有效会议的主持技巧与成功要素课件.ppt

1、会议高手会议高手会议高手主持者的五大失误：主持者的五大失误：影片总结影片总结1、主持会议没充分准备2、没有将自己的意图告知与会者3、议程的疏忽及错误的分配时间4、没有充分控制讨论5、没有总结和记录会议主持技巧-必备五阶段第一阶段：计划第一阶段：计划会议的目标要明确、清楚地列出各项目会议的目标要明确、清楚地列出各项目第二阶段：通知第二阶段：通知让与会者知道讨论的要点，为什么要讨论及希望得到的结果让与会者知道讨论的要点，为什么要讨论及希望得到的结果事前要清楚有关的资料及须出席会议的人员事前要清楚有关的资料及须出席会议的人员第三阶段：准备第三阶段：准备排列好项目的次序，根据项目的重要性而分配每个项目

2、所需排列好项目的次序，根据项目的重要性而分配每个项目所需的时间的时间会议主持技巧-必备五阶段第四阶段：组织与控制第四阶段：组织与控制先分析证据然后发表要点。决定行动前防止与会者反反复先分析证据然后发表要点。决定行动前防止与会者反反复复没了结地进行讨论。复没了结地进行讨论。第五阶段：总结及记录第五阶段：总结及记录总结及立即将所决定记录下来，包括各项目负责人的名称。总结及立即将所决定记录下来，包括各项目负责人的名称。您是否组织或参加过无效的会议？您是否组织或参加过无效的会议？无效的会议是谁的错？无效的会议是谁的错？有效会议的益处？有效会议的益处？有效会议的成功要素有效会议的成功要素 万无一失的会前

3、准备万无一失的会前准备 有效会议的主持技巧有效会议的主持技巧 会议成员的角色与控制会议成员的角色与控制 会后的追踪与执行会后的追踪与执行有效会议的成功因素 万无一失的会前准备万无一失的会前准备 会议主席高超的主持技巧会议主席高超的主持技巧 有效的提问和讨论有效的提问和讨论 与会者的相关度和参与度与会者的相关度和参与度 会后的追踪与有效执行会后的追踪与有效执行有效会议有效会议 该会议是否真正值得召开该会议是否真正值得召开 可否用传阅文件或张贴布告的形式可否用传阅文件或张贴布告的形式 议题是否适于召开会议议题是否适于召开会议 议题是否经过充分的考虑议题是否经过充分的考虑会议的必要性会议的必要性-是

4、不是解决问题的最佳方式是不是解决问题的最佳方式万无一失的会前准备 What：会议的主题、流程、目标会议的主题、流程、目标 Who：参加者、应准备的资料参加者、应准备的资料 When：开会时间开会时间 Where：开会地点开会地点会前准备会前准备v 内容准备内容准备-组织者组织者万无一失的会前准备 会议会议内容内容tool kitKey issuesQualityOutputTimeCostAimsAchievementAction Plan万无一失的会前准备 会议通知会议通知(记得记得cc给助理和老板给助理和老板)-4W 会议准备清单会议准备清单-meeting check list 会议室：

5、会议室：位置、面积、灯光、桌椅布置位置、面积、灯光、桌椅布置 设备：设备：白板、白板笔、投影机、白板、白板笔、投影机、NB、激光笔、麦克、激光笔、麦克、Video等等 资料准备：资料准备：分发的资料、会议记录纸、笔、备用纸、签到单分发的资料、会议记录纸、笔、备用纸、签到单 其他事项：其他事项：分组（名牌）、零食准备等分组（名牌）、零食准备等 最后确认最后确认-电话通知、设备测试电话通知、设备测试v 行政准备行政准备-组织者组织者/助理助理有效会议的主持技巧有效会议的主持技巧主席的角色与权责主席的角色与权责 总控者：目标、流程、时间、突发状况 创造者：气氛、注意力 引导者：讨论、思考 归纳者：意

6、见、结论、确认追踪有效会议的主持技巧有效会议的主持技巧v 导入议题导入议题 创造轻松气氛（warm up)说明会议流程 介绍议题 说明与问题有关的背景资料 确保每位与会者了解 说明与会者的相关度和配合事项 有效会议的主持技巧有效会议的主持技巧v 组织讨论组织讨论 抛砖引玉：诱导出与主题有关的个人资料和信息 有效提问：鼓励参与，引导与会者打开思路 开放式问题 封闭式问题 半开放式问题有效会议的主持技巧有效会议的主持技巧v 组织讨论组织讨论 讨论过程：讨论过程：时刻以主题为中心 鼓励参与/倾听/不打击/重述意见 有效处理冲突意见 有效处理离题的讨论 时间控制 做及时记录：有效利用白板、图表 适当衔

7、接总结 有效处理与会者的提问 有效会议的主持技巧有效会议的主持技巧v 导向总结导向总结 意见意见/信息比较、归类、归纳说明信息比较、归类、归纳说明 意见分析、评估：意见分析、评估：找出关键问题 找出解决方案的关键考量因素 评估各意见/方案 找出最佳意见找出最佳意见/方案方案会议成员的角色与控制会议成员的角色与控制秘书：秘书：行政事项、会议记录行政事项、会议记录积极参与者：积极参与者：赞美、肯定赞美、肯定漠不关心者：漠不关心者：鼓励参与，强调其重要性和配合事项鼓励参与，强调其重要性和配合事项消极对抗者：消极对抗者：注意并让其发言，赞赏并重视其意见注意并让其发言，赞赏并重视其意见会后的追踪与执行会

8、后的追踪与执行v总结、强调最终方案总结、强调最终方案 制定制定Action Plan:Agenda itemAgenda itemAction DescribeAction DescribePersonPersonDateDate123Xxx会议会议Action Plan会议方案执行会议方案执行v 提供执行过程中的咨询者提供执行过程中的咨询者v 下次开会下次开会/追踪时间追踪时间v 整理并发会议记录整理并发会议记录 相关的人员及其主管会后的追踪与执行会后的追踪与执行会议记录：会议记录：会后的追踪与执行会后的追踪与执行会议名称：会议名称：开会日期：开会日期：时间：时间：到到地点：地点：参加人员：参加人员：主席：主席：记录：记录：项目项目分析决议及改进行动分析决议及改进行动负责人负责人完成日期完成日期备注备注提案或问题陈述提案或问题陈述