价廉的产品。建立标准采购订单批准制度：建立标准采购订单批准制度：应该根据订单的性质采用不同的授权管理审批制度。这样做的好处在于可以提高采购审批的效率，使审批权限能够适当的分散，降低人为因素的风险。建立例外采购管理制度：建立例外采购管理制度：在公司

15、运营过程中经常会出现紧急和特殊的情况，针对这种情况发生的采购，应该具有应急的办法，参照这种办法能够尽快满足生产和运营的需要。确定定额采购政策：确定定额采购政策：对于有些物料，供应商能够给予一定的额度并按照一定时间进行结算。对于这些采购，公司应该制定相应的政策进行管理。制定供应商资质评估和审查制度：制定供应商资质评估和审查制度：以制度化的形式对供应商的评估和审查进行规范管理，确保供应的效率。确定总成本的计算模型：确定总成本的计算模型：与财务部门一起确定采购的总成本，并且按照一定的模型计算各个部分的费用。流程优化管理咨询报告-采购部分新老业务流程对比的老流程的新流程目前的采购政策管理尚未形成一个标

16、准的流程。通过定期的制定和更新采购政策，能够形成更适合发展需要的采购管理方式，相应的授权制度和采购手册。流程优化管理咨询报告-采购部分供应商资质管理(P-040)流程优化管理咨询报告-采购部分管理供应商资质说明输入流程P-020实施采购战略/P-030采购政策管理/P-050 采购合同及询价管理（主要物料）P-130到货检验输出流程P-120收到原材料 P-050采购合同及询价管理（主要物料）目的用于确定和管理供应商的资质内容说明 资质管理程序提供一种结构化的方法来评价供应商，包括：初始的资质调查、采购过程中的审计、确定资质管理的流程和政策、供应商供货表现、产品质量、成本等等。供应商资质管理还

17、包括确定资质的标准、确定衡量业绩的方法、与供应商的沟通等等。供应商选择和评价管理应该针对不同的物料分别进行。其中化工原材料属于程序性、重复性的标准采购，因此供应商的选择和评价可以定期进行，一般是半年到一年进行一次。而在评价过程中出现的严重问题，可以采用紧急方式进行。对于研发和技改以及生产中使用的仪器仪表、机电设备等则可以根据一定的金额标准执行本流程进行规范采购管理。参与部门采购部生产部 主要文档说明主要文档：主要文档：供应商信息：供应商信息：用于记录供应商的地点、联系方法、质量标准、数量规格、交付周期、价格范围、折扣折让等信息，作为评审的标准。供应商评审标准：供应商评审标准：用于数量化评价供应

18、商的标准性文件，其中规定了供应商评价的指标体系、评分标准和计算方法。供应商评价表：供应商评价表：用于填写供应商评价信息的表格。供应商名单：供应商名单：记录所有的供应商的基本资料，包括供应商的地点、联系方式等等。特别重要的是名单是按照评价的标准进行排序的，名单中应该注明供应商是首选供应商还是备选供应商。问题应对方案：问题应对方案：可能存在问题的类型、原因、重要程度和解决办法，并且应该规定如何确定这些问题。流程优化管理咨询报告-采购部分管理供应商资质流程关键活动描述进行供应商评价：进行供应商评价：根据评分标准进行评分，并且按照一定的权重进行计算，最后按照综合得分进行供应商排序。通知供应商：通知供应

19、商：以书面形式通知供应商。更新供应商名单：更新供应商名单：将评审确定的供应商加入供应商名单中。商订详细条款：商订详细条款：根据法律条文和法律顾问的意见和供应商商订详细的供应合同条款。供应商履约情况监督：供应商履约情况监督：通过与供应商的不断沟通和从生产、质检、财务和仓储部门收集的信息监督供应商的履情况。执行阶段性的供应商评定分级：执行阶段性的供应商评定分级：根据供应商的履约情况和交付货物的情况以及供应商的历史记录，进行阶段性的分级评定。制定针对有问题供应商的应对方案：制定针对有问题供应商的应对方案：存在问题的供应商应该加倍关注并且严格管理，为了减少问题的出现并且在出现问题时能够快速解决，可以根

20、据问题的情况制定不同的标准解决方案，在出现问题时参照执行。将供应商从侯选名单中去除：将供应商从侯选名单中去除：更新整个供应商名单，将不合格的供应商从名单中去除。应该注意不能简单地去掉供应商的资料，而是应该将淘汰的供应商资料进行单独的保存，以备在以后的工作中能够作为参考。的老流程的新流程供应商的管理缺乏标准化的流程，没有指标化的供应商评审方法。采用新的供应商资质管理办法能够建立标准的供应商挑选和评价程序，能够形成供应商的评价的数量化方法和标准，能够形成完整的供应商档案。新旧流程对比流程优化管理咨询报告-采购部分合同和询价管理(主要物料)（）流程优化管理咨询报告-采购部分合同及询价管理(主要物料)

21、流程说明输入流程P-020实施采购战略P-030采购政策管理 P-040供应商资质管理 P-070采购需求的生成和保存 P-090采购合同的监控管理输出流程P-040供应商资质管理 P-070采购需求的生成和保存 P-080采购物料和服务目的确定短期和长期的物料和服务的需求，并进行招标管理。内容说明与符合要求的供应商建立关系，管理供应商的投标过程并且和供应商签订合同。对于生产中需要的主要化工原材料、仪器仪表、机电设备等应该尽量采用标准的招标管理流程。对于化工原材料，可以采用每年集中招标的方式进行，可以在招标完成后签订灵活的供货合同。对于氧化铝无法招标采购的,则应执行其他非招标环节.对于一次性采

22、购，应该严格执行本流程中的环节。参与部门采购部 主要文档说明物料档案：物料档案：在采购活动的初期就应该建立物料档案对物料进行集中的标准化管理，物料档案应该包括：物料的名称、所属的物料大类、质量要求、数量规格、侯选供应商等等信息。物料招标书：物料招标书：标准化的标书文件，用于公司所有采购中的招标活动。特殊采购合同：特殊采购合同：针对的情况，在一般的标准合同文本中加入特殊的时间、进度、服务等条款。在一次性采购中，尤其要形成这样的合同。流程优化管理咨询报告-采购部分流程关键活动描述主要活动描述确定招标需求：确定招标需求：在确定招标需求时，需要综合考虑每次招标活动需要完成的目标，统筹考虑需要采购的物料

23、种类和数量，初步确定标书的发放范围等等。确定物料要求：确定物料要求：针对一次招标中的所有物料，应该明确其质量要求、数量规格、交付时间等等。建立物料档案：建立物料档案：在确定物料要求以后，针对不同的物料，采用统一格式建立物料档案。物料档案中应该包括全面的物料信息和物料的规格说明。寻找潜在的供应商：寻找潜在的供应商：针对非标准化的仪器仪表、机电设备等应该确定能够提供产品的潜在厂商，而对于标准的重复性的采购应该从侯选供应商中选择可能的供应商。管理招标过程：管理招标过程：从编制标书到评标、开标是一个非常程序化的过程，可以结合本身的情况采取自己管理和聘用专门的招投标公司进行管理。与供应商初步协商：与供应

24、商初步协商：在正式确定供应商以前，应该和供应商进行一定的接触，确定标书中的一些关键要求，并且协商特殊要求的解决方法。确定供应商：确定供应商：经过考察，最终确定供应商。签订特殊条款：签订特殊条款：针对非标准的物料，需要考虑签订进度、服务、赔偿、退货和换货的特殊条款，并且根据特殊条款产生物料需求。如果是标准化的物料，可以采用无特殊和附加条款的合同。制定合同：制定合同：合同应该采取标准合同，合同应该采取标准合同，应该在法律部门的协助下共同制定应该在法律部门的协助下共同制定流程优化管理咨询报告-采购部分合同及询价管理（主要物料）新旧对比的老流程的新流程具有采购招标管理办法和规定，但是规定和流程缺乏标准

25、化。采用标准的招标流程对化工原材料和技术采购进行集中管理，有利于降低采购成本，增强与供应商的关系。流程优化管理咨询报告-采购部分合同及询价管理（非主要物料）P-060流程优化管理咨询报告-采购部分合同及询价管理（非主要物料）流程说明输入流程P-020实施采购战略 P-030采购政策管理 P-070采购需求的生成和保存 P-090采购合同的监控管理 M-090 生产计划组织安排输出流程P-080采购物料和服务 P-070采购需求的生成和保存目的确定用于支持生产用的非主要物料的合同和询价管理内容说明建立与供应商的关系，管理供应商的投标过程并且和供应商签订合同，确定采购物品的需求。本流程主要适用于那

26、些标准的、常规的、重复性物料的采购活动。参与部门采购部 生产部主要文档说明合同需求书：合同需求书：合同需求书中规定了合同需求中的主要条款，包括：物料的种类、物料的质量要求、物料的数量规格等信息。应该在法律部门的协助下，制定标准的采购合同供应商询价单：供应商询价单：供应商询价单是管理供应商报价的重要文件，其中应该包括询价和供应商报价的信息，使用这些信息能够对供应商的反馈进行处理，并基于这些信息与供应商谈判，最终签订供应合同。流程优化管理咨询报告-采购部分关键活动描述汇总需求：汇总需求：在采购各种标准化物料的时侯，应该统筹考虑需要采购的物料种类和数量。通过各种途径把需求进行汇总集中，根据采购策略确

27、定采购的经济批量和采购的最佳时间。确定合同需求：确定合同需求：确定每次采购合同中采购物料的数量和种类。制作供应商询价单：制作供应商询价单：根据需要采购的物料种类和数量，制作询价单。与供应商谈判：与供应商谈判：与供应商商谈价格、数量、质量、交付时间等条件，解决双方存在的分歧，并且提出解决的方法。签订特殊条款：签订特殊条款：根据物料的特性和要求，需要签订进度协议、服务协议等附加的条款。的老流程的新流程可以集中进行标准的、常规物料的采购，确定经济采购批量和最佳的采购时间。新旧流程对比流程优化管理咨询报告-采购部分采购需求的生成和保存（P-070）流程优化管理咨询报告-采购部分采购需求产生和采购计划（

28、P-070）输入流程M-060生产计划制定M-090生产计划组织安排 P-050采购合同及询价管理（主要物料）P-060采购合同及询价管理（非主要物料）L-020制定物料管理策略 O-020获取订单流程输出流程P-080采购物料和服务 P-090采购合同的监控管理 P-050采购合同及询价管理（主要物料）P-060采购合同及询价管理（非主要物料）目的通过内部沟通确定采购物料的需求内容说明通过计算机系统（例如MRP-系统、库存补充系统）或者手工系统确定物料的需求并且建立物料需求书。本过程包括确定采购需求书中的具体内容。该采购需求书用于指导以后的采购活动。参与部门采购部、生产部、客户服务部、物流部

29、主要文档说明采购审批申请程序：采购审批申请程序：这是一个根据公司采购组织而制定的采购管理程序。通过这个程序确定分级的审批过程和权限。采购申请书：采购申请书：是标准的采购申请文件，其中包括采购物料的品种、规格、质量、数量、供应商等等要素，同时采购申请书中应该有相应的审批控制环节（例如各级领导的审核签字）。采购需求书：采购需求书：经过审批后确定的采购需求，可以据此制作采购订单。通知书：通知书：当采购申请没有被批准时，应该采用书面的形式通知有关部门，并且告知原因流程优化管理咨询报告-采购部分采购需求及采购计划确定物料需求：确定物料需求：确定物料需求一般有两种方式，一种是通过系统（例如MRP-II系统

30、）自动生成的，一种是通过手工进行集中。采购申请：采购申请：将需要采购的物料进行汇总，并且形成采购申请书。执行申请审批程序：执行申请审批程序：针对不同的采购申请，公司应该具有分级授权管理办法。根据管理办法的规定，执行相应的程序进行逐级审批过程。的老流程的新流程存在二各个车间的二级库存各个车间需要自行平衡库存，提出采购申请现在无法控制二级库存，会造成各个分厂库存冗余，占用过多库存资金对采购需求的产生可以通过这个程序标准化，并且采购审批过程比较明确。新业务流程当中二级库存取消，由仓储部门统一集中管理新流程中各个车间根据生产计划提出用料计划，由仓储部门统一平衡库存，确定采购数量新业务流程不仅采用了ER

31、P系统的支持提高了效率和准确性，而且集中管理库存可以最大化，减少库存资金的占用新旧流程对比流程优化管理咨询报告-采购部分采购物料（P-080）流程优化管理咨询报告-采购部分采购物料流程说明输入流程P-030采购政策管理 P-060采购合同及询价管理（非主要物料）P-050采购合同及询价管理（主要物料）P-070采购需求的生成和保存 输出流程P-090采购合同的监控管理 P-120 收到原材料P-150支付货款目的用于指导实际采购过程中的所有相关活动内容说明手工或者自动（通过计算机系统）检查采购订单并且传送给供应商、将采购需求转化为采购订单、确定适合的供应商满足采购的要求等等。参与部门采购部 主

32、要文档说明采购订单：采购订单：用于指导和跟踪供应商的执行情况。确认函：确认函：用于确认收到和处理问题的文件。流程优化管理咨询报告-采购部分流程主要活动描述将订单发送给供应商：将订单发送给供应商：将制作完成的订单发送给供应商，以备订单的确认，防止发生误解和问题。监督订单执行情况：监督订单执行情况：在订单执行过程中，采购人员应该经常和供应商保持联络，确认订单完成的情况，及时解决出现的问题。使用采购信用卡（零库存管理工具之一）：使用采购信用卡（零库存管理工具之一）：对于经常发生的采购，可以和供应商一起建立采购信用卡管理制度。在采购时可以使用采购信用卡，一定金额或者一定时间进行集中支付处理。的老流程的

33、新流程采购订单管理不严格，可能和供应商产生误解（例如到货时间要求、数量要求等），因此需要多次沟通。通过强制使用采购订单，能够标准化管理，最小程度减少和供应商的误解，并且为以后ERP系统奠定基础。流程主要活动描述流程优化管理咨询报告-采购部分采购合同的监控管理（P-090）流程优化管理咨询报告-采购部分采购合同的监控管理输入流程P-080采购物料和服务P-090采购合同的监控管理 M-060制定生产计划输出流程P-050采购合同及询价管理（主要物料）P-060采购合同及询价管理（非主要物料）P-090采购合同的监控管理 P-120收到原材料目的监督供应商的安排、技术和成本表现内容说明监督合同完成

34、的情况和物料交付情况，与供应商协商和解决合同执行过程中出现的问题。参与部门采购部 生产部主要文档说明采购问题管理规定：采购问题管理规定：是针对采购过程中发生的所有问题和解决办法的参考信息列表。其中还应该规定问题确定的程序，参与的主要部门的人员等等。合同修正方案：合同修正方案：用文本的方式记录解决问题的修正方案，为了避免日后出现的分歧和纠纷，修正方案应该经过双发签字认可。终止合同通知：终止合同通知：书面通知不合格的供应商终止执行合同，并且明确终止合同的善后事宜。流程优化管理咨询报告-采购部分流程主要活动描述监督采购合同执行：监督采购合同执行：对于采购合同执行过程中的监督（尤其是特殊采购，要求时间

35、比较严格的物料）是采购活动中非常重要的工作。针对不同的物料，应该从供应商的表现、进度情况、技术情况等多个方面进行监督，尽快发现问题并提供解决的方案。与供应商确定问题：与供应商确定问题：出现问题的确认是十分重要，公司必须和供应商一起就出现的问题达成共识，并且确定问题的范围和性质。值得强调的是，公司应该针对采购合同执行中出现的各种问题编制问题列表和管理办法，以便出现问题时依照执行。确定修正方案：确定修正方案：确定修正方案主要是针对出现的问题提出解决的方法，主要的解决方法是：降低价格、要求供应商给予一定的补偿、降低质量要求、延长交货时间等等。修正方案的确定应该参照问题解决管理办法的规定进行，并且灵活

36、结合现实情况。的老流程的新流程合同的监控管理缺乏事中控制，只是在出现问题后采才采取必要的措施进行处理。通过流程化和制度化的合同执行监控，达到预先知道并解决问题的良好状态，为解决问题和更换供应商争取时间。流程主要活动描述流程优化管理咨询报告-采购部分管理代管存货（P-100）流程优化管理咨询报告-采购部分管理代管存货流程说明输入流程P-010制定采购战略 L-130管理代管物料输出流程P-150支付货款 L-130管理代管物料目的管理供应商的代管货物内容说明主要管理供应商在本地设库、和采购代管等活动参与部门采购部 物流部主要文档说明补充库存订单：补充库存订单：针对不同的代管物料，设定其安全库存水

37、平和最低库存水平，当库存水平低于最低库存时，应该产生库存补充订单。订单的内容主要包括：物料的种类、物料的数量、到达的时间要求、质量等级要求。流程优化管理咨询报告-采购部分管理代管存货主要活动说明确定供应商物料代管的数据：确定供应商物料代管的数据：针对代管的每种物料、相应的供应商和工厂等确定代管的数据，例如价格、价格的变动处理等等。签订代管物料合同：签订代管物料合同：与代管物料的供应商签订合同，确定代管物料的管理方式、使用方式、产权转移方式、结算方式等。建立补充库存订单：建立补充库存订单：由生产商或者供应商产生补充库存订单，补充库存水平。使用代管物料时标明供应商：使用代管物料时标明供应商：由于代

38、管物料可能有多种，而每种物料可能有多个供应商提供，因此在使用物料时应该标明供应商。为支付货款计算代管物料的使用量：为支付货款计算代管物料的使用量：定期进行使用情况汇总并通知供应商，以便进行货款结算工作。的老流程的新流程没有代管物料的情况。通过采购代管物料管理，可以有效地节省采购资金，并且能够满足生产的时间要求。管理代管存货主要活动说明流程优化管理咨询报告-采购部分收到原材料（P-120）流程优化管理咨询报告-采购部分收到原材料流程说明输入流程L-030管理运输 P-090采购合同的监控管理L-020制定物料管理政策 L-080 管理工厂之间运送货物P-080 采购物料和服务P-040供应商资质

39、管理输出流程L-030管理运输 P-150支付货款 L-090管理物料报废和处置 P-130到货质检 L-060管理库存存储移送 P-140差异材料处理 目的管理和控制收到物料和服务的过程内容说明管理采购实物的收到过程，如果需要质检则进行质检，否则将物料放置在库房和相应的存储地点。参与部门采购部 物流部主要文档说明货物提单：货物提单：由供应商提供，采购部门应该有专门的人员进行保存和处理，并且在需要的时侯进行汇总和查询。入库单：入库单：记录收到货物的凭证。流程优化管理咨询报告-采购部分受到原材料主要活动描述核对收到货物和提单：核对收到货物和提单：核对收到的货物和提单中的数量规格是否一致。接收货物

40、：接收货物：接收货物过程中需要根据货物的来源进行必要的处理工作。应该明确货物的接收方式：按照货运通知单、按照分厂之间的转移单、按照订单、按照合同等不同的方式。根据不同的方式确定不同的仓库和帐务处理方式。按照实际数量收货：按照实际数量收货：在采购过程中经常发生数量差异的现象，尤其是化工原材料，其实际收到的数量和订单或者提货单中的数量往往不一致，应该针对此种情况制定可以接受的数量差异范围。流程优化管理咨询报告-采购部分到货质检（P-130）流程优化管理咨询报告-采购部分到货质检流程说明输入流程P-020实施采购战略 L-040收到产品 P-120收到原材料 P-140差异材料处理输出流程P-040

41、供应商资质管理 L-060 管理库存存储移送P-140差异材料的处理目的用于管理与收到样品、检验和测试物料的所有活动。内容说明确定收到的物料是否符合供应合同中的质量要求，质量检验人员通过标准的操作流程进行质量检验。参与部门采购部 物流部主要文档说明初步检验单：初步检验单：记录初步检验的结果，例如物料的外观、包装的损坏情况等等。检验记录单：检验记录单：记录检验的结果，如果必要应该注明质量检验部门的意见和建议。付款计划：付款计划：根据调整的结果更改付款的计划。付款计划中应该注明每个供应商和每笔付款的时间、金额等等流程优化管理咨询报告-采购部分流程主要活动说明确定质量检验要求：确定质量检验要求：根据

42、公司的质量管理手册的要求确定质量检验的各种技术指标。样本批号记录：样本批号记录：为了准确跟踪物料的检验，应该对样本进行编号，并且将批号作为样本的唯一标识进行记录。分配测试优先级：分配测试优先级：质量检验往往需要进行多项测试，而质量检验部门的人员和设备还同时承担生产过程中的质量检验任务，因此应该根据物料的特点，分配测试的优先级别。调整付款安排：调整付款安排：根据质检过程中出现的问题，进行付款调整，主要包括：处理降低价格、处理货物的级别降低等等。确定质量检验要求：确定质量检验要求：根据公司的质量管理手册的要求确定质量检验的各种技术指标。样本批号记录：样本批号记录：为了准确跟踪物料的检验，应该对样本

43、进行编号，并且将批号作为样本的唯一标识进行记录。分配测试优先级：分配测试优先级：质量检验往往需要进行多项测试，而质量检验部门的人员和设备还同时承担生产过程中的质量检验任务，因此应该根据物料的特点，分配测试的优先级别。调整付款安排：调整付款安排：根据质检过程中出现的问题，进行付款调整，主要包括：处理降低价格、处理货物的级别降低等等。流程优化管理咨询报告-采购部分差异材料处理（P-140）流程优化管理咨询报告-采购部分差异材料处理流程说明输入流程P-120收到原材料P-130到货检验输出流程L-060管理库存存储移送 L-090管理物料报废和处置 P-130到货检验目的对物料质检中发现问题的物料进

44、行处理内容说明记录检验的结果，并且根据检验结果重新划分物料类别，确定不符合标准的物料的处置方法，从供应商处获得补偿。参与部门采购部 物流部主要文档说明返工单：返工单：通知供应商进行返工的文件，文件中应该注明返工物料的类型、编号、数量、处理方法等信息，以便以后进行接收。降低标准申请书：降低标准申请书：标准化的申请文件，用于降低标准（让步接受）接收物料。流程优化管理咨询报告-采购部分主要活动描述确定差异性质：确定差异性质：确定产生的数量差异和质量问题的性质，并且根据问题提出初步的处理意见，例如需要返工、降低标准接受、或者退回供应商等等。原材料返工：原材料返工：有些物料可以不经过供应商返工，而是由厂

45、家自己进行返工。在返工之前应该双方商订返工的费用和各自负担的比例，通过一定的方式向供应商收取返工费用（可以采取从下次货款中抵扣的办法进行）。提出降低标准申请：提出降低标准申请：在物料不能符合原有标准的情况下，可以申请降低标准进行接收和使用。流程优化管理咨询报告-采购部分支付货款（P-150）流程优化管理咨询报告-采购部分支付货款流程说明主要文档说明付款记录：付款记录：记录付款的情况、拒付的情况和拒付的原因等，定期向管理层进行汇报，作为决策支持的重要信息。输入流程P-080采购物料和服务 P-090 采购合同的监控管理P-100 管理代管存货P-120 收到原材料P-170 管理物料需求订单L-030管理运输输出流程财务核算流程目的用于指导采购完成的付款过程内容说明通过批准和审核过程确定向供应商付款，主要包括三种付款形式：按照发票的要求付款、按照采购订单付款和定期结算付款2023-1-28流程优化管理咨询报告-采购部分